Guía para Pagos a Proveedores con Data Entry

GUÍA DATA ENTRY, CÓMO CREAR UN ARCHIVO DE PAGO
DE PROVEEDORES DE FORMA MANUAL Y EXPLICACION
DE LA ESTRUCTURA TXT.
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INTRODUCCIÓN
La presente guía tiene la finalidad de presentar los pasos para crear el data entry para poder
realizar un pago a proveedores.
CONTENIDO
Este documento tiene como objetivo presentar los pasos a seguir para que nuestros clientes
jurídicos puedan crear un archivo de pagos a proveedores a través del servicio Exterior
NEXO Jurídico, garantizando de manera que la misma sea efectuada de forma efectiva y
segura. Se contempla el siguiente punto:
1. ¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de
proveedores de forma manual?
2. Explicación de la estructura TXT de un archivo de pago de proveedores.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Data Entry: Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y
afiliación de beneficiarios para los proveedores, nómina.
Exterior NEXO Jurídico: Es un servicio mediante el cual el cliente podrá, a través de
dispositivos electrónicos por intermedio de la red mundial de información denominada internet
(world wide web), recibir información, realizar transacciones financieras y transacciones no
financieras, que se encuentren disponibles en el mismo, de una forma segura, confiable y
amigable.
Pago Proveedores: Es la transacción financiera que permite cancelar las obligaciones de tus
proveedores.
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Contenido
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 2
CONTENIDO ............................................................................................................................. 2
GLOSARIO DE TÉRMINOS....................................................................................................... 2
¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de proveedores de
forma manual? ........................................................................................................................... 4
Explicación de la estructura de TXT de pagos de proveedores. ................................................19
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¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de
proveedores de forma manual?
Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y afiliación de
beneficiarios para los proveedores, nómina.
A continuación lo pasos para obtener la plantilla del data entry:
1. Haga clic en Exterior NEXO en línea, botón “Empresas”.
Figura 1.
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2. Haga clic en el botón “Ingresar” de Exterior NEXO Jurídico.
Figura 2.
3. En la sección “Usuario Registrado”, en el campo Usuario escriba el nombre de su
usuario y haga clic en el botón “Aceptar”.
Figura 3.
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4. Ingrese la contraseña a través del teclado virtual y presione el botón “Continuar”.
Figura 4
5. Haga clic menú Pagos, opción
Proveedores,
selecciona el botón “Descargar
Plantilla”.
Figura 4
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6. Seleccione el botón “Data Entry”.
Figura 5
7. Aparecerá una ventana que te indica “Abriendo DataEntry.exe”, seleccionar el botón
“Guardar archivo”.
Figura 6
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8. De esta forma se ejecutara el programa, debes seleccionarlo, este se guardara de
forma automática en la carpeta de Mis documentos/Descarga.
Figura 7
Figura 8
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9. De esta forma se ejecutará el programa el data entry.
Figura 8
Tabla 1. Opciones del Data Entry.
Ventana
Archivo
-
-
Pagos
-
Afiliaciones
-
Ayuda
-
-
-
Opciones
Importar: Esta opción permite seleccionar
archivos en formato txt o Excel para importar la
información al data entry.
Salir: Esta opción permite Salir del aplicativo Data
Entry.
Nómina: Despliega la estructura para pago de
nómina.
Proveedores: Despliega la estructura para pago
de proveedores.
Nómina: Despliega la estructura para afiliaciones
de beneficiarios pago de nómina.
Proveedores: Despliega la estructura para
afiliaciones para pago de proveedores.
Pago de Nómina: Contiene una guía de cómo
llenar un archivo para crear la estructura de Pago
de Nómina.
Pago Proveedores: Contiene una guía de cómo
llenar un archivo para crear la estructura de Pago
de
Proveedores.
Afiliación Nómina: Contiene una guía de cómo
llenar un archivo para crear la estructura de
afiliación de beneficiarios para Pago de Nómina.
Afiliación Proveedores: Contiene una guía de
cómo llenar un archivo para crear la estructura de
afiliación de beneficiarios para Pago de
Proveedores.
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10. Selecciona la ventana Pagos opción “Proveedores”.
Figura 9
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11. Se desplegará la pantalla para crear el archivo de pago de proveedores, el cual está
estructurado de la siguiente manera:
Encabezado: Se coloca los datos de la empresa.
Campos de llenado automático: El data entry mientras van llenando el detalle del archivo
va incrementando de forma automática la Cantidad de Pagos y el Monto Total de Pagos.
Detalle: Se coloca los datos de los beneficiarios para el pago de proveedores.
Botones de Acción: Permite que luego que introduzca los datos guarde el archivo (Excel o
txt), Cancelar o Importar un archivo.
Figura 10
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Tabla 2. Descripción de los campos del Menú Pagos opción Proveedores.
Área
Campos
Descripción
Rif
• Selecciona el tipo de documento
que identifica a la empresa que
realiza el pago:
“J” Si corresponde a RIF Jurídico.
“G” Si corresponde a RIF Gobierno
• Ingresa el número R.I.F. que
Identifica a la empresa que realiza
el pago.
• Completar con ceros (0) a la
izquierda.
Cuenta
• Ingresa los 20 dígitos de la cuenta
EXTERIOR de la empresa a la cual
se debitará el monto.
Encabezado
Campos de Llenado
Automático
Detalle
Fecha de Pago
• Fecha que se procesará el pago
• Debe estar bajo el formato:
DDMMAAAA
Cantidad de Pagos
• Se colocará de forma automática
la cantidad de pagos.
Monto Total de Pagos
• Se colocará de forma automática
el monto total de los Pagos
Nombre del
beneficiario
• Ingresa el nombre del beneficiario
• No deberá contener caracteres
especiales (ñ,á,é,í,ó,ú, ä,ë;ü,ö, -,
puntos, comas, Signos especiales).
• Ingresa el monto acreditar al
beneficiario.
• Ingresa la descripción del pago.
• Ingresa el email del beneficiario.
Monto del pago
Detalle del pago
Email
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Área
Detalle
Campos
Descripción
Referencia
• Ingresa la referencia del pago
debe ser distinto para cada pago y
numérico de 8.
• Para el caso de realizar pagos
TEBCA insertar el número de
servicio (campo obligatorio).
Tipo Doc.
• Seleccione los tipos de
documentos, de acuerdo a:
“N” Persona Natural Venezolana.
“R” Firma Personal.
“J” RIF Persona Jurídica.
Tipo Iden.
• Seleccione los tipos de
identificaciones de acuerdo a:
“V” Venezolana.
“E” Extranjera.
“P” Pasaporte.
“J” Jurídica.
“G” Gobierno
• Ingresa el Nro.
pasaporte o Rif.
Nro. Documento
de
cédula,
• Ingresa los 20 dígitos de la cuenta
Nro. Cuenta a abonar del beneficiario donde se realizarán
los créditos respectivos.
Código del banco
• Se colocara de forma automática
el código del banco donde se
realizarán el crédito (beneficiario).
Agregar
• Al seleccionar el signo + se
desplegar una nueva línea para
incluir un nuevo beneficiario.
Eliminar
• Al seleccionar el signo eliminara un beneficiario.
se
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Área
Botones de Acción
Campos
Descripción
Guardar
• Permite que se exporte el archivo,
puedes seleccionar formato Excel o
txt.
Cancelar
• Permite cancelar la ventana donde
esta posicionado.
Importar
• Permite seleccionar archivos en
formato txt o Excel para importar la
información al data entry.
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12. Ingrese todos los datos,
no se puede dejar ningún campo en blanco, ni una fila
completa en blanco, en caso de querer eliminar fila o agregar utilices los símbolos +
“Agregar” ó – “Eliminar”, selecciona el botón “Guardar”.
Figura 11
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13. Aparecerá la pantalla que dice: “Seleccione el formato a exportar Excel TXT”, debes
seleccionar el formato que requiera recuerda que Exterior Nexo Jurídico para cargar
archivo debe estar en formato TXT, haga clic en el botón “TXT”.
Figura 12
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14. Seleccione la carpeta donde guardara el data entry, seleccione el botón “Save”.
Figura 13
15. El sistema dice mensaje de confirmación: “Archivo Generado con éxito”, Selecciona el
botón “Ok”.
Figura 14
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16. Este es el data entry creado.
Figura 15
17. En caso que requiere maximizar o minimizar el data entry, seleccione las opciones en la
esquina derecha superior.
Figura 16
17 En caso que su empresa tenga muchos beneficiarios para realizar el pago de
proveedores es recomendable que su sistema genere el txt de forma automática.
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Explicación de la estructura de TXT de pagos de proveedores.
Encabezado: Contiene el tipo de identificador de empresa (J ó G). el Rif de la empresa, el
número de cuenta donde se debitará el pago, la cantidad de beneficiarios, el monto total del
archivo, y el código de servicio que para proveedores es Cero uno (01).
Formato: Tipo Texto
(*.TXT)
Longitud de registro: 76
caracteres
Estructura del encabezado
Nombre del campo
Formato
Longitud
Posición
Obligatorio

1
Tipo de identificación del
pagador
Alfabético
01
1 al 1
Si
2
Número identificación del
Pagador
Numérico
09
2 al 10
Si
3
Número de cuenta a DEBITAR
Numérico
20
11 a 30
Si



4
Cantidad de Pagos
Numérico
04
31 a 34
Si


5
Monto del Pago
Numérico
13
35 a 47
Si
6
Fecha de Pago
Numérico
08
48 a 55
Si
7
Código del servicio
Numérico
02
56 a 57
Si
8
Espacios en Blancos
NA
19
58 al 76
SI





Observaciones
Es el tipo de documento
identifica a la empresa
que realiza el pago:
“J” Si corresponde a
RIF Jurídico.
“G” Si corresponde a
RIF Gobierno.
Contiene el número
R.I.F. que Identifica a la
empresa que realiza el
pago.
20 dígitos de la cuenta
EXTERIOR a la cual se
debitará el monto.
Es la sumatoria de todos
los beneficiarios que
contiene el archivo
Completar con ceros a la
izquierda.
Indica el monto total a
pagar.
Completar con ceros (0)
a la izquierda.
Fecha que se procesará
el pago
Debe estar bajo el
formato: DDMMAAAA
Es el código del servicio
de pagos a proveedores,
debe incorporarse las
Siglas: 01 (cero uno)
Completar
con
19
espacios en blanco a la
derecha.
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Detalle: Contiene el nombre del beneficiario, el monto a pagar, el detalle del pago, el código de
banco donde se abonara, la cuenta a abonar, el numero completo de la cuenta, la referencia y
el tipo de identificador del beneficiario.
Formato: Tipo Texto (*.TXT)
Longitud de registro: 274
caracteres
Estructura del detalle
Nombre del campo
Formato
Longitud
Posición
Obligatorio


1
Nombre del Cliente
Alfabético
50
1 a 50
Si


2
Monto del pago
Numérico
12
51 al 62
SI
3
Detalle del pago
Alfanumérico
120
63 al 182
SI




4
Código del banco de
la cuenta abonar
5
Número de Cuenta a
abonar
Numérico
20
186 al 205
Si
6
Email Beneficiario
Numérico
50
206 al 255
Si
Numérico
03
183 a 185
SI






7
Referencia
Numérico
08
256 al 263
Si


8
Identificación
Beneficiario
Alfanumérico
11
264 al 274
SI



Observaciones
Contiene el nombre del
beneficiario
No deberá contener
caracteres especiales
(ñ,á,é,í,ó,ú, ä,ë;ü,ö, -,
puntos, comas, Signos
especiales)
Completar con espacios a
la derecha.
Monto acreditar al
beneficiario.
Completar con ceros a la
izquierda.
Descripción del pago
Completar con espacios a
la derecha.
Código del banco donde
se realizarán el crédito
(beneficiario)
Ubicado en los primeros 4
dígitos de la cuenta Sin el
cero (0) inicial.
20 dígitos de la cuenta del
beneficiario donde se
realizarán los créditos
respectivos.
E mail del beneficiario
Completar con espacios a
la derecha.
Debe ser distinto para
cada pago
Para el caso de realizar
pagos TEBCA insertar el
número de servicio
(campo obligatorio)
Completar con ceros a la
izquierda.
Contiene tipo de
documentos, tipo y
número de identificación
de acuerdo a:
“NV6313520” Persona
Natural Venezolana.
“NE81474878” Persona
Natural Extranjera.
“NP894714” Persona
Natural Pasaporte.
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Nombre del campo
Formato
Longitud
Posición
Obligatorio




Observaciones
“RV135992101” Firma
Personal.
“JJ000484848” RIF
Persona Jurídica.
“JG548484848” RIF
Gobierno
Para pagos TEBCA,
insertar el N° de RIF de
TEBCA (campo
obligatorio)
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