PD-363-03 Elaboración de publicidad para prensa y/o revistas

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
“ELABORACION DE PUBLICIDAD PARA PRENSA Y/O
REVISTAS”
Dependencia Generadora:
Área de Publicidad
Código:
PD-363-03
Página
1 de 4
Versión:
3
F. Vigencia:
2014-09-29
1.
OBJETIVO
Apoyar a las dependencias de la Corporación en la elaboración de piezas publicitarias con
destino a los diferentes medios.
2.
ALCANCE
Este procedimiento se aplicará a todas las dependencias interesadas de “COFREM”.
3.
FUNCIONES
4.
•
Director Administrativo: Estudiar y aprobar la cotización.
•
Jefe dependencia interesada: Realizar la solicitud para la elaboración de publicidad
cuando lo requiera.
•
Jefe Área de Publicidad: Diseñar, orientar y estructurar el material impreso solicitado por
las dependencias.
•
Jefe de Unidad o Jefe que solicita la publicidad. Aprobar las solicitudes y los bocetos que
realice el Área de Publicidad para que sean publicados en la prensa y/o revistas.
•
Asistente: Remplazar en caso de ausencia al Jefe del Área de Publicidad, está autorizada a
pedir las cotizaciones.
•
Diseñador Gráfico: Diseñar, estructurar, realizar e implementar las piezas y diseños
publicitarios que requiera la Caja.
•
Secretaria: Recibe las facturas de los proveedores con sus respectivos soportes. Lleva el
archivo del material de prensa y/o revistas de acuerdo a las normas establecidas por la
Caja.
•
Auxiliar de Servicios y Oficina (Área de Publicidad): Tomar Fotografías, Retocar el
material publicitario del aviso a realizar.
DEFINICIONES
•
•
Boceto: Presentación preliminar de una idea con el fin que esta sea aprobada, modificada
o desaprobada.
Arte Final: Prueba final del arte gráfico que da una idea de la presentación de la pieza.
ELABORÓ
Cargo: Jefe Área de
Publicidad.
Nombre: Luz Adriana
Vallejo González.
Vo. Bo.
Jefe Área Calidad
Nombre: Carlos
Andrés Mesa Barbosa
REVISÓ
AUTORIZÓ
APROBÓ
Comité de Procesos Director Administrativo
Consejo Directivo
Cargo: Jefe Unidad de Nombre: Héctor
Nombre: Heiler
Gestión Interna
Orlando Solano Novoa
Javier Gantiva
Molenda.
Nombre:
Claudia
Rocío Aparicio Durán.
DOCUMENTO
CONTROLADO
(SELLO)
Firma:_____________ Firma:_____________ Firma:_____________ Firma:______________
Firma:___________
Página
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
“ELABORACION DE PUBLICIDAD PARA PRENSA Y/O REVISTAS”
Dependencia Generadora:
Código:
Área de Publicidad
2
Versión:
de
4
3
F. Vigencia:
PD-363-03
2014-09-29
5. DESARROLLO
ACTIVIDAD
1.
Verificar
presupuesto
publicidad
DETALLE
el Se establece contacto con el Jefe del Área de Publicidad verificar el
de presupuesto de publicidad de acuerdo a los recursos asignados a los
servicios.
2.
Recibir
formatos
de
solicitud
de
elaboración
de
publicidad.
Se recibe el formato de Actividades Publicitarias, y la requisición de la
dependencia interesada.
3. Cotizar en los
medios.
Una vez recibidos los formatos de la dependencia interesada, se
procede a pedir cotizaciones en los diferentes medios a nivel nacional
o local, según se requiera.
4.
Diseñar el
boceto
para
prensa y/o revista.
5.
Enviar
solicitud
a
la
Dirección
Administrativa
para aprobación.
El diseñador gráfico realiza el boceto del aviso para prensa y/o revista
de acuerdo a las pautas establecidas por el jefe del Área de
Publicidad.
Se envía la requisición a la División de Logística por medio del
aplicativo SEVEN, junto con la (s) cotización (es) en físico. El boceto
del aviso se envía al Jefe de la Unidad que corresponda o en algunos
casos a los Jefes que lo soliciten para su aprobación.
La División de Logística envía por el aplicativo SEVEN al Director
Administrativo la requisición y la cotización escaneada para que sea
estudiada y aprobada.
Nota: La solicitud se debe realizar con (20) días calendario de
anticipación como mínimo.
DEPENDENCIAS
Área de
Dependencia
Publicidad
Interesada
Jefe
Jefe
Jefe
N.A
1.Jefe
2.Asistente
Publicidad
N.A
1.Jefe
2. Diseñador
Gráfico
N.A
1.Jefe
1.Director
Administrativo
2.Jefe
Logística
3.Jefe Unidad
REGISTROS
N.A
1.
Formato
Actividades
Publicitarias.
2.
Requisición
elaboración
de
publicidad.
3. Cotización (es)
4. Boceto.
N.A
Página
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
“ELABORACION DE PUBLICIDAD PARA PRENSA Y/O REVISTAS”
Dependencia Generadora:
Área de Publicidad
ACTIVIDAD
6. Estudiar y
aprobar
la
requisición de
elaboración de
publicidad.
7. Entregar arte
final para que
sea publicado.
8.
Recibir
factura de cobro
por publicación
publicitaria.
9.
Tramitar
cuenta.
Código:
Versión:
de
4
3
F. Vigencia:
PD-363-03
DETALLE
3
2014-09-29
DEPENDENCIAS
Área de
Dependencia
Publicidad
Interesada
REGISTROS
El Director Administrativo estudia la requisición y la cotización.
En caso de aprobar la requisición y la cotización, la envía por el
aplicativo SEVEN a la División de Logística, quien a su vez remite al
Área de Publicidad la orden de compra para la firma del proveedor.
En caso de no aprobar la solicitud, envía los documentos al Área de
Publicidad para ser archivados o eliminados.
Entrega el arte final al asesor comercial de la empresa en CD e
impreso para ser publicado ó envía correo electrónico, el cual se
confirma.
En caso que la publicación no se haga conforme a las características
especificadas, el medio asume la reposición del aviso.
Una vez publicado el aviso en el medio, se recibe la factura de cobro y
los documentos soporte en el Área de Publicidad, la cual es enviada a
la División de Logística con el visto bueno del Jefe del Área de
Publicidad.
La División de Logística, recibe la factura y se da inicio al trámite de la
cuenta.
Jefe
1.Director
Administrativo
2.Jefe División
de Logística
Jefe
N.A
Jefe
Secretaria
Jefe División de
Logística
8. Factura de Cobro
N.A
Jefe División de
Logística
N.A
5.Orden de compra
6. Arte Final.
7. CD.
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
“ELABORACION DE PUBLICIDAD PARA PRENSA Y/O
REVISTAS”
Dependencia Generadora:
Área de Publicidad
6.
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Versión:
3
F. Vigencia:
2014-09-29
DOCUMENTOS RELACIONADOS
TITULO
1. Formato Actividades Publicitarias.
2. Requisición elaboración de publicidad.
3. Cotización.
4.Boceto
5.Orden de Compra
6. Arte Final.
7. CD
8. Factura de cobro
CODIGO
PD-517-01-F01
N.A.
Externo
N.A.
N.A.
N.A.
N.A.
N.A.