2da. Fase del proceso Administrativo ORGANIZACIÓN

2da. Fase del proceso Administrativo
ORGANIZACIÓN
2. Organización
Esta etapa incluye determinar que tareas se llevarán a cabo, cómo serán realizadas, quién las ejecutara,
como estarán agrupadas, quién depende de quién, y dónde serán tomadas las decisiones.
Definición de Estructura Organizativa
Una organización es un patrón de relaciones por medio de las cuales las personas, bajo el mando de los
Gerentes persiguen metas comunes.
¿Qué significan los Organigrama?
Es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización.
Elementos de la organización:
a) División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las
siguientes etapas: La primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo social por
orden de rango, grado o importancia. La segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas
las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.
b) Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de
lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en desarrollo de los objetivos.
Dirección.
Tipos de organigramas:
1.- Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser:
a. Verticales (tipo clásico): representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades
se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente.
b. Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque
representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los
nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las
figuras geométricas
c. Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las
unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea
sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta última.
d. Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos
concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado
por la práctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los
organigramas verticales.
e) Diagrama de bloques: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un
mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan
unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
Como apoyo a los niveles ejecutivos, existe la “autoridad staff”.
En la mayoría de las empresas, el empleo del término staff en las estructuras de organización puede
deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones; es
decir los funcionarios staff ayudan a los funcionarios de línea para que lleven a cabo sus funciones
administrativas. Por esto se asigna frecuentemente a los funcionarios staff una “autoridad de ideas” y a
los funcionarios de línea una “autoridad para dar órdenes”. Como ejemplo de la interrelación de la
autoridad lineal y la autoridad staff la podemos observar en el siguiente diagrama
Ventajas Del Organigrama:
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes:
1. Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía,
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mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
Muestra quién depende de quién.
Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos
fuertes y débiles.
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al
público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización.
Desventajas Del Organigrama:
1. Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones
informales significativas y las relaciones de información.
2. No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con
líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se
puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de
relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que
perdería su utilidad.
3. Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en
realidad.
4. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y
permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
Contenido Del Organigrama
Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor, estos son sus
principales contenidos:
1. Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de
la compañía y la actividad que se defina.
2. Nombre del funcionario que formuló las cartas.
3. Fecha de formulación.
4. Aprobación (presidente de la empresa, consejo de organización, etc.).
5. Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales).
3ra. Fase del proceso Administrativo
DIRECCIÓN
Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo,
cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y Control,
son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos:
(Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos,
forman el Proceso Administrativo.
En el siguiente esquema podemos visualizar la 3ra fase Dirección.
Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una
función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son
una misma cosa.
Elemento del Concepto.
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Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
Motivación.
Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
Comunicación.
Supervisión.
Alcanzar las metas de la organización.
Importancia.
La dirección es trascendental porque:
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Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
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A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura
organizacional.
La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la
productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y
en la eficacia de los sistemas de control.
A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
Principios.
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De la armonía del objetivo o coordinación de intereses.
Impersonalidad de mando.
De la supervisión directa.
De la vía jerárquica.
De la resolución del conflicto.
Aprovechamiento del conflicto.
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses:
La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
Así mismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse
armoniosamente para lograr el objetivo general.
Impersonalidad de mando:
Se refiere a que la autoridad y su ejerció (el mando), surgen como una necesidad de la organización
para obtener ciertos resultados.
De la supervisión directa:
Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la
ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
De la vía jerárquica:
Postula al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la
ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
De la resolución del conflicto:
Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del
momento en que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto:
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Experiencia.
Experimentación.
Investigación.
Aplicar la decisión. Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con
un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y
los programas necesarios para la implantación de la decisión.
4ta. Fase del proceso Administrativo
CONTROL
El control administrativo: Es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se
ajusten a las actividades proyectadas.
Mientras que para Fayol, el control consiste en verificar si todo se realiza conforme
al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos; el control tiene la
finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición.
Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que
son básicos o esenciales:
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En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles
desviaciones de los resultados.
En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los
resultados o en las actividades realizadas.
Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a
realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.
Tipos de Control
Existen 3 tipos de control que son:
El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación.
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Control preliminar: Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye
la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades
planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los
objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
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Control concurrente: Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los
planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras
palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo
las condiciones requeridas.
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Control de retroalimentación: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los
resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
Bibliografía:
· MELINKOFF, Ramón V.: La Estructura de la Organización. Universidad Central de Venezuela,
Caracas, 1969.
· TERRY, George: Principios de Administración. México, 1961.
· RICCARDI, Ricardo: El Manual del Director, Madrid, 1965.