Contratación METROPARQUES 2012 y 2013

AUDITORÍA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN
SEPTIEMBRE-DICIEMBRE DE 2012 – ENERO-MARZO DE 2013
METROPARQUES
CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN
MEDELLÍN, AGOSTO DE 2013
CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN
JUAN CARLOS PELÁEZ SERNA
Contralor General de Medellín
HILDA MARÍA ZAPATA RUEDA
Subcontralora
ANDREA BEDOYA PULGARIN
Contralora Auxiliar de Auditoria Fiscal Cultura y Recreación
Coordinadora general del informe
SILVIA MARIA AGUIRRE CALDERÓN
Profesional Universitaria
MARISOL MONTES ZEA
Técnico Operativo
ASTRID ELENA GALEANO HIGUITA
Técnico Operativo
Auditoría Especial a la Contratación de Metroparques
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CONTENIDO
pág.
1.
CARTA DE CONCLUSIONES
5
2.
RESULTADOS DE AUDITORIA
7
2.1
CONTROL DE GESTIÓN
7
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
Gestión Contractual
Rendición y Revisión de la Cuenta
Plan de Mejoramiento
Legalidad
Control Fiscal Interno
7
15
16
18
18
2.2
CONTROL DE RESULTADOS
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LISTA DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1. Calificación control de gestión
Cuadro 2. Calificación de la Gestión contractual
Cuadro 3. Calificación de la rendición y revisión de la cuenta
Cuadro 4. Calificación cumplimiento Plan de Mejoramiento
Cuadro 5. Calificación Legalidad
Cuadro 6. Calificación Control Fiscal Interno
Cuadro 7. Calificación control de resultados
Cuadro 8. Consolidado de hallazgos administrativos
7
15
16
17
18
19
20
23
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1. CARTA DE CONCLUSIONES
Medellín, 30 de julio de 2013
Doctor
WILSON ENRIQUE LÓPEZ BEDOYA
Gerente General
Metroparques
Ciudad
Asunto: Carta de Conclusiones Auditoría Especial Contratación
La Contraloría General de Medellín, con fundamento en las facultades otorgadas
por el Artículo 267 de la Constitución Política, las Leyes 42 de 1993, 610 de 2000
y 1474 de 2011 y la Resolución 258 de 2012 por medio de la cual se adopta la
Guía de Auditoría Territorial – GAT, practicó la Auditoría Especial a la Contratación
a Metroparques vigencia septiembre-diciembre 2012 y enero-marzo de 2013, a
través de la evaluación de los principios de: Economía, Eficiencia, Eficacia, con el
fin de conceptuar sobre la gestión fiscal del proceso de contratación.
Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información
suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de Medellín. La
responsabilidad de la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal Cultura y Recreación
consiste en producir un Informe de Auditoría Especial que contenga el concepto
sobre el examen practicado.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente
aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la
Contraloría General de Medellín, consecuentes con las de general aceptación; por
lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de
manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro
concepto.
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La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las
evidencias y documentos que soportan la auditoría realizada al proceso de
contratación y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis
se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales
reposan en los archivos de la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal Cultura y
Recreación.
La Contraloría General de Medellín como resultado de la evaluación, conceptúa
que la gestión fiscal del proceso de contratación cumple con los principios de
eficacia y eficiencia.
La Entidad debe elaborar el correspondiente Plan de Mejoramiento con las
acciones correctivas o preventivas que adelantará, para subsanar y corregir las
causas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría General
de Medellín, como resultado del ejercicio del proceso auditor, con el fin de dar
cumplimiento a las normas y los principios de economía, eficiencia, eficacia.
Metroparques tendrá un plazo máximo de 10 días hábiles, para la elaboración,
suscripción y presentación del Plan de Mejoramiento ante la Contraloría General
de Medellín, contados a partir de la recepción del informe final de auditoría. Éste
plan debe ser enviado por el aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea”.
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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
La Auditoría Especial se realizó a través del componente Control de Gestión, con
sus factores Gestión Contractual, Rendición y Revisión de la Cuenta, Plan de
Mejoramiento, Legalidad, Control Fiscal Interno y el componente Control de
Resultados con el factor Planes, Programas, Proyectos.
Los resultados de la evaluación adelantada, se presentan acorde con la
metodología establecida para el proceso auditor en la Guía de Auditoría Territorial
–GAT-, adoptada mediante Resolución 258 del 28 de diciembre de 2012.
2.1
CONTROL DE GESTIÓN
Cuadro 1. Calificación control de gestión.
Factores
1. Gestión Contractual
2. Rendición y Revisión de la Cuenta
3. Legalidad
4. Plan de Mejoramiento
5. Control Fiscal Interno
Calificación Parcial
Ponderación
69,8
0,67
Calificación
Total
46,5
79,0
0,04
2,8
68,8
0,07
4,5
67,8
50,0
0,12
0,12
7,9
5,8
1,00
67,6
Calificación total
Concepto de Gestión a emitir
Rango
80 o más puntos
Menos de 80 puntos
Desfavorable
RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN
Concepto
Favorable
Desfavorable
Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor
De acuerdo con la metodología de evaluación de gestión fiscal establecida en la
Guía de Auditoría Territorial –GAT-, la componente Control de Gestión, obtuvo una
calificación de 67.6 puntos, que la ubica en un tango cualitativo de “desfavorable”,
resultante de ponderar los factores que se relaciona a continuación:
2.1.1 Gestión Contractual. Para el desarrollo de la actividad contractual
Metroparques cuenta con el Reglamento de Contratación aprobado mediante acta
de Junta Directiva número 114 de diciembre de 2012, el proceso de contratación
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de Metroparques, por ser una empresa Industrial y Comercial de Estado, se
enmarca en un régimen especial como lo establece el artículo 13 de la Ley 1150
de 2007, no obstante le aplican los principios de la función administrativa
establecidos en la Constitución Política (artículo 209) y la Ley 489 de 1998.
Cuenta además con procedimientos definidos para la contratación y para la
adquisición de bienes y servicios, donde se definen para cada actividad, la
descripción y sus responsables y los formatos que deben tramitarse y su manual
de Interventoría aprobado mediante Resolución 1470 de 2008.
A partir de los resultados de la revisión de forma de la cuenta, se identificó que
durante el año 2012 ejecutó 155 contratos y 981 órdenes de compra rendidos, por
valor de $15.473.544.993, fueron evaluados 23 contratos por valor de
$4.134.110.372 y 27 órdenes de compra, por valor de $1.285.374.618, para un
total de $5.419.484.990 que representa el 35% de la contratación realizada por
Metroparques.
Los contratos fueron revisados en las diferentes etapas del proceso de
contratación, precontractual, contractual, de ejecución y de liquidación. A
continuación se describen las observaciones encontradas de los contratos y
órdenes de compra que presentaron inconsistencias:
Contratos 20120143 y 20130101
Hallazgo 1: Metroparques suscribió los contratos números 20120143 y 20130101
con el señor Luis Javier Jiménez Zuluaga: El contrato 20120143, con fecha de
inicio el 7 de diciembre de 2012, hasta el 30 de diciembre de 2012, por valor de
$7.250.000, con el objeto de “prestar sus servicios profesionales como ingeniero
civil para la asesoría y estructuración de términos de referencia, interventoría
técnica financiera y ambiental para el mejoramiento de la infraestructura física,
actualización de los sistemas de bombeo y filtración, reparación y
adecuación de andenes en adoquín, instalación de piso en solárium,
construcción de canalizaciones para redes de voz y datos y reparaciones de
puertas, ventanas y rejas en el parque”.
El alcance del objeto del presente contrato se circunscribe entre otros, a las
siguientes actividades:
1. Asesoría y elaboración en estudios técnicos y términos de referencia.
2. Estimación de cantidades de obra.
3. Realizar interventoría técnica, administrativa, financiera, ambiental para los
proyectos de mejoramiento de la infraestructura física, reparación y adecuación
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de senderos y andenes peatonales en adoquín, actualización de los
sistemas de bombeo y filtración; y demás proyectos que con ocasión del
desarrollo del objeto contractual, le sean asignadas.
El otro contrato suscrito con Luis Javier Jiménez Zuluaga es el número 20130101,
con fecha de inicio el 14 de febrero 2013 hasta el 30 de abril del 2013, por valor de
$13.920.000, con el objeto de “prestar el servicio de asesoría para estructurar
términos de referencia, interventoría técnica financiera y ambiental para el
mejoramiento de la infraestructura física, demolición y adecuación de andenes
en adoquín, actualización de los sistemas de bombeo y filtración, adecuación
de piscinas de didácticos en el parque Juan Pablo II”.
El alcance del objeto del contrato es la ejecución de las actividades que a
continuación se describen y que hacen parte del mismo, según oferta comercial
presentada por el contratista y aceptada por Metroparques la cual forma parte
integral y vinculante del contrato:
1. Asesoría para estructurar pliegos de condiciones y especificaciones.
2. Estimación de cantidades de obra.
3. Realizar seguimiento en la ejecución control a procedimientos constructivos.
4. Vigilar el cumplimiento de obligaciones laborales, medidas de seguridad y
demás aspectos relacionados con la interventoría técnica, financiera y ambiental.
Se observa que dentro del objeto del contrato número 20130101, se estipuló una
actividad que estaba contemplada en el 20120143. Las cláusulas Décima octava
en el contrato 20120143 y décima Novena en el contrato 20130101 hacen
referencia a Control y Vigilancia. “El control y vigilancia estará a cargo de
SANTIAGO ATERHORTÚA SIERRA o la persona que Metroparques designe. El
Interventor tendrá, entre otras, las siguientes atribuciones: 1. Verificar que EL
CONTRATISTA cumpla con las obligaciones descritas en el presente contrato.”
En el contrato 20130101 se observa que la actividad contratada “interventoría
técnica financiera y ambiental para el mejoramiento de la infraestructura
física, demolición y adecuación de andenes en adoquín, actualización de los
sistemas de bombeo y filtración…”, es la misma que aparece en el contrato
20120143.
El Interventor funcionario de Metroparques, suscribe una certificación de recibo a
satisfacción el 21 de diciembre de 2012 y un informe parcial de Interventoría,
donde certifica que el contrato 20120143 fue ejecutado el 100%, documento sin
fecha, localizado en la página 51 de la carpeta contractual.
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En los soportes del contrato 20120143, solo se encontraron certificaciones de
recibo e informe sobre el cumplimiento del contrato, al indagarse con la entidad tal
situación, se corrobora que en efecto en este contrato no se inició la obra para
realizar la interventoría, sin embargo el contratista estuvo realizando otras
actividades sin mediar ningún acto administrativo.
Por lo anterior se incumplió con lo establecido en el Manual de Interventoría en el
numeral 5.1, ordinales c. y h. “actas de recibo y pago parcial y acta de recibo
definitivo”, respectivamente, estos actos, en el ejercicio de las funciones del
interventor evidencian una presunta vulneración de la Ley 1474 de 2011, Estatuto
anticorrupción, artículos 44, 45 y parágrafo 2º del artículo 84 “Facultades y
deberes de los supervisores e interventores,” así como también la Ley 734 de
2002 (Código Disciplinario Único).
Metroparques contrató una interventoría con el contrato número 20120143 para
una obra que no se llevó a cabo, y el supervisor del contrato realiza actas de
recibo a satisfacción, inicialmente se cconstituyó en un presunto hallazgo
administrativo con incidencia disciplinaria y fiscal valorada en $7.250.000.
Luego del análisis en mesa de trabajo, de la respuesta dada por Metroparques
mediante oficios radicados 201305205-1 y 201305443-1 del 9 y 23 de agosto de
2013 respectivamente, fue tipificada por el ente de control como un hallazgo con
incidencia administrativa y disciplinaria, por cuanto se observan
inconsistencias graves en los objetos contractuales y en lo que respecta a la
interventoría, se están certificando tareas cumplidas en un 100% , las cuales son
contratadas de nuevo, (suscribe una certificación de recibo a satisfacción el 21 de
diciembre de 2012 y un informe parcial de Interventoría, donde certifica que el
contrato 20120143 fue ejecutado el 100%, documento sin fecha, localizado en la
página 51 de la carpeta contractual).
Hallazgo 2: Contrato 20120144 del 4 de diciembre de 2012, suscrito con
Productos químicos panamericanos S.A.S, para el “suministro de insumos
químicos necesarios para el tratamiento de piscinas Aeroparque Juan pablo II”,
por valor de $29.963.090. Se verificó el inventario de los productos químicos y
comparando los datos de las planillas “control ingreso y salida de químicos
piscinas”, con el elemento físico en bodega, dan cuenta de un saldo de 288 kilos
de cloro 70. En la bodega se tenían 240, generando una diferencia de 48 kilos de
cloro 70, valorados en $231.072 (kilo por $4.814), hecho que denota debilidades
en el control, lo cual se constituye en un presunto hallazgo administrativo
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Luego del análisis en mesa de trabajo, de la respuesta dada por Metroparques
mediante oficios radicados 201305205-1 y 201305443-1 del 9 y 23 de agosto de
2013 respectivamente, fue tipificada como un hallazgo con incidencia
administrativa, por el desorden en la información, las inconsistencias
presentadas, es preocupante que la entidad emita tres respuestas diferentes sobre
un mismo hecho y luego sin más explicación confirme que la tercer es la correcta.
Hallazgo 3: En la revisión del inventario de químicos, se evidenció en las planillas
de “control ingreso y salida de químicos piscinas” suministradas por Metroparques
que desde septiembre de 2012 hasta junio 30 de 2013, se ha hecho entrega de
productos químicos (118 kilos de cloro 70 y 92 kilos de cloro 90, insumos
valorados en $1.048.292) al Parque Tulio Ospina en cumplimiento de un fallo del
Tribunal Administrativo de Antioquia del 7 de julio de 2008, mediante el cual se le
ordena a la entidad efectuar las medidas de conservación y mantenimiento del
mismo. Sin embargo este bien, fue entregado en comodato por el Municipio de
Medellín al Municipio de Bello desde el mes de septiembre de 2012, hecho que
denota debilidades de control. (Sin cuantificar aún el valor de salarios y
prestaciones sociales del empleado que tiene Metroparques laborando en el
mencionado parque), lo cual se constituye en una presunta observación
administrativa con incidencia fiscal. Luego del análisis en mesa de trabajo, de la
respuesta dada por Metroparques mediante oficio radicado 201305205-1 del 9 de
agosto de 2013, fue tipificada por el ente de control como un hallazgo con
incidencia administrativa, es de anotar que se retira la incidencia fiscal por los
soportes entregados por Metroparques y se deja como hallazgo con incidencia
administrativa por el desconocimiento del sujeto de control acerca de la situación
del Parque Tulio Ospina, cuyos documentos fueron adquiridos como consecuencia
del informe preliminar entregado por la Contraloría.
Hallazgo 4: En los contratos números 20120029, 20120035, 20130102,
20130115, 20120144, 20120143, 20120018, 20120027, 20130109, 20130130,
20130147, 20130101,20120041, 20120093, 20120028, 20120038, 20120117,
20120004, 20120014, 20120019, 20120138, 20120046 y 20120146 y las órdenes
de compra verificadas del año 2012, se comprobó que no se diligencian todos los
formatos que hacen parte integral de los procedimientos establecidos por la
entidad, como son: “FRAGF-01 Solicitud de trámite presupuestal, FRABS-09
Solicitud de la elaboración del contrato, FRABS-13 Formato lista de chequeo,
FRAGJ-01 Formato hoja ruta, FRABS-1- visto bueno para contratar,” no se
evidencia el documento firmado por el abogado donde remita la documentación al
archivo. El no diligenciamiento de estos formatos denota falta de gestión e
incumple los procedimientos internos, genera reprocesos y sobrecostos.
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Auditoría Especial a la Contratación de Metroparques
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En los contratos 20130101, 20130102, 20120014, no se está cumpliendo con la
obligación de exigir los antecedentes de la Procuraduría y de la Contraloría en la
etapa precontractual, los aportados tienen fecha posterior al inicio del contrato,
incumpliendo el Manual de Contratación, hecho generado por falta de controles y
de revisión de la documentación previo a la firma del contrato para determinar si
puede contratarse con el contratista seleccionado, lo que puede generar
incumplimiento del contrato y reprocesos.
En los contratos 20120093, 20120146, 20120117 no se evidenció el acta de
liquidación, incumpliendo lo establecido en el Manual de Interventoría (Resolución
1470 de 2008, numeral 5.1 –actas- ordinal i.
Estos incumplimientos afectan la calificación de las variables suficiencia y calidad
del factor rendición de la cuenta y se constituye como una presunta observación
con incidencia administrativa. Luego del análisis en mesa de trabajo, de la
respuesta dada por Metroparques mediante oficio radicado 201305205-1 del 9 de
agosto de 2013, fue tipificada por el ente de control como un hallazgo con
incidencia administrativa, se trata de formatos establecidos en los procesos que
deben ser utilizados.
Hallazgo 5: En los contratos 20120093, 20120117, 20120146, 20120038,
20120138, 2010014, 20120029, 20120035, 20120144, 20120143, 20120018,
20120027, 20130102, 20120041, 20130115, 20130109, 20130130, 20130147,
20130101, no se evidenciaron las actas de recibo y pago parcial, actas de recibo
definitivo y actas de pago, incumpliendo lo establecido en el Manual de
Interventoría (Resolución 1470 de 2008, numeral 5.1, -actas- ordinales c, h y j. lo
que constituye una presunta Observación administrativa con incidencia
disciplinaria. Luego del análisis en mesa de trabajo, de la respuesta dada por
Metroparques mediante oficio radicado 201305205-1 del 9 de agosto de 2013, fue
tipificada por el ente de control como un hallazgo con incidencia administrativa,
se toma la decisión de dejarla como tal por las explicaciones dadas por
Metroparques, sin dejar de lado lo informado por la misma empresa mediante
oficio 201304530-1 del 12 de julio de 2013, en el cual manifestó:
”Con relación a las actas solicitas: actas de recibo y pago parcial, actas de recibo
definitivo y actas de pago, establecidas en Manual de Interventoría, se informa que
estas no se vienen realizando (negrilla fuera de texto) en los contratos citados
en su comunicación 201300003753”, motivo por el cual se configuró la
observación preliminar, el ente de control cuestiona lo siguiente: para que se
tienen establecidas actas en el Manual de Interventoría si se subsanan con un
informe?
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Hallazgo 6: El contrato de obra número 20120019 de mayo 2 de 2012, suscrito
con Juan Fernando Ocampo Echavarría, con el objeto: “construcción de la I etapa
del edificio para alojar talleres, camerinos y comedor para el personal de
mantenimiento del Aeroparque Juan Pablo II”, por valor de $159.989.653. Se
contrató para la interventoría el ingeniero Luis Javier Jiménez Zuluaga, mediante
orden de compra número 12447 del 31 octubre de 2011, (seis meses antes de
suscribirse el contrato), para “realizar asesoría en diseños e interventoría para la
adecuación en zona de máquinas de solárium, taller de mantenimiento según
requerimiento del convenio 4600034696 con la Secretaria de Obras Públicas”, por
valor de $9.000.000. El 16 de enero de 2012 mediante comprobante de egreso
31294 (factura de venta número 0593 del 22 de diciembre 2011); le entregaron al
interventor $3.000.000, es decir se canceló un servicio anticipado, sin haberse
suscrito el contrato para el cual se requirió de los servicios pactados.
Por otra parte, el contratar una interventoría a través de una orden de compra, no
permite detallar el alcance de lo contratado, ni establecer en forma clara las
obligaciones del contratista, no exige ningún tipo de informe y tampoco permite
supervisión; además, esta orden de compra fue adicionada mediante otra orden
de compra, la número 14425 del 7 de mayo de 2012, por valor de $3.000.000. Los
anteriores hechos constituyen una presunta observación administrativa con
incidencia disciplinaria. Luego del análisis en mesa de trabajo, de la respuesta
dada por Metroparques mediante oficio radicado 201305205-1 del 9 de agosto de
2013, fue tipificada por el ente de control como un hallazgo con incidencia
administrativa, se toma la decisión de dejarla como tal por las explicaciones
dadas por Metroparques, haciendo la claridad de que a la respuesta fueron
agregados documentos que inicialmente no los evaluó el Equipo Auditor.
Hallazgo 7: Se evidenció que no se liberaron los saldos restantes de los contratos
revisados números 20120144, 20120038, 20120035, situación que ha sido
notificada a la entidad en otros informes de auditoría y que de acuerdo con los
resultados de la presente, denota incumplimiento de la acción correctiva propuesta
“Se reintegraran todos los compromisos a diciembre 31 de 2012, que no se hayan
ejecutado”, lo que incide negativamente en la calificación de las variables
cumplimiento y efectividad del factor seguimiento al Plan de Mejoramiento único y
puede generar sanciones al ente auditado. Lo anterior constituye una presunta
Observación con incidencia administrativa. Luego del análisis en mesa de trabajo,
de la respuesta dada por Metroparques mediante oficio radicado 201305205-1 del
9 de agosto de 2013, fue tipificada por el ente de control como un hallazgo con
incidencia administrativa.
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Hallazgo 8: Los contratos 20130102, 20130130, celebrados con Juan Fernando
Ocampo y CSI América S.A.S, respectivamente, en su cláusula tercera hacen
referencia al manual de contratación derogado (Acuerdo 16 del 13 de junio de
2008), el que está vigente es del 12 de septiembre de 2012, aprobado según acta
114 de junta Directiva, denotando desconocimiento de la normativa aplicable.
Presunta Observación con incidencia administrativa. Luego del análisis en mesa
de trabajo, de la respuesta dada por Metroparques mediante oficio radicado
201305205-1 del 9 de agosto de 2013, fue tipificada por el ente de control como
un hallazgo con incidencia administrativa, debido a la falta de controles.
Con respecto a órdenes de compra, es evidente que Metroparques continua
realizando gran parte de su contratación a través de esta modalidad e incluso se
suscriben órdenes de compra por valor más alto que un contrato, tal es el caso de
la orden compra número 12447 del del 31 octubre de 2011, por valor de
$9.000.000, adicionada en $3.000.000 y el contrato 20120143 del 7 de diciembre
de 2012 por valor de $7.250.000, con lo cual se arriesgan los recursos, dadas los
requisitos exigidos para las órdenes de compra.
En los documentos soportes de la orden de compra 14868, a nombre de CYAN
Eventos y Logística S.A.S, por valor de $64.565.760, se presentan tres solicitudes
de trámite presupuestal, por valor de $80.000.000, del 1 de agosto de 2012,
$5.000.000 del 29 de agosto de 2012 y $1.000.000 del 29 de agosto de 2012, lo
que supera el valor de la misma.
Orden de Compra número14368 del 3 de julio de 2012, por valor de $65.435.163
a nombre del Metro de Medellín Ltda., “Recarga de tarjetas cívica y tiquetes
integrados los cuales se pagarán de forma mensual de acuerdo a la cantidad
recargada y dando cumplimiento al convenio interadministrativo 006 de 2012”.
El equipo auditor evidenció que el pago realizado mediante la factura 96699 del 11
de octubre de 2012 por valor de $16.895.000 fue pagado de nuevo con factura
96768 del 23 de octubre de 2012 por el mismo valor, consultada la empresa,
reconoció que fue un error su doble pago y solicitó su reembolso al Metro de
Medellín Ltda., dinero reintegrado el 24 de junio de 2013, es decir ocho (8) meses
después y por valor de $16.582.601.
Cumplimiento de principios:
Metroparques da cumplimiento a los principios de control fiscal de Eficiencia y
Eficacia, evaluados por el Equipo Auditor.
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La finalidad por la cual se expidió el Reglamento interno de Contratación de los
Bienes y Servicios de la Empresa Industrial y Comercial Metroparques, “Dotarla de
un esquema normativo que se adecue a la estructura administrativa de la Empresa
y permita la garantía de la plena vigencia de la libertada económica, la libre
competencia y en general los intereses económicos propios de toda su actividad
empresarial“, ha llevado a la aplicación generalizada de contratación a través de
órdenes de compra, a celebrar contratos de prestación de servicios,
desnaturalizando así, la contratación administrativa y riñendo su práctica con la
observancia de los Principios de la función administrativa y de la gestión fiscal,
consagrados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política Colombiana.
Las situaciones mencionadas dieron como resultado una calificación del factor
Gestión Contractual “con deficiencias”, tal como se evidencia en el siguiente
cuadro.
Cuadro 2. Calificación de la Gestión contractual.
VARIABLES A EVALUAR
Cumplimiento de las especificaciones técnicas
Cumplimiento deducciones de ley
Cumplimiento del objeto contractual
Labores de Interventoría y seguimiento
Liquidación de los contratos
CALIFICACIONES
EXPRESADAS POR LOS
AUDITORES
Contratación
55
100
95
74
71
CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL
Q
52
51
52
23
19
Ponderación
Puntaje
Atribuido
0,50
0,05
0,20
0,20
0,05
27,4
5,0
19,1
14,8
3,6
1,00
69,8
Calificación
Eficiente
Con deficiencias
Ineficiente
2
1
0
Con deficiencias
Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor
2.1.2 Rendición y Revisión de la Cuenta. Respecto a la oportunidad en la
cuenta rendida Metroparques cumple con lo establecido en las Resoluciones 197
de 2010 y 43 de 2011; no obstante las variables “calidad y suficiencia”, cumplieron
parcialmente, por cuanto la información entregada por el ente auditado se
evidencia incompleta e ilegible.
15
Auditoría Especial a la Contratación de Metroparques
NM PA AE 7724 D04 08 13
Hallazgo 9: Al realizar la revisión de la contratación rendida por Metroparques en
los formatos C01, C02, C04, establecidos por la Resolución 197 de 2010 y
compararla con la consignada en el formato F-20.1 rendido bimestralmente
durante el 2012, se evidenciaron inconsistencias, como diferencias en los nombres
de los contratistas y en los objetos contractuales, situación que denota falta de
controles. Presunta Observación con incidencia administrativa. Luego del análisis
en mesa de trabajo, de la respuesta dada por Metroparques mediante oficio
radicado 201305205-1 del 9 de agosto de 2013, fue tipificada por el ente de
control como un hallazgo con incidencia administrativa, debido a la falta de
controles.
La calificación de este factor fue de 79, es decir “con deficiencias”.
Cuadro 3. Calificación de la rendición y revisión de la cuenta.
Calificación Parcial
Ponderación
Puntaje
Atribuido
Oportunidad en la rendición de la cuenta
93
0,10
9,3
Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)
76
0,30
22,7
Calidad (veracidad)
78
0,60
47,0
1,00
79,0
VARIABLES A EVALUAR
SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE
LA CUENTA
Calificación
Eficiente
2
Con deficiencias
Con deficiencias
1
Ineficiente
0
Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor
2.1.3 Plan de Mejoramiento. Se evaluó el cumplimiento de los planes de
mejoramiento suscritos por la Entidad, en sus variables cumplimiento y efectividad,
se verificaron aquellas acciones cuya fecha de vencimiento había terminado y/o
tenían un avance. El resultado obtenido en el seguimiento al Plan de Mejoramiento
único fue del 68%, toda vez que de las 38 acciones de mejora propuestas, 15 se
cumplieron en un 100%, 18 tuvieron un cumplimiento entre el 40% y 80% y tres
tuvieron un avance entre el 10% y el 20%, estas últimas relacionadas con la
pérdida de tres fluxómetros de los baños de damas de la pista de atletismo, la
liberación de saldos no ejecutados de los contratos, la no utilización de formatos
establecidos en los procedimientos, la no elaboración de contratos marco y no
elaboración de relación de recibos de caja (consecutivos).
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Auditoría Especial a la Contratación de Metroparques
NM PA AE 7724 D04 08 13
Es importante manifestar que el Plan de Mejoramiento Único tiene definidas
acciones correctivas que serían cumplidas una vez se implemente el Sistema de
Gestión Integral, lo que a la fecha no se ha dado, aun habiéndose invertido
recursos para tal fin.
Hallazgo 10: El Plan de Mejoramiento Único suscrito el 15 de febrero de 2013
define entre las acciones de mejora “expedir un nuevo manual de contratación”;
con la revisión de los contratos auditados, se comprobó que la entidad no está
dando cumplimiento al Manual de Interventoría numeral 5 y al Manual de
Contratación artículos 11, 13, 14 y 15, y en los procedimientos establecidos para
desarrollar su gestión contractual, situación que se ha estado observando por el
Ente de Control en repetidas ocasiones. Se concluye que estas acciones de
mejora no fueron efectivas, lo que incide negativamente en la calificación de la
variable efectividad del factor seguimiento al Plan de Mejoramiento Único y puede
generar sanciones al Ente auditado, lo anterior constituye una presunta
Observación con incidencia administrativa. Luego del análisis en mesa de trabajo,
de la respuesta dada por Metroparques mediante oficio radicado 201305205-1 del
9 de agosto de 2013, fue tipificada por el ente de control como un hallazgo con
incidencia administrativa, por cuanto la acción de mejora (expedir un nuevo
manual de contratación), no fue efectiva, se evidenciaron las mismas situaciones
que iban a ser corregidas con el nuevo manual.
La calificación de este factor fue de 67.8, es decir “cumple parcialmente”, como se
indica en el cuadro 4.
Cuadro 4. Calificación cumplimiento Plan de Mejoramiento.
VARIABLES A EVALUAR
Puntaje Atribuido
Ponderación
74
66
0,20
0,80
1,00
Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Efectividad de las acciones
CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO
Puntaje
Atribuido
14,86
52,97
67,8
Calificación
Cumple
2
Cumple Parcialmente
1
No Cumple
0
Cumple Parcialmente
Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor
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2.1.4 Legalidad. Se verificó de manera transversal, en todos los factores que
componen esta auditoría que en el desarrollo de las operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole, se hubiese dado cumplimiento a las
normas tanto internas como externas aplicables a la entidad, sin desconocer que
Metroparques es una Empresa Industrial y Comercial del Estado regida por un
manual de contratación privado y que gran parte de su contratación es realizada a
través de órdenes de compra.
Es de anotar que el incumplimiento del Manual de Contratación, Manual de
Interventoría y de los procedimientos incidieron notablemente en la calificación
obtenida.
La calificación de este factor fue de 68.8, es decir, “con deficiencias”, como se
indica en el cuadro 5.
Cuadro 5. Calificación Legalidad.
VARIABLES A EVALUAR
Calificación Parcial
Ponderación
Puntaje
Atribuido
69
1,00
68,8
1,00
68,8
De Gestión
CUMPLIMIENTO LEGALIDAD
Calificación
Eficiente
2
Con deficiencias
1
Ineficiente
0
Con deficiencias
Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor
2.1.5 Control Fiscal Interno. Se evalúo la calidad y efectividad de los controles
inherentes al proceso de contratación, buscando determinar a través de la
aplicación de cuestionarios, revisión de documentos e informes aportados por la
empresa, si los controles fiscales internos aplicados a cada factor evaluado
establecen el adecuado o inadecuado funcionamiento del sistema de control
interno.
Hallazgo 11: Se observa que la entidad no está atendiendo las recomendaciones
de las auditorías realizadas por la oficina de Control Interno, varias de las
inconsistencias detectadas por el Equipo Auditor, fueron encontradas
anteriormente por dicha dependencia, se evidencia en la revisión de los controles
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Auditoría Especial a la Contratación de Metroparques
NM PA AE 7724 D04 08 13
inherentes la falta recurrente de estos, lo que incide negativamente en la
calificación de las variables de calidad y efectividad del factor Control Fiscal
Interno. Presunta observación con incidencia administrativaLuego del análisis en
mesa de trabajo, de la respuesta dada por Metroparques mediante oficio radicado
201305205-1 del 9 de agosto de 2013, fue tipificada por el ente de control como
un hallazgo con incidencia administrativa, por cuanto la respuesta no tiene
ninguna relación con la observación notificada.
Es de conocimiento general que la función de Control interno es salvaguardar y
preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y
ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización; el
promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en
los servicios; proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; cumplir las leyes, reglamentos
y otras normas gubernamentales; y, elaborar informes confiables, presentados
oportunamente.
Los resultados de los factores evaluados en esta auditoría, generados por la
matriz de evaluación de la gestión fiscal aprobada por la Guía de Auditoria
Territorial, arrojaron fallas en los controles inherentes, tales como errores en la
publicación de los contratos en la página web, compromisos presupuestales
equivocados, objetos repetidos en los contratos, pagos dobles, fallas en los
inventarios y demás mencionados a los largo del presente informe. No es
suficiente con tener una oficina de Control Interno competente si su labor no es
apoyada y tenida en cuenta por la administración.
La calificación de este factor tuvo un puntaje de 50, es decir “con deficiencias”, tal
como se evidencia en el cuadro 6.
Cuadro 6. Calificación Control Fiscal Interno.
Calificación Parcial
Ponderación
Puntaje
Atribuido
Evaluación de controles
50
0,30
15,0
Efectividad de los controles
50
0,70
1,00
50,0
VARIABLES A EVALUAR
TOTAL
35,0
Calificación
Eficiente
2
Con deficiencias
1
Con deficiencias
Ineficiente
0
Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor
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2.2
CONTROL DE RESULTADOS
Cuadro 7. Calificación control de resultados.
Factores minimos
1. Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos
Calificación Parcial
Ponderación
87,9
1,00
Calificación
Total
87,9
1,00
87,9
Calificación total
Concepto de Gestión de Resultados
Rango
80 o más puntos
Menos de 80 puntos
Favorable
RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS
Concepto
Favorable
Desfavorable
Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor
De acuerdo con la metodología de evaluación de gestión fiscal establecida en la
Guía de Auditoría Territorial–GAT–, la componente Control de Resultados, obtuvo
una calificación de 87.9 puntos, que la ubica en un rango cualitativo de “favorable”
resultante de la evaluación los planes, programas y proyectos, fundamentada en
las variables cumplimiento de las metas físicas de los planes Institucional 20122015, Plan de Acción de 2012 y la evaluación de los indicadores.
Los planes en Metroparques, están representados por un plan de largo plazo (Plan
Institucional) en el cual se definen los objetivos estratégicos a partir de los
resultados esperados, y por los planes de corto plazo (de Acción) requeridos para
orientar y controlar el ejercicio y desarrollo de su objeto social.
Luego del análisis en mesa de trabajo, de la respuesta dada por Metroparques
mediante oficio radicado 201305205-1 del 9 de agosto de 2013, para las
observaciones número 13 y 14, relacionadas con la evaluación de los planes y
reportadas en el informe preliminar, fue aprobado fusionarlas en un solo hallazgo,
así:
Hallazgo 12: Los planes de acción de las diferentes dependencias adscritas a
Metroparques, presentan falencias respecto a los principios generales en materia
de planeación (artículo 3 Ley 152 de 1994), su formato no es uniforme, por otra
parte, no incluye recursos programados ni ejecutados, lo que no permite
establecer el nivel de cumplimiento físico y financiero, para medir el índice de
avance efectivo de eficacia y evaluar los principios de la gestión fiscal, la
formulación del plan de acción vigencia 2013, adolece de las mismas falencias
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Auditoría Especial a la Contratación de Metroparques
NM PA AE 7724 D04 08 13
citadas anteriormente, lo que se constituye en un hallazgo con incidencia
administrativa.
Es de resaltar que el tema relacionado con los planes ha sido reiterativo, en
la AGEI Regular alcance 2010, se informó a la entidad lo siguiente:
“Las metas del Plan de Acción para la vigencia 2010, no se encuentran bien
definidas y por tanto no son medibles y cuantificables, de las 13 metas solo 3
estuvieron bien formuladas, es decir el 23%. Solo se formularon bien las metas de
control interno y la Unidad de Alimentos e informática. Con relación a los objetivos
estos fueron formulados en forma incompleta y por tanto no son medibles ni
evaluables.
Plan Estratégico 2008-2011. Este Plan no fue formulado con metas para el
cuatrienio y por tanto en su evaluación la Entidad no precisa cual es el avance del
mismo durante los tres años de ejecución, en esta solo detallan el porcentaje de
cumplimiento de actividades para el año 2010. Con relación a los objetivos estos
se encuentran formulados en forma general y no cumplen con los criterios y
características necesarias para que sea medible y evaluable en un período
determinado. Los objetivos deben ser, específicos, medibles, realizables, realistas
y limitados en el tiempo. Lo anterior implica que la Entidad carece de herramientas
de gestión a mediano plazo que permitan controlar y evaluar el cumplimiento de
los objetivos y metas planteados para el período 2008 – 2011.
Las situaciones observadas en la formulación tanto del Plan de Acción como del
Plan Estratégico ya había sido observada por la Contraloría Auxiliar en el informe
de la AGEI Regular del 2010 con alcance 2009 pero no se tomaron los correctivos
pertinentes y necesarios, no obstante haberse detallado acciones correctivas y
preventivas en un plan de Mejoramiento suscrito por la Entidad.
Evaluación plan de Acción. La Entidad no presenta una evaluación global de su
gestión que permita retroalimentarse con relación a las vigencias anteriores.
Las diferentes dependencias no evaluaron el cumplimiento del objetivo y la meta
establecida en el plan de acción para el año 2010, solo se presenta el
cumplimiento de metas de producto, pero estas evaluaciones no son coherentes
con lo programado para la vigencia fiscal, evidenciándose con ello que la Entidad
no cuenta con la cultura del autocontrol y evaluación que permita formular planes
de acción, de conformidad con los productos que deben arrojar la aplicación de los
procesos de acuerdo con las competencias de cada dependencia.
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Auditoría Especial a la Contratación de Metroparques
NM PA AE 7724 D04 08 13
Evaluación plan Estratégico. La Entidad no presentó evaluación del plan
estratégico 2008- 2011 que permita medir la gestión lograda durante los 3 años de
ejecución de dicho plan. Por las deficiencias en la definición de metas y objetivos
no es posible para la Contraloría medir el avance de este plan durante los tres
años de ejecución”.
En la AGEI Regular alcance 2011, se informó nuevamente a la entidad lo
siguiente:
“El Plan Estratégico 2008-2011 no fue formulado con metas para el cuatrienio, sin
embargo presenta la evaluación de cada objetivo.
La formulación de los objetivos se realizó en forma general, sin el cumplimiento de
los criterios y características técnicas necesarias (los objetivos deben ser
específicos, medibles y limitados en el tiempo), observación hecha en informes
anteriores entregados por el Ente de Control (AGEI Regular 2009-2010).
Con respecto al Plan de Acción Metroparques presentó 13 planes de acción para
sus respectivas áreas, para un total de 113 metas, las cuales no fueron concretas
y cuantificables, al igual que los objetivos estratégicos carecen de los criterios y
características técnicas necesarias.
En general; los objetivos apuntan al desarrollo de la misión de la empresa, pero
las metas definidas no guardan coherencia con estos, no existe la cultura del
autocontrol y evaluación que permita formular planes de acción, de conformidad
con los productos que debe arrojar la aplicación de los procesos de acuerdo con
las competencias de cada dependencia.
- Evaluación Plan Estratégico 2008-2011 y plan de Acción 2011 objetivos y
metas
Metroparques presentó los planes en la rendición de la cuenta, se verificó el
cumplimiento de objetivos y metas, se realizaron pruebas selectivas de
cumplimiento; evidenciándose una ejecución del 49%, que comparado con el año
anterior (63%), presenta un desmejoramiento de 14 puntos porcentuales,
demostrándose de nuevo las irregularidades que presenta la Entidad por no
definir con claridad objetivos y metas y por la ausencia de herramientas de gestión
para controlar su cumplimiento.
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- Indicadores de gestión
Metroparques para el periodo evaluado continúa sin formular indicadores de
gestión como Economía, Eficiencia, Eficacia, Equidad, y componente ambiental u
otra clase de indicadores, que le permita evaluar el resultado de su gestión, la falta
de éstos no permitió al Equipo Auditor medir los principios de la gestión fiscal en la
vigencia auditada.
Metroparques en la rendición de la cuenta entregada al Ente de Control el 15 de
febrero de 2012, se comprometió, mediante oficio, a formular y aplicar los
indicadores para dicha vigencia”.
Para lo observado en las auditorias anteriores Metroparques elaboró el respectivo
Plan de Mejoramiento, presentando las acciones correctivas para cuatro
deficiencias administrativas, cuyo nivel de avance a la fecha de este informe es del
55%.
Cuadro 8. Consolidado de hallazgos administrativos Auditoría Especial Contratación (definitivo).
Código: FPA07-C
Versión: 01
CONSOLIDADO DE
OBSERVACIONES / HALLAZGOS
ADMINISTRATIVOS
Hallazgos Administrativos
Valor
Número
Con Incidencia Fiscal
Con Incidencia Administrativa
Con Incidencia Disciplinaría
Con Incidencia Penal
Total
(en pesos)
0
12
1
0
13
$
-
Fuente: Guía de Auditoría Territorial Elaboró –Equipo Auditor
Atentamente,
ANDREA BEDOYA PULGARIN
Contralora Auxiliar de Auditoría Fiscal
Cultura y Recreación
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