OBJETIVO: Definir las actividades para identificar, analizar

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD
(SIGCC)
MACROPROCESO: ADMINISTRACION PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CONTROL DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES
PREVENTIVAS
CODIGO:
APP-80117-PD-05
VERSION: 3.0
Fecha:16/07/2010
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OBJETIVO:
Definir las actividades para identificar, analizar, controlar, y eliminar las causas de las No
Conformidades reales o potenciales detectadas en el Sistema Integrado de Gestión y
control de Calidad (SIGCC), con el fin de mitigar su impacto y emprender las acciones
para evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia, a través del Procedimiento del Plan
de Mejoramiento Institucional (PMI), o del Procedimiento de Plan de Manejo de Riesgos.
DESARROLLO
1. ACCIONES CORRECTIVAS
El procedimiento que se describe a continuación aplica a todos los Macroprocesos,
procesos y procedimientos que requieran definir acciones correctivas, distintas a
aquellas que responden a las detecciones de las Auditorías Externas (Auditoria General
de la República y Auditoría realizada dentro de un proceso y/o ciclo de certificación) y de
la Auditoría realizada por la Oficina de Control Interno, en cuyo caso debe aplicarse
directamente el Procedimiento Plan de Mejoramiento Institucional. .
Siempre que se defina una acción correctiva debe anexarse el análisis de determinación
de causas, mediante los procedimientos que consideren pertinentes, entre ellos el
Método Delphi.
1.1.
FUENTES QUE PUEDEN GENERAR ACCIONES CORRECTIVAS:
Seguimiento y medición de los procedimientos y de los productos (Auditorías).
Incumplimiento o variación de la legislación aplicable a los macroprocesos o
procesos.
Resultado ejercicios de autoevaluación
Incumplimiento de procedimientos.
Peticiones, Quejas y Reclamos.
Comunicaciones de las partes interesadas.
Sugerencias de un Directivo, de otra dependencia o del Grupo que administra el
SIGCC
Presencia de situaciones recurrentes o de alguna situación que al no ser tratada
pueda derivarse en un problema de mayor magnitud.
Resultados del seguimiento a objetivos propuestos.
Mediciones de satisfacción del cliente.
Materialización de Riesgos
1.2. PROCEDIMIENTO
Una vez presentada alguna de las situaciones referidas en el numeral anterior, el
responsable del procedimiento o dependencia, convoca a un Círculo de Mejoramiento,
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para analizar las causas de la detección, aplicando el método que el Círculo considere
más apropiado.
Detectadas las causas, se deben identificar las acciones que, de mejor forma y con
mayor oportunidad contribuyen a eliminarlas.
Cuando haya acuerdo sobre las acciones a seguir, se definen los demás ítems
requeridos para plantear el Plan de Mejoramiento
El responsable del Macroproceso, proceso o procedimiento diligencia el formato
acción correctiva, anexo a este procedimiento:
de
Remite a la Oficina de Planeación el Plan de Mejoramiento, el formato diligenciado y el
acta del Círculo de Mejoramiento. Esta remisión puede hacerse por medios electrónicos,
adjuntando los archivos respectivos.
La Oficina de Planeación revisa la propuesta, para evaluar que se ajusta a los requisitos
del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (numeral 8.5.2 de las NTC) y a
este procedimiento.
Surtida la evaluación técnica de calidad, la Oficina de Planeación remite la respuesta al
responsable del Macroproceso o proceso para su incorporación al Plan de Mejoramiento
Institucional.
Una vez formulado el Plan, se sigue el Procedimiento Plan de Mejoramiento vigente.
1.3. CONTROL
La dependencia que propone la acción correctiva debe evaluar la eficacia de las
acciones propuestas dentro de la evaluación anual de la Gestión que realice.
2. ACCIONES PREVENTIVAS
El procedimiento que se describe a continuación aplica a todos los Macroprocesos,
procesos y procedimientos que requieran definir acciones preventivas.
2.1.
FUENTES QUE PUEDEN GENERAR ACCIONES PREVENTIVAS:
Seguimiento y medición de los procedimientos y de los productos
Recomendaciones dentro de un proceso de auditoría
Variación de la legislación aplicable a los macroprocesos o procesos.
Resultado ejercicios de autoevaluación .
Peticiones, Quejas y Reclamos.
Comunicaciones de las partes interesadas.
Sugerencias de un Directivo, de otra dependencia o del Grupo que administra el
SIGCC
Resultados del seguimiento a objetivos propuestos.
Mediciones de satisfacción del cliente.
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PREVENTIVAS
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2.2. PROCEDIMIENTO
Una vez presentada alguna de las situaciones referidas en el numeral anterior, el
responsable del procedimiento o dependencia, convoca a un Círculo de Mejoramiento y
sigue el procedimiento del Plan de Manejo de Riesgo institucional vigente.
2.3. CONTROL
La dependencia que propone la acción preventiva debe evaluar la eficacia de las
acciones propuestas dentro de la evaluación anual de la Gestión que realice.
GLOSARIO
Acción preventiva
Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
detectada u otra situación no deseable..
No conformidad potencial
Eventual incumplimiento de un requisito.
Requisito
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Acción Correctiva:
Acción encaminada a eliminar la causa de la no conformidad detectada con el fin de
evitar su recurrencia.
Ciclo de Certificación: proceso, generalmente de tres años, mediante el cual una firma
certificadora, debidamente acreditada por el organismo competente, verifica, en el primer
año el cumplimiento de los requisitos establecidos en las Normas Técnicas de Calidad,
otorga un certificado sujeto a verificaciones y a través de auditorías que adelanta en los
dos años subsiguientes, coteja el mantenimiento de los requisitos.
ANEXO
Formato acción correctiva o preventiva.
APROBADO POR:
LUIS FERNANDO AYALA PABON
Director Oficina de Planeación
FECHA: 16/07/2010