San Benito County Elections

San Benito County
Elections Advisory Group
Meeting Minutes
February 23, 2016
Elections Staff
Francisco Diaz – Program Coordinator
Michael Parsons – Information Systems Deputy
Angela Curro – Assistant County Clerk
Agenda


Old Business
Candidate Handbook Feedback
New Business
1. No Party Preference Voter Crossover
2. Voter Informational pamphlet, writing and editing collaboration
 Cover Page
 Filler Pages
3. County & City Election Notice Publication
4. Opportunities to engage the public (requesting election staff for forums,
meetings or public/private events)
5. Open discussion
Previous Meeting Minutes

January 26th Minutes: Approved
Old Business

Candidate Handbook: On the January 26th meeting, the Program Coordinator
asked attendees to read the handbook, provide feedback and commentary.
o No feedback provided.
New Business

No Party Preference, Voter Crossover: The Elections Office distributed the June
2016 Primary No Party Preference Crossover postcard (draft). Attendees were asked
to read the postcard, provide feedback and commentary.
o The postcard informs No Party Preference voters that the Office of President
will not be included in their ballot. If they would like to vote for the Office of
President, they may:
1. Crossover to the Democratic, American Independent, or
Libertarian Party.
2. Reregister to vote in the Green, Republican or the Peace &
Freedom Party.

Voter Informational Pamphlet, writing and editing collaboration. The
Elections Office distributed the proposed cover page and various filler pages; and
asked for approval and/or recommendations.
o Attendees approved the proposed cover page with suggested changes, which
include adding color distinction according to party preference.
o Attendees supported the recommendation to add an Election Advisory Group
page to the Voter Guide; to advertise and promote the groups activities.

County & City Election Notice of Publication: The Elections Office distributed the
June 2016 Presidential Primary Election Notice of Publication.
o Per California Election Code (12101, 12111, 12112, and 12109) the County
Clerk shall publish a Notice of Election one time in a newspaper of general
circulation.

Opportunities to engage the public: Program Coordinator asked participants to
seek out opportunities to engage the public.

Open discussion:
o The Informational System Deputy provided implementation updates of the
new software, DemocracyLive. The software will provide voters with
disabilities audio-enable ballot.
o The Informational Systems Deputy provided implementation updates of the
new software, VoteCal. The software links the 58 California Counties to one
large database.
 The IS Deputy also informed attendees of the upcoming VoteCal Mock
Election, which San Benito will participate and test the database
capabilities.
o The Assistant County Clerk distributed the proposed June 2016 Ballot, and
asked for attendees to provide feedback and commentary.
 Attendees asked the Assistant County Clerk to look into enlarging the
print.
Next Meeting
Tuesday, March 29 at 5:15 pm
Adjournment
Meeting adjourned at 6:30 pm
Condado de San Benito
Grupo Consultivo de Elecciones
Actas de reuniones
23 de febrero de 2016
Personal electoral
Francisco Diaz – Coordinador de programa
Michael Parsons – Diputado de sistemas de información
Angela Curro- Asistente del secretario del condado
Orden del día


Negocios viejos
Comentarios de manual de candidatos
Negocios nuevos
1. Cruce de voto sin preferencia de partido
2. Folleto informativo para el elector, escritura y edición de colaboración
 Portada
 Páginas de relleno
3. Condado y ciudad de publicación de aviso de elección
4. Oportunidades para involucrar al público (solicitando personal electoral
para foros, reuniones o eventos públicos/privados)
5. Discusión abierta
Acta de reunión anterior

Acta de la reunión de 26 de enero: aprobado
Negocios viejos

Manual de candidatos: En la reunión del 26 de enero, el coordinador de programa
le pidió a los asistentes que leerán el manual, proporcionaran retroalimentación y
comentarios.
o Retroalimentación no proporcionado
Negocios nuevos

No partidista, cruce de voto: La oficina de elecciones distribuyo la tarjeta postal
no cruce de voto sin preferencia de partido de la primaria junio 2016. Les pidieron a
los asistentes que leyeran la tarjeta postal, proporcionaran retroalimentación y
comentarios.
o La tarjeta postal informa a los votantes sin preferencia de partido no se
incluirá la oficina de presidente en la boleta. Si les gustaría votar por la oficina
del presidente, podrán:
1. Cruzar partido a democrática, independiente americano, o liberal.
2. Volver a registrarse para votar en el partido verde, republicano, o paz
y libertad.

Folleto informativo para el elector, escritura y edición de colaboración: La
Oficina de elecciones distribuyo la portada propuesta y varias páginas de relleno; y
pidió para su aprobación y / o recomendaciones.
o Los asistentes aprobaron la portada propuesta con cambios sugeridos, que
incluyen la adición de distinción de color de acuerdo a la preferencia de
partido.
o Los asistentes apoyaron la recomendación de añadir una página del Grupo
Consultivo de Elecciones al Folleto Informativo para anunciar y promover las
actividades del grupo.

Notificación de elecciones de condado y ciudad de publicación: La Oficina de
elecciones distribuyo la notificación de elecciones de condado y ciudad de
publicaciones de la elección presidencial primaria de junio del 2016.
o Por código electoral de California (12101, 12111, 12112, y 12109) el
secretario del condado deberá publicar un vez el aviso de elección en el
periódico de circulación general.

Oportunidades para involucrar al público: El coordinador del programa le pidió a
los participantes que buscaran oportunidades para involucrar al público.

Discusión abierta:
o El Diputado de sistemas de información proporciono actualizaciones de
implementación del nuevo software, DemocracyLive. El software proporcionara a
los votantes con discapacidades boletas de audio habilitado.
o El Diputado de sistemas de información proporciono actualizaciones de
implementación del nuevo software, VoteCal. El software vincula los 58 condados
de California a una gran base de datos.
 El Diputado de sistemas (IS Deputy) también informo a los asistentes
de la próxima simulación de elección VoteCal, por lo cual San Benito
participara y probara las capacidades de la base de datos.
o El asistente del secretario del condado distribuyo la propuesta de la boleta de
june 2016, y pidió a los asistentes que proporcionaran retroalimentación y
comentarios.
 Los asistentes le pidieron al asistente del secretario del condado que
viera en agrandar la letra.
Próxima reunión
Martes, 29 de marzo a las 5:15 pm
Aplazamiento
Reunión termino a las 6:30 pm