1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la formulación y

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL (SIGC)
MACROPROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOADMINISTRACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESOS: PLANES Y PROGRAMAS- ADMINISTRACIÓN
DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL
PROCEDIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO- ACCIÓN
CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA
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1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la formulación y seguimiento del Plan de Mejoramiento de la
Contraloría General de la República-CGR, producto de las Auditorías Externas de la Auditoría
General de la República – AGR- y de Calidad, la Auditoría Interna y la Autoevaluación.
Este procedimiento debe ser aplicado por los líderes de los macroprocesos, los directivos
responsables de las dependencias objeto de las auditorias y quienes adelanten el ejercicio de
autoevaluación.
2. DESARROLLO
El Plan de Mejoramiento es una herramienta gerencial que permite el mejoramiento continuo y
coadyuva en el cumplimiento de objetivos institucionales.
El Plan de Mejoramiento Institucional es el agregado de todos los planes de mejoramiento por
macroprocesos, definidos según el mapa de macroprocesos de la entidad, cada uno de los
cuales contiene las acciones de mejora, de corrección, preventivas y correctivas derivadas de
las Auditorías Externas de la AGR y de Calidad, la Auditoría Interna y la Autoevaluación.
2.1. INSUMOS, CONTENIDO Y ALCANCE DEL PLAN.
2.1.1 INSUMOS
Son insumos del Plan de Mejoramiento los Informes de resultados de las Auditorías Externas,
Auditorías Internas y del ejercicio de Autoevaluación.
2.1.2 CONTENIDO
El Plan de Mejoramiento está estructurado en un aplicativo que permite registrar y/o generar entre
otras, la siguiente información:
Macroproceso: corresponde al nombre del Macroproceso al que le ha realizado la evaluación ó
ejercicio de autoevaluación.
Identificación: corresponde al número consecutivo que le asigna el aplicativo de manera automática
a la detección, en el momento de ingresarla al sistema.
Detección: es la descripción de los hallazgos, observaciones o no conformidades identificadas en
las evaluaciones.
Origen: hace referencia a la procedencia de evaluación realizada: Auditoría externa AGR, Auditoría
externa Calidad, Auditoría Interna, Autoevaluación.
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Reincidencia: permite señalar un hallazgo, observación o no conformidad que se había detectado
en evaluaciones anteriores y que se encontraba cerrada por el evaluador respectivo.
No. de acción: corresponde al consecutivo de la acción el cual es asignado por el sistema.
Acción: corresponde a la descripción de la gestión que realizará el líder del macroproceso o
personas delegas por él, con el fin de subsanar la debilidad detectada en la evaluación.
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u
otra situación indeseable encontrada.
Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial
u otra situación potencialmente indeseable.
Acción de Corrección: Acción tomada para eliminar la no conformidad detectada u otra
situación indeseable encontrada.
Fecha inicial y fecha final: corresponde a la fecha programada para iniciar la ejecución de la
acción y la fecha estimada de finalización de la misma. Los plazos deben ser razonables y
acordes con la acción.
Responsable del Registro: es la persona designada por el Macroproceso para incorporar la
información en el aplicativo.
Fecha de Evaluación: es la fecha definida por el evaluador para realizar el seguimiento al
cumplimiento y a la efectividad de la acción.
Estado de la detección (Abierta o cerrada): es el concepto que emite el evaluador con
respecto al cumplimiento y efectividad de la acción formulada en el PMI frente a la detección.
2.1.3 ALCANCE
En el Plan de Mejoramiento se debe identificar el conjunto de acciones formuladas y
adelantadas por el líder del Macroproceso y su equipo para subsanar o eliminar las principales
causas que originaron las debilidades detectadas en los procesos de evaluación, con el fin de
mejorar la gestión de la entidad.
2.2 FORMULACIÓN DE LAS ACCIONES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Una vez la Oficina de Planeación recibe los informes de las Auditorías enviados por el
despacho de Contralor los remite a los líderes de los Macroprocesos, quienes deben formular
las acciones correctivas, preventivas o de corrección.
Los informes de auditorías internas son enviados por el Director de la Oficina de Control
Interno- OCI- al Contralor General con copia a los responsables de los macroprocesos y al
Director de la Oficina de Planeación.
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Para formular las acciones se debe tener en cuenta:
Identificar las causas que originan las debilidades, observaciones, no conformidades y/o
hallazgos, para lo cual se sugiere tener en cuenta la Guía de Análisis de Causa. Establecer
su naturaleza, lo cual ayuda a determinar el tipo de acción a adelantar. Esta naturaleza
puede obedecer, entre otros, a fallas en los procedimientos; ausencia, inefectividad o
inobservancia de los controles; fallas de conducta de los responsables o a hechos
exógenos.
Diseñar acciones viables que apunten a eliminar las causas para subsanar las debilidades,
observaciones, no conformidades y/o hallazgos de la entidad y que permitan el
mejoramiento de su gestión.
Una vez elaborada la propuesta de plan de mejoramiento con la participación de las
distintas instancias que deban involucrarse en su ejecución, si lo considera necesario
el responsable del Macroproceso solicita la asesoría de la Oficina de Control Interno- OCI
y/o de la Oficina de Planeación para optimizar lo que sea pertinente y culminar la
formulación del plan a ser cargado en el aplicativo.
La formulación, cumplimiento y efectividad del PMI está a cargo de los responsables de los
macroprocesos, procesos y dependencias que deban involucrarse en la ejecución de las
acciones derivadas de Auditorías Externas, Auditorías Internas y de la Autoevaluación, y a
la vez deben ejercer el control pertinente, sin perjuicio de la actuación de la Oficina de
Control Interno en lo que es de su competencia.
Del ejercicio del análisis, identificación de causas y acciones es necesario dejar constancia
de dicha actividad en acta.
El Plan de Mejoramiento Institucional es único y refleja las acciones en ejecución,
independiente de las vigencias en que se originaron. En consecuencia, deberá ser actualizado
permanentemente en función de los resultados de las nuevas auditorías internas y externas, de
la autoevaluación y de los ajustes que surjan del seguimiento.
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2.2.1 Acciones derivadas de Auditorías Externas de la AGR – Calidad.
Los directivos responsables de cada Macroproceso, con fundamento en los hallazgos, formulan
las acciones enviándolas, en el formato anexo, a la Oficina de Planeación quien las consolida
para consulta y aprobación por parte de la AGR. Cuando el líder de cada Macroproceso
requiera mayor claridad en la identificación de las causas, coordinará mesas de trabajo con la
AGR, Oficina de Control Interno y Planeación.
Para las observaciones y no conformidades derivadas de las Auditorias de Calidad, el líder del
Macroproceso formula las acciones y las envía, en el formato anexo, a la Oficina de Planeación
para su incorporación en el aplicativo respectivo.
2.2.2 Acciones Derivadas de Auditorías Internas.
Los directivos responsables de cada Macroproceso, con fundamento en las observaciones y no
conformidades, formulan las acciones, en el formato anexo, con la asesoría de la Oficina de
Control Interno. Aprobado el Plan por esta instancia de control, lo envía a la Oficina de
Planeación, quien lo incorpora en el aplicativo respectivo.
2.2.3 Acciones Derivadas de la Autoevaluación.
Se pueden derivar oportunidades de mejora y/o no conformidades, como resultado de
peticiones, quejas y reclamos; comunicaciones de las partes interesadas; por sugerencias de
un Directivo, de otra dependencia; del grupo que administra el Sistema Integrado de Gestión y
Control; por presencia de situaciones recurrentes o de alguna situación que al no ser tratada
pueda derivarse en un problema de mayor magnitud; por resultados del seguimiento a objetivos
propuesto; por mediciones de satisfacción al cliente, o materialización del riesgo entre otros.
Para lo anterior, los directivos responsables de cada Macroproceso, formulan las acciones, en
el formato anexo, y las envían a la Oficina de Planeación para su incorporación en el aplicativo
respectivo.
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2.2.4 Coordinación para formular y ejecutar las acciones derivadas de Auditorías
Externas e Internas.
Cuando una detección requiera acciones que comprometan a más de una dependencia o
Macroproceso, el líder del Macroproceso, a quien le identificaron las detecciones, deberá
comunicarse y coordinar con las dependencias comprometidas, para formular en conjunto las
acciones de mejora y definir los responsables de su ejecución y seguimiento.
2.3 CONTROL AL CUMPLIMIENTO Y EFECTIVIDAD DEL PLAN.
En primera instancia, a los directivos responsables de la ejecución de las acciones, les
corresponde realizar el control al cumplimiento y la efectividad de cada una de las acciones del
Plan de Mejoramiento. Esta actividad se debe desarrollar teniendo en cuenta el anexo de
Autocontrol del Plan de Mejoramiento Institucional.
La Oficina de Control Interno realiza el seguimiento al cumplimiento y efectividad del PMI, y
genera los informes con las recomendaciones pertinentes.
La Oficina de Planeación, realiza análisis de la ejecución del Plan y su relación con el Plan
Estratégico, Plan de Acción y Mapa de Riesgos, entre otros, y presenta informes trimestrales, o
cuando la Alta Dirección lo solicite.
Asimismo, los directivos líderes de cada Macroproceso, deben efectuar el seguimiento integral
del Plan en lo que respecta a éste.
2.4 REGISTRO DE AVANCE
Con base en el seguimiento al cumplimiento y efectividad del Plan, los directivos responsables
determinan y registran mensualmente los avances de las acciones allí contenidas, a través del
aplicativo dispuesto para tal fin.
Este registro comprende: el reporte de las variables que componen el indicador de cada acción;
las observaciones, que corresponden a una descripción que explica y soporta el registro de las
variables; y, el registro del seguimiento, que evidencia el control de la ejecución de la acción,
efectuado por parte del responsable.
El reporte de avance debe realizarse conforme a las normas vigentes de la instancia de control
correspondiente.
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2.5 AJUSTES AL PLAN DE MEJORAMIENTO
Los ajustes a las acciones del Plan de Mejoramiento correspondientes a las acciones
aprobadas por la AGR, se solicitarán a este órgano de control con mínimo dos (2) meses de
anticipación a la fecha límite de su culminación y siempre y cuando sean aprobados por el
Comité Directivo, previa presentación de la solicitud y justificación por el líder del Macroproceso.
La Oficina de Planeación verificará la aprobación de la solicitud de ajustes a través del acta del
Comité Directivo, para ser presentados a la AGR y, en caso de su aprobación, incluirlos en el
aplicativo.
Las solicitudes de ajustes de las acciones derivadas de auditorías internas, se tramitarán con
sujeción a lo que establezca para el efecto la Oficina de Control Interno. La Oficina de
Planeación incluirá en el aplicativo los ajustes que le sean comunicados por la Oficina de
Control Interno.
Los ajustes correspondientes a las acciones derivadas de la auditoria de calidad y del ejercicio
de autoevaluación, serán solicitados por el líder del Macroproceso a la Oficina de Planeación,
mediante oficio que justifique el ajuste. La Oficina de Planeación incluirá en el aplicativo las
modificaciones respectivas.
2.6
ADMINISTRACIÓN DEL APLICATIVO
La Oficina de Planeación administra el aplicativo desde el punto de vista de negocio. A través
de los reportes u otros mecanismos del aplicativo, se generarán alertas tempranas con destino
a los responsables de la ejecución de las acciones, para coadyuvar en el control a su avance y
cumplimiento, y apoyar la toma de decisiones por parte de la alta Dirección.
2.7
CIERRE DE DETECCIONES Y SUS ACCIONES ASOCIADAS
Todas las detecciones (hallazgo, observación, no conformidad) serán cerradas por la instancia
de evaluación que la haya identificado. Para la Autoevaluación y Auditoria de Calidad, el líder
del Macroproceso en mesa de trabajo, con la participación de la Oficina de Control Interno
determinará el cierre, dejando constancia en acta e informando a la Oficina de Planeación.
En el evento que proceda el cierre de la detección, ésta y sus acciones asociadas podrán ser
descargadas del aplicativo PMI por parte de la Oficina de Planeación, sin perjuicio de conservar
la información histórica pertinente para efectos de control y estadísticas.
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Anexo
Formato para el reporte Plan de Mejoramiento
Formato de Acción Correctiva o Preventiva
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APROBADO POR: CARLOS AUGUSTO CABRERA
SAAVEDRA
FECHA: 22 de junio de 2012
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