Egyptian Ambulance Organization Egipto

Egyptian Ambulance Organization
Proveedor de ambulancias mejora la
entrega de servicios de emergencia con una
administración electrónica de flotilla
La Egyptian Ambulance Organization (EAO) necesitaba mejorar los tiempos y
confiabilidad de sus servicios médicos de emergencia. Como parte de este esfuerzo, la
OAE pasó de administrar la flotilla de vehículos con papeles a hacerlo con el Altair fleet
management system de Softec International, un miembro de Microsoft Partner Network.
Ahora se han simplificado las operaciones, los tiempo de respuesta de ambulancias se
han reducido notoriamente y al igual que los costos.
Necesidades empresariales
Como parte del ministerio de salud, Egyptian Ambulance Organization (EAO) coordina y
proporciona servicios de emergencia médica gratuitos a los 83 millones de ciudadanos en el
país. Además de su sede en El Cairo, la organización cuenta con siete oficinas regionales,
una flotilla de casi 3,000 vehículos de emergencia y una plantilla de 7,000 empleados.
En el pasado, proporcionar oportunamente los servicios de urgencia en Egipto ha sido
difícil, y a veces los ciudadanos tenían que esperar una hora para solicitar una ambulancia.
Los tiempos de respuesta fueron lentos debido a los congestionamientos del tráfico,
vehículos viejos que necesitan mantenimiento frecuente, muchas llamadas de broma (hasta
un 99 por ciento), el abuso, y llamadas que no son de emergencia a las líneas de las
ambulancias, además de un sistema manual deficiente para administrar los vehículos y el
personal.
Mientras que una
ambulancia pudo
haber tardado una
hora o más antes, la
Egyptian Ambulance
Organization se ha
reducido a cinco o
seis minutos. Como
un ciudadano egipcio,
creo que eso es
impresionante.
Mohamed Sami
Administración del
programa, Ministerio
de comunicaciones
En los últimos años, la EAO ha tomado medidas para mejorar
servicios y reducir tiempo de respuesta. En lugar de
centralizarlas, las ambulancias se sitúan cerca de monumentos
en todo el país desde donde pueden alcanzar rápidamente todos
los destinos. EAO añadió 1,800 vehículos nuevos con lo último en equipos de emergencia,
helicópteros, aviones y barcos para proporcionar servicio aéreo y fluvial. Las llamadas de
emergencia se manejan en un centro de llamadas calificado que recibe llamadas entrantes,
filtra y desecha las llamadas de broma y asegura que sólo una verdadera emergencia llegue
a los despachadores.
Pero la EAO aún necesita actualizar sus procesos de administración de flotilla, como parte
de su meta de ser la primera agencia del gobierno egipcio totalmente automatizada. “Todo
lo relacionado con la flotilla de ambulancias se hacia manualmente, con gente que
compilaba notas en papel,” dijo Mohamed Sami, Gerente del programara para el Ministerio
de comunicaciones y tecnologías de la información , que ayudó a la EAO con el proyecto.
"Era muy difícil programar los turnos de los vehículos cambia cuando no sabíamos
fácilmente que ambulancias estaban fuera de servicio. Y no podíamos generar las
estadísticas que necesitábamos para obtener información sobre nuestro negocio y mejorar el
servicio. por lo que comenzamos a buscar una solución tecnológica para ayudarnos a
administrar mejor nuestras operaciones".
Solución
Después de evaluar varias soluciones de software, la EAO eligió a Softec International ,
creadora del Altair fleet management system, una aplicación flexible y escalable construida
por medio del sistema de desarrollo Microsoft Visual Studio 2010 el Microsoft .NET
Framework y el software de administración de datos Microsoft SQL Server . Altair
tiene una interfaz muy visual y multilingüe para administrar de forma sencilla los
vehículos, las tripulaciones y otros activos, además de integrarse con dispositivos GPS para
identificar vehículos, rutas y velocidades de conducción.
Softec ayudó a la EAO a cambiarse a un sistema que proporciona valiosa información en
tiempo real sobre todos los aspectos de la agencia. "Hemos creado una base de datos de
recursos, incluyendo vehículos, conductores, personal paramédico, lugares estratégicos,
refacciones, etc.", dice Nour shawky, Gerente General de Softec. "La EAO ahora puede
generar informes sobre cuando hay que enviar los vehículos a mantenimiento, cuánto
tiempo llevan las reparaciones, qué refacciones están en inventario y los costos asociados a
cada vehículo. La agencia puede rastrear todas las operaciones, incluyendo cada
movimiento que hacen los vehículos y también puede utilizar altair para administrar la
programación del personal.".
Softec ofrece Altair en dos versiones. La versión enterprise para empresas que desean
administrar su propio hardware y software in-situ. Con la versión en la nube, la aplicación
es hospedada por un centro de datos tercero que maneja todo el hardware y administra la
aplicación, de forma que los clientes accesan la aplicación a través de Internet. EAO
comenzó con la versión empresarial, pero se cambió a la versión hospedada para eliminar
los costos de mantenimiento de hardware . EAO llevo altair a producción a mediados de
2010 y su éxito ha hecho que tenga atención. "Otras agencias del Ministerio están
considerando altair para gestionar sus flotas de vehículos", dice Sami. "Nuestro éxito ha
llevado al ministerio a recomendar las tecnologías de Microsoft para todos los proyectos
nuevos de EAO, de manera que todas las aplicaciones de EAO funcionen bien en
conjunto".
Beneficios
Como parte de sus mejoras de servicio, EAO está usando un sistema de administración de
flotilla para simplificar sus operaciones, reducir sus costos y proporcionar servicios de
emergencia a los ciudadanos egipcios. Específicamente, la EAO ha:

Servicios de emergencia mejorados. La EAO ahora puede garantizar que todos los
vehículos se mantienen en buen estado de funcionamiento y puede supervisar el
estado y la disponibilidad de todas las ambulancias y el personal para tomar las
mejores decisiones sobre qué vehículos y personal puede poner en servicio y donde
situarlos. Esto ha mejorado notablemente los tiempos de respuesta. "Mientras que
una ambulancia pudo haber tardado una hora o más antes, la Egyptian Ambulance
Organization ha logrado reducir el tiempo a cinco o seis minutos", dice Sami
"Como un ciudadano egipcio, creo que eso es impresionante. Durante la reciente
revolución, la EAO estaba totalmente preparada para satisfacer el aumento en la
necesidad de servicios."

Operaciones agilizadas. Al cambiar de un sistema manual de gestión de
información a una solución electrónica integral ha simplificado considerablemente
la tarea de manejar la agencia. "Nuestros centros regionales pueden tener acceso
fácilmente a altair para ingresar datos de operaciones y mantenimiento, mientras
que los administradores pueden acceder al sistema desde casa", dice Amer Shokry,
Gerente de Proyectos de la Egyptian Ambulance Organization. "Esperamos
aumentar más de 1,000 vehículos y más de 20,000 empleados en los próximos tres
años y eso no sería posible si siguiéramos trabajando en papel".

Reducción en los costos. La EAO cree que una mejor gestión de la flotilla se
traducirá en un considerable ahorro en los costos. "Tenemos mucho mejor control
de nuestra flotilla ahora," dice Ashraf Farouk, Gerente, Central Information
Technology Department for the Egyptian Ambulance Organization. "Podemos
identificar cuidadosamente las reparaciones, piezas y equipos para optimizar gestión
del inventario. Seleccionar de los mejores vehículos y colocarlos estratégicamente
también reducirá el consumo de combustible. Además toda la información está
disponible en tiempo real a través de un panel de información computarizado que
ayuda a los administradores a tomar las mejores decisiones rápidamente.