INFORMÁTICA

INFORMÁTICA
INFORMÁTICA 1
Sesión No. 11
Nombre: Gestor de Base de Datos (Access)
Contextualización
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos, creado para uso
personal y de pequeñas organizaciones. Posee muy buenas herramientas para
el manejo de volúmenes de datos, su organización, tratamiento y presentación.
Este programa permite la manipulación de filas y columnas, realiza cálculos
complejos e incluso se encarga de diseñar distintos tipos de gráficas, permite
almacenar datos, buscar datos, analizar e imprimir información, compartir datos.
Los datos solo pueden ser ingresados una sola vez, de una manera determinada
y luego puede manipularse para extraer información seleccionada por múltiples
criterios.
Una base de datos Access puede contener seis tipos de objetos, algunos para
ser utilizados siempre como tablas o como módulos.
INFORMÁTICA 2
Introducción al Tema
¿Sabes que es un formulario?
En esta sesión analizaremos cómo se elabora un informe y un formulario a
través de la aplicación, además estudiaremos los controles que se utilizan en
cada uno. Se explicará cómo importar datos desde otras aplicaciones, cómo
incrustar imágenes, vincular documentos y otras herramientas útiles para
trabajar con la aplicación.
Los alumnos: Identificarán los elementos más importantes de la estructura y
funcionamiento de Access y describirán el uso de las aplicaciones disponibles en
Access.
INFORMÁTICA 3
Explicación
VII.1 Componentes de la interfaz de Microsoft Acces
¿Qué son los formularios?
Los formularios sirven para definir pantallas que se utilizan generalmente para
editar los registros de una tabla o de una consulta.
En esta unidad veremos cómo crear un formulario, cómo manejarlo para la
edición de registros y cómo cambiar su diseño.
Crear formularios
Para crear un formulario tenemos varias opciones:
Podemos acceder a todas ellas desde la ficha Crear:
Formulario. Consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que
contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel
de Navegación.
Diseño del formulario. Abre un formulario en blanco en la vista Diseño,
después se deben ir incorporando los distintos objetos que se requieran en él.
Este método no se suele utilizar mucho, ya que en la mayoría de los casos es
más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después,
sobre el formulario creado, modificar el diseño para ajustarlo a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de
un formulario.
Formulario en blanco. Consiste en crear un nuevo formulario sin contenido,
pero en vez de abrirse desde vista Diseño, como la anterior opción, se abrirá en
vista Presentación. Ésta ofrece ventajas como poder incorporar datos,
simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de
Navegación.
Asistente para formularios. Utiliza un asistente que guía paso a paso en la
creación del formulario.
Navegación. Permite crear un formulario dedicado a la navegación que simula
la estructura típica de menús de una página Web.
¿A qué nos referimos con informes?
INFORMÁTICA 4
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta,
generalmente, para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que
los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se
pueden modificar), mientras que en los informes se puede agrupar más
fácilmente la información y sacar totales por grupos.
Crear un informe: Para crear un informe podemos utilizar las opciones del
grupo Informes, en la ficha Crear:
Informe. Consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene
todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.
Diseño de informe. Abre un informe en blanco en la vista Diseño. Se tienen que
ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en él. Este
método no se suele utilizar, ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y
rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después, sobre el resultado,
modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.
Informe en blanco. Abre un informe en blanco en vista Presentación.
Asistente para informes. Utiliza un asistente que guía paso a paso en la
creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.
Propiedades generales de los controles
Nombre. Aquí indicaremos el nombre del control.
Visible. Si la propiedad se establece a No el control será invisible en el
formulario. Por el contrario, si lo establecemos a Sí el control sí será visible.
Ancho y Alto. Establece el tamaño del control indicando su anchura y altura. De
nuevo la unidad de medida utilizada es el centímetro
Color del fondo. Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo más
sobre el resto del formulario
Color y Ancho de los bordes. Establece el color del borde del control y su
ancho en puntos
Efecto especial. Esta propiedad modifica la apariencia del control y le hace
tomar una forma predefinida por Access.
INFORMÁTICA 5
Importar y exportar datos
Importar
Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente.
Para ello, sólo tendremos que acudir a la ficha Datos externos, una vez allí
seleccionar la opción adecuada en el grupo Importar y vincular.
Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos
importar. Si quieres importar objetos de una base a otra sólo tienes que hacer
clic en el botón Access.
Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla,
formulario, informe, macro u otra, sólo tendremos que seleccionar la base de
datos de origen y pulsar el botón Aceptar.
Exportar Datos
Para ello, sólo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrarás en la
sección Exportar de la ficha Datos Externos.
comandos te permitirán copiar tablas, informes, formularios, macros y cualquier
objeto de tu base de datos a otra, creando una copia exacta del objeto en otro
lugar.
Para utilizar esta opción sólo tendrás que seleccionar el objeto que desees, por
ejemplo vamos a exportar a Access. Se abrirá el cuadro Exportar: Base de datos
Access y sólo tendrás que indicar en qué base de datos quieres copiar el objeto.
Otros elementos
Analizar Tablas: Una base de datos sirve para almacenar información, de tal
forma que ésta se pueda luego gestionar y recuperar de forma eficiente.
Analizar Rendimiento: Esta opción permite analizar todos los objetos que
tienes definidos en tu base de datos
El Documentador : Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchos
objetos de todo tipo y cuando trabajan varias personas en el mantenimiento a
nivel de diseño de ésta, puede ser útil tener documentada toda la información
referente a las características de cada objeto de la base de datos.
Compactar y Reparar: Una herramienta útil que Access nos ofrece y que
podremos utilizar es la de Compactar y Reparar.
INFORMÁTICA 6
Conclusión
En esta semana tratamos nuevamente un tema extenso: Microsoft Access. Viste
que es un sistema de gestión de bases de datos, creado para uso personal y de
pequeñas organizaciones. En esta sesión analizaste la manera en cómo se
elabora un informe y un formulario a través de la aplicación, además de los
controles que se utilizan en cada uno.
INFORMÁTICA 7
Para aprender más
¿Conoces los tipos de controles?
INFORMÁTICA 8
INFORMÁTICA 9
Actividad de Aprendizaje
A fin de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, deberás realizar
la siguiente actividad.
Instrucciones:
1.- Realiza la base de datos de una biblioteca llamada Vasconcelos para su control
Crea la siguiente tabla con el nombre Libros que contenga las siguientes
características
Campo
Tipo de Campo
Tamaño
Título
Texto
50
Editorial
Texto
30
Código de autor
Numérico
Número de Páginas
Numérico
Género literario
Texto
30
La clave debe ser el campo Título
2.- Crea otra tabla que tenga como nombre USUARIOS, la clave debe ser Apellido
del usuario
Campo
Tipo de Campo
Usuario
Apellidos del usuario
Texto
40
Nombre(s)
Texto
30
Dirección
Texto
50
Código postal
Texto
5
Teléfono
Texto
9
Fecha de nacimiento
Fecha/Hora
Tendrás que subirlo a la plataforma en el lugar indicado.
INFORMÁTICA 10
Bibliografía
Microsoft Corporation (2011). Microsoft Office 2010.Recuperado en noviembre
2011 en http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/
Curso
de
Access
2010.
Recuperado
http://www.aulaclic.es/access-2010/index.htm
en
Diciembre
de
2011en