San Benito County CARE

San Benito County
Elections Advisory Group
Meeting Minutes
March 29, 2016
Elections Staff
Francisco Diaz – Program Coordinator
Michael Parsons – Information Systems Deputy
Angela Curro – Assistant County Clerk
Agenda
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
Old Business
NONE
New Business
1. No Party Preference Voter Crossover
2. Voter Informational pamphlet, writing and editing collaboration
 Cover Page
 Filler Pages
3. NEW Ballot Boxes
4. NEW Closing of the Polls Procedures
5. NEW Election Night Ballot Pickup
6. NEW Poll Locations
7. NEW Rosters, designing and editing collaboration
8. Opportunities to engage the public (requesting election staff for forums,
meetings or public/private events)
9. Open discussion
Previous Meeting Minutes

February 23th Minutes: Approved
Old Business

NONE
New Business

No Party Preference, Voter Crossover: The Elections Office distributed the June
2016 Primary No Party Preference Crossover postcard (published version).
o The postcard informs No Party Preference voters that the Office of President
will not be included in their ballot. If they would like to vote for the Office of
President, they may:
1. Crossover to the Democratic, American Independent, or
Libertarian Party.
2. Reregister to vote in the Green, Republican or the Peace &
Freedom Party.

Voter Informational Pamphlet, writing and editing collaboration: The
Elections Office distributed the approved cover page and filler pages (published
version).
o The cover page includes color distinction according to party preference:
 Blue for Democrat
 Red for Republican
 Black for No Party preference and other qualified political parties
o Filler pages include:
 Election Advisory Group advertisement page
 “Power of the single Line” artwork page
 Polling Place Location notification page
 Poll Worker Recruitment advertisement page
 US Senate Contest Format – Vote for 1 Only – notification page

NEW Ballot Box: The Elections Office revealed San Benito’s new ballot box design,
which includes a dual tamperproof seal system.
o Attendees suggested adding a large label with the words “Ballot Box” to the
ballot box.

NEW Closing of the Polls Procedures: Due to 2014 Election Law changes, the
Elections Office will be modifying and simplifying closing procedures.

NEW Election Night Ballot Pickup: Due to 2014 Election Law changes, the
Elections Office will be picking up ballots from its 23 polling locations at 8pm.

NEW Polling Locations: Due San Benito Health District and Gavilan Community
College redistricting changes, the Elections Office will be modifying polling locations.

NEW Roster, designing and editing collaboration: The Elections Office
distributed and asked attendees to approve 1 of the 4 proposed polling place
rosters.
o Rosters provide poll workers with voter’s information, including: name,
address, political party and voting method preference.
o Attendees voted on roster option #2: this particular roster grays out voters
voting method to alert the poll worker (e.g. Vote-by-Mail).

Opportunities to engage the public: Program Coordinator asked participants to
seek out opportunities to engage the public.

Open discussion:
o The Assistant County Clerk distributed and asked attendees to provide
feedback on the new “Secrecy Sleeve” envelope design.
 Attendees suggested enlarging the print on the envelope, and adding
the poll worker “explanation” on the back of the envelope.
o The Assistant County Clerk distributed and asked attendees to provide
feedback on the new Vote-by-Mail surrender envelope.
 Attendees approved new design.
o
o
Program Coordinator asked attendees if they approved the Office request to
discontinue issuing cell phones to poll inspectors.
 Attendees approved the request.
Attendees asked if the law had change in regards to requesting voter
identification at the polls.

Program Coordinator informed attendees that California Election Law
does not allow poll workers to request identification, unless it’s a first
time federal voter.
Next Meeting
Tuesday, April 26 at 5:15 pm
Adjournment
Meeting adjourned at 6:50 pm
Condado de San Benito
Grupo Consultivo de Elecciones
Actas de reuniones
29 de marzo 2016
Personal electoral
Francisco Diaz – Coordinador de programa
Michael Parsons – Diputado de sistemas de información
Angela Curro – Asistente del secretario del condado
Orden del día
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Negocios Viejos
Ninguno
Negocios Nuevos
1. Cruce de voto sin preferencia de partido
2. Folleto informativo para el elector y edición de colaboración
 Portada
 Paginas de relleno
3. NUEVAS cajas de boletas
4. NUEVOS procedimientos del cierre de las urnas
5. NUEVA recolección de la noche de elecciones
6. NUEVA ubicaciones de urnas
7. NUEVAS listas, diseño y edición de colaboración
8. Oportunidades para involucrar al público (solicitando personal electoral
para foros, reuniones o eventos públicos/privados)
9. Discusión abierta
Acta de reunión anterior

Acta del 23 de febrero: Aprobado
Negocios Viejos

NINGUNO
Negocios Nuevos

No partidista, cruce de voto: La oficina de elecciones distribuyo la tarjeta postal
no cruce de voto sin preferencia de partido de la primaria junio 2016 (versión
publicada).
o La tarjeta postal informa a los votantes sin preferencia de partido que no se
incluirá la oficina de presidente en la boleta. Si les gustaría votar por la oficina
de presidente, podrán:
1. Cruzar partido a democrática, independiente americano, o
liberal.
2. Volver a registrarse para votar en el partido verde, republicano,
o paz y libertad.

Folleto informativo para el elector, escritura y edición de colaboración: La
oficina de elecciones distribuyo la portada aprobada y páginas de relleno (versión
publicada).
o La portada incluye distinción de color de acuerdo con la preferencia de
partido.
 Azul para demócrata
 Rojo para republicano
 Negro para partido sin preferencia y otros partidos políticos
cualificados
o Paginas de relleno incluyen:
 Pagino de anuncio del Grupo Consultivo de Elecciones
 Página de arte del “poder de una sola línea”
 Página de notificación de la ubicación de lugar de votación
 Página de anuncio de reclutamiento de trabajadores electorales
 Página de notificación – Formato de concursó para Senado de EE.UU. – Votar
por 1 solamente

NUEVA caja de boleta: La oficina de elecciones revelo el Nuevo diseño de la caja
de boleta de San Benito, que incluye un sistema de prueba de manipulaciones de
doble sello.
o Los asistentes sugirieron añadir una etiqueta grande con las palabras “Caja
de Boleta” a la caja de boleta.

NUEVOS procedimientos del cierre de las urnas: Debido a los cambios del 2014
de la ley electoral, la oficina de elecciones modificara y simplificara los
procedimientos de cierre.

NUEVA recolección de la noche de elecciones: Debido a los cambios del 2014 de
la ley electoral, la oficina de elecciones recogerá las boletas de sus 23 ubicaciones
de votación a las 8pm.

NUEVA ubicaciones de urnas: Debido a los cambios de dividir nuevamente en
distritos del distrito de salud de San Benito y al colegio de la comunidad de Gavilan,
la oficina de elecciones estará modificando los lugares de votación.

NUEVA lista, diseño y edición de colaboración: La oficina de elecciones
distribuido y pidió a los asistentes que aprobaran 1 de las 4 propuestas de lista de
lugar de votación.
o Las listas proporcionan a los empleados electorales con información del
votante, incluyendo: nombre, domicilio, partido político y el método de
votación de preferencia.
Los asistentes votaron en la opción #2 de la lista: esta lista particular subraya en
gris el método de votar de los votantes para alertar al empleado electoral (p.ej.
voto-por-correo).
Oportunidades para involucrar al público: El coordinador del programa le pidió a
los participantes que buscaran oportunidades para involucrar al público.



Discusión abierta:
o La asistente del secretario del condado distribuido y pidió a los asistentes que
proporcionaran comentarios sobre el nuevo diseño de sobres de “Voto
Secreto”.
 Los asistentes sugirieron ampliar la impresión en el sobre, y agregar la
“explicación” de empleado electoral en la parte posterior del sobre.
o
La asistente del secretario del condado distribuido y pidió a los
asistentes que proporcionaran comentarios del nuevo sobre de
redención de voto-por-correo.
 Los asistentes aprobaron el nuevo diseño.
o
Coordinador de programa le pidió a los asistentes si aprobaron la solicitud de
la oficina para descontinuar la emisión de los teléfonos celulares a los
inspectores electorales.
 Los asistentes aprobaron la solicitud.
Los asistentes preguntaron si la ley había cambiado en lo que respecta a la
solicitud de identificación de votantes en las urnas.
 Coordinador de programa informo a los asistentes que la ley de
elecciones de California no permite que los empleados electorales
soliciten identificación, a menos que sea un votante federal de primer
tiempo.
o
Próxima reunion
Martes, 26 de abril a las 5:15 pm
Aplazamiento
Reunion termino a la 6:50pm