08-DAF-P04-I01/Rev.00

NOMBRE DEL INSTRUCTIVO: Control de Activos Fijos en Unidades Administrativas
CÓDIGO DEL INSTRUCTIVO:08-DAF-P04-I01/REV.00
Fecha de Emisión: 22/10/2014
I.- OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO
Controlar los activos fijos propiedad de los Servicios Educativos del Estado de Sonora y/o
Secretaría de Educación y Cultura, asignados a las unidades administrativas.
II.- ALCANCE
Todos los activos Fijos que se encuentren en las unidades administrativas de los Servicios
Educativos del Estado de Sonora y/o de la Secretaría de Educación y Cultura.
III. DEFINICIONES
CEByC: Comisión Estatal de Bienes y Concesiones del Gobierno del Estado.
OCDA: Órgano de Control y Desarrollo Administrativo.
DGAF: Dirección General de Administración y Finanzas.
DGSR: Dirección General de Servicios Regionales.
DRMS: Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
SAF: Subdirección de Activos Fijos.
SCG: Subdirección de Contabilidad Gubernamental
DE: Departamento de Escuelas.
SEES: Servicios Educativos del Estado de Sonora
SEC: Secretaría de Educación y Cultura.
DR: Delegación Regional.
DCAFUA: Departamento de Control de Activos Fijos en Unidades Administrativas
IV. REFERENCIAS ESPECIFICAS:
- Ley General de Contabilidad Gubernamental.
- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.
- Ley 140 de la Comisión Estatal de Bienes y Concesiones del Gobierno del Estado de
Sonora.
- Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora.
- Reglamento Interior de la Secretaría de Educación y Cultura.
- Lineamientos para el cumplimiento de disposiciones de racionalidad, austeridad y
disciplina presupuestal en la Administración Pública Estatal.
- Catálogo Clasificador por Objeto del Gasto.
V. POLÍTICAS
INTERNAS:
- Queda sujeto al control de inventarios, todos los bienes muebles que se determine
en el catálogo clasificador del objeto del gasto.
-
Todos los activos fijos al servicio de las unidades administrativas, formarán parte del
patrimonio de los SEES y/o SEC, cualquiera que sea su procedencia: compra directa,
almacén regional o donación.
-
La SAF y los almacenes distribuidores, son los únicos facultados para asignar el
número de inventario.
-
Cuando los equipos estén formados por varios componentes y exista la posibilidad de
separarlos, deberá registrarse un equipo completo, identificando cada unidad por sus
características, marca, modelo y serie; como es el caso del equipo de cómputo, que
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incluye C.P.U, monitor, teclado y demás componentes o accesorios portátiles, que
pueden ser; memorias, usb, diademas, micrófonos, web cam, etc., también aplica en
el caso de los aires acondicionados, que consta de un condensador y un evaporador;
cada componente deberá marcarse con el mismo número de inventario,
reproduciéndose este en las etiquetas que sean necesarias.
-
Todos los activos fijos que se encuentren físicamente dentro de las instalaciones de
las unidades administrativas, deben de estar inventariados y respaldados por un vale
de resguardo debidamente firmado y sellado por el usuario.
-
Respecto a los bienes en desuso, dañados u obsoletos, serán transferidos al Almacén
de SAF, donde se decidirá su destino final.
- Es responsabilidad de SAFpor conducto del DCAFUA, llevar a cabo una vez al año la
revisión física de los inventarios de cada una de las unidades administrativas.
- Es responsabilidad de DCAFUA, hacer la revisión física en un período de tres días para
las áreas que tengan de 100 a 200, cuatro días de 200 a 300 y de cinco días de 300 a
600 artículos.
- En los casos de bienes faltantes se extiende el plazo para concluir la revisión a tres
días más a fin de que se aclare dicho faltante.
- Respecto al punto anterior los bienes faltantes podrán ser repuestos con un artículo
de características similares.
EXTERNAS:
-
El usuario tiene la responsabilidad de firmar de forma inmediata el vale de resguardo
que le presente el personal de SAF, por los artículos asignados.
-
Es responsabilidad del usuario el solicitar que sus activos fijos cuenten con número de
inventario, en un área visible de cada artículo.
-
Es responsabilidad del usuario, darle el uso adecuado a los bienes muebles asignados,
cuidando mantener el buen funcionamiento y estado físico.
- En caso de robo, accidente o daños, es responsabilidad del usuario, elaborar el acta
circunstanciada y turnarla a la Subdirección de Cobertura Médica y Seguros.
- Es responsabilidad del usuario poner a disposición de la SAF, los bienes que por su
estado físico, deterioro o inaplicabilidad en el servicio, se encuentren en desuso.
- Cuando un empleado sea removido de su cargo, deberá presentar ante la Dirección
General de Recursos Humanos, la carta de liberación emitida por la Subdirección de
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Activos Fijos.
- Ningún usuario, podrá hacer uso de los bienes de la Secretaría para beneficio personal.
- Es responsabilidad de las Delegaciones Regionales el concentrar los bienes en desuso
de las oficinas administrativas.
- En cuanto al punto anterior, los bienes deberán permanecer en la bodega hasta que la
Subdirección de Activos Fijos en coordinación con el Órgano de Control y Desarrollo
Administrativo, levanten el acta administrativa para su baja correspondiente.
- La autorización de la baja definitiva de todo bien mueble, será atribución exclusivadel
H. Consejo Directivo de los SEES.
- La inobservancia en la aplicación de las presentes Normas, será sancionada por la
autoridad competente, conforme a las leyes vigentes.
VI.FORMATOS E INSTRUCTIVOS:
08-DAF-P08-F01/REV.00 Cédula Censal de bienes muebles.
08-DAF-P08-F03/REV.00 Acta Administrativa de bienes no localizados en áreas
administrativas.
08-DAF-P08-F08/REV.00 Solicitud de transferencia de bienes muebles.
08-DAF-P08-F10/REV.00 Vale de Resguardo.
VII.ANEXOS
08-DAF-P08-A01/REV.00 Diagrama de Flujo del Procedimiento
VIII.DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL INSTRUCTIVO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1.- Elaboración del Programa Anual
DCAFUA
1.1 Elabora Programa Anual para la revisión
del inventario físico.
REGISTRO
Libro Excel
2.- Fiscalización del Inventario Físico
2.1 Implementa programa para la revisión
física del inventario.
2.2. Verifica inventario comparando físico
contra cédula censal.
Cédula Censal
SE DETECTAN DIFERENCIAS EN LAS
ASIGNACIONES
2.3 Se solicita la elaboración de
transferencia del bien al usuario actual.
la Formato de
transferencia
2.4 Actualiza vale de resguardo, recabando Vale de resguardo
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firma y sello del área.
SE DETECTAN FALTANTES
3.- Requerimientos de bienes faltantes
3.1. Se elabora Acta de Bienes No Localizados Acta
en Unidades Administrativas, solicitando al
usuario presentar los bienes faltantes.
SE ACLARA SITUACIÓN DEL ARTÍCULO
FALTANTE
3.2. Se envía oficio a la DGAF notificando la
situación para que se turne a la Dirección Oficio
General de Recursos Humanos, para el
descuento vía nómina por el adeudo del bien.
DCAFUA
3.3 Elabora memorándum y Acta de Bienes Memorándum y
No Localizados anexando oficio de recibido Acta
de la DGRH.
3.4 Se turna al Departamento de Bajas para Memorándum y
que dichos bienes se encuentren en proceso Oficio
de baja.
CIERRE
DE
REVISIÓN
ADMINISTRATIVA
DE
UNIDAD
4.0 Sello y firma de la Cédula Censal por el
responsable de la unidad administrativa.
Cédula Censal
4.1 Archivo de documentos
Cédula Censal,
vale de resguardo
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Ing. José Francisco Santeliz
Moreno
Ing. Fernando Iván Navarro
Vázquez
Lic. Carlos Armando Valencia
Monreal
Director de Recursos
Materiales y Servicios
Representante de la Dirección
General de Administración y
Finanzas
Director General de Administración
y Finanzas