MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN

MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS
Y DELEGADOS DE LA ADMINISTRACIÓN INTERNA
EN UNIDADES EJECUTORAS CON UDDAF
CLASE “A Y B”
Dirección de Administración Interna
ADMINISTRACIÓN GENERAL
02.20.01.01.02.00.00
Guatemala, agosto 2012
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
PRESENTACIÓN
El Departamento de Almacén e Inventarios de la Administración Interna del Ministerio
de Agricultura, Ganadería y Alimentación, tiene por objeto establecer los lineamientos
organizacionales, que ayudarán a controlar el desarrollo y cumplimiento de las
actividades que se llevan a cabo internamente.
Esta herramienta administrativa, contiene objetivos y normas de observancia general,
en cada procedimiento, proporcionando a los funcionarios un instrumento que facilita
la orientación de las actividades que deberán de realizarse en las dependencias que
conforman la Administración Interna, incidiendo de esta manera en el cumplimiento de
las actividades que desarrolle cada responsable que interviene en los mismos.
Dentro del mismo, se elaboró un capítulo que deberán contemplar las Unidades
Desconcentradas de Administración Financiera con UDDAF Clase “A y B”, diseñados
de forma clara y concreta para su ejecución, en este sentido además de servir de una
guía, fuente de consulta y dar lineamientos uniformes, también sirve de parámetro o
estándar de comparación para las instancias encargadas de monitorear las acciones
de las dependencias en la institución.
Este documento al igual que otras herramientas administrativas se caracteriza por ser
dinámico por optimizar las funciones del personal, por tal motivo está sujeto a mejoras
en la administración actual, así como las que exigen las Leyes vigentes, ofreciendo la
posibilidad de agregar otros procedimientos que se consideren necesarios dada la
demanda que se de en la práctica diaria.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ÍNDICE
DESCRIPCIÓN
PÁGINA
01
Presentación
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DEL MANUAL
Objetivo General
Objetivos Específicos
04
04
Alcance
04
Normas Generales
07
CAPITULO II
PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN
Control, registro y archivo de los
02.20.01.01.02.00.01
formularios de solicitudes de pedido
Ingreso de bienes y suministros
02.20.01.01.02.00.02
Registro y control de ingreso de bienes y
02.20.01.01.02.00.03
suministros
Almacenamiento de bienes y suministros
02.20.01.01.02.00.04
Despacho de bienes y suministros
02.20.01.01.02.00.05
Registro y control de salida de bienes y
02.20.01.01.02.00.06
suministros
Entrega de Formulario de Viáticos
02.20.01.01.02.00.07
CAPITULO III
PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE INVENTARIOS
Registro de bienes
02.20.01.01.02.00.08
Registro de donaciones y traslados de
02.20.01.01.02.00.09
activos fijos a favor del MAGA
Registro de bienes activos ajenos al
MAGA que se encuentran al servicio del 02.20.01.01.02.00.10
Ministerio
Inspección de inventario de bienes
02.20.01.01.02.00.11
muebles
Emisión de solvencia de inventarios
02.20.01.01.02.00.12
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
09
12
15
16
18
20
21
24
27
30
32
34
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ÍNDICE
DESCRIPCIÓN
Descarga de bienes muebles activos
CÓDIGO
PÁGINA
02.20.01.01.02.00.13
36
Tramite de baja de bienes muebles en
02.20.01.01.02.00.14
estado inservible
Emisión de certificación de bienes
02.20.01.01.02.00.15
ingresados al inventario
Informe anual a Finanzas
02.20.01.01.02.00.16
38
40
42
CAPITULO IV
PROCEDIMIENTOS DE LOS DELEGADOS DE LA ADMINISTRACIÓN
INTERNA EN UNIDADES EJECUTORAS CON UDDAF CLASE “A y B”
ALMACÉN
Control, registro y archivo de los formularios de
“SOLICITUDES DE PEDIDO”
Ingreso de bienes y suministros
01
45
02
48
Registro y control de ingreso de bienes y suministros
03
51
Almacenamiento de bienes y suministros
04
52
Despacho de bienes y suministros
05
54
Registro y control de salida de bienes y suministros
06
56
07
58
08
61
09
64
10
66
Tramite de baja de bienes muebles en estado inservible
11
68
Emisión de certificación de bienes ingresados al
inventario
12
70
INVENTARIOS
Registro de bienes
Registro de donaciones y traslados de activos fijos a
favor del MAGA
Registro de bienes ajenos al MAGA que se encuentran
al servicio del ministerio
Descarga de bienes muebles activos
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
3
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ÍNDICE
DESCRIPCIÓN
PÁGINA
72
Glosario de Términos
ANEXOS
1
Solicitud de pedido
77
2
Especificaciones técnicas
78
3
Cotización aprobada
79
4
Factura
80
5
81
6
Formulario 1-H “Constancia de ingreso a Almacén y a
Inventario”
Tarjeta para control de suministros
7
Requisición al almacén de materiales y suministros
83
8
Acuerdo ministerial 214-2006
85
9
Requerimiento de solicitudes de pedido
88
10
Formato de devolución de solicitudes de pedido
89
11
Tarjeta de responsabilidad
90
12
Formulario 1H razonado
91
13
Tarjeta de responsabilidad firmada
92
14
Constancia de bienes en inventario
93
82
16
Reglamento de inventarios muebles de la administración
pública
Artículo 53 aceptación y aprobación de donaciones
17
Control de de activos fijos en hojas moviles inicio de año
99
18
Control de de activos fijos en hojas moviles fin de año
100
15
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
94
98
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
4
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DEL MANUAL
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
5
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
OBJETIVO GENERAL
Dotar de instrumentos que guíen el trabajo al Personal de del Almacén e Inventarios de
la Administración Central, Unidades Desconcentradas del Administración Financiera y
Unidades Ejecutoras del MAGA, proporcionándoles normas y procedimientos que rigen
los procesos bajo su responsabilidad, en cumplimiento a lo establecido en leyes y
normativas vigentes.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1.
Proveer a personal de Almacén e Inventarios los procedimientos a utilizar en la
realización de las funciones y actividades asignadas.
2.
Responsabilizar a cada funcionario en la observancia y cumplimiento de las
normas y procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades de
Almacén e Inventarios.
ALCANCE
El presente Manual está dirigido al personal del Departamento de Almacén e
Inventarios, Almacén, Directores del MAGA y Delegados de Almacén e Inventarios a
nivel departamental y a personas que tienen a su cargo bienes o el resguardo de los
mismos, así como también, a los entes externos que mantienen alguna relación con
bienes adquiridos por el MAGA.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
NORMAS GENERALES:
1. La implementación del presente manual es inmediata, permanente y obligatoria
dentro del Departamento de Almacén e Inventarios y de las Unidades Ejecutoras
que cuentan con UDDAF Clase “A y B”, por lo que es responsabilidad de cada
Jefe Inmediato Superior, socializar el contenido de este documento con el
personal bajo su cargo.
2. Los efectos operativos derivados de la aplicación del Manual, dentro del orden
jerárquico citado a los empleados y funcionarios de contrataciones y
adquisiciones, se verán de inmediato:
 En el ordenamiento y racionalización de los sistemas de trabajo;
 En la contribución al desarrollo eficiente y eficaz de los servicios que se
prestan;
 En la contribución al cumplimiento de políticas, objetivos, prioridades y metas,
previstas para el proceso de análisis, diseño y ejecución de los planes de
trabajo establecidos.
3. Es responsabilidad del Administrador Interno y el Jefe del Departamento de
Almacén e Inventarios y Encargados de Secciones, garantizar la socialización
continua y aplicación del presente manual, de tal manera que en el momento que
las condiciones lo exijan, se modifique o actualice a través de las acciones
administrativas que correspondan.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
7
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
8
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento de Almacén e Inventarios
Sección de Almacén
CONTROL, REGISTRO Y ARCHIVO DE
LOS FORMULARIOS DE
SOLICITUDES DE PEDIDO
Código
02.20.01.01.02.00.01
Páginas
Fecha
Agosto 2012
3
OBJETIVO:
Contar con una descripción de los pasos a seguir para el control, registro y archivo de
los formularios de Solicitudes de Pedido en la Sección de Almacén del Departamento
de Almacén e Inventarios de Administración Interna.
NORMAS:
1. La autorización de impresión de Solicitudes de Pedido es requerida a la
Contraloría General de Cuentas por medio de un oficio, según la demanda que
tenga la institución en las contrataciones y adquisiciones a efectuar durante un
periodo determinado, como se describe: (Ver anexo 1)
a. Número de cuentadancia de la institución.
b. Cantidad de formularios a imprimir.
c. Cantidad de talonarios que debe de contener cada paquete.
d. Número de copias que contiene cada una de las solicitudes.
e. Las Solicitudes de Pedido deben imprimirse en tres colores:
 Original en color blanco
 Dos copias a color
2. La Solicitud de Pedido contienen lo siguiente: (Ver anexo 2)
a. Nombre de la Institución.
b. Membrete de la Institución.
c. Dirección y teléfono de la Institución.
d. Sello de Autorización de la Contraloría General de Cuentas (CGC).
e. Forma -01-S/P-AC.
f. Lleva escrita la descripción Sin Serie.
g. Número de correlativo del formulario.
h. Describe el Nombre del Formulario (Solicitud de Pedido).
i. Fecha.
j. La descripción siguiente: Señor Jefe del Departamento de Contrataciones y
Adquisiciones.
k. Unidad Solicitante.
l. La descripción de solicitud siguiente: Atentamente solicito a usted efectuar
las compras detalladas a continuación.
m. Contiene 4 columnas y un número de renglones donde se describe el
detalle de la Contratación y Adquisición de bienes y/o servicios requeridos.
n. Cada columna describe:
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
9
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
 Cantidad
 Unidad de medida
 Descripción
 Observaciones
o. Autorización de la Contraloría General de Cuentas.
p. La descripción: Se autoriza la adquisición a que se refiere esta solicitud,
debiéndose llenar previamente los requisitos de Ley y según instructivo
afín.
q. Contiene 4 campos para: nombre, firma y sello de:
 Solicitante,
 Encargado de Almacén
 Vo. Bo. del Jefe de la Unidad Ejecutora.
3. La Solicitud de Pedido en el reverso de cada una de las hojas contiene un
instructivo para llenar correctamente el formato. (Ver anexo 3)
4. Las Unidades Solicitantes deberán solicitar a la Sección de Almacén por medio
de un oficio autorizado por el director de éstas, indicando la cantidad necesaria
de Solicitudes de Pedido que requieran según las Contrataciones y
Adquisiciones que ejecutarán. (Ver anexo 4)
5. Los Jefes de las Unidades Solicitantes, deberán firmar y sellar cada Solicitud de
Pedido, la cual será aprobada por el Director y/o Titular de la Unidad Ejecutora.
6. La Sección de Almacén cuenta con el Libro de Control Correlativo y Existencia
de Formularios de Solicitudes de Pedido Entregados a cada Unidad Solicitante,
autorizado por la Contraloría General de Cuentas. (Ver ejemplo del Libro en la
Sección de Almacén)
7. Se entregarán los talonarios necesarios de Solicitudes de Pedido por Unidad
Solicitante conforme vayan entregando las copias establecidas para la Sección
de Almacén, en orden cronológico.
8. Ninguna Solicitud de Pedido será anulada en blanco si no es utilizada por las
Unidades Solicitantes, estas deberán devolverse a la Sección de Almacén para
reasignarlas a otras Unidades Solicitantes.
9. Las copias de las Solicitud de Pedido deberán de estar firmadas y selladas para
su distribución, como sigue:
 Original en color blanco, se colocará en el expediente que queda en el
Departamento de Contabilidad de la Administración Financiera.
 Copia a color, se trasladará a Almacén con copia de la cotización
autorizada.
 Copia a color, se entregará a la Unidad Solicitante.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
0
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
CONTROL, REGISTRO Y ARCHIVO DE LOS FORMULARIOS DE
“SOLICITUDES DE PEDIDO”
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
REQUERIMIENTO DE SOLICITUDES DE PEDIDO
Unidad Solicitante
1
Requiere a la Sección de Almacén, la cantidad de
solicitudes de pedido a utilizar. (Ver norma 4)
Auxiliar de Recepción
2
Verifica si la Unidad Solicitante liquido con
anterioridad las Solicitudes de Pedido entregadas.
Si, sigue paso 3
No, rechaza la solicitud hasta liquidar.
AUTORIZACIÓN Y ENTREGA
Encargado de Almacén
3
Autoriza la cantidad de Solicitudes de Pedido según
existencias.
Auxiliar de Recepción
4
Anota en el Libro de Control los formularios
entregados. (Ver norma 6)
5
Entrega los Formularios a la Unidad Solicitante.
Unidad Solicitante
6
Firma en el Libro de Control de recibido.
7
Recibe la cantidad de formularios autorizados.
8
Entrega oficio con formato de devolución y copias
de Solicitudes de Pedido utilizadas al Auxiliar de
Recepción de la Sección de Almacén. (Ver anexo
9).
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento de Almacén e Inventarios
Sección de Almacén
Código
INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS
Fecha
02.20.01.01.02.00.02 Páginas
Agosto 2012
3
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Recibir de los proveedores los bienes y suministros adquiridos por el MAGA para
ingresarlos al almacén y suministrar los requerimientos de las dependencias del
Ministerio.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
1. No se acepta que los proveedores realicen entregas parciales de los bienes o
suministros.
2. Toda entrega de bienes o suministros deberá acompañarse de la solicitud de
pedido, especificaciones técnicas, cotización aprobada y la factura original que debe
contener la información siguiente: (Ver anexos 1,2,3 y 4)
a. Fecha
b. Nombre del MAGA
c. NIT del MAGA
d. Dirección del MAGA
e. Cantidad de bienes o suministros
f. Descripción de los bienes o suministros
g. Precio unitario (si existe la columna en la factura)
h. Precio total.
i. Especificar si la retención es del 5% o Contribuyente General.
j. Debe de llevar el sello de Cancelado.
3. Según lo establecido en el Acuerdo Ministerial No. 214-2006 del MAGA no ingresan
al Almacén y no son inventariables los bienes y suministros siguientes: (Ver anexo
8)
a. Combustibles y Lubricantes
b. Agua Purificada
c. Materiales de Construcción
d. Accesorios y Repuestos en General
4. La factura se devuelve al proveedor con firma y sello de recepción. (Ver anexo 4)
5. El Formulario 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario” debe ser firmado
por el Encargado de Almacén, Administrador Interno y Encargado de Inventarios (en
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
los casos que el bien sea inventariable) o las personas que los sustituyan en su
ausencia. Se distribuye de la manera siguiente: (Ver anexo 5)
a. Original – Expediente de Compra
b. Copia color – Sección de Almacén
c. Copia color – Departamento de Inventarios
d. Copia color – Departamento de Tesorería
INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
No.
RECEPCIÓN DE LOS BIENES Y SUMINISTROS
Auxiliar de Recepción
Verifica que los bienes o suministros entregados por
el proveedor coincidan con la descripción de la
1 factura.
Si, sigue paso 2
No, rechaza la entrega
Verifica que los productos cumplan con los requisitos
consignados en la solicitud.
2
Si, recibe el producto
No, rechaza la entrega
3 Firma y sella la factura de recibido.
Llena la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a
4 Almacén y a Inventario” de acuerdo a la información
de la Solicitud de Pedido y la factura.
Traslada la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a
5 Almacén y a Inventario” al Encargado de Almacén
para aprobación.
APROBACIÓN DE LA COMPRA DEL BIEN O SUMINISTRO
Encargado de Almacén
Revisa que la información contenida en la Forma 1-H
6 “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”
coincida con la factura.
7 Firma y sella la forma.
Traslada la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a
8
Almacén y a Inventario” al Administrador Interno.
Administrador Interno
Firma la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a
9
Almacén y a Inventario”
10 Devuelve Forma 1-H al Auxiliar de Recepción.
VERIFICACIÓN DEL BIEN O SUMINISTRO
Auxiliar de Recepción
Verifica que el producto sea inventariable para la
identificación del bien o suministro.
11 Si, Coordina con el personal de inventarios y sigue
paso 12.
No, se acomoda el producto en Almacén
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
3
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE
Personal de Inventarios
PROCEDIMIENTO
No.
Se presenta al Almacén, asignan un número de
inventario e identifican el bien o suministro.
Llena la columna “Folio Libro Inventario” en la Forma
13 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”
firmado y sellado por el Encargado de Inventarios.
14 Traslada expediente al Auxiliar de Recepción
REGISTRO Y CONTROL INTERNO DEL BIEN O SUMINISTRO
Auxiliar de Recepción
Verifica que los bienes hayan sido identificados y el
15 formulario haya sido llenado, firmado y sellado
correctamente.
Traslada la papelería al Solicitante para que realice el
16
trámite de pago.
Elabora un registro de control interno para el traslado
17
del expediente.
Entrega los bienes y Suministros al Encargado de
18
Almacenamiento.
Distribuye los originales y copias de los documentos
19
al Auxiliar de Registro.
Archiva una fotocopia de la Forma 1-H “Constancia
de Ingreso a Almacén y a Inventario” y fotocopia de
20
factura.
------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
12
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
4
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento de Almacén e Inventarios
Sección de Almacén
Código
REGISTRO Y CONTRO DE INGRESO DE
BIENES Y SUMINISTROS
Fecha
02.20.01.01.02.00.03 Páginas
Agosto 2012
1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Registrar los bienes y suministros adquiridos por el MAGA, para ingresarlos al Almacén
y suministrar los requerimientos de las dependencias del Ministerio.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
1. El único documento para el Registro de Ingreso es el Formulario 1-H
“Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario”.
2. Los Registros deberán operarse diariamente, conforme se presente el proveedor
con los productos.
3. El registro y control de ingreso de bienes y suministros, deberá realizarse por
producto en la Tarjeta para Control de Suministros, con número de correlativo,
identificando el tipo de producto y el número de renglón presupuestario, dicha
tarjeta estará autorizada por la Contraloría General de Cuentas. (Ver anexo 6).
REGISTRO Y CONTRO DE INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
No.
REGISTRO Y CONTROL DE SUMINISTROS
1
Auxiliar de Registro
2
3
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Recibe el Formulario 1-H “Constancia de Ingreso a
Almacén e Inventario”.
Registra en la Tarjeta para Control de Suministros el
producto ingresado.
Archiva tarjeta y formulario por correlativo.
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
5
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento de Almacén e Inventarios
Sección de Almacén
Código
ALMACENAMIENTO DE
BIENES Y SUMINISTROS
Fecha
02.20.01.01.02.00.04 Páginas
Agosto 2012
2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Almacenar en la bodega los bienes y suministros adquiridos por el MAGA para atender
posteriormente los requerimientos de las Unidades Solicitantes.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
1. El mobiliario y equipo de oficina, equipo de cómputo, los vehículos y bienes que por
su naturaleza y características no pueden resguardarse en el Almacén, se
despachan inmediatamente a la Unidad Solicitante.
2. El Auxiliar de Almacén tomará las medidas necesarias para que cada bien o
suministro se coloque en la estantería adecuada de acuerdo a las condiciones
ambientales de la bodega.
3. El Auxiliar de Almacén acomodará los bienes y suministros de tal forma que exista
una rotación adecuada del inventario.
4. El Auxiliar de Almacén será el responsable de mantener la bodega en buenas
condiciones de higiene y seguridad.
ALMACENAMIENTO DE BIENES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
No.
RECEPCIÓN DEL BIENES Y SUMINISTROS
Verifica que los bienes y suministros coincidan con la
1 Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a
Inventario”
2 Recibe los Bienes y Suministros
Firma el registro de control interno para el traslado
3
del expediente.
ALMACENAMIENTO DE BIENES Y SUMINISTROS
Auxiliar de
4 Clasifica los bienes o suministros.
Almacenamiento
5 Establece fechas de vencimiento o caducidad.
Identifica el lugar que se tiene establecido para el
6
bien o suministro
Auxiliar de
Almacenamiento
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ALMACENAMIENTO DE BIENES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE
7
8
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
PROCEDIMIENTO
No.
Verifica e informa al Encargado de Almacén de las
fechas de vencimiento o caducidad del producto.
Acomoda el bien o suministro de acuerdo al sistema
de rotación de inventarios.
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-----------------
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
7
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento de Almacén e Inventarios
Sección de Almacén
Código
DESPACHO DE BIENES Y SUMINISTROS
Fecha
02.20.01.01.02.00.05 Páginas
Agosto 2012
2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Suministrar a las dependencias del MAGA los bienes o suministros almacenados en la
bodega.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
1. Todo despacho de Bienes o suministros se realiza mediante el Formulario de
“Requisición al Almacén de Materiales y Suministros” firmado por el solicitante y
únicamente los titulares de cada dependencia o el Administrador General podrán
dar el visto bueno a la solicitud de requerimiento.
2. El Encargado del Almacén o la persona que lo sustituya en su ausencia establece la
cantidad de artículos a despachar de acuerdo a las existencias.
3. El solicitante, requerirá únicamente los días lunes y miércoles a la Sección de
Almacén el formulario de Requisición al Almacén de Materiales y Suministros para
listar los productos necesarios en su dependencia. (Ver anexo 7)
4. Almacén despachará los bienes o suministros requeridos por las dependencias
solicitantes de lunes a jueves.
5. No se aceptan devoluciones de bienes o suministros que hayan sido consignados
en la Requisición.
DESPACHO DEBIENES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
No.
RECEPCIÓN DEL REQUERIMIENTO
Asistente del Encargado
Recibe el formulario de Requisición al Almacén de
1
de Almacén
Materiales y Suministros”
2 Verifica los datos consignados en el formulario.
Verifica que el formulario tenga las firmas del
3
solicitante y el visto bueno del titular de la
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
8
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
DESPACHO DEBIENES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
No.
dependencia.
Elabora un registro de control interno para el traslado
4
del formulario.
Traslada Formulario al Encargado de Almacén para
5
autorización de los productos a entregar.
APROBACION DE DESPACHO DE BIENES O SUMINISTROS
Encargado de Almacén
7 Verifica la información contenida en el formulario.
Verifica las existencias en el registro electrónico de
control interno del Almacén de bienes o suministros
8 Si, autoriza la cantidad a despachar.
No, entrega la cantidad existente, caso contrario
desaprueba el despacho.
Traslada Formulario al Auxiliar de Almacenamiento
9
para recolectar los productos autorizados.
DESPACHO DE BIENES O SUMINISTROS
Auxiliar de
Verifica que la Requisición contenga las cantidades
10
Almacenamiento
de bienes o suministros a despachar.
Procede a preparar el despacho de acuerdo a las
11 cantidades y descripción de los bienes o suministros
autorizados.
Traslada el pedido al Auxiliar de Despacho para la
12
entrega.
Auxiliar de Despacho
Verifica que los bienes y suministros coincidan con la
13
descripción y cantidad de la Requisición.
14 Despacha los bienes o suministros al solicitante.
Firma la Requisición como constancia de haber
15
entregado el pedido.
Requiere la firma del Solicitante en la Requisición
16 como comprobante de recepción de los bienes o
suministros.
Traslada el formulario original y las copias al Auxiliar
17 de Registro.
------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
9
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento de Almacén e Inventarios
Sección de Almacén
Código
REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DE
BIENES Y SUMINISTROS
Fecha
02.20.01.01.02.00.06 Páginas
Agosto 2012
1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Registrar los bienes y suministros despachados por el Almacén a las diferentes
dependencias del Ministerio.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
1. El único documento para el Registro de Salidas de Bienes o suministros es el
Formulario “Requisición al Almacén de Bienes y Suministros”. (Ver anexo 7)
2. Los Registros deberán operarse en Almacén de lunes a jueves, días que se
entregarán los Bienes o Suministros.
3. El registro y control de salida bienes y suministros, deberá realizarse por
producto en la tarjeta para control de suministros, con número de correlativo,
identificando el tipo de producto y el número de renglón presupuestario, dicha
tarjeta estará autorizada por la Contraloría General de Cuentas. (Ver anexo 6).
REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DE BIENES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
No.
REGISTRO Y CONTROL DE SUMINISTROS
1
Auxiliar de Registro
2
3
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Recibe el Formulario “Requisición al Almacén de
Bienes y Suministros”.
Registra en la Tarjeta para Control de Suministros el
producto entregado.
Archiva tarjeta y formulario por correlativo.
------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
0
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento de Almacén e Inventarios
Sección de Almacén
Código
ENTREGA DE FORMULARIOS DE VIÁTICOS
Fecha
02.20.01.01.02.00.07 Páginas
Agosto 2012
1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Tener mejor control de los formularios de viáticos, utilizados en las comisiones
asignadas por las distintas unidades de este Ministerio a diferentes departamentos,
para que puedan liquidar los gastos de dicha comisión.
.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
1. No se entregaran los formularios de viáticos, si no traen oficio firmado por jefe o
coordinador de área.
2. Todo oficio deberá traer fecha de comisión y detalle de a donde se dirige, listado
de personas que saldrán de comisión para la entrega total de formularios de
acuerdo al número de personas y nombre del responsable.
3. Todos los formularios de viáticos se entregaran por juego de cuatro.
4. Almacén es el único encargado de entrega de formularios de viáticos, no de
archivos.
5. Solamente se podrá entregar un máximo de 8 juegos de formularios de viáticos
por Unidad.
ENTREGA DE FORMULARIOS DE VIATICOS
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
No.
REGISTRO Y CONTROL DE SUMINISTROS
1
Unidad Ejecutora
2
Encargado de Almacén
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
3
Elabora oficio para solicitar formularios de
viáticos.
Entrega el oficio de solicitud de formulario de
viáticos al Encargado de Almacén.
Recibe oficio y verifica si hay existencia.
Si, sigue paso 4.
No, solicita la compra de más formularios de
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ENTREGA DE FORMULARIOS DE VIATICOS
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
No.
viáticos
4
5
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Anota el número correlativo de los formularios de
viáticos en un libro autorizado por la Contraloría
General de Cuentas
Requiere al solicitante que firme y selle la copia
del oficio en calidad de recibido.
6
Entrega los formularios al solicitante
7
Archiva la copia del oficio.
--------------------FIN DEL PROCESO----------------------
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
CAPÍTULO III
PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE INVENTARIOS
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
3
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento de Almacén e Inventarios
Sección de Inventarios
Código
02.20.01.01.02.00.08
Páginas
REGISTRO DE BIENES
Fecha
Agosto 2012
3
OBJETIVO
Registrar en SICOIN los bienes activos contemplados en el Grupo 3, que se han
adquirido por el MAGA por las diferentes modalidades de adquisiciones que son
sujetas al inventario.
NORMAS
1. Bajo ninguna circunstancia debe elaborarse ingreso a Almacén e inventario Forma
1- H, cuando los bienes no han ingresado físicamente a la dependencia que lo
solicito.
2. Los documentos que deberán entregar los auxiliares de almacén a la Sección de
Inventarios para el registro de bienes son los siguientes:
a. Original y copias de Forma 1 - H “Constancia de Ingreso a Almacén e
Inventarios” debidamente llena y firmada, la cual no deberá anularse, sino
razonarse al existir un error u omisión al llenar dicho formulario. (Ver anexo 12)
b. Fotocopia legible de factura del bien adquirido que coincida con la forma 1-H.
c. Tarjeta preliminar de responsabilidad debidamente firmada, si se trata de bienes
adquiridos por las diferentes UDDAF.
3. Previo al registro en SICOIN, el técnico de campo de la sección de inventarios
deberá realizar las siguientes actividades:
a. Confrontara que los valores unitarios consignados en factura y Forma 1-H
cuadren con el valor total.
b. Verificara que las características técnicas y generales coincidan con la factura y
Forma 1-H.
c. Si se trata de bienes adquiridos por la administración central, elabora tarjeta
preliminar de responsabilidad del bien adquirido, indicando las características
consignadas.
4. Cada Unidad Solicitante que adquiera bienes del Grupo 3, es responsable de la
recepción a entera satisfacción de los bienes solicitados, por lo que ésta debe
verificar las características técnicas y especificas según factura para su recepción.
5. El Técnico de campo colocara un código en el bien conforme a control de la Sección
de inventarios cuando haya verificado el cumplimiento de la norma 3.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
4
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
6. El personal de la sección de Inventarios, para registrar un bien deberá contar con lo
siguiente:
a. Hojas movibles, autorizado por la Contraloría General de Cuentas para el control
de inventarios.
b. Impresión de hojas numeradas para las Tarjetas de Responsabilidad,
autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.
7. No se entregara ningún bien si no se encuentra firmada la tarjeta de responsabilidad
preliminar.
REGISTRO DE INVENTARIOS
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA SU REGISTRO
Recibe bienes inventariadles del grupo 3 y solicita a
1
la Sección de Inventarios que proceda a su
Encargado de Almacén
verificación. (Ver norma 2).
Traslada expediente al Encargado de Inventarios
2
para su análisis.
Verifica que el expediente de los Bienes adquiridos
por el MAGA cumple
con requerimiento de
3
inventarios. (Ver norma 2 )
Si, sigue paso 4.
No, solicita se realicen correciones
Encargado de Inventarios
Designa Técnico de campo para que analice
4
físicamente y contra expedientes si el bien cumple
con las normativas.
Traslada el expediente para que se realice el
5
analisis.
REGISTRO DE EXPEDIENTE Y ANALISIS DE BIENES
Verifica fisicamente y conforme a documentos que
6
el bien a inventariar cumpla con normas para el
Técnico de campo
registro del bien.
7
Colocara un codigo al bien . (Ver norma 4 ).
ELABOARACION DE TARJETA PRELIMINAR
Si se trata de bienes adquiridos por la
8
administración central, elabora tarjeta preliminar del
bien con firma del responsable del bien.
Técnico de campo
Traslada expediente al Tecnico Digitador para que
9
registre bienes según expediente.
REGISTRO DE BIENES EN SICOIN E IMPRESIÓN DE TARJETA
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
5
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
REGISTRO DE INVENTARIOS
RESPONSABLE
No.
10
11
Tecnico Digitador de
Inventarios
12
13
14
Técnico de Campo
Técnico Digitador
15
16
17
Secretaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
18
PROCEDIMIENTO
Ingresa las nuevas adquisiciones en el Módulo de
Inventarios del SICOIN y en el Libro de inventarios
de la Unidad de Administración Financiera,
Coloca en el formulario 1-H el folio en que se anotó
en el libro.
Solicita al Encargado de Inventarios firme y selle el
formulario 1-H para hacer constar el registro.
Imprime tarjeta de responsabilidad emitida por el
Módulo de Inventarios del SICOIN. (Ver anexo 15)
Traslada expediente con tarjeta de responsabilidad
final al tecnico de inventarios para tramite final.
Solicita al responsable del bien adquirido que
firme tarjeta de responsabilidad autorizada por la
Contraloría General de Cuentas.
Imprime constancia de resguardo emitida por el
Módulo de Inventarios del SICOIN,
Traslada expediente a secretaria para su resguardo
Archiva expediente en la carpeta correspondiente.
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento Almacén e Inventarios
Sección de Inventarios
Código
02.20.01.01.02.00.09
Páginas
REGISTRO DE DONACIONES Y
TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS A FAVOR
DEL MAGA
Fecha
Agosto 2012
3
OBJETIVO
Llevar el registro y control de todos los activos fijos donados a la institución, conforme a
normas establecida en el Reglamento de Inventarios Muebles de la Administración
Publica (Ver Anexo 15 y 16) para poder hace un uso adecuado de las donaciones a la
Institución.
NORMAS
1. Todas las dependencias del MAGA que reciban bienes en calidad de donación estan
obligads a notificar a la Sección de Inventarior, adjuntando la siguiente documentación
indicando lo siguiente:
a.
b.
c.
Fotocopia certificada del acta entre el ente donante y el Ministerio de entrega y
recepción mediante la cual se donan o trasladan los bienes al MAGA, detallando
los mismos e indicando su valor.
Fotocopia de la factura de adquisición de los bienes. Si no existe factura le da un
valor estimado al bien conforme al precio actual del mercado.
Fotocopia de boletas preliminares de responsabilidad en las que se asignan
temporalmente los bienes adquiridos.
2. La Sección de Inventarios debera registrar las donaciones temporalmente, hasta
recibir resoluciòn oficial del Departamento de Bienes del Estado del Ministerio de
Finanzas Publicas –MINFIN-.
3. Todo bien donado al MAGA, deberá registrarse en el libro u hojas movibles, Módulo
de Inventarios del SICOIN, así como Inventario General de Activos Fijos del
Ministerio.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
7
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
REGISTRO DE DONACIONES O TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS
A FAVOR DEL MAGA
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE REGISTRO DE DONACIONES O TRASLADO DE BIENES
Recibe del enlace de Inventarios documentación
(Ver norma 1) que acredita la donación o traslado
de activos fijos adquiridos por la dependencia del
MAGA, verificando que la documentación cumpla
1
Jefe de Almacen e
con normativa.
Inventarios
Si, sigue paso 2
No, regresa expediente para corrección indicando
las acciones que deben de rmodificarse.
Traslada expediente a tecnico de campo.
2
REGISTRO DE EXPEDIENTE Y ANALISIS DE BIENES
Verifica fisicamente y conforme a documentos que
el bien a inventariar cumpla con normas para el
Técnico de campo
3
registro del bien.
Si, Sigue paso 4
No, devuelve expediente para correcciones.
ELABOARACION DE TARJETA PRELIMINAR
Elabora tarjeta preliminar del bien con firma del
4
responsable del bien.
Técnico de campo
Traslada expediente por medio de nota de traslado
5
al Encargado de inventarios notificando de lo
actuado.
INGRESO DE BIENES DE DONACION EN SICOIN EN FORMA TEMPORAL
Revisa expediente y nombra Tecnico Digitador para
que ingrese bien en SICOIN de las donaciones
6
hasta recibir resoluciòn oficial del departamento de
Encargado Sección de
Bienes del Estado del MINFIN
Inventarios
Traslada expediente al Tecnico Digitador para que
7
registre bienes según expediente.
Tecnico Digitador de
8
Ingresa las nuevas adquisiciones en forma temporal
Inventarios
SOLICITUD DE APROBACION DE REGISTRO DE BIENES DEL ESTADO A MINFIN
Elabora oficio departamento de Bienes del Estado
del Ministerio de Finanzas Publicas solicitando
9
aprobacion de registro de bienes adjuntando
Tecnico Digitador de
fotocopia del expediente completo.
Inventarios
Traslada expediente para firma del Encargado de
10
Inventarios.
Firma y sella oficio dirigido a la Dirección de Bienes
Encargado de Inventarios 11
del Estado
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
8
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
REGISTRO DE DONACIONES O TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS
A FAVOR DEL MAGA
RESPONSABLE
No.
12
Subdirección de
Administración Interna
Encargado de Inventarios
13
14
15
16
PROCEDIMIENTO
Traslada expediente para visto bueno de la
Subdirección de Administración Interna
Revisa expediente, firma y sella.
Devuelve expediente al Encargado de Inventarios
Taslada expediente al MINFIN
Recibe notificación de la Dirección de Bienes del
Estado de la aprobación de registro de bienes
donados a cargo del MAGA
REGISTRO DE BIENES DONADOS EN SICOIN E IMPRESIÓN TARJETA DEFINITIVA
Revisa expediente y solicita el registro del bien en
SICOIN
18
Traslada expediente para registro
Ingresa las nuevas adquisiciones en el Módulo de
19 Inventarios del SICOIN y en el Libro de inventarios
de la Unidad de Administración Financiera,
Imprime tarjeta de responsabilidad emitida por el
20
Módulo de Inventarios del SICOIN (Ver anexo 13)
Tecnico Digitador de
Inventarios
Imprime constancia de resguardo emitida por el
21
Módulo de Inventarios del SICOIN, la cual debe
firmar y sellar
Traslada expediente y tarjeta de responsabilidad
22
final al tecnico de inventarios para tramite final.
FIRMA DE TARJETA POR RESPONSABLE DEL BIEN
Técnico de Campo
Solicita al responsable del bien adquirido que firme
23 tarjeta de responsabilidad autorizada por la
Contraloría General de Cuentas.
24 Traslada expediente a secretaria para su resguardo
Secretaria
Archiva expediente en la carpeta correspondiente.
25
----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------Encargado de Inventarios
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
17
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
9
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento Almacén e Inventarios
Sección de Inventarios
Código
02.20.01.01.02.00.10
Páginas
REGISTRO DE BIENES ACTIVOS AJENOS
AL MAGA QUE SE ENCUENTRAN AL
SERVICIO DEL MINISTERIO
Fecha
Agosto 2012
2
OBJETIVO
Contar con un procedimiento para el registro y control bienes ajenos al MAGA, que se
encuentran al servicio del Ministerio temporalmente.
NORMAS
1. Todas las dependencias del MAGA, que reciban de bienes en calidad de prestamo
para su uso en esta depencencias, deberán remitir a la Sección de Inventarios del
MAGA, la siguiente documentación:
a. Fotocopia de documento mediante el cual los activos fueron entregados al
MAGA.
b. Fotocopia de la Tarjeta de Responsabilidad provisional de Control Interno,
mediante la cual fueron asignados los bienes.
2. Todos los bienes catalogados como activos fijos, entregados al MAGA en calidad
de prestamo deben de ser registrad y asignar Tarjetas de Responsabilidad
Temporales a los responsables de su uso.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
3
0
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
REGISTRO DE BIENES ACTIVOS AJENOS AL MAGA
QUE SE ENCUENTRAN AL SERVICIO DEL MINISTERIO
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE REGISTRO DE BIENES AJENOS AL MAGA
Recibe documentación de Unidades Ejecutoras en
Lque solicitan se realice el control del uso de
1
Jefe del Departamento
bienes ajenos al MAGA entregados en forma de
de Almacen e Inventarios
prestamo por dependencia ajenas al MAGA.
Traslada expediente al Tecnico de Campo
2
Verifica que la documentación de los Bienes activos
prestados al MAGA cuentan con documentación de
soporte que permita su control y uso legitimo en la
institución,asi como que estos coincidan con las
3
caracteristicas plasmadas en documentación.
Técnico de campo
(Segun Norma 1)
Si, sigue paso 4
No, solicita su corrección.
Traslada expediente a tecnico de digiatador para
4
control interno
ANALISIS DE EXPEDIENTE Y REGISTRO EN CONTROLES INTERNOS
Verifica conforme a documentos que el bien a
5
inventariar cumpla con normas para el registro del
bien.
Elabora tarjeta de control de bienes ajenos al
Tecnico Digitador
6
MAGA para firma del responsable del bien.
Traslada expediente al Tecnico de Campo para que
7
solicite firma del responsable del bien ajeno a la
institución.
FIRMA DE RESPONSABLE EN TARJETA DE RESPONSABILIDAD
Solicita firma en tarjeta de control de bienes ajenos
8
al MAGA a la persona que hace uso del bien
Tecnico de campo
Entrega fotocopia de la tarjeta de bienes ajenos con
9
firmas a secretaria para su resguardo.
Secretaria del
Archiva expediente en la carpeta correspondiente.
Departamento de
10
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO--------------Almacen e Inventarios
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
3
1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento Almacén e Inventarios
Sección de Inventarios
Código
02.20.01.01.02.00.11
Páginas
INSPECCIÓN DE INVENTARIO DE BIENES
MUEBLES
Fecha
Agosto 2012
2
OBJETIVO
Supervisar en sitio los bienes propiedad del MAGA para determinar el uso que se le
está dando, así como, si se encuentra conforme a los registros de la Sección de
inventarios.
NORMAS
1.
La Sección de Inventarios debe realizar práctica de inventario físico de bienes
muebles por lo menos una vez al año en las instalaciones del MAGA tomando en
cuenta personal y bienes asignados para su cumplimiento.
2.
Toda persona contratada por el MAGA, que tenga bienes a su servicio debe
contar con tarjeta de responsabilidad.
3.
La inspección de fisica de bienes del estado consistira en:
a. Revisar que los bienes consignados en las tarjetas se encuentren en sitio y e
informar del estado actual.
b. Confirmar si la persona consignada en la tarjeta es la que actualmente utiliza el
bien.
c. Verificar si el codigo que se le asigno al bien y esta consignado en la tarjeta es
el correcto y si esta aun colocado en el bien.
d. Observar y pregunta si encuentra bienes que no estan registrados en tarjetas.
4.
En el caso de pérdidas, faltantes o extravío de bienes, se procederá conforme lo
estable el Acuerdo Gubernativo No. 217-94 (Reglamento de Inventarios de los
Bienes Muebles de la Administración Pública). (Ver anexo 15).
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
3
2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
INSPECCIÓN DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
INSPECCION DE INVENTARIOS
1
Planifica inspección de inventario (Según norma 1)
Nombra a uno o más técnicos de inventarios para
realizar el levantamiento físico de inventario.
Traslada el nombramiento al (los) técnico (s) de
3
campo.
Verifica(n) si el inventario se encuentra actualizado,
así como el adecuado manejo y control de bienes
4
muebles al servicio de la dependencia visitada y
conforme a tarjetas de responsabilidad. (Según
Técnico de Campo
norma 3)
Levanta acta informando del estado del inventario
5
de bienes muebles..
ACTA DE INFORME DEL INVENTARIO
Técnico de Campo
Elabora informe al Encargado de Inventarios,
6
indicando que el inventario se encuentra actualizado
y se maneja de manera adecuada.
7
Traslada informe a Encargado de Inventarios
ELABORACION DE INFORME DE MEDIDAS A TOMAR
Elabora oficio, adjuntando fotocopia al Jefe del
Departamento de Almacén e Inventarios, indicando
8
las medidas que se deben de tomar con el personal
del MAGA que incumpla con el resguardo de bienes
Encargado de Inventarios
de la Institución.
De encontrar incumplimientos legales notificara a
jefe inmediato y asesoria juridica para que se
9
tomen las medidas correctivas de ley.
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO--------------Encargado de Inventarios
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
2
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
3
3
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento Almacén e Inventarios
Sección de Inventarios
Código
02.20.01.01.02.00.12
Páginas
EMISIÓN DE SOLVENCIA DE INVENTARIOS
Fecha
Agosto 2012
2
OBJETIVO
Extender solvencia de inventarios a personas que hicieron entrega de bienes bajo su
responsabilidad, para garantizarles que se encuentran solventes ante el MAGA de esta
responsabilidad.
NORMAS
1. Para extender Solvencia de Inventarios es necesario conocer los siguientes datos
de la persona que tenia bienes a su cargo
a. Lugar en donde presto sus servicios.
b. Cargo funcional.
c. Fecha en que finalizo la relación con el Ministerio.
EMISIÓN DE SOLVENCIA DE INVENTARIOS
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE EMISIÓN DE SOLVENCIA DE INVENTARIOS
Subdirección de
Solicita se extienda Solvencia de Inventarios,
Recursos Humanos o
1
indicando las generales del interesado.
Interesado
( Ver norma 2)
Verifica que la solicitud cuente con la
documentación según normativa.
2
Si, sigue paso 3
Encargado de Inventarios
No, devuelve.
Asigna un digitador para el tramite de solvencia y
3
traslada el expediente
EMISION DE EMISIÓN DE SOLVENCIA
Revisa en el Módulo de Inventarios del SICOIN y en
los archivos la tarjeta de responsabilidad
del
Digitador de Inventarios
4
solicitante y verifica que la persona entregó todos
los bienes que le fueron asignados.
Si, sigue paso 5
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
3
4
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
EMISIÓN DE SOLVENCIA DE INVENTARIOS
RESPONSABLE
No.
5
6
Encargado de Inventarios
7
8
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
PROCEDIMIENTO
No. solicita reposición del bien con identicas
caracteristicas y calidad del original o el pago del
valor consignado en la tarjeta de responsabilidad.
Emite solvencia de Inventarios y firma.
Traslada Solvencia de Inventarios al Encargado de
Inventarios para firma y sello.
Revisa que el expediente cuente con firma y sello
del digirador y da el visto bueno firmando y sellando
el certificado.
Entrega la solvencia de inventarios al interesado.
----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
3
5
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento Almacén e Inventarios
Sección de Inventarios
Código
02.20.01.01.02.00.13
Páginas
DESCARGA DE BIENES MUEBLES ACTIVOS
Fecha
Agosto 2012
2
OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para el registro de transacciones de egreso o descargo de
bienes muebles por motivos de baja, mal estado o traslado a otro responsable.
NORMAS:
1.
Los motivos por los cuales una dependencia puede solicitar se descargue un bien
mueble en su dependencia son las siguientes:
a. Retiro del trabajado.
b. Contar con bienes muebles no utilizados o
persona.
c. Traslado a otra dependencia.
d. Entrega a Sección o Enlace de Inventarios.
que quieran trasladar a otra
2.
El oficio de solicitud de descarga debe de presentarse en hoja membretada de la
institución y contener la siguiente información.
a. Número de inventario del bien a ser descargado.
b. Nombre del responsable y cargo.
c. Número de NIT.
d. En el caso de que un bien se desea asignar a otra persona debe de incluir el
nombre completo de la persona a la que se le desea asignar el bien y el cargo
que ocupa la misma.
e. Los bienes a ser descargados deben de ser entregados especificando el
estado de los mismos.
3.
No se desasignarán bienes sin previa solicitud por escrito (oficio dirigido al Jefe de
Inventarios, con visto bueno de su jefe inmediato exponiendo los motivos del
descargo), en su defecto llenar la solicitud de descarga de bienes activos.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
3
6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
DESCARGA DE BIENES MUEBLES ACTIVOS
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE DESCARGA DE BIENES
Elabora solicitud de descargo de bienes, de
diferentes departamentos a que pertenece o solicita
1
se descarguen bienes a personal a su cargo.
Director Unidad
(Ver normas 1, 2 y 3)
Solicitante
Traslada solicitud al Departamento de Almacen e
2
Inventarios
DESCARGA DE BIENES
Verifica que la documentación fue presentada en
cumplimiento a (las normas 1, 2 y 3)
3
Si, sigue paso 4
No, devuelve solicitud para que complemente la
Encargado de Inventarios
documentación conforme a normativas
4
Nombra a digitador
Traslada doocumentación a tecnico de campo para
5
verifique en sitio los bienes sujetos a descargarse
Se presenta a dependencia para realizar el traslado
6
en tarjetas provisionales
Tecnico de Campo
Traslada expediente a Encargado de Inventarios
7
para que verifique la gestión realizada a traves de
tarjetas.
Revisa expediente y solicita a Tecnico Digitador que
Encargado de Inventarios
8
realice en SICOIN los cambios solicitados
Descarga los bienes asignados e imprime
9
nuevamente las tarjetas de responsabilidad.
Tecnico Digitador
Traslada nuevas tarjetas a tecnico de campo para
10
que solicite firmas al personal
Tecnico de Campo
Solicita firma a los responsables de las tarjetas que
11
fueron objeto de modificación.
Traslada tarjeta original a secretaria para su
12
resguardo
Secretaria de
Archiva tarjeta y expediente de solicitud
13
Departamento
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
3
7
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento Almacén e Inventarios
Sección de Inventarios
Código
02.20.01.01.02.00.14
Páginas
TRAMITE DE BAJA DE BIENES MUEBLES
EN ESTADO INSERVIBLE
Fecha
Agosto 2012
2
OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la descarga de bienes muebles en estado inservible
cargados en el sistema SICOIN a personal del MAGA.
NORMAS
1.
Las dependencias que tengan bienes muebles en estado inservible o en desuso,
lo deberán hacer del conocimiento de la Autoridad superior de que dependan y
esta deberá de notificar a la Sección de Inventario;
2.
Los bienes activos únicamente pueden dársele baja por los siguientes motivos:
a) Mal estado
b) Por traslado a otra entidad del Estado
c) En los casos de robo, hurto, perdida, faltante o extravió, siempre y cuando
exista resolución de baja autorizada por la Contraloría General de Cuentas.
3.
Al oficio de solicitud de baja que se traslade al Departamento se debe de adjuntar
la siguiente documentación:
a. Certificación ´de acta en la que se detallen los bienes de los cuales se
solicita la baja, separando los que contengan material ferroso de los que no,
indicando además número de inventario, valor en libros, motivo de la solicitud
de baja y firma de la máxima autoridad de la UDDAF.
TRAMITE DE BAJA DE BIENES MUEBLES EN ESTADO INSERVIBLE
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRAMITE DE BAJA DE MUEBLES
Solicitan tramite de baja de bienes en estado
Unidades Ejecutoras
1
inservible o desuso (Según normas 1, 2 y 3).
Verifica que la documentación que se adjunta este
completa (Según normas 2 y 3).
2
Si, sigue paso 3
Encargado Sección de
No, devuelve para que complemente la
Inventarios
documentación
3
Designa tecnico de campo para que verifique
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
3
8
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
TRAMITE DE BAJA DE BIENES MUEBLES EN ESTADO INSERVIBLE
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
estado de bienes.
VERIFICACION DE BIENES INSERVIBLES O EN DESUSO
Verifica si el estado de los bienes amerita darles de
4
baja.
Tecnico de Campo
5
Elabora informe del estado de los bienes.
6
Traslada informe al Encargado de Inventarios.
SOLICITUD DE BAJA DE BIENES DEL ESTADO
Elabora, firma y sella oficio dirigido a la Direccion
7
de Bienes del Estado solicitando la baja de bienes
Encargado Sección de
inventariables.
Inventarios
Traslada expediente para firma de la Subdirección
8
de Administración Internas.
Firma y sella expediente a Bienes del Estado para
9
solicitar la baja a La Comisón de Bienes de Estado
y Contraloria General de Cuentas.
Subdirección de
10 Envia solicitud a Bienes del estado.
Administración Interna
11 Recibe resolución de baja.
Traslada expediente al Encargado de Inventarios
12
para que completen la baja de bienes en desuso
13 Revisa que el expediente este completo.
Encargado de Inventarios
Traslada doocumentación a Tecnico de campo para
14
que realice la baja de bienes
BAJA DE BIENES FISICOS, EN SICOIN Y TARJETA DE RESPONSABILIDAD
Realiza la baja de bienes en desuso fisico y en
15
tarjeta.
Tecnico de Campo
Traslada expediente para que el Tecnico Digitador
16 de de baja en SICOIN y en tarjeta de responsable
del bien.
17 Descarga los bienes en SICOIN.
Tecnico Digitador
Resguarda copia del expediente de baja.
18
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
3
9
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento Almacén e Inventarios
Sección de Inventarios
Código
02.20.01.01.02.00.15
Páginas
EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES
INGRESADOS AL INVENTARIO
Fecha
Agosto 2012
2
OBJETIVO
Confirmar la existencia de bienes ingresados en inventario del SICOIN para llevar
controles para la adquisición de suministros que el bien requiera.
NORMAS
1.
Se entrega Certificación de Inventario únicamente con previa solicitud por escrito
“solicitud de certificación de inventario” (Ver anexo 14)
2.
Se emitirá certificación únicamente de los bienes que se encuentran registrados
en el libro de inventarios del MAGA.
3.
De no existir el bien en el libro de inventarios, se extenderá un oficio al solicitante
informándole que el bien no pertenece al Ministerio.
4.
Para emitir certificación de vehículos es necesario adjuntar copia de tarjeta de
circulación.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
4
0
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE
BIENES INGRESADOS AL INVENTARIO
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES
Requiere formulario “Solicitud de Certificación de
1
Inventario” que le es proporcionado en la Sección
de inventarios.
Interesado o solicitante
2
Llena y firma el formulario “Solicitud de Inventario”.
Entrega el formulario de Solicitud de Certificación de
3
Inventario a la Secretaria de la Sección de
Inventarios.
Recibe formulario de Solicitud de Certificación de
4
Inventario y lo registra en el control respectivo.
Secretaria de Inventarios
Traslada solicitud a Digitador de Inventarios para su
5
trámite.
ANALISIS DE BIENES EN SISTEMA Y EN CONTROLES FISICOS
Recibe la solicitud y verifica en SICOIN y en
controles fisicos si existe el bien y esta cargado al
solicitante.
6
Si, escribe el Vo. Bo. de aprobación y sigue paso 7
Digitador de Inventarios
No, devuelve solicitud explicando el porque no se
emitio certificación de bienes
Traslada solicitud y/u oficio a Encargado de la
7
Sección de Inventarios.
EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES
Recibe y revisa, que la certificación esté correcta.
8
Si, sigue paso 9
No, devuelve para su corrección.
Encargado de Inventarios
Firma y sella la certificación a la Secretaria de
9
Inventarios.
Entrega la Certificación a la Secretaria de
10
Inventarios.
Entrega la certificación y solicita que le firme la
11
copia de recibido.
Secretaria de Inventarios
Archiva la copia de la certificación con firma de
12 recibido.
----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
4
1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ADMINISTRACION INTERNA
Departamento de Inventarios
Sección de Inventarios
INFORME ANUAL A FINANZAS
Código
02.20.01.01.02.00.16
Páginas
Fecha
Agosto 2012
1
OBJETIVO
Contar con un procedimiento para Notificar en forma detallada a la Dirección
Contabilidad del Estado Dirección de Bienes del Estado del MINFIN de los bienes
muebles que posea el MAGA.
NORMAS
1. El encargado de Almacen e inventarios debera notificar al MINFIN a mas tardar el
día 31 de enero de cada año de los bienes muebles adquiridos en el ultimo año.
2. El encargado de inventarios debera supervisar el informe detallado de los bienes
del MAGA registrados hasta el 31 de diciembre de cada año y conforme a los
formularios FIN 01 y FIN 02.
3. Los formularios FIN 01 y FIN 02 debe presentaros a la Dirección de contabilidad del
Estado y Dirección de Bienes del Estado.
INFORME ANUAL A FINANZAS
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
INFORME ANUAL A FINANZAS
Solicita al digitador la consolidación de las compras
Encargado de Inventarios
1
adquiridas hasta el 31 de diciembre en llas formas
FIN 1 y FIN 2
Digitador
2
Imprime fomas FIN 1 y FIN 2
Traslada a Jefe del Departamento de Almacen e
3
Inventarios para firma
Jefe del Departamento
4
Firma y sella formularios
de Almacen e Inventarios
Envia espediente a la Dirección Contabilidad del
5
Estado Dirección de Bienes del Estado del MINFIN
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
4
2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
CAPÍTULO IV
PROCEDIMIENTOS DE LOS DELEGADOS DE LA
ADMINISTRACIÓN INTERNA EN UNIDADES EJECUTORAS
CON UDDAF CLASE “A y B”
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
4
3
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
4
4
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Delegados de la Administración Interna en
Unidades Ejecutoras con UDDAF Clase “A y B”
Código
01
Páginas
CONTROL, REGISTRO Y ARCHIVO
DE LOS FORMULARIOS DE
“SOLICITUDES DE PEDIDO”
Fecha
Agosto 2012
3
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Contar con una descripción de los pasos a seguir para el control, registro y archivo de
formularios de las Solicitudes de Pedido en la Sección de Almacén del Departamento
de Inventarios de la Administración Interna.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
1. La autorización de impresión de Solicitudes de Pedido es requerida a la
Contraloría General de Cuentas por medio de un oficio, según la demanda que
tenga la institución en las contrataciones y adquisiciones a efectuar durante un
periodo determinado, como se describe: (Ver anexo 1)
a. Número de cuentadancia de la institución.
b. Cantidad de formularios a imprimir.
c. Cantidad de talonarios que debe de contener cada paquete.
d. Número de copias que contiene cada una de las solicitudes.
e. Las Solicitudes de Pedido deben imprimirse en tres colores:
 Original en color blanco
 Dos copias a color
2. La Solicitud de Pedido contienen lo siguiente: (Ver anexo 2)
a. Nombre de la Institución.
b. Membrete de la Institución.
c. Dirección y teléfono de la Institución.
d. Sello de Autorización de la Contraloría General de Cuentas (CGC).
e. Forma -01-S/P-AC.
f. Lleva escrita la descripción Sin Serie.
g. Número de correlativo del formulario.
h. Describe el Nombre del Formulario (Solicitud de Pedido).
i. Fecha.
j. La descripción siguiente: Señor Jefe del Departamento de Contrataciones y
Adquisiciones.
k. Unidad Solicitante.
l. La descripción de solicitud siguiente: Atentamente solicito a usted efectuar
las compras detalladas a continuación.
m. Contiene 4 columnas y un número de renglones donde se describe el
detalle de la Contratación y Adquisición de bienes y/o servicios requeridos.
n. Cada columna describe:
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
4
5
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
 Cantidad
 Unidad de medida
 Descripción
 Observaciones
o. Autorización de la Contraloría General de Cuentas.
p. La descripción: Se autoriza la adquisición a que se refiere esta solicitud,
debiéndose llenar previamente los requisitos de Ley y según instructivo
afín.
q. Contiene 4 campos para: nombre, firma y sello de:
 Solicitante,
 Encargado de Almacén
 Vo. Bo. del Jefe de la Unidad Ejecutora.
3. La Solicitud de Pedido en el reverso de cada una de las hojas contiene un
instructivo para llenar correctamente el formato. (Ver anexo 3)
4. Las Unidades Solicitantes deberán requerir a la Sección de Almacén por medio
de un oficio autorizado por el director de éstas, indicando la cantidad necesaria
de Solicitudes de Pedido que demanden según las Contrataciones y
Adquisiciones que ejecutarán. (Ver anexo 4)
5. Los Jefes de las Unidades Solicitantes, deberán firmar y sellar cada Solicitud de
Pedido, la cual será aprobada por el Director y/o Titular de la Unidad Ejecutora.
6. La Sección de Almacén cuenta con el Libro de Control Correlativo y Existencia
de Formularios de Solicitudes de Pedido Entregados a cada Unidad Solicitante,
autorizado por la Contraloría General de Cuentas. (Ver ejemplo del Libro en la
Sección de Almacén)
7. Se entregarán los talonarios necesarios de Solicitudes de Pedido por Unidad
Solicitante conforme vayan entregando las copias establecidas para la Sección
de Almacén, en orden cronológico.
8. Ninguna Solicitud de Pedido será anulada en blanco si no es utilizada por las
Unidades Solicitantes, estas deberán devolverse a la Sección de Almacén para
reasignarlas a otras Unidades Solicitantes.
9. Las copias de las Solicitud de Pedido deberán de estar firmadas y selladas para
su distribución, como sigue:
 Original en color blanco, se colocará en el expediente que queda en el
Departamento de Contabilidad de la Administración Financiera.
 Copia a color, se trasladará a Almacén con copia de la cotización
autorizada.
 Copia a color, se entregará a la Unidad Solicitante.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
4
6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
CONTROL, REGISTRO Y ARCHIVO DE LOS FORMULARIOS DE
“SOLICITUDES DE PEDIDO”
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
REQUERIMIENTO, AUTORIZACIÓN Y ENTREGA SOLICITUDES DE PEDIDO
Unidad Solicitante
1
Requiere a la Sección de Almacén, la cantidad de
solicitudes de pedido a utilizar. (Ver norma 4)
Auxiliar de Almacén
2
Verifica si la Unidad Solicitante liquidó con
anterioridad las Solicitudes de Pedido entregadas.
Si, sigue paso 3
No, rechaza la solicitud hasta liquidar.
3
Autoriza la cantidad de Solicitudes de Pedido según
existencias.
4
Anota en el Libro de Control los formularios
entregados. (Ver norma 5)
5
Entrega los Formularios a la Unidad Solicitante.
Unidad Solicitante
6
Firma en el Libro de Control de recibido.
7
Recibe la cantidad de formularios autorizados.
8
Entrega oficio con formato de devolución y copias
de Solicitudes de Pedido utilizadas al Auxiliar de
Recepción de la Sección de Almacén.
----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
4
7
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Delegados de la Administración Interna en
Unidades Ejecutoras con UDDAF Clase “A y B”
Código
02
Páginas
INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS
Fecha
Agosto 2012
3
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Recibir de los proveedores los bienes y suministros adquiridos por el MAGA para
ingresarlos al almacén y suministrar los requerimientos de las dependencias del
Ministerio.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
1. No se acepta que los proveedores realicen entregas parciales de los bienes o
suministros.
2. Toda entrega de bienes o suministros deberá acompañarse de la solicitud de
pedido, especificaciones técnicas, cotización aprobada y la factura original que debe
contener la información siguiente: (Ver anexos 1,2,3 y 4)
a. Fecha
b. Nombre del MAGA
c. NIT del MAGA
d. Dirección del MAGA
e. Cantidad de bienes o suministros
f. Descripción de los bienes o suministros
g. Precio unitario (si existe la columna en la factura)
h. Precio total
i. Especificar si la retención es del 5% o Contribuyente General.
j. Debe de llevar el sello de Cancelado.
3. Según lo establecido en el Acuerdo Ministerial No. 214-2006 del MAGA no ingresan
al Almacén y no son inventariables los bienes y suministros siguientes: (Ver anexo
8)
a. Combustibles y Lubricantes
b. Agua Purificada
c. Materiales de Construcción
d. Accesorios y Repuestos en General
4. La factura se devuelve al proveedor con firma y sello de recepción. (Ver anexo 4)
5. El Formulario 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario” debe ser firmado
por el Auxiliar de Almacén, Jefe de la UDDAF y Auxiliar de Inventarios (en los casos
que el bien sea inventariable) o las personas que los sustituyan en su ausencia. Se
distribuye de la manera siguiente: (Ver anexo 5)
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
4
8
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
a)
b)
c)
d)
Original – Expediente de Compra
Copia color – Sección de Almacén
Copia color – Departamento de Inventarios
Copia color – Departamento de Tesorería
INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
No.
RECEPCIÓN Y APROBACIÓN DE LOS BIENES Y SUMINISTROS
Auxiliar de Almacén
Verifica que los bienes o suministros entregados por
el proveedor coincidan con la descripción de la
1 factura.
Si, sigue paso 2
No, rechaza la entrega
Verifica que los productos cumplan con los requisitos
consignados en la solicitud.
2
Si, recibe el producto
No, rechaza la entrega
3 Firma y sella la factura de recibido.
Llena la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a
4 Almacén y a Inventario” de acuerdo a la información
de la Solicitud de Pedido y la factura.
Traslada la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a
5 Almacén y a Inventario” al Jefe de la UDDAF para
aprobación.
Jefe de la UDDAF
Firma la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a
6
Almacén y a Inventario”
Devuelve Forma 1-H aprobada al Auxiliar de
7
Almacén.
VERIFICACIÓN DEL BIEN O SUMINISTRO
Auxiliar de Almacén
Verifica que el producto sea inventariable para la
identificación del bien.
8 Si, Coordina con el Auxiliar de Inventarios y sigue
paso 9.
No, se acomoda el producto en Almacén
Auxiliar de Inventarios
Se presenta al Almacén, asignan un número de
9
inventario e identifican el bien.
Llena la columna “Folio Libro Inventario” en la Forma
10 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”
firma y sella.
11 Traslada expediente al Auxiliar de Almacén.
REGISTRO Y CONTROL INTERNO DEL BIEN O SUMINISTRO
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
4
9
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE
Auxiliar de Almacén
12
13
14
15
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
PROCEDIMIENTO
No.
Verifica que los bienes hayan sido identificados y el
formulario haya sido llenado, firmado y sellado
correctamente.
Traslada la papelería al Solicitante para que realice el
trámite de pago.
Elabora un registro de control interno para el traslado
del expediente.
Archiva una copia de la Forma 1-H “Constancia de
Ingreso a Almacén y a Inventario” y fotocopia de
factura.
-------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
5
0
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Delegados de la Administración Interna en
Unidades Ejecutoras con UDDAF Clase “A y B”
Código
03
Páginas
REGISTRO Y CONTROL DE INGRESO DE
BIENES Y SUMINISTROS
Fecha
Agosto 2012
1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Registrar los bienes y suministros adquiridos por el MAGA, para ingresarlos al Almacén
y suministrar los requerimientos de las UDDAF Clase A y B.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
1. El único documento para el Registro de Ingreso, es la Forma 1-H “Constancia de
Ingreso a Almacén e Inventario”.
2. Los Registros deberán operarse diariamente, conforme se presente el proveedor
con los productos.
3. El registro y control de ingreso de bienes y suministros, deberá realizarse por
producto en la Tarjeta para Control de Suministros, con número de correlativo,
identificando el tipo de producto y el número de renglón presupuestario, dicha
tarjeta estará autorizada por la Contraloría General de Cuentas. (Ver anexo 6)
REGISTRO Y CONTROL DE INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
No.
REGISTRO Y CONTROL DE SUMINISTROS
1
Auxiliar de Almacén
2
3
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Recibe la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a
Almacén e Inventario”.
Registra en la Tarjeta para Control de Suministros el
producto ingresado.
Archiva tarjeta y formulario por correlativo.
-------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
5
1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Delegados de la Administración Interna en
Unidades Ejecutoras con UDDAF Clase “A y B”
Código
04
Páginas
ALMACENAMIENTO DE BIENES Y
SUMINISTROS
Fecha
Agosto 2012
2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Almacenar en la bodega los bienes y suministros adquiridos por el MAGA para atender
posteriormente los requerimientos de las Unidades Solicitantes.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
1. El mobiliario y equipo de oficina, equipo de cómputo, los vehículos y bienes que por
su naturaleza y características no pueden resguardarse en el Almacén, se
despachan inmediatamente a la Unidad Solicitante.
2. El Auxiliar de Almacén tomará las medidas necesarias para que cada bien o
suministro se coloque en la estantería adecuada, de acuerdo a las condiciones
ambientales de la bodega.
3. El Auxiliar de Almacén acomodará los bienes y suministros de tal forma que exista
una rotación adecuada del inventario.
4. El Auxiliar de Almacén será el responsable de mantener la bodega en buenas
condiciones de higiene y seguridad.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
5
2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ALMACENAMIENTO DE BIENES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE
Auxiliar de Almacén
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
PROCEDIMIENTO
No.
RECEPCIÓN DEL BIENES Y SUMINISTROS
Verifica que los bienes y suministros coincidan con la
1 Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a
Inventario”
2 Recibe los bienes y suministros
Firma el registro de control interno para el traslado
3
del expediente.
Identifica el lugar de almacenamiento y clasifica los
4
bienes o suministros según su naturaleza.
Verifica e informa al Jefe de UDDAF de las fechas de
5
vencimiento o caducidad del producto.
Acomoda el bien o suministro de acuerdo al sistema
6 de rotación de inventarios.
-------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO--------------
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
5
3
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Delegados de la Administración Interna en
Unidades Ejecutoras con UDDAF Clase “A y B”
Código
05
Páginas
DESPACHO DE BIENES Y SUMINISTROS
Fecha
Agosto 2012
2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Suministrar a las Unidades Solicitantes los bienes o suministros almacenados en la
bodega.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
1. Todo despacho de Bienes o suministros se realiza mediante el Formulario de
“Requisición al Almacén de Materiales y Suministros” firmado por el solicitante y
el Jefe de la UDDAF podrá dar el visto bueno a la solicitud de requerimiento.
2. El Auxiliar de Almacén o la persona que lo sustituya en su ausencia establece la
cantidad de artículos a despachar de acuerdo a las existencias.
3. El solicitante, requerirá únicamente los días lunes y miércoles al Auxiliar de
Almacén el formulario de Requisición al Almacén de Materiales y Suministros
para listar los productos necesarios en su dependencia. (Ver anexo 7)
4. El Auxiliar de Almacén despachará los bienes o suministros requeridos por las
unidades solicitantes de lunes a jueves.
5. No se aceptan devoluciones de bienes o suministros que hayan sido
consignados en la Requisición.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
5
4
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
DESPACHO DE BIENES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE
Auxiliar de Almacén
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
PROCEDIMIENTO
No.
ENTREGA DEL REQUERIMIENTO
Recibe el formulario de Requisición al Almacén de
1
Materiales y Suministros”
2 Verifica los datos consignados en el formulario.
Verifica que el formulario tenga las firmas del
3 solicitante y el visto bueno del titular de la
dependencia.
Verifica las existencias en el registro electrónico de
control interno del Almacén de bienes o suministros.
4
Si, autoriza la cantidad a despachar.
No, desaprueba el despacho.
5 Recolecta los productos autorizados.
Verifica que la Requisición contenga las cantidades
6
de bienes o suministros a despachar.
Procede a preparar el despacho de acuerdo a las
7
cantidades y descripción de los bienes o suministros.
8 Despacha los bienes o suministros al solicitante.
Firma la Requisición como constancia de haber
9
entregado el pedido.
Requiere la firma del Solicitante en la Requisición
10 como comprobante de recepción de los bienes o
suministros.
Registra
la
entrega
en
los
controles
11 correspondientes.
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-----------------
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
5
5
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Delegados de la Administración Interna en
Unidades Ejecutoras con UDDAF Clase “A y B”
Código
06
Páginas
REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DE
BIENES Y SUMINISTROS
Fecha
Agosto 2012
1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Registrar los bienes y suministros despachados por el Auxiliar de Almacén a las
Unidades Solicitantes.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
1. El único documento para el registro de salidas de bienes o suministros es el
formulario “Requisición al Almacén de Bienes y Suministros”. (Ver anexo 7)
2. Los Registros deberán operarse en Almacén de lunes a jueves, días que se
entregarán los Bienes o Suministros.
3. El registro y control de salida bienes y suministros, deberá realizarse por
producto en la tarjeta para control de suministros, con número de correlativo,
identificando el tipo de producto y el número de renglón presupuestario, dicha
tarjeta estará autorizada por la Contraloría General de Cuentas. (Ver anexo 6)
REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DE BIENES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
No.
REGISTRO Y CONTROL DE SUMINISTROS
1
Auxiliar de Almacén
2
3
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Recibe el Formulario “Requisición al Almacén de
Bienes y Suministros”.
Registra en la Tarjeta para Control de Suministros el
producto entregado.
Archiva tarjeta y formulario por correlativo.
------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
5
6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIOS
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
5
7
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Delegados de la Administración Interna en
Unidades Ejecutoras con UDDAF Clase “A y B”
Código
07
Páginas
REGISTRO DE BIENES
Fecha
Agosto 2012
3
OBJETIVO
Registrar en SICOIN los bienes activos contemplados en el Grupo 3, que se han
adquirido por el MAGA por las diferentes modalidades de adquisiciones que son
sujetas al inventario.
NORMAS
1. Bajo ninguna circunstancia debe elaborarse ingreso a Almacén e inventario Forma
1- H, cuando los bienes no han ingresado físicamente a la Unidad Ejecutora que lo
solicito.
2. Los documentos que deberá entregar el Auxiliar de Almacén al Auxiliar de
Inventarios para el registro de bienes son los siguientes:
a. Original y copias de Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén e Inventarios”
debidamente llena y firmada, la cual no deberá anularse, sino razonarse al existir
un error u omisión al llenar dicho formulario. (Ver anexo 5 )
b. Fotocopia legible de factura del bien adquirido que coincida con la forma 1-H
c. Tarjeta preliminar de responsabilidad debidamente firmada.
3. Previo al registro en el SICOIN, el Auxiliar de Inventarios deberá realizar las
siguientes actividades:
a. Confrontara que los valores unitarios consignados en factura y Forma 1-H
cuadren con el valor total.
b. Verificara que las características técnicas y generales coincidan con la factura y
Forma 1-H.
c. Elabora tarjeta preliminar de responsabilidad del bien adquirido, indicando las
características consignadas.
4. Cada Unidad Solicitante que adquiera bienes del Grupo 3, es responsable de la
recepción a entera satisfacción de los bienes solicitados, por lo que ésta debe
verificar las características técnicas y especificas según factura para su recepción.
5. El Auxiliar de Inventarios colocará un código en el bien conforme a control de la
Unidad Solicitante cuando haya verificado el cumplimiento de la norma 3.
6. Para registrar un bien, el Auxiliar de Inventarios deberá contar con lo siguiente:
a. Impresión de hojas numeradas para las Tarjetas de Responsabilidad,
autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
5
8
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
7. No se entregara ningún bien si no han firmado tarjeta de responsabilidad preliminar
el usuario.
REGISTRO DE INVENTARIOS
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA SU REGISTRO
Recibe bienes inventariables del grupo 3 y solicita al
1
Auxiliar de Inventarios que proceda a su
Auxiliar de Almacén
verificación. (Ver norma 2)
Traslada expediente al Auxiliar de Inventarios para
2
que participe en el registro de bienes.
REGISTRO DE EXPEDIENTE Y ANALISIS DE BIENES
Verifica que el expediente de los Bienes adquiridos
por el MAGA cumple
con requerimiento de
Auxiliar de Inventarios
3
inventarios. (Ver norma 2 )
Si, sigue paso 4
No, devuelve para correcciones
ELABOARACION DE TARJETA PRELIMINAR
Elabora tarjeta preliminar de responsabilidad.
4
Traslada el expediente a la Sección de Inventarios
Auxiliar de Inventarios
5
para que se realice el analisis y registro en el
SICOIN. (Ver norma 3)
Verifica si la documentación de los bienes
adquiridos por la Unidad Solicitante, cumple con los
Jefe del Departamento
6
requisitos de inventarios. (Ver norma 2 )
de Almacén e Inventarios
Si, sigue paso 7
No, devuelve para correcciones
REGISTRO DE BIENES EN SICOIN E IMPRESIÓN DE TARJETA
Ingresa los bienes al libro de inventarios y módulo
7
de inventarios del SICOIN.
Emite el Resguardo de Responsabilidad generado
Técnico Digitador de
8
por módulo de inventarios del SICOIN.
Inventarios
Traslada el Resguardo de Responsabilidad al
9
Auxiliar de Inventarios de la UDDAF para requerir
las firmas correspondientes.
Confronta la información contenida en los
10
Resguardos de Responsabilidad.
Auxiliar de Inventarios
11 Requiere las firmas a los usuarios responsables.
Traslada a la Sección de Inventarios los
12
Resguardos de Responsabilidad debidamente
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
5
9
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
REGISTRO DE INVENTARIOS
RESPONSABLE
Técnico Digitador de
Inventarios
Jefe del Departamento
de Almacén e Inventarios
Técnico Digitador de
Inventarios
Auxiliar de Inventarios
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
No.
13
14
15
16
17
PROCEDIMIENTO
firmados.
Asigna folio a Forma 1-H y traslada al Jefe de
Inventarios para firma.
Firma y sella la Forma 1-H y devuelve al Técnico
Digitador.
Genera constancia de resguardo emitida por el
SICOIN.
Traslada constancia de resguardo al Auxiliar de
Inventarios de la UDDAF.
Ingresa los bienes adquiridos al libro auxiliar de
inventarios de la UDDAF.
----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
6
0
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Delegados de la Administración Interna en
Unidades Ejecutoras con UDDAF Clase “A y B”
Código
08
Páginas
REGISTRO DE DONACIONES Y
TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS A FAVOR
DEL MAGA
Fecha
Agosto 2012
3
OBJETIVO
Llevar el registro y control de todos los activos fijos donados a la institución, conforme a
normas establecida en el Reglamento de Inventarios Muebles de la Administración
Publica (Ver Anexo 15 y 16) para poder hace un uso adecuado de las donaciones a la
Institución.
NORMAS
1.
Todas las Unidades Ejecutoras de la UDDAF que reciban bienes en calidad de
donación estan obligads de notificar a la Sección de Inventarior a traves del
Auxiliar de Inventarios del bien adquirido en donación, adjuntando la siguiente
documentación:
a. Fotocopia certificada del acta entre el ente donante y el Ministerio de entrega y
recepción mediante la cual se donan o trasladan los bienes al MAGA,
detallando los mismos e indicando su valor.
b. Fotocopia de la factura de adquisición de los bienes. Si no existe factura le da
un valor estimado al bien conforme al precio actual del mercado.
c. Fotocopia de boletas preliminares de responsabilidad en las que se asignan
temporalmente los bienes adquiridos.
2.
La Sección de Inventarios debera registrar las donaciones temporalmente, hasta
recibir resoluciòn oficial del Departamento de Bienes del Estado del Ministerio de
Finanzas Publicas –MINFIN-.
3.
Todo bien donado al MAGA, deberá registrarse en el libro u hojas movibles,
Módulo de Inventarios del SICOIN, así como Inventario General de Activos Fijos
del Ministerio.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
6
1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
REGISTRO DE DONACIONES O TRASLADOS DE
ACTIVOS FIJOS A FAVOR DEL MAGA
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE REGISTRO DE DONACIONES O TRASLADO DE BIENES
Recibe de Unidades Ejecutoras de la UDDAF
documentación (Ver norma 1) que acredita la
Auxiliar de Inventarios
1
donación o traslado de activos fijos adquiridos por la
dependencia del MAGA,.
REGISTRO DE EXPEDIENTE Y ANALISIS DE BIENES
Verifica fisicamente y conforme a documentos si el
bien a inventariar cumpla con normas para el
Auxiliar de Inventarios
2
registro del bien.
Si, Sigue paso 3
No, devuelve expediente para correcciones.
ELABORACION DE TARJETA PRELIMINAR
Elabora tarjeta preliminar del bien con firma del
3
responsable del bien.
Auxiliar de Inventarios
Traslada expediente por medio de nota de traslado
4
al Encargado de inventarios notificando de lo
actuado.
INGRESO DE BIENES DE DONACION EN SICOIN EN FORMA TEMPORAL
Revisa expediente y nombra Tecnico Digitador para
que ingrese bien en SICOIN de las donaciones
5
hasta recibir resoluciòn oficial del departamento de
Encargado Sección de
Bienes del Estado del MINFIN
Inventarios
Traslada expediente al Tecnico Digitador para que
6
registre bienes según expediente.
Tecnico Digitador de
7
Ingresa las nuevas adquisiciones en forma temporal
Inventarios
SOLICITUD DE APROBACION DE REGISTRO DE BIENES DEL ESTADO A MINFIN
Elabora oficio departamento de Bienes del Estado
del Ministerio de Finanzas Publicas solicitando
8
aprobacion de registro de bienes adjuntando
Tecnico Digitador de
fotocopia del expediente completo.
Inventarios
Traslada expediente para firma del Encargado de
9
Inventarios.
Firma y sella oficio dirigido a la Dirección de Bienes
10
del Estado
Encargado de Inventarios
Traslada expediente para visto bueno de la
11
Subdirección de Administración Interna
12
Revisa expediente, firma y sella.
Subdirección de
Administración Interna
13
Devuelve expediente al Encargado de Inventarios
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
6
2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
REGISTRO DE DONACIONES O TRASLADOS DE
ACTIVOS FIJOS A FAVOR DEL MAGA
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
14
Taslada expediente al MINFIN
Recibe notificación de la Dirección de Bienes del
Encargado de Inventarios
15 Estado de la aprobación de registro de bienes
donados a cargo del MAGA
REGISTRO DE BIENES DONADOS EN SICOIN E IMPRESIÓN TARJETA
DEFINITIVA
Revisa expediente y solicita el registro del bien en
16
SICOIN
Encargado de Inventarios
17
Traslada expediente para registro
Ingresa las nuevas adquisiciones en el Módulo de
18 Inventarios del SICOIN y en el Libro de inventarios
de la Unidad de Administración Financiera,
Imprime tarjeta de responsabilidad emitida por el
19
Módulo de Inventarios del SICOIN (Ver anexo 13)
Tecnico Digitador de
Inventarios
Imprime constancia de resguardo emitida por el
20
Módulo de Inventarios del SICOIN, la cual debe
firmar y sellar
Traslada expediente y tarjeta de responsabilidad
21
final al auxiliar de inventarios para tramite final.
FIRMA DE TARJETA POR RESPONSABLE DEL BIEN
Solicita al responsable del bien que firme tarjeta de
22 responsabilidad autorizada por la Contraloría
General de Cuentas.
Traslada tarjeta de responsabilidad original a la
23
Sección de Inventarios para su resguardo
Auxiliar de Inventarios
Registra en su libro auxiliar de inventarios los bienes
24
trasladados o donados al MAGA
Archiva copia de tarjeta de responsabilidad.
25
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
6
3
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Delegados de la Administración Interna en
Unidades Ejecutoras con UDDAF Clase “A y B”
Código
09
Páginas
REGISTRO DE BIENES AJENOS AL MAGA
QUE SE ENCUENTRAN AL SERVICIO
DEL MINISTERIO
Fecha
Agosto 2012
2
OBJETIVO
Contar con un procedimiento para el registro y control bienes ajenos al MAGA, que se
encuentran al servicio del Ministerio temporalmente.
NORMAS
1. Todas las dependencias del MAGA, que reciban de bienes en calidad de prestamo
para su uso en esta depencencias, deberán remitir a la Sección de Inventarios del
MAGA, la siguiente documentación:
a. Fotocopia de documento mediante el cual los activos fueron entregados al
MAGA.
b. Fotocopia de la Tarjeta de Responsabilidad provisional de Control Interno,
mediante la cual fueron asignados los bienes.
2. Todos los bienes catalogados como activos fijos, entregados al MAGA en calidad de
prestamo deben de ser registrad y asignar Tarjetas de Responsabilidad Temporales
a los responsables de su uso.
REGISTRO DE BIENES ACTIVOS AJENOS AL MAGA
QUE SE ENCUENTRAN AL SERVICIO DEL MINISTERIO
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE REGISTRO DE BIENES AJENOS AL MAGA
Recibe documentación de Unidades Ejecutoras en
la que solicitan se realice el control del uso de
1
bienes ajenos al MAGA entregados en forma de
prestamo por dependencia ajenas al MAGA.
Verifica que la documentación de los Bienes activos
prestados al MAGA cuentan con documentación de
Auxiliar de Inventarios
soporte que permita su control y uso legitimo en la
institución,asi como que estos coincidan con las
2
caracteristicas plasmadas en documentación. (Ver
Norma 1)
Si, sigue paso 3
No, solicita su corrección.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
6
4
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
REGISTRO DE BIENES ACTIVOS AJENOS AL MAGA
QUE SE ENCUENTRAN AL SERVICIO DEL MINISTERIO
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
Elabora tarjeta de control de bienes ajenos al
MAGA para firma del responsable del bien.
FIRMA DE RESPONSABLE EN TARJETA DE RESPONSABILIDAD
Solicita firma en tarjeta de control de bienes ajenos
4
al MAGA a la persona que hace uso del bien
Auxiliar de Inventarios
Entrega fotocopia de la tarjeta de bienes ajenos con
5
firmas a Sección de Inventarios para control Interno.
Encargado de la Sección
Registra en control interno el bien ajeno al MAGA
de Inventarios
6
correspondiente.
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO--------------Auxiliar de Inventarios
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
3
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
6
5
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Delegados de la Administración Interna en
Unidades Ejecutoras con UDDAF Clase “A y B”
Código
10
Páginas
DESCARGA DE
BIENES MUEBLES ACTIVOS
Fecha
Agosto 2012
2
OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para el registro de transacciones de egreso o descargo de
bienes muebles por motivos de baja, mal estado o traslado a otro responsable.
NORMAS:
1. Los motivos por los cuales una dependencia puede solicitar se descargue un bien
mueble en su dependencia son las siguientes:
a.
b.
c.
d.
Retiro del trabajado.
Contar con bienes muebles no utilizados o que quieran trasladar a otra persona.
Traslado a otra dependencia.
Entrega a Sección o Enlace de Inventarios.
2. El oficio de solicitud de descarga debe de presentarse en hoja membretada de la
institución y contener la siguiente información.
a. Número de inventario del bien a ser descargado.
b. Nombre del responsable y cargo.
c. Número de NIT.
d. En el caso de que un bien se desea asignar a otra persona debe de incluir el
nombre completo de la persona a la que se le desea asignar el bien y el cargo
que ocupa la misma.
e. Los bienes a ser descargados deben de ser entregados especificando el estado
de los mismos.
3.
No se desasignarán bienes sin previa solicitud por escrito (oficio dirigido al Jefe de
Inventarios, con visto bueno de su jefe inmediato exponiendo los motivos del
descargo), en su defecto llenar la solicitud de descarga de bienes activos.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
6
6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
DESCARGA DE BIENES MUEBLES ACTIVOS
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE DESCARGA DE BIENES
Elabora solicitud de descargo de bienes, de
diferentes departamentos a que pertenece o solicita
1
se descarguen bienes a personal a su cargo.
Director Unidad
(Ver normas 1, 2 y 3)
Solicitante
Traslada solicitud al Auxiliar de Almacen e
2
Inventarios
DESCARGA DE BIENES
Verifica que la documentación fue presentada en
cumplimiento a (las normas 1, 2 y 3)
3
Si, sigue paso 4
No, devuelve solicitud para que complemente la
documentación conforme a normativas
Auxiliar de Inventarios
4
Verifica en sitio los bienes sujetos a descargarse
Traslada expediente a Encargado de Inventarios
5
para que verifique la gestión realizada a traves de
tarjetas.
Revisa expediente y solicita a Tecnico Digitador que
Encargado de Inventarios
6
realice en SICOIN los cambios solicitados
Descarga los bienes asignados e imprime
7
nuevamente las tarjetas de responsabilidad.
Tecnico Digitador
Traslada nuevas tarjetas a tAuxiliar de Inventarios
8
para que solicite firmas al personal
Auxiliar de Inventarios
Solicita firma a los responsables de las tarjetas que
11
fueron objeto de modificación.
Traslada de tarjeta para su resguardo a traves de
12
oficio.
Encargado de Inventarios
Archiva copia de tarjeta y expediente de solicitud
13
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
6
7
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Delegados de la Administración Interna en
Unidades Ejecutoras con UDDAF Clase “A y B”
Código
11
Páginas
TRAMITE DE BAJA DE BIENES MUEBLES
EN ESTADO INSERVIBLE
Fecha
Agosto 2012
2
OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la descarga de bienes muebles en estado inservible
cargados en el sistema SICOIN a personal del MAGA.
NORMAS
4.
Las dependencias que tengan bienes muebles en estado inservible o en desuso,
lo deberán hacer del conocimiento de la Autoridad superior de que dependan y
esta deberá de notificar a la Sección de Inventario;
5.
d)
e)
f)
Los bienes activos únicamente pueden dársele baja por los siguientes motivos:
Mal estado
Por traslado a otra entidad del Estado
En los casos de robo, hurto, perdida, faltante o extravió, siempre y cuando exista
resolución de baja autorizada por la Contraloría General de Cuentas.
6.
Al oficio de solicitud de baja que se traslade al Departamento se debe de adjuntar
la siguiente documentación:
b. Certificación ´de acta en la que se detallen los bienes de los
cuales se solicita la baja, separando los que contengan material
ferroso de los que no, indicando además número de inventario,
valor en libros, motivo de la solicitud de baja y firma de la
máxima autoridad de la UDDAF.
TRAMITE DE BAJA DE BIENES MUEBLES EN ESTADO INSERVIBLE
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRAMITE DE BAJA DE MUEBLES
Solicitan tramite de baja de bienes en estado
Unidades Ejecutoras
1
inservible o desuso (Según normas 1, 2 y 3).
Verifica que la documentación que se adjunta este
completa (Ver normas 2 y 3).
Auxiliar Inventarios
2
Si, sigue paso 3
No, devuelve para que complemente la
documentación
VERIFICACION DE BIENES INSERVIBLES O EN DESUSO
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
6
8
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
TRAMITE DE BAJA DE BIENES MUEBLES EN ESTADO INSERVIBLE
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
Verifica en sitio si el estado de los bienes amerita
darles de baja.
Auxiliar Inventarios
5
Elabora informe del Estado de los bienes.
6
Traslada informe al Encargado de Inventarios.
SOLICITUD DE BAJA DE BIENES DEL ESTADO
Elabora, firma y sella oficio dirigido a la Direccion
7
de Bienes del Estado solicitando la baja de bienes
Encargado Sección de
inventariables.
Inventarios
Traslada expediente para firma de la Subdirección
8
de Administración Internas.
Firma y sella expediente a Bienes del Estado para
9
solicitar la baja a La Comisón de Bienes de Estado
y Contraloria General de Cuentas.
Subdirección de
10 Envia solicitud a la Comisión de Bienes del estado.
Administración Internas
11 Recibe resolución de baja.
Traslada expediente al Encargado de Inventarios
12
para que completen la baja de bienes en desuso
13 Revisa que el expediente este completo.
Encargado de Inventarios
Traslada doocumentación a Auxiliar Inventarios
14
para que realice la baja de bienes
BAJA DE BIENES FISICOS, EN SICOIN Y TARJETA DE RESPONSABILIDAD
Realiza la baja de bienes en desuso fisico y en
15
tarjeta.
Auxiliar Inventarios
Traslada expediente para que el Tecnico Digitador
16 de de baja en SICOIN y en tarjeta de responsable
del bien.
17 Descarga los bienes en SICOIN.
Tecnico Digitador
Resguarda copia del expediente de baja.
18
----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO--------------4
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
6
9
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Delegados de la Administración Interna en
Unidades Ejecutoras con UDDAF Clase “A y B”
Código
12
Páginas
EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES
INGRESADOS AL INVENTARIO
Fecha
Agosto 2012
2
OBJETIVO
Confirmar la existencia de bienes ingresados en inventario del SICOIN para llevar
controles para la adquisición de suministros que el bien requiera.
NORMAS
1. Se entrega Certificación de Inventario únicamente con previa solicitud por escrito
“solicitud de certificación de inventario” Ver anexo 6
2. Se emitirá certificación únicamente de los bienes que se encuentran registrados
en el libro de inventarios del MAGA.
3. De no existir el bien en el libro de inventarios, se extenderá un oficio al solicitante
informándole que el bien no pertenece al Ministerio.
4. Para emitir certificación de vehículos es necesario adjuntar copia de tarjeta de
circulación.
EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES INGRESADOS AL INVENTARIO
RESPONSABLE
No.
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES
Entrega el formulario de Solicitud de Certificación de
Solicitante
1
Inventario al Auxiliar de Inventarios.
Recibe formulario de Solicitud de Certificación de
Auxiliar de Inventarios
2
Inventario y lo registra en el control respectivo.
ANALISIS DE BIENES EN SISTEMA Y EN CONTROLES FISICOS
Recibe la solicitud y verifica en SICOIN y en
controles fisicos si existe el bien y esta cargado al
solicitante.
Auxiliar de Inventarios
3
Si, escribe el Vo. Bo. de aprobación y sigue paso 4
No, devuelve solicitud explicando el porque no se
emitio certificación de bienes
EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
7
0
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES INGRESADOS AL INVENTARIO
RESPONSABLE
Auxiliar de Inventarios
No.
PROCEDIMIENTO
4
5
Elabora, firma y sella la certificación
Solicita visto bueno en la sección de Inventarios
Verifica si los datos contenidos en la certificación
son correctos.
Si, firma con visto bueno
No, regresa para corrección
Traslada expediente al Auxiliar de inventarios
Entrega la certificación y solicita que le firme la
copia de recibido.
Archiva la copia de la certificación con firma de
recibido y envia copia a Seccion de Inventarios.
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Encargado de Inventarios
6
7.
Auxiliar de Inventarios
6
7
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
7
1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
GLOSARIO DE TÉRMINOS
TERMINO
SIGNIFICADO
ACTIVOS FIJOS
Conocidos como bienes tangibles del grupo 3
con una vida util aproximada de màs de un
año.entre ellos esta la maquinaria, equipo de
oficina,transporte, comunicaciones, computos.
ALMACÉN
Es el espacio físico dónde se resguardan los
materiales, bienes o suministros que la
institución necesita para el buen funcionamiento
de sus actividades.
BIENES
Objetos tangibles o intangibles que constituyen
el patrimonio de una Instituciòn.
BIENES FUNGIBLES
Se les llama a los bienes cuya vida util
aproximada es menor de un año. Incluye la
compra de material no inventariable (fungible)
para el normal funcionamiento de equipos
informáticos o de cómputo, ofimáticas,
transmisióny otros, tales como disquetes,
discos compactos (CD,DVD), dispositivos
portátiles de almacenamiento masivo externos
(tales como memorias para puertos USB -por
sus siglas en inglés- ), dispositivos inalámbricos
de acceso a redes informáticas (intranet,
Internet o ambas), etc.
CONTROL INTERNO
Mecanismo que le permite a una Institución
informarse y cerciorarse si los vicisitudes de un
procedimiento se realizan de acuerdo con los
objetivos de una institución y conforme a
normas
y
procedimientos
establecidos
previamente.
CONSTANCIA DE INGRESO
A ALMACÉN Y A
INVENTARIO
Es la forma oficial autorizada por la Contraloría
General de Cuentas, para registrar el ingreso
de bines de activo fijo, bienes fungibles y
suministros a la Sección de Almacén y al
Departamento de Inventarios.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
7
2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
GLOSARIO DE TÉRMINOS
TERMINO
SIGNIFICADO
DIAGRAMA DE FLUJO
Sucesion de pasos que lleva un proceso desde
su inicio hasta el fin.
DONACIÒN
Acto por el cual se transfiere gratuitamente un
biena beneficio de otra institución.
FORMATO DE SOLICITUD
DE PEDIDO
Es el formato que se utiliza por el
Departamento
de
Contrataciones
y
Adquisiciones del MAGA para solicitar la
compra de bienes, materiales o suministros
necesarios para el cumplimiento y desarrollo de
sus actividades.
FORMULARIO DE
REQUISICIÓN AL ALMACÉN
DE MATERIALES Y
SUMINISTROS
Es el formulario autorizado por la Contraloría
General de Cuentas para solicitar a la Sección
de Almacén que proporcione a los diferentes
departamentos los bienes y suministros
requeridos con la debida autorización.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Documento
administrativo
que
incluye
objetivos, normas y procedimientos que se
deben de realizar para cumplir actividades
determinadas.
OBJETIVO
Meta que se desea alcanzar para el
cumplimiento de una necesidad a traves de
metas o acciones.
SISTEMA DE
Es la herramienta que lleva el control de la
CONTABILIDAD INTEGRADA ejecución presupuestaria, registrando ingresos
SICOIN
y el gasto de los programas y proyectos según
corresponda, generando automáticamente con
cada registro la Contabilidad del Estado y el
proceso de pago. También contempla el
registro de metas, indicadores de desempeño e
ingreso del Plan Operativo Anual de cada
institución así como el registro y control de
inventarios.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
7
3
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
GLOSARIO DE TÉRMINOS
TERMINO
SIGNIFICADO
TARJETA PARA EL
CONTROL DE
SUMINISTROS
Es el formato en donde se registran las
operaciones diarias del ingreso y egreso de los
bienes y suministros.
TARJETA AUXILIAR
ACTIVOS
Sirven a los delegados de inventarios para
agilizar el proceso de ubicación de los bienes
mientras se establece la nomenclarua de
autorizaciòn de la Contraloria.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
7
4
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXOS
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
7
5
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 1
SOLICITUD DE PEDIDO
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
7
6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
REVERSO DE LA SOLICITUD DE PEDIDO
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
7
7
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 2
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
7
8
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 3
COTIZACIÓN APROBADA
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
7
9
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 4
FACTURA
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
8
0
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 5
FORMULARIO “CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACÉN Y A INVENTARIO”
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
8
1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 6
TARJETA DE CONTROL DE SUMINISTROS
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
8
2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 7
REQUISICIÓN AL ALMACÉN DE MATERIALES Y SUMINISTROS
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
8
3
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
REVERSO DE LA REQUISICIÓN AL ALMACÉN
DE MATERIALES Y SUMINISTROS
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
8
4
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 8
ACUERDO MINISTERIAL 214-2006
HOJA 2
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
8
5
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
HOJA 3
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
8
6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
8
7
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 9
REQUERIMIENTO DE SOLICITUDES DE PEDIDO
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
8
8
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 10
FORMATO DE DEVOLUCIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
8
9
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 11
TARJETA DE RESPONSABILIDAD
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
9
0
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 12
FORMULARIO 1-H RAZONADO
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
9
1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 13
TARJETA DE RESPONSABILIDAD FIRMADA
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
9
2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 14
CONSTANCIA DE BIENES EN INVENTARIO
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
9
3
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 15
Hoja 1
REGLAMENTO DE INVENTARIOS MUEBLES
DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA
Palacio Nacional: Guatemala, 11 de mayo de 1994.
El Presidente de la República,
CONSIDERANDO:
Que con la derogatoria del Decreto número 35-80 del Congreso de la República, Ley de Compras y Contrataciones y
su Reglamento, la del Decreto 436 del Presidente de la República y del Decreto número 83-69 del Congreso de la
República, se ha evidenciado la ausencia de normatividad necesaria para la realización de las operaciones de
inventario de los bienes muebles pertenecientes a la Administración Pública;
CONSIDERANDO:
Congruente con lo anterior y dada la necesidad que dichas regulaciones sean de aplicación inmediata, para lograr
un efectivo control de los bienes muebles, así como la actualización del patrimonio estatal, se hace imperativo emitir
las disposiciones aplicables a dichos trámites;
POR TANTO,
En ejercicio de las funciones que le confiere el artículo 183, literal e) de la Constitución Política de la República de
Guatemala, numerales 5), 6) y 16), del artículo 4º. Del Decreto 106-71 del Congreso de la República, que contiene la
Ley del Ministerio de Finanzas Públicas, artículo 1., 3. y 6 del Reglamento Interno de la Dirección Bienes del Estado
y Licitaciones, contenido en el Acuerdo Ministerial número 8-89 del 27 de marzo de 1989,
ACUERDA:
El siguiente,
REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES
MUEBLES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ARTICULO 1.
Las dependencias que tengan bienes muebles no utilizables o en desuso, por encontrarse en mal estado, lo harán
del conocimiento de la Autoridad Superior de que dependan, para que ésta por el conducto correspondiente, solicite
a la dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, proceda al traslado,
destrucción o trámite de baja correspondiente.
ARTICULO 2.
Cuando los bienes se encuentren en buen estado o puedan ser reparados y se necesite darles baja del inventario,
por traslado a otra dependencia, deberá suscribirse actas de entrega y recepción y, con certificación de ingreso al
inventario, solicitar, por el conducto correspondiente, a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio
de Finanzas Públicas, emita la resolución respectiva.
ARTICULO 3.
Las dependencias que tengan bienes en buen estado o deteriorados, pero que no los utilicen, deben solicitar su
traslado a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones, del Ministerio de Finanzas Públicas, para que los ingrese
como bienes en tránsito y posteriormente los asigne a otra dependencia estatal que los necesite.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
9
4
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Hoja 2
ARTICULO 4.
Para los casos de baja, por destrucción de bienes inservibles, que no sea posible reparar o utilizar, se deberá
suscribir acta describiéndolos, separando aquellos que tengan componentes de metal e indicándose su valor
registrado. Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario, se deberá solicitar a la autoridad superior
correspondiente, que autorice la continuación del trámite. Obtenida la misma, se enviará lo actuado a la Dirección de
Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que designe un delegado y solicite la
intervención de un auditor de la Contraloría General de Cuentas, para que procedan a la verificación, luego de lo
cual, se ordenará la destrucción o incineración de los mismos, suscribiéndose acta y compulsando copias
certificadas a las dependencias relacionadas.
ARTICULO 5.
El procedimiento consignado en el artículo precedente, es el que deberá utilizarse cuando los bienes se encuentren
en el Departamento de Guatemala; similar procedimiento se seguirá cuando se trate de bienes que se hallen en los
demás departamentos de la República, correspondiendo al Gobernador Departamental y al delegado de la
Contraloría General de Cuentas realizar tal actividad.
ARTICULO 6.
Cuando se trate de semovientes o de otras especies animales que hayan muerto, bajo la responsabilidad del Jefe en
el lugar, deberán incinerarse los restos en forma inmediata, suscribiéndose acta en la que deberá intervenir además
del Jefe, el Gobernador Departamental o su representante y un delegado de la Contraloría General de Cuentas.
Igual procedimiento se seguirá cuando estando los animales vivos sea imprescindible sacrificarlos por su estado. En
ambos casos, posteriormente se compulsará certificación del acta e ingreso al inventario y con el expediente que se
forme se remitirá a la Contraloría, para la prosecución del trámite de baja respectivo.
ARTICULO 7.
En los casos de pérdida, faltante o extravío, el Jefe de la dependencia deberá proceder a suscribir acta, haciendo
constar, con intervención del servidor que tenga cargados el bien o bienes, lo siguiente: 1) Lo relativo al caso; 2) el
requerimiento de pago o reposición del bien, según corresponda. En esta última situación el bien restituido deberá
ser de idénticas características y calidad del original.
ARTICULO 8.
Cuando se trate de armas de fuego, el pago deberá realizarse de conformidad con los valores vigentes en el
mercado interno y si se opta por la reposición, tendrá que ser con un bien de idénticas características y calidad.
ARTICULO 9.
Concluido el trámite especificado en los dos artículos anteriores, deberá compulsarse copia certificada del acta y con
certificación de ingreso al inventario, el expediente que se forme se deberá remitir a la Contraloría General de
Cuentas, para que si procede, ordene la baja que corresponda.
ARTICULO 10.
En caso de sustracción de bienes muebles, en circunstancias que puedan ser constitutivas de delito o falta, el Jefe
de la dependencia, deberá proceder a la suscripción del acta en que se haga constar lo sucedido. Con una copia
certificada de la misma, presentará la denuncia ante la autoridad policíaca más cercana o ante Tribunal competente.
Igual procedimiento se observará si se tratare de robo o hurto de vehículos, debiéndose cumplir además del
procedimiento antes descrito, con obtener certificación de la fase en que se encuentre el proceso judicial, así como
certificación de ingreso al inventario y remitir el expediente a la Contraloría General de Cuentas para la continuación
y fenecimiento del trámite de baja.
ARTICULO 11.
Cuando con ocasión de un incendio, terremoto, inundación, atentado o cualquier otra acción natural o humana, se
registre la destrucción, daño o desaparición de bienes, el jefe de la dependencia deberá suscribir acta en la que se
haga constar lo acontecido, detallando pormenorizadamente los bienes afectados. Con certificación de dicha acta,
presentará la denuncia ante la autoridad policíaca más cercana o ante tribunal competente. Posteriormente, remitirá
las actuaciones a la Contraloría General de Cuentas para la continuación y conclusión del trámite de baja respectivo.
Hoja 3
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
9
5
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ARTICULO 12.
Cuando una Embajada o Consulado de Guatemala en el exterior, requiera la baja de su inventario o el traslado de
algún bien mueble, el jefe de la misión, con la comparecencia de por lo menos dos de sus funcionarios, suscribirá
acta haciendo constar los motivos y la descripción del bien, remitiendo copias certificadas del acta y del ingreso a
inventario, al Ministerio de Relaciones Exteriores, para que con su anuencia se trasladen las diligencias a la
Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que emita la resolución
pertinente, en la que deberá indicar la procedencia de la destrucción y posterior soterramiento del bien o bienes de
que se trate, observando en todo caso la legislación del país donde tiene su sede la Misión.
ARTICULO 13.
En caso de cierre de Embajadas o Consulados de Guatemala, en el exterior, el jefe de la misión, bajo su estricta
responsabilidad, y con la aprobación previa del Ministerio de Relaciones Exteriores, deberá vender los bienes
inventariados, en pública subasta o al mejor postor, observando las disposiciones legales del país en donde se
encuentre la sede diplomática. Si existe la oportunidad y conveniencia de que los bienes sean traídos a territorio
guatemalteco, así deberá hacerse, sin perjuicio de que puedan ser trasladados a otra representación nacional.
ARTICULO 14.
En los casos de adquisición de bienes por parte de las representaciones Diplomáticas, a cuenta del precio de los
bienes a adquirirse, podrán entregarse bienes inventariados, debiéndose contar previamente con la documentación
justificativa proporcionada por el Jefe de la misión, con la anuencia del Ministerio de Relaciones Exteriores a través
del Acuerdo respectivo, el que si lo estima necesario podrá recabar previamente dictamen de la Contraloría General
de Cuentas.
ARTICULO 15.
Los bienes que se adquieran por las Embajadas o consulados, deberán ser ingresados en el inventario
correspondiente, en quetzales, consignándose su valor también en dólares de los Estados Unidos de América, al
cambio del día en que se efectúe la compra, con base para el efecto, en la información que proporcione el Banco de
Guatemala.
ARTICULO 16.
Las Embajadas o Consulados bajo la responsabilidad del jefe de la misión, quedan obligados a remitir al Ministerio
de Relaciones Exteriores, informe trimestral acerca de la adquisición de bienes que realicen, ya sean éstos fungibles
o no fungibles.
ARTICULO 17.
En los casos de depreciación y revaluación de bienes muebles, se deberá aplicar lo dispuesto en el Decreto Ley
número 2-86, que contiene la Ley Orgánica del Presupuesto y sus reformas y Acuerdo Gubernativo número 7-86
que contiene el Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto y sus modificaciones.
ARTICULO 18.
Cada funcionario que tenga a su cargo cualquiera de las dependencias a que se refiere el presente reglamento, será
responsable de que en cualquier transacción de bienes muebles que realice el Estado, éste no sufra perjuicio en sus
intereses.
ARTICULO 19.
Las dependencias a que se refiere el presente reglamento, bajo la responsabilidad directa de su jefe superior, están
obligadas a remitir a más tardar el treinta y uno de enero de cada año, un informe pormenorizado de los bienes
muebles que tengan registrados en su inventario, al treinta y uno de diciembre de cada año, a las Direcciones de
Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas. Dicho
informe deberá ser independiente al que se refiere el artículo 70 de la Ley Orgánica del Presupuesto, contenida en el
Decreto Ley número 2-86 y 27 de su Reglamento contenido en Acuerdo Gubernativo 7-86.
Hoja 4
ARTICULO 20.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
9
6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
Los bienes de metal o que contengan partes metálicas y que se encuentren en mal estado, deberán ser entregados
a la Comisión Recolectora de Chatarra - CORECHA- del Ministerio de la Defensa Nacional, conforme a lo estipulado
por el Decreto número 77-75 del Congreso de la República. Previamente deberá verificarse el mal estado de los
mismos, a través de una revisión practicada por un delegado de la Contraloría General de Cuentas. Si se establece
que los bienes están en buen o regular estado, tendrán que entregarse a la Dirección de Bienes del Estado y
Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que los ingrese al inventario de bienes en tránsito y
posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite.
ARTICULO 21.
Las dependencias que a la fecha tengan ingresados en su inventario general, bienes fungibles, o sea los que se
consuman rápido por su uso constante, deberán suscribir acta identificándolos y, con certificación de la misma y del
ingreso a dicho inventario, iniciarán el trámite de baja respectivo, ante la Contraloría General de Cuentas, para que
ésta ordene su ingreso al inventario de bienes fungibles.
ARTICULO 22.
Los funcionarios o empleados que contravengan lo dispuesto en este reglamento, serán sancionados de
conformidad con lo que sobre el particular disponen la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, su
Reglamento, Ley de Servicio Civil, Ley de Responsabilidades, Ley de Probidad o cualquiera otra regulación que
contengan sanciones administrativas, pecuniarias, civiles o penales.
ARTICULO 23.
Los casos no previstos en el presente reglamento, serán resueltos por la Contraloría General de Cuentas, a solicitud
del jefe de la dependencia interesada.
ARTICULO 24.
El presente Acuerdo empieza a regir el día siguiente de su publicación en el Diario Oficial.
Comuníquese
Ramiro de León Carpio
La Ministra de Finanzas Públicas
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
9
7
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 16
ARTICULO 53 ACEPTACIÓN Y APROBACIÓN DE DONACIONES DEL SISTEMA DE
CONTABILIDAD INTEGRADA GUBERNAMENTAL
ARTICULO 53. ACEPTACIÓN Y APROBACIÓN DE DONACIONES. Sin la previa
autorización del Ministerio de Finanzas Públicas, los Organismos del Estado y sus
entidades descentralizadas y autónomas no pueden aceptar donaciones o préstamos
no reembolsables que exijan aporte nacional o que impliquen gastos inmediatos que
deba cubrirse con recursos estatales.
Los convenios de donación, que en parte o en su totalidad contengan aportes en
especie, deben incluir cláusula de obligatoriedad de certificar a la unidad especializada
del Ministerio de Finanzas Públicas, el ingreso a almacén o inventario.
Todo convenio de donación debe ser aprobado por acuerdo gubernativo con el
refrendo del Ministerio de Finanzas Públicas.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
9
8
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 17
CONTROL DE DE ACTIVOS FIJOS
HOJAS MOVILES INICIO DE AÑO
FECHA
1
DESCRIPCION
2
INGRESOS
3
EGRESOS
4
SALDO
5
INSTRUCTIVO
1. Colocar la fecha en la documentación para el registro en Almacen, en el
formulario 1-H y en la copia de factura, en el caso de donación se realizará acta.
Se debe de registrar en el libro de entradas a diario por el control númerico de
las mismas.
2. Describir el bien según las caracterìsticas de Factura y Formulario 1-H revisando
que coincidan, colocar el número de tarjeta y registro de SICOIN que le
asignaron.
3. En la casilla de ingresos colocar el valor del bien con sus decimales si los
tuvieran.
4. La columna de egresos se utiliza únicamente cuando se da de baja a un bien.
5. En la columna saldo deberan ir sumando el valor del bien presente más lo que
traen de los bienes anteriores.
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
9
9
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
ANEXO 18
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN LIBRO A FIN DE AÑO
1
2
3
4
5
Parcial
Total
xxxxxx
xxxxxx
RESUMEN DE
INVENTAFIO
Ministerio de
Agricultura,
Ganaderia y
Alimentacion
Periodo 2011
No. De
cuenta
Descripciòn de la
cuenta
Equipo de
computo
El infrascrito Encargado de la Secciòn de Inventarios tiene a la vista el
cierre del inventario del Ministerio de Agricultura al 31 de diciembre de
2011, el cual asciende a la cantidad de Q, xxxx. Guatemala 14 enero 2012.
Firma y sello
Encargado de
Inventarios
Firma y sello
jefe del
Departamento
de Almacen e
Inventarios
INSTRUCTIVO
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
0
0
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Almacén e Inventarios
1.
2.
3.
4.
5.
El tipo de cuentas que afecta
Nombre de la Cuenta
Nada
La cantidad parcial por equipo
El total de las cuentas que afecta
Nota:
Debera cerrar el ejercicio del año que finalizo, indicando ademas el periodo y monto de
las adquisiciones firmando y sellando el Auxiliar de Inventarios y el Jefe de Almacen e
inventarios
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Administrador Interno
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
0
1