INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Código
INSTRUCTIVO PARA LA
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Versión
1
Página
1 de 2
El presente instructivo es un apoyo para la elaboración correcta de los documentos.
1. PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Las Caracterizaciones, procedimientos, instructivos y formatos deben contener:
ENCABEZADO:
En un cuadrante izquierdo el Escudo de la Universidad Católica de Manizales.
En un cuadrante ubicado en la parte media el Nombre completo del Documento
En la parte derecha seis celdas en las cuales se consignan el Código (en números y letras, como se
especifica mas adelante), la Versión y la Paginación (1 de 2, 2 de 2)
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Código
XXXX-X
Versión
X
Página
X de Y
REVERSO DE LOS DOCUMENTOS:
Al reverso del documento original se debe incluir una tabla para registrar las firmas de visión y
aprobación y la fecha de vigencia del documento y otra tabla para el registro de las modificaciones a
las nuevas versiones de los documentos
Firma de Revisión
Firma de Aprobación:
Nombre:
Nombre:
CONTROL DE CAMBIOS
ITEM
MODIFICACIÓN
Fecha de vigencia:
2. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos internos llevan un código que se elabora de la siguiente manera:
Convención de
Código del Proceso
acuerdo al tipo de
Número consecutivo
documento
C : Caracterización
P: Procedimiento
XXX
-1
F: Formato
I: Instructivo
Código
INSTRUCTIVO PARA LA
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Versión
1
Página
2 de 2
CÓDIGOS DE LOS PROCESOS:
PROCESOS ESTRATÉTICOS
Direccionamiento Institucional
Aseguramiento de calidad
Comunicaciones
Internacionalización
PROCESOS MISIONALES
Formación científica Humano Cristiano
Docencia
Investigación
Proyección Social
PROCESOS DE APOYO
Gestión del bienestar universitario
Gestión Administrativa
Gestión Financiera
Gestión del Talento Humano
Gestión de la I. tecnológica
Gestión Documental
Gestión Jurídica
Gestión de Recursos Educativos
Gestión de Recursos Físicos
Gestión de Egresados
DIR
GCA
COM
INT
FHC
DOC
INV
PRS
GBU
GAD
GFI
GTH
GIN
GDO
GJU
GRE
GRF
GEG
PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL
Control Interno
GCO
Revisoría Fiscal
RFL
Ejemplo:
El proceso de Proyección Social (PRS) incluye los siguientes documentos: Caracterización de
Proyección Social, Procedimiento de Diseño de propuestas de gestión empresarial, Ficha técnica
académica de educación continuada, Instructivo para la presentación de propuestas, Presupuesto,
Acta de Inicio, Acta de Cierre, por tanto los códigos de éstos documentos serían:
-
Caracterización de Proyección Social
Procedimiento de diseño de propuestas de gestión empresarial
Ficha técnica académica de educación continuada
Presupuesto
Hoja de vida de proyectos de asesoría y consultoría
Acta de Inicio
Acta de Cierre
Instructivo para la presentación de propuestas
PRS-C-1
PRS-P-1
PRS-F-1
PRS-F-2
PRS-F-3
PRS-F-4
PRS-F-5
PRS-I-1