Informe Sistema de Control 2013

Informe Pormenorizado Del Estado De Control
Interno
Período: enero a diciembre de 2013
En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, se
presenta informe del Modelo Estándar de Control Interno “MECI”.
Subsistema de Control Estratégico
La empresa cuenta con un programa de Inducción y Reducción donde se da a
conocer la estructura y funcionamiento de Metroparques, así como el Código
ética, elaborado de forma participativa, este fue adoptado mediante resolución
Nº1931 de 2009, donde se definen (7) compromisos, (8) valores que orientan las
actuaciones de los servidores y colaboradores de Metroparques, los principios de
la gestión pública y pautas generales de comportamiento. Este código de Ética se
elaboró como una guía de actuación por excelencia de los servidores y
colaboradores de la Empresa, en el ejercicio de sus múltiples funciones y tareas.
La unidad de Talento Humano lidera la evaluación del desempeño con el fin de
contar con información objetiva para mejorar la efectividad en la prestación del
servicio, la proyección, promoción, motivación, formación y capacitación, de forma
tal que sirva de base en la construcción del programa de capacitación, ejecutò
los programas Bienestar Social y Salud Ocupacional en forma articulada con los
demás procesos, así mismo y en aras de propender por el bienestar de los
empleados inicio medición del clima laboral.
El plan de capacitaciones fue formulado de acuerdo a los requerimientos
realizados por los responsables de procesos, mediante diagnóstico, a través de
formato de identificación de necesidades de formación y capacitación, enfocado
de manera tal que se pueda fortalecer las competencias requeridas para
garantizar la prestación de los servicios y el mejoramiento en el desempeño de
sus funciones, el esquema de capacitación se desarrolló para todo el personal y
para el personal de operación de parques es enfocado de manera que se pueda
fortalecer las competencias requeridas para garantizar la seguridad de los
usuarios en cumplimiento a la regulación de la ley 0958 de 2012.
Se tiene manual de funciones, adoptado mediante resolución 1952 de 2009 con
sus respectivas modificaciones, el cual fue elaborado de acuerdo a los cargos que
existen dentro de la estructura organizacional. Adicionalmente, se tiene
documentado, revisado y aprobado el procedimiento de selección, inducción,
reinducción, capacitación y evaluación del desempeño, de acuerdo a lo requerido
para el Sistema Integrado de Gestión.
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Interno
Período: enero a diciembre de 2013
La alta dirección desde el comité de gerencia asumió el rol de diferentes comités,
como el de Calidad, MECI y control interno, estableció las pautas de
comunicaciones, las estrategias anticorrupción y atención al ciudadano dando
cumplimiento a la ley 1474 de 2011.
Se ha realizado la respectiva evaluación de los Planes de Acción a diciembre 31
de 2013 formulados por los responsables de los diferentes procesos y los cuales
están articulados con el Plan Institucional 2012- 2015.
El plan Institucional fue formulado en el año 2012 partiendo de la realidad concreta
de Metroparques, por tanto se realizó un análisis de la situación de la empresa y
se logró un diagnóstico inicial y de acuerdo con esto se visualizaron los objetivos y
proyectos que apuntaban a que la organización sea más eficiente y eficaz en la
prestación de los servicios; para lograr este propósito se requiere mayor inversión
en mantenimiento y renovación de las atracciones mecánicas y acuàticas,
subsanar deficiencias en la planeación, modernización administrativa e incremento
de los ingresos operacionales.
Tomando como punto de partida los objetivos estratégicos, los proyectos
identificados y las metas de cada uno de ellos, los responsables de los diferentes
procesos formularon los planes de acción que llevaran a alcanzar en forma
puntual y general los resultados esperados. Estos Planes de acción están
totalmente alineados y coherentes con el Plan Institucional e igualmente se
identificaron los indicadores para medir la intervención sobre el diagnóstico inicial
Para realizar esta evaluación se ha tomado como base las diferentes metas
establecidas y la ejecución reportada, al igual que los soportes correspondientes,
se encuentran en los planes de acción evaluados a 31 de diciembre de 2013; es
decir esta es una síntesis de la evaluación de los planes de acción reportadas por
los Responsables de procesos.
Subsistema de Control Gestión
Durante el año 2013 la Empresa tuvo un avance importante en la ejecución de los
proyectos encaminados a la modernización de los sistemas y los equipos de
información:
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Renovación de las estaciones de trabajo informáticas.
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Interno
Período: enero a diciembre de 2013
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Actualización y puesta en marcha del software A.M. para mantenimiento, que
alcanzó el 100%
Implementación del software ICG, que tuvo un cumplimiento del 65% y
continúa en el año 2014
Actualización de las licencias de la Empresa, ejecutado en un 90% y que se
finalizará igualmente en enero del 2014.
Se cuenta con tres sistemas de
integración entre ellos, así:
información
para los cuales se plantea la
1. SICOF Sistema Financiero.
2. ICG que se compone de varias fases: proceso de ventas bajo el sistema
POS, manejo y control de inventarios y una última etapa, la más novedosa y
que se implementara para mediados del 2014 es la de Logística, que permitirá
integrar los eventos de esta dependencia con la unidades de compras y
facturación, minimizando errores disminuyendo los riesgos y los reprocesos.
3. AM Sistemas de administración de mantenimiento para atracciones y
equipos.
Los dos últimos se deben integrar al “SICOF” permitiendo así una información
oportuna y veraz.
Cuenta con diferentes canales de información:





Intranet
Correo institucional
Chat interno
Página web
Redes sociales
La Empresa ha venido trabajando desde el 2012 en la implementación del
Sistema de Gestión de la Calidad, liderado por la Gerencia Administrativa y
Financiera como representante de la dirección, certificándonos en diciembre de
2013, consolidando así los lineamientos, políticas, normas y disposiciones internas
fundadas en el SIG, la política de calidad y el manual de calidad que se
encuentran publicados en la Intranet permitiendo la consulta para todos los
funcionarios.
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Período: enero a diciembre de 2013
Se implementó y se publicó el Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano
dando cumplimiento al decreto 2641 de 2012 observando el compromiso de la alta
gerencia en el cumplimiento de la misma.
Se actualizó el manual de Supervisión e interventoría.
Se adoptó mediante la resolución 20130428 de diciembre de 2012 la Política y
Lineamiento de Austeridad en Gastos.
Subsistema de Control de Evaluación
La oficina de Control Interno en su rol de evaluador independiente ha realizado
seguimiento al plan de mejoramiento institucional producto de auditorías de la
Contraloría General de Medellín y de Control Interno.
Realiza la evaluación del Sistema de Control Interno, siempre con un carácter de
independencia frente a la operación de la empresa.
Se cuenta con un Plan anual de auditoría que constituye la guía de trabajo de la
Oficina de Control Interno, donde estas comprenden las actividades de
Planeación, ejecución, informe y seguimiento. Los resultados de la Auditoría son
comunicados a la alta gerencia y a cada uno de los responsables para que acojan
las recomendaciones, e implementen las acciones de mejoramiento sugeridas por
la Oficina de Control Interno.
El autocontrol se viene trabajando articuladamente desde la oficina de Control
Interno con cada uno de los líderes de los procesos. Este proceso ejecutado con
responsabilidad y trabajo en equipo que se vio reflejado en el seguimiento al plan
de mejoramiento ya que se pudieron cerrar un alto porcentaje de las acciones y
refleja además el mejoramiento en los procesos redundado en la disminución de
los hallazgos.
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Interno
Período: enero a diciembre de 2013
ESTADO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
Abiertos
17%
Cerrados
75%
Cerrados
permanente
8%
En general el sistema de control interno de Metroparques ha avanzado
notablemente y la certificación en calidad del SIG de la empresa genero un mayor
compromiso y trabajo en equipo de los funcionarios lo que genera que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales
y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a
las metas u objetivos previstos.
Fortalezas
 La certificación de la empresa en diciembre 13 de 2013:
 NTCGP 1000: 2009 – Certificado GP-CER283982
 ISO 9001:2008 – Certificado SC-CER284410
 El compromiso y trabajo en equipo de todos los funcionarios de la empresa.
 Se ha generado una cultura en la organización luego de la certificación de
Calidad de realizar las diferentes consultas a través de la Intranet siendo una
herramienta sociable y funcional.
 Formulación y seguimiento trimestral de los planes de mantenimiento
preventivos y predictivos para infraestructura, atracciones y equipos; de
manera que se garantiza la disponibilidad en condiciones de seguridad y
calidad.
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Período: enero a diciembre de 2013
 Aplicativo para el seguimiento de las comunicaciones de los clientes Intranet.
 La formulación de los planes de acción de forma coherente con el Plan
Institucional, de manera que se identifican los objetivos estratégicos, los
proyectos y las metas.
 Fortalecimiento de los canales de información a través de Pagina WEB, redes
sociales, puntos de atención al cliente.
 Mejoramiento del Sistema de Quejas.
 Fortalecimiento en la medición de la calidad del servicio.
 Participación de la comunidad en la rendición de cuentas de Metroparques
 Publicación en la página Web de la rendición de cuentas.
 Mejoramiento en la inversión de los sistemas de informática durante el año
2013.
 Renovación e inversión en atracciones mecánicas.
DEBILIDADES
 La plataforma informática no se encuentra integrada a un 100% generando
reprocesos en la operación y la inestabilidad del sistema, incurriendo en un
riesgo en la oportunidad y veracidad de la información como herramienta para
la toma de decisiones.
 La empresa no cuenta con un sistema de centro de costos por proyecto o
convenio sino por unidad de negocios; que permita hacer un seguimiento y
medición de la rentabilidad o pérdida del proyecto.
 No se cuenta con una mesa o comité de negocios desde la propuesta hasta la
etapa contractual que permita la planeación, coordinación, ejecución y
divulgación de los eventos acorde con las políticas, recursos físicos y humanos
con que cuenta la empresa.
 El software financiero y contable es un programa muy rígido generando una
alta dependencia de soporte con el proveedor.
Informe Pormenorizado Del Estado De Control
Interno
Período: enero a diciembre de 2013
 Pese a que los canales de comunicación son muy buenos, la comunicación no
es asertiva, los miembros de los comités no bajan la información a sus equipos
de trabajo, restando eficacia y eficiencia a las herramientas de comunicación.
RECOMENDACIONES
 Integración del 100% y mejoramiento del sistema financiero y operativo, en
este aspecto la empresa depende del proveedor del SICOF, toda vez que él
debe dar los parámetros para poder exportar el movimiento de los demás
programas (ICG y AM) a la contabilidad.
 Se debe evaluar la posibilidad de cambiar el programa financiero y contable
que permita una integración con los demás programas.
 Se debe establecer conciliaciones de cifras entre las diferentes áreas que
intervienen en el proceso contable, para un adecuado registro de los hechos
económicos, financieros y contables.- Las cifras
contables deben ser
conciliadas mensualmente con todas las áreas que intervienen en el proceso
contable propiciando un mejoramiento continuo de la información que se
produce.
 Desde la alta dirección se deben trazar lineamientos para la elaboración de los
planes de acción a las auditorias de Control Interno.
 Evaluar el proceso de Facturación y cobro de los servicios ejecutado por la
empresa.
 Definir y unificar los criterios de negocios con relación a las condiciones de
pago.
 Se debe propender por la seguridad y bienestar de los trabajadores en el
proceso de traslado de la sede dada la intervención del parque Juan Pablo II
LILIANA PRIETO SOTO
Jefe de Control Interno