manual de la organización dirección del archivo histórico del estado.

MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO.
OBJETIVOS
Ser la entidad central y de consulta del ejecutivo Estatal en materia de archivos
históricos, incorporar acervos que por su valor permanente adquieran el estatuto
de patrimonio documental; tener una estrategia permanente de coordinación
entre los archivos municipales además de los archivos privados, universitarios y
eclesiásticos; conservar, organizar, describir y difundir los grupos documentales
que forman parte del acervo del Archivo Histórico del Estado; facilitar el acceso a la
información y dar servicio al público usuario; elaborar las copias certificadas y
proporcionar el aprovechamiento institucional y social de la documentación bajo
custodia del Archivo Histórico del Estado.
FUNCIONES
 Planear, programar y presupuestar las funciones correspondientes al
Archivo Histórico del Estado.
 Establecer las estrategias y políticas para custodiar, clasificar, conservar y
catalogar los documentos y expedientes que conforman los acervos del
Archivo Histórico del Estado.
 Concertar convenios con las dependencias del Ejecutivo Estatal, a fin de
desarrollar acciones, para la modernización de los servicios Archivísticos, así
como para el rescate, organización, conservación y aprovechamiento del
patrimonio documental del Estado.
 Determinar las políticas y lineamientos para concentrar en el Archivo
Histórico del Estado, los archivos de concentración con valor histórico de las
dependencias del Ejecutivo Estatal.
 Diseñar los programas de normatividad técnica y normalización, que permita
mejorar los servicios archivísticos, documentales e informativos de las
dependencias del Ejecutivo Estatal.
 Autorizar la expedición de copias certificadas de los documentos
resguardados en el Archivo Histórico del Estado.
 Determinar las políticas y lineamientos, para proporcionar los servicios de
consulta y reprografía al público usuario.
 Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el
ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad
superior inmediata.
SUBDIRECCIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO.
OBJETIVOS
Incorporar acervos que por su valor permanente adquieran el estatuto de
patrimonio documental; conservar, organizar, describir y difundir los grupos
documentales que forman parte del acervo del Archivo Histórico del Estado.;
facilitar el acceso al a información y dar servicio al público usuario; elaborar las
copias certificadas y proporcionar el aprovechamiento institucional y social de la
documentación bajo custodia del Archivo Histórico del Estado.
FUNCIONES
 Supervisar el diseño y aplicación de políticas y procedimientos para la
preservación, conservación y restauración de los fondos y colecciones
documentales históricas resguardados, propiciando la salvaguarda de la
memoria documental histórica.
 Coordinar y controlar el Servicio de consulta de documentos históricos que
presta el Archivo Histórico del Estado a la comunidad académica,
estudiantes y público en general, apoyando el desarrollo de la investigación
histórica.
 Supervisar los procesos de certificación de copias de documentos
resguardados en el Archivo Histórico del Estado.
 Dirigir, coordinar y supervisar los procesos de registro, organización y
descripción de los fondos documentales bajo custodia de la Dependencia.
 Vigilar, que las actividades de organización y descripción documental se
lleven a cabo conforme a los principios archivísticos y las normas
internacionales aplicables.
 Coordinar y supervisarlos procesos, para la elaboración de dictámenes de
autenticidad y/o transcripciones paleográficas que soliciten las comunidades
campesinas o las autoridades de impartición de justicia.
 Coordinar y supervisar la asesoría que solicitan a la dependencia, para la
búsqueda de documentación histórica testimonial, para la realización de
cualquier trámite.
 Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración de instrumentos de control y de
consulta de los fondos documentales históricos que se encuentren
resguardados en el Archivo Histórico del Estado, facilitando con ello su
consulta y procurando su preservación.
 Planear, organizar, dirigir y evaluar las actividades y metas inscritas en el
Programa Operativo Anual de Trabajo, la misión y visión del Archivo
Histórico del Estado y el Plan Estatal de Desarrollo.
 Determinar los casos, condiciones y objetivos en que la documentación deba
reproducirse para fines de servicio, conservación o difusión del acervo.
 Vigilar que se registren, controlen y pongan en servicio los instrumentos de
consulta que sean autorizados por la Dirección.
 Reunir, organizar, registrar y disponer para la consulta, los acervos gráficos
que recibe el Archivo Histórico del Estado
 Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la
presentación oportuna de los informes a las instancias correspondientes.
 Las inherentes a sus departamentos.
 Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el
ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad
superior inmediata o el Titular de la Dependencia.
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL.
OBJETIVOS
Organizar, en su caso, y describir los fondos documentales que resguarda el
Archivo Histórico del Estado, de conformidad con los principios archivísticos y
normas internacionales correspondientes, elaborando instrumentos de consulta
que faciliten el acceso a la documentación.
FUNCIONES
 Aplicar los principios archivísticos y las normas internacionales
correspondientes en los trabajos de organización y descripción documental.
 Coordinar y supervisar los trabajos de análisis de la documentación histórica,
resguardada en la Dependencia en el orden natural de su producción y
administración de acuerdo al momento histórico al que pertenecen.
 Coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades inherentes a los
trabajos de organización y descripción de los fondos documentales, en el
nivel de desagregación que se determine.
 Integrar los instrumentos de consulta resultantes de los programas de
organización y descripción y presentarlos, para su autorización ante su
superior inmediato.
 Elaborar y actualizar los instrumentos de control necesarios, para los fondos
documentales que componen el acervo del Archivo Histórico del Estado
 Coordinar la revisión y análisis de los instrumentos de consulta que
presenten problemas, para la localización de los documentos y proponer
alternativas de solución.
 Supervisar, que todo cambio o actualización que se efectúe a los fondos
documentales sea actualizado en los instrumentos de consulta
correspondientes.
 Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la
presentación oportuna de informes a las instancias correspondientes.
 Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el
ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad
superior inmediata o el Titular de la Dependencia.
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.
OBJETIVOS
Planear, organizar, dirigir y controlar el análisis, diseño, desarrollo, liberación,
implantación, mantenimiento y mejora de los sistemas de información del Archivo
Histórico del Estado, a fin de atender los requerimientos de las áreas usuarias.
Planear, organizar, dirigir y controlar los trabajos de digitalización del acervo
documental, a fin de contar con un mecanismo que permita el respaldo,
conservación y difusión de la documentación del acervo histórico, con la finalidad
de tenerlas a disposición para consulta de los usuarios. Planear, organizar, dirigir y
controlar las acciones que permitan el funcionamiento y operación de la
infraestructura de Tecnología de información instalada.
FUNCIONES.
 Proponer y coordinar las soluciones a las necesidades que planten las áreas
de la Dependencia en materia de informática, mediante aplicaciones
específicas, tales como base de datos y desarrollo de programas, entre
otras.
 Coordinar y supervisar en forma sistemática, la conversión del acervo
documental a un formato digital, ayudando con esto a la conservación de la
documentación original.
 Realizar el análisis de las necesidades de manejo de información técnica y/o
administrativa que demanden las áreas, para desarrollar en forma interna
los sistemas de información idóneos.
 Planear, organizar, coordinar y aplicar los mecanismos de control y
seguridad necesarios para la salvaguarda y custodia de la información,
sistemas y equipos de cómputo de la Dependencia.
 Coordinar y supervisar la investigación, el desarrollo y la aplicación de
nuevas técnicas en el campo de la informática, que permitan fortalecer a la
Dependencia.
 Coordinar y supervisar el cumplimiento del desarrollo del programa de
informática institucional.
 Planear, organizar, coordinar y supervisar los trabajos de reproducción, a fin
de coadyuvar a la conservación del acervo documental resguardado por la
Dependencia.
 Evaluar sistemáticamente de conformidad a las políticas y lineamientos en la
materia, los servicios de reproducción de los acervos documentales
solicitados por los usuarios.
 Planear, organizar, dirigir y evaluar las actividades y metas inscritas en el
Programa Operativo Anual de acuerdo con los Factores Críticos de Éxito, la
misión y visión del Archivo Histórico del Estado, el Plan Estatal de Desarrollo
y el Portal de Transparencia y Acceso a la Información.
 Realizar revisiones periódicas a la productividad de la relación usuarioprocesos-sistema, que permitan detectar necesidades de automatización y
puntos de optimización en los distintos procedimientos realizados en el
Archivo Histórico del Estado
 Determinar la factibilidad operativa en la solicitud de automatización de un
procedimiento.
 Verificar la ejecución oportuna y completa de los servicios de
mantenimiento preventivo y correctivo a los Sistemas Informáticos.
 Realizar las tareas de administración de los equipos de cómputo,
procurando la operación óptima de sus sistemas operativos mediante la
instalación de las actualizaciones disponibles (“parches”). Administrar
también los equipos habilitados como servidor de base de datos,
estableciendo los mecanismos de acceso y seguridad que se consideren
oportunos.
 Implantar medidas de protección y seguridad de la información contenida
en los sistemas y equipos de cómputo, de acuerdo a la importancia de la
información a las solicitudes y análisis que los usuarios hagan al respecto.
 Participar en la integración del Programa Operativo Anual de Trabajo del
Archivo Histórico del Estado, en los aspectos relacionados con sus funciones.
 Organizar las actividades de los departamentos a su cargo.
 Informar periódicamente de los asuntos de su competencia para la
presentación oportuna de informes a las instancias superiores internas o
externas.
 Las inherentes a sus departamentos.
 Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el
ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad
superior inmediata o el Titular de la Dependencia.
DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN, RESTAURACIÓN Y MICROFILMACIÓN.
OBJETIVOS
Diseñar y establecer las políticas y procedimientos de conservación y restauración
de la documentación que resguarda el Archivo Histórico del Estado, para propiciar
la permanencia del patrimonio histórico documental del Estado y con ello
favorecer su consulta pública.
FUNCIONES
 Diseñar e implementar planes y programa, para la conservación y
estabilización de los acervos documentales que reguarda la Dependencia.
 Aplicar y supervisar el programa de conservación preventiva a los fondos
documentales y colecciones, que resguarda la Dependencia.
 Aplicar y supervisar los procedimientos establecidos en materia de
conservación curativa y restauración de papel y encuadernación, a los
documentos resguardados en la Dependencia que por su estado, a su lo
requieran.
 Impartir cursos especializados en materia de conservación preventiva,
curativa y restauración de papel, a los archivos Municipales que así lo
requieran.
 Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la
presentación oportuna de los informes a las instancias correspondientes.
 Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el
ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad
superior inmediata o el Titular del Órgano.
 Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la
presentación oportuna de informes a las instancias correspondientes.
 Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el
ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad
superior inmediata o el Titular de la Dependencia.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.
OBJETIVOS
Gestionar oportunamente los recursos materiales y servicios generales que
demande la Dependencia en el cumplimiento de sus programas y objetivos,
buscando obtener la máxima eficiencia en su utilización, así como registrar y
controlar el inventario de bienes muebles y de jardinería asignados al órgano, para
el cumplimiento de sus funciones.
FUNCIONES
 Elaborar y tramitar las requisiciones de materiales ante la Dirección General
de Recursos Materiales y Servicios Generales.
 Elaborar y operar el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y
Correctivo de las instalaciones, mobiliario y equipo de oficina.
 Coordinar el servicio de consulta a los usuarios e investigadores.
 Gestionar con oportunidad los servicios generales que requieran las áreas
adscritas al Dependencia para cumplir con los programas de trabajo
establecidos.
 Supervisar los servicios de vigilancia, limpieza y jardinería, que requiera la
Dependencia para su funcionamiento.
 Registrar y controlar el inventario de bienes muebles, así como sus
resguardos personalizados.
 Emitir reportes sobre el estado que guarda el acervo documental histórico.
 Coordinar y supervisar la acreditación de usuarios e investigadores para
proporcionarles el servicio de acceso a los acervos documentales.
 Supervisar la orientación a los usuarios en sus búsquedas de información y el
acceso a las bases de datos disponibles para su consulta y el registro de los
mismos.
 Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la
presentación oportuna de informes a las instancias superiores internas o
externas.
 Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan, así
como aquéllas que le confiera el Titular de la Dependencia.