Instrucciones Solicitantes – Fondo DNP-Fonade

Instrucciones Solicitantes – Fondo DNP-Fonade-Icetex
Bogotá D.C., Colombia
1
Introducción
El aplicativo FDFI es un sistema de información construido para facilitar el manejo de los procesos
administrativos y financieros que constituyen el Fondo DNP-FONADE-ICETEX
DNP
ICETEX optimizando el
proceso de inscripción de beneficiarios, de otorgamiento de financiación a los fun
funcionarios que
cumplan con los requisitos para realizar estudios de posgrado en el exterior,
exterior de control al seguimiento
y al cumplimiento de sus obligaciones,
obligaciones y de administración de los recursos del Fondo.
ondo.
El contenido
ido de este documento muestra los diferentes
diferent procesos que pueden ser manejados desde el
punto de vista de los solicitantes.
solicitantes
2
Descripción del proceso
Inicialmente, los usuarios tendrán que solicitar un usuario y una contraseña para ingresar a la
aplicación. El administrador, luego de verificar que el usuario es funcionario de DNP o Fonade
aprobará o rechazará el usuario. Hecho lo anterior, los solicitantes podrán ingresar y diligenciar una
serie de formularios (siete) y adjuntar los soportes requeridos, de esta forma tendrán la opción de
enviar una solicitud de crédito. Después de ser preaprobada la solicitud por el administrador, esta
ingresará en un período de evaluación y de posterior aprobación por parte del comité del Fondo. El
usuario se mantendrá informado de las decisiones mediante correo electrónico
electrónico o ingresando en la
sección “Solicitudes”, donde podrá verificar el estado de las mismas.
3
Inscripción de usuarios
Los usuarios inicialmente se encontrarán con la siguiente pantalla:
El primer paso es solicitar un usuario para ingresar al portal. Para ello existe un enlace
“Registrarse”en
en la parte superior.
El nombre de usuario se utilizará para acceder a la aplicación una vez este sea aprobado, se sugiere
que sea similar al nombre para que se recuerde con facilidad. Los otros datos deben
deb
ser el nombre
completo y un correo electrónico personal, no laboral,
laboral, puesto que si el crédito es otorgado los
funcionarios tendrán que renunciar así que perderán su correo electrónico laboral.
laboral
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
2
Una vez hecha la solicitud tendrá que esperar por correo electrónico
e
la notificación de aprobación de
su usuario. Se sugiere añadir el correo [email protected] a una lista de confianza pues es posible que
llegue a la carpeta de “no deseado”.
En el correo que llega se encontrará la contraseña para acceder a la aplicación y un enlace a la
página para cambiar la clave. Al abrir este enlace, aparecerá la siguiente página,
página, en la cual debe
elegir la opción “Autenticación de formularios”,
formularios” y luego digitar el usuario y la contraseña
ontraseña asignada.
De esta manera se llegará a la página
página para cambiar la clave, en la cual debe digitar la contraseña
asignada y una contraseña nueva que debe tener mínimo siete (7) caracteres.
Una vez se presione el botón “ChangePassword”,
“ChangePassword” su contraseña será actualizada.
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
3
4
Inicio de sesión
Si se efectuó el procedimiento anterior o si se posee un usuario y su respectiva contraseña, al dar clic
al vínculo “Inicio de sesión” aparecerá
aparece la ventana de ingreso a la aplicación. En ella se debe eleg
elegir la
opción “Autenticación de formularios”,
formularios”, y luego aparecerá la opción de proporcionar las credenciales e
ingresar a la aplicación:
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
4
5
Menú de usuarios
Una vez iniciada la sesión, el usuario podrá observar una página con enlaces de interés
interés:
El enlace “FDFI” llevará a la página donde el usuario podrá ingresar en el aplicativo su información
personal, así como gestionar sus solicitudes y los datos referentes a las mismas. Para el caso de
inscripción y solicitud de crédito, es necesario
necesa
completar la información en los siete (7) formularios
señalados en la siguiente imagen:
imagen
5.1
Información del beneficiario
Aquí se ingresan los datos personales del usuario que solicita crédito. Si no hay registro, se debe
crear uno nuevo. Si ya existe el registro, sólo es posible editarlo:
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
5
Todos los formularios tienen una estructura similar a la siguiente:
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
6
5.2
Información del apoderado
Aquí se ingresan los datos personales de un apoderado que debe referenciar el usuario que solicita
crédito. Si no hay registro, se debe crear uno nuevo. Si ya existe el registro, sólo es posible editarlo:
5.3
Estudios académicos
Aquí se ingresan los estudios académicos realizados. Se puede agregar cualquier cantidad de
registros; estos aparecerán listados y serán susceptibles de edición en cualquier momento,
dependiendo de las fechas establecidas para la inscripción. Además, por cada registro es necesario
adjuntar los documentos descritos en el formulario:
En el formulario, aparece un espacio para adjuntar los documentos necesarios y descritos en el
mismo.
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
7
5.4
Experiencia laboral
Aquí se ingresan las experiencias laborales. Se puede agregar cualquier cantidad de registros; estos
aparecerán listados y serán susceptibles de edición en cualquier momento, dependiendo
dependie
de las
fechas establecidas para la inscripción. Además, por cada registro es necesario adjuntar los
documentos descritos en el formulario
formulario:
5.5
Datos laborales actuales
Aquí se ingresan los datos laborales actuales del funcionario. Si no hay registro, se debe crear uno
nuevo. Si ya existe el registro,
stro, sólo es posible editarlo.
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
8
La carta de recomendación del superior jerárquico mencionada en el numeral uno (1) debe seguir el
formato ubicado en el enlace “Oficio para referencias” del menú principal.
Como se indica en el formato la carta debe ir en un sobre sellado y firmada
mada sobre su pliegue de cierre,
y debe ser enviada físicamente a la persona dispuesta para ello por el administrador del Fondo.
5.6
Datos del programa académico
Aquí se ingresan los datos del programa académico elegido por el solicitante. Si no hay registro, se
debe crear uno nuevo. Si ya existe el registro,
regi
sólo es posible editarlo.
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
9
Como se indica en el formulario:
Es
s necesario adjuntar varios documentos. El documento mencionado en el numeral tres (3) puede ser
descargado desde la página principal:
principal
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
10
https://portalsaga.dnp.gov.co/SitePages/fdfi.aspx
En el enlace“Plantilla
Plantilla Financiación
Financiación”.
Este documento debe
e llenarse y el valor total a financiar debe coincidir con el especificado en el
formulario.. Las celdas para cada año deben ser diligenciadas de acuerdo a la duración especificada
para el programa académico (12, 24, 36 o 48 meses):
meses)
Las cartas de recomendación
ndación mencionadas en el numeral cinco (5) deben seguir el formato ubicado
en el enlace “Oficio
Oficio para referencias
referencias” del menú principal.
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
11
Como se indica en el formato cada carta debe ir en un sobre sellado y firmada
mada sobre su pliegue de
cierre, y deben ser enviadas físicamente a la persona dispuesta para ello por el administrador del
Fondo.
5.7
Datos de la universidad
Aquí se ingresan los datos de la universidad elegida por el solicitante. Si no hay registro, se debe
crear uno nuevo. Si ya existe el registro, sólo e
es posible editarlo.
6
Envío de solicitud de crédito
Para crear una solicitud de crédito, deben estar completos los formularios mencionados, con su
respectiva documentación adjunta.
adjunta
Dando clic en el enlace“Envío
Envío de solicitudes”,
s
aparece la lista de las solicitudes y su estado:
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
12
Al presionar el botón“Crear
“Crear Solicitud”se
Solicitud” abre el formulario de creación de solicitudes.
Al llenar el formulario y guardar la solicitud, ésta queda en estado “enviada” y pasa a ser revisada por
el validador,
dador, quien la aprobará o rechazará si algún dato falta o es incorrecto.
NOTA: En caso de ser rechazada y el plazo de inscripciones aún esté vigente, tendrá que hacer las
correcciones necesarias y crear una solicitud nueva.
Si la solicitud es preaprobada, entrará en un proceso en el cual será calificada y un comité
determinará si se aprueba o no el crédito.
Si la solicitud de crédito es aprobada por el comité del Fondo, tendrá que comunicarse con el
administrador para los trámites respectivos. Además, empezará a recibir notificaciones por correo
electrónico para que actualice sus datos a través del sistema.
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
13
7
Revisión de datos
Desde esta opción:
Puede revisar los formularios o editar los datos mencionados anteriormente.
8
Actualizaciones de datos periódicas
Cuando la solicitud de crédito es aprobada, el usuario empezará a recibir notificaciones para que
actualice sus datos con cierta periodicidad. El usuario debe ingresar eligiendo la opción “Actualización
de datos”en el menú.
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
14
Debe completar el formulario,, uno para el beneficiario,, otro para el codeudor o apoderado y uno por
cada familiar relacionado en el crédito otorgado (esposa, hijos, etc.).
Puede especificar información sobre el propio usuario (beneficiario), el codeudor o si el crédito incluía
viajar con familia (esposa o hijos), debe agregar un registro por cada persona.
9
Otros tipos de solicitudes
Cuando la solicitud de crédito es aprobada, el usuario podrá enviar otros tipos de solic
solicitudes para su
revisión por parte del comité:
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
15
9.1
Solicitud de adición de recursos
El usuario puede solicitar mediante esta opción un incremento en los recursos que le fueron
otorgados por el Fondo. Debe adjuntar los soportes necesarios y especificar el valor de la adición.
9.2
Solicitud de prórroga del tiempo
El usuario puede solicitar mediante esta opción una prórroga del tiempo especificado para volver al
país en su solicitud inicial. Debe adjuntar los soportes necesarios y aclarar la nueva fecha de regreso,
de esta manera se modifica el período de gracia en caso de ser aprobada la solicitud.
9.3
Solicitud de condonación de la deuda
El usuario puede solicitar mediante esta opción la condonación
condonación de una parte de su deuda de acuerdo
a lo establecido en el reglamento del Fondo. Debe adjuntar los soportes necesarios y especificar el
porcentaje de la condonación.
NOTA: Para cada solicitud el usuario debe adjuntar los documentos y soportes necesarios.
nece
Una vez
creada la solicitud, esta queda en estado “env
“enviada” y cuando el comité toma una decis
decisión al respecto,
el usuario es notificado mediante correo electrónico de la decisión.
OI Oficina de Informática
Documento: Instrucciones usuarioFDFI
16