PD-363-02 Elaboración de Colaterales, Material Impreso y

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
“ELABORACION DE COLATERALES, MATERIAL IMPRESO Y
PUBLICIDAD EXTERIOR”
Dependencia Generadora:
Área de Publicidad
Código: PD-363-02
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Versión:
2
F. Vigencia:
2014-09-29
1. OBJETIVO
Elaborar los diseños publicitarios que requieran las dependencias interesadas de la Corporación.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplicará a todas las dependencias de “COFREM” que soliciten al Área de
Publicidad material publicitario para un determinado evento.
3. FUNCIONES
•
•
•
•
•
Director Administrativo: Estudiar solicitud y aprobar la elaboración de publicidad para la
Corporación.
Jefe dependencia interesada: Realizar la requisición mediante el flujo de Publicidad, para
la elaboración de colaterales, material impreso y publicidad exterior.
Jefe Área de Publicidad: Cotizar proveedores y diseñar material publicitario.
Asistente de Publicidad: Recibe solicitudes en el formato actividades publicitarias.
Diseñador Gráfico: Elabora el arte final.
4. DEFINICIONES
•
Colateral Publicitario: Toda suerte de accesorios de merchandising que se utilizan como
promocionales y que no son comisionales. (llaveros, cachuchas, lapiceros, sombrillas,
camisetas).
• Pasacalle: Impresión digital en lona, que se ata a dos extremos de una calle y que
regularmente anuncia eventos puntuales.
• Pendón: Pieza publicitaria para colgar en la pared o adosar a una superficie.
• Valla: Formato publicitario de gran tamaño que se ubica en exteriores, en virtud de que su
diseño se visualice fácilmente a larga distancia.
• Plegable: Pieza de papel que se dobla en una o varias partes y sirve para promocionar
programas o servicios.
• Afiche: Pieza de papel que se fija en un espacio, sirve para promocionar eventos
puntuales.
• Volante: Hoja de papel impresa que se utiliza para hacer una comunicación o promocionar
un programa o servicio.
• Boceto: Presentación preliminar de una idea con el fin que esta sea aprobada, modificada
o desaprobada.
• Arte Final: Prueba final del arte gráfico que da una idea de la presentación de la pieza.
REVISÓ
Vo. Bo.
Comité de Procesos
Jefe Área Calidad
Cargo: Jefe Área de Nombre: Carlos Andrés Cargo: Jefe Unidad de
Publicidad
Mesa Barbosa
Gestión Interna
Nombre: Luz Adriana
Nombre:
Claudia
Vallejo González
Rocío Aparicio Durán
Firma:____________ Firma:____________
Firma:_____________
ELABORÓ
AUTORIZÓ
APROBÓ
DOCUMENTO
Director Administrativo Consejo Directivo
CONTROLADO
Nombre: Héctor Orlando Nombre: Heiler Javier
Solano Novoa
Gantiva Molenda.
Firma:_______________ Firma:___________
(SELLO)
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5. DESARROLLO
ACTIVIDAD
DETALLE
1. Solicitar y recibir Se establece contacto con el Jefe del Área de Publicidad solicitando
la elaboración de material publicitario para un determinado evento, con el formato de
publicidad.
actividades publicitarias; el Jefe del Área de Publicidad estudia el
presupuesto de la Dependencia, indicándole si se puede adquirir o
no y posterior a esto el Jefe del Área de Publicidad mediante correo
electrónico, pide a la Dependencia interesada la requisición mediante
el flujo de SEVEN.
Nota: La solicitud se debe realizar con un (1) mes de anticipación
como mínimo.
2. Efectuar
El Jefe del Área de Publicidad y/o Asistente Publicidad solicita la (s)
cotizaciones.
cotización (es) de acuerdo al monto establecido.
• Hasta 10 SMLV (1 cotización)
• De 10 a 40 SMLV (2 cotizaciones)
• De 40 a 147 SMLV (3 cotizaciones)
A los diferentes proveedores registrados que puedan suministrar el
material para la elaboración de colaterales publicitarios, material
impreso o publicidad exterior.
3. Enviar a la Si la requisición es por proceso de compra, se envía a la División de
División
de Logística la (s) cotización (es) y la requisición para la aprobación del
Logística
la Director Administrativo.
requisición.
DEPENDENCIAS
Área de
División de
Publicidad
Logística
1. Jefe
2. Auxiliar de
Servicio y
Oficina
1. Jefe
2. Asistente
Publicidad
Jefe
N.A
REGISTROS
1. Formato Actividades
Publicitarias.
2. Correo electrónico
N.A
Jefe
3. Cotización (es)
4. Requisición
5. Cotización (es)
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Dependencia Generadora:
Área de Publicidad
ACTIVIDAD
Código:
DETALLE
3. Enviar a la Si la requisición es por contrato, se recibe la cotización del
División de Logística proveedor y se llena el formato de Solicitud de contrato con
la requisición.
los documentos soportes (Original Cámara y Comercio,
Fotocopias: cédula de ciudadanía, Contraloría, Procuraduría,
antecedentes judiciales de policía, seguridad social), se envía
a Logística quien luego envía al Director Administrativo para
su aprobación; después la División de Logística con todos los
documentos aprobados elabora la orden de compra o
servicio, si la cotización supera los 40 salarios (vigente) se
hace comité de compras, después de aprobado el formato es
dirigido a jurídica para elaboración del respectivo contrato.
4. Diseñar el
El Diseñador Gráfico, realiza boceto y arte final para
boceto.
colaterales publicitarios, material impreso o publicidad
exterior.
5. Aprobar diseño.
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DEPENDENCIAS
Área de
División de
Publicidad
Logística
REGISTROS
6. Solicitud Elaboración
de Contrato
1. Jefe
2. Secretaria
Jefe
1. Jefe
2. Diseñador
Grafico.
N.A
Jefe
Jefe
7.
8.
Boceto
Arte final
El Jefe de la Unidad revisa y aprueba el boceto final.
En caso de no aprobar la solicitud, la envía al Área de
Publicidad para sus respectivos cambios y aprobación final.
6. Enviar a Dirección Si la solicitud no es por contrato, el Director Administrativo
Administrativa para recibe por parte de la División de Logística, la cotización y la
revisar y aprobar.
requisición, la revisa y la aprueba; luego la devuelve por
SEVEN a la División de Logística, quien elabora la orden de
compra de los proveedores y posterior a esto es envía al Área
de Publicidad, quien la hace firmar por el proveedor, entrega
el recibo original a este y la copia la envía a la División
Logística debidamente radicada.
N.A
Secretaria
N.A
9. Orden de Compra
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Dependencia Generadora:
Código:
Área de Publicidad
Versión:
DETALLE
7. Solicitar al
Proveedor
la
elaboración
del
material publicitario.
8. Aprobar material
publicitario
Se solicita la elaboración del material publicitario al proveedor, de acuerdo con
el diseño aprobado por el Jefe de Unidad.
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ACTIVIDAD
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DEPENDENCIAS
Área de
División de
Publicidad
Logística
Jefe
N.A
REGISTROS
10. Arte Final.
Se revisa el material publicitario elaborado por el proveedor, según el arte final
entregado y le da el visto bueno.
En caso de que el material no quede conforme a lo establecido en el diseño,
será devuelto al proveedor para que efectúe los cambios correspondientes.
Jefe
N.A
N.A
Jefe
Secretaria
11. Factura
de cobro
Nota: Para publicidad exterior, el Jefe del Área de Publicidad se desplaza al
lugar donde se haya ubicado la publicidad o por fotografías que han sido
enviadas al correo electrónico de Publicidad, se da el visto bueno o se devuelve
para que efectúen los cambios, cuando sea necesarios.
9.
Recibo
de El Almacén recibe el material publicitario entregado por el proveedor, con los
material publicitario documentos soporte, y se da inicio al trámite de la cuenta o factura en la
y tramite de compra. División de Logística.
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DOCUMENTOS RELACIONADOS
TITULO
1. Formato Actividades Publicitarias.
2. Correo electrónico
3. Cotización (es)
4. Requisición
5. Cotización (es)
6. Solicitud Elaboración de Contratos
7. Boceto
8. Arte Final.
9. Orden de compra
10. Arte Final.
11. Factura de cobro
CODIGO
PD-363-01-F01
N.A
Formato libre
SEVEN
Formato libre
PD-315-06-F01
Formato libre
Formato libre
SEVEN
Formato libre
Formato libre