sistema de información para la dirección

- ORGANIGRAMAS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO INTRODUCCIÓN
El problema esencial que preocupa a todo directivo de una organización es el de lograr mantener
una eficiencia en el desarrollo de sus operaciones.
Existe una técnica que se orienta a optimizar la efectividad y eficiencia de los procesos
administrativos de la organización. Dicha técnica es el Análisis de Sistemas y una de sus
subtécnicas es la Organización y Métodos.
Como área de la organización es netamente un staff, o bien, dentro del Modelo organizacional de
Henry Mintzberg, forma parte de la tecnoestructura; pues estudia y propone optimización de
estructuras y procedimientos, pero no puede imponer su aplicación, sino que la misma debe surgir
de una integración de la conducción de la organización, la cual a su vez debe darle todo el apoyo
necesario para su implementación.
Además, se recomienda, estar constituida por especialistas y asesorar al máximo nivel de la
organización.
ORGANIGRAMA
El organigrama es la representación gráfica simplificada de la estructura formal que presenta una
institución u organización (Pertierra: 1992). Muestra la forma en que sus partes se encuentran
relacionadas o ubicadas.
A través del organigrama se representa:

el sistema de autoridad formal

la forma en que se han agrupado las tareas, actividades o funciones en áreas o
departamentos;
Hay una serie de parámetros a respetar en el diseño de organigramas: claridad, simplicidad y
simetría (los niveles de igual jerarquía se ubican a la misma altura), teniendo siempre en cuenta
que estos modelos deben cumplir con la finalidad de facilitar la comunicación entre las personas.
OBJETIVOS
EL diseño e interpretación de organigramas, permite a la organización cumplir con los objetivos
siguientes:
1. Comunicación.



Mostrar las áreas de actividad que componen la organización. De este modo, sus
miembros podrán visualizar su posición relativa y la relación que tienen con el
resto de la estructura; facilitando la distribución de responsabilidades de los
funcionarios;
facilitar a las personas que se incorporan (o visitan) a una organización el rápido
conocimiento de la estructura de la misma;
informar a terceros interesados en el funcionamiento y estructura de la
organización, como proveedores, inversores, auditores, asesores, entidades
bancarias, etc.
2. Análisis y evaluación de estructuras y funciones vigentes y la detección en consecuencia, de
deficiencias de estructuración. Existen principios básicos de organización, tales como Unidad de
mando; definición de niveles; separación de funciones; línea y staff; alcance del control, etc. Un
organigrama podrá evidenciar el incumplimiento de alguno de estos principios (ver Cuadro 1).
3. Proponer una nueva estructura para la organización. En caso de detectarse las fallas arriba
expuestas, deberá evaluarse la posibilidad de incorporar cambios y contemplar la permanente
actualización del organigrama, asignando la responsabilidad por su actualización a un cargo
determinado.
1
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- ORGANIGRAMAS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO -
Cuadro 1
Principio de organización
Unidad de mando
Deficiencia posible
Un sector figura en el organigrama dependiendo
de dos o más sectores: pluralidad de mando.
Definición precisa de niveles jerárquicos
En cuanto a la ubicación en que se encuentra un
sector, no queda definido con claridad qué nivel
le corresponde con relación al resto de los
sectores: Departamento, División, Sección, etc.
Separación de funciones
Una posición reúne en sí misma funciones
heterogéneas que pueden crear además,
condiciones incompatibles desde el punto de
vista del control interno, como el principio de
evitar el control sobre sí mismo o control por
oposición de intereses. Por ejemplo, Compras
con registro de Cuentas de Proveedores, o
Auditoria dependiendo de Administración.
Precisión en la determinación de funciones de Cargos cuya relación de autoridad es difusa. Por
línea o staff
ejemplo, “adscrito”.
Alcance del control
Desequilibrio en cuanto a la distribución de
niveles
o
responsabilidades.
Provoca
deficiencias en la función de control; ya sea por
excesiva cantidad de personas a cargo de un
jefe, o por el contrario, el caso de delegación
uno a uno. En este último caso, la cantidad de
niveles que tienen a su cargo a una sola
personas, hace concluir que algunos de estos
cargos resultan triviales y pueden eliminarse.
NORMAS DE CONTROL INTERNO RESPECTO DE LA ESTRUCTURA
Concepto de Control interno
El sistema de flujo de autoridad formal y las normas y procedimientos, deben elaborarse teniendo
especial cuidado en respetar normas elementales que conjugan el concepto de Control Interno.
El control interno está formado por toda serie de verificaciones y revisiones que necesariamente
deben suceder para que un procedimiento esté completo. Por lo tanto, el control interno está
integrado a los procesos administrativos. Está compuesto por las rutinas de trabajo, unidas a los
comprobantes, para asegurar confiabilidad de la información arrojada por la contabilidad,
protección de activos de la empresa y logro de adhesión a las políticas de la empresa. Por ej.
arqueos periódicos. También ayuda al aumento de la eficiencia operativa al centrarse en la mejor
realización de los procesos.
William Leslie Chapman definió al Control Interno de la siguiente manera:
“El programa de organización y el conjunto de métodos y procedimientos coordinados y adoptados
por una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la eficacia de sus estados contables y
el grado de confianza que susciten, a efectos de promover la eficiencia de la administración y
1
lograr el cumplimiento de la política administrativa establecida por la dirección de la empresa ”.
De lo expresado, claramente surge que el Control Interno comprende:
1. la estructura organizativa;
1 Fresco, Juan Carlos y Seoane, José Alberto: Estrategia para el Planeamiento y Sistemas Informáticos en la PYME Pequeña y mediana
Empresa. Ediciones Macchi. Buenos Aires, 1982.
2
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- ORGANIGRAMAS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO 2. las políticas y procedimientos, tanto operativos como contables;
3. las cualidades del personal
Todo lo señalado determina un marco de acción, dentro del que jugarán normas como las que
anunciamos a continuación. Aclaramos que nos ocuparemos, en virtud de nuestro interés,
solamente en los aspectos de control interno que tocan a la estructura organizativa.
Normas de control interno
1. Se contemplará la división de funciones de tal manera que un mismo individuo no realice más
de uno y sólo uno de los siguientes aspectos:
- Realización de una operación.
- Registración, ya sea en libros como en formularios.
- Autorización de la operación o del registro de la misma.
- Responsabilidad por los bienes físicos o materiales.
- Archivo definitivo.
2. Cada integrante de la organización tendrá una clara definición de su misión y las funciones
pertinentes que deba realizar, todo lo cual le será comunicado por escrito.
3. Para cumplir con la tarea asignada todo jefe deberá estar provisto de la correspondiente
autoridad para que pueda ejercer su función.
4. Se preverá la delegación de funciones en otros individuos de menor jerarquía, pero no existirán
dudas respecto de que el que delega, es a su vez responsable ante su superior por las tareas
delegadas.
5. En el diseño de la estructura deberá contemplarse el concepto de Alcance del control, en el
sentido que en cada caso, sopesando el conocimiento de las funciones propias del sector y la
capacidad y personalidad del jefe, pueda contemplarse el número de personas o sectores que
responderán a éste.
Un modelo neoclásico: las Normas A.C.M.E. Una forma de estructura típica, que se encuentra
con bastante frecuencia, es la diseñada por A.C.M.E. (Association of Consulting Management
Engineers). Esta institución publicó en 1957 un trabajo realizado por un grupo de expertos,
reunidos en un Comité de A.C.M.E. Entre ellos se encontraban H.B.Maynard, Dwight Dernier,
C.S.Retrash Jr., J. Alex Smith, W.R.Scott y R.White.
La estructura de A.C.M.E. es el resultado de una investigación realizada en los Estados Unidos,
mediante un muestreo en organizaciones industriales, cuyos balances mostraban una situación
próspera. Sobre la base de aspectos comunes a todas las empresas, se confeccionó un esquema
de organización, orientado principalmente a empresas industriales. Este conjunto de expertos
también determinó que para dirigir una empresa se presentan tres etapas:
1. determinación de objetivos
2. lograr los objetivos fijados en la primera etapa
3. medir los resultados
La estructura ideal, propuesta por A.C.M.E. se basa en Areas de Actividades, Funciones y
Subfunciones.
Las Areas sobre las que se apoya la actividad de la empresa son cuatro áreas operativas:
1. Investigación y Desarrollo
2. Producción
3. Comercialización
4. Finanzas y Control
Las Areas de servicio son:
1. Administración del personal
2. Relaciones Externas
3
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- ORGANIGRAMAS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO 3. Secretaría y Legales
Las áreas operativas, en términos sencillos se ocupan de:
- Investigación y Desarrollo diseña nuevos productos y mejora los productos existentes.
- Producción incluye todas las actividades que giran en torno de hacer el producto.
- Comercialización incluye las acciones relacionadas con vender el producto.
- Finanzas y Control es el manejo de los asuntos financieros y control de costos y beneficios.
Las áreas de servicio, se ocupan:
- Administración del personal proporciona personas y una atmósfera interna favorable.
- Relaciones Externas se encarga de proporcionar una atmósfera externa favorable.
- Secretaría y Legales es la encargada de prestar ajuste a las normas que rigen o regulan la
actividad de la organización.
Cada una de estas áreas se dividen en Funciones, Subfunciones y Elementos funcionales
principales. En la práctica, estos últimos se ven reflejados en un organigrama como oficinas o
unidades de una empresa.
Manual de funciones
Es el complemento escrito del organigrama y junto con él forma parte del manual de organización.
De cada puesto de trabajo incluye:
 objeto: finalidad del sector de la organización;

puesto: la descripción del cargo, y sus misiones y funciones básicas;

responsabilidad: la descripción de las tareas por las cuales responde el sector;

autoridad: quiénes dependen de él y de quién depende el sector;

información: qué información debe generar y recibir el sector, y con qué grado de detalle y
periodicidad; y

actualización: la especificación del procedimiento de actualización periódica y la revisión del
manual de organización.
Se puede extender a todos los puestos y niveles del organigrama, teniendo en cuenta que a mayor
cantidad de puestos y niveles, si es complejo, se hace más costosa su elaboración y si es muy
detallado, se hace más difícil su revisión y actualización.
El manual de funciones es una parte clave del proceso de comunicación en la organización.
Todas las personas que participan en la organización deben saber qué se espera de ellas en el
desempeño de sus tareas.
El manual es indispensable para resolver problemas de superposiciones de funciones,
responsabilidad y autoridad, asimismo facilita el proceso de capacitación e incorporación del
personal.
BIBLIOGRAFÍA
Álvarez, Héctor F.: Principios de Administración. Eudecor. Córdoba, 1997.
Lardent, Alberto, Gómez Echarren y otro: Técnicas de organización, sistemas y métodos. Editorial
Club de Estudio. Buenos Aires, 1993.
Pertierra, Omar: Manual de administración. Editorial Lex. La Plata, 1992.
Valledor, Mónica: La estructura y el diseño organizacional. IPAP. La Plata, 2003.
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