125 CAPITULO IV “DISEÑO DE UN PLAN PROMOCIONAL ASOCIATIVO CON PROYECCIÓN PROVINCIAL-INTERNACIONAL PARA AUMENTAR LA DEMANDA DEL RUBRO HOTELERO DEL DEPARTAMENTO DE SANTA ANA”. A. GENERALIDADES En la actualidad el rubro hotelero ha alcanzado mayor desarrollo al grado de ser uno de los que más impulso de inversión está teniendo tanto nacional como extranjera, ya que El Salvador actualmente se encuentra apostándole al sector turismo por ser una alternativa de desarrollo económico que viene a favorecer la creciente demanda de empleo que enfrenta el país, por otra parte existen otros sectores que se benefician al generar un efecto multiplicador. El sector hotelero de El Salvador se muestra dinámico en cuanto a actividades mercadológicas enfocadas directamente en actividades promociónales las cuales son observables en la competencia comercial que existe en dicho rubro. Para el caso del rubro hotelero en el departamento de Santa Ana, ha mantenido mucho escepticismo a las actividades de promoción considerándolas hasta cierto punto no necesarias para la comunicación con sus clientes. Producto de lo anterior podemos mencionar, que el sector hotelero se encuentra actualmente vulnerable ante algunos desafíos fruto de la globalización, que trae como consecuencia el surgimiento de mayores competidores, naciendo de ésta forma la necesidad de crear estrategias promociónales para permanecer en el mercado, teniendo las empresas que mantener la preferencia de los consumidores en un medio cada vez más competitivo en el que solamente sobreviven las empresas con mejores y más acertadas estrategias de mercadotecnia. 126 1. OBJETIVOS 1.1 Objetivo General: “Proponer un Plan Promocional Asociativo con proyección provincial-internacional para aumentar la demanda del rubro Hotelero del departamento de Santa Ana”. 1.2 Objetivos Específicos: • Dar a conocer la importancia del plan promocional asociativo como una opción para aumentar la demanda del sector. • Proporcionar el plan promocional asociativo adecuado, en correspondencia con las características y particularidades del rubro hotelero • Plantear la implementación de cambios en la ambientación de las instalaciones basado en la cultura y tradición propia de la zona donde se encuentra ubicado. 2. JUSTIFICACIÓN DE PROPUESTA La realización de actividades de promoción que conlleven a incrementar la demanda de productos o servicios en las empresas es un reto al que toda organización debe someterse en la actualidad; en el caso del rubro hotelero reestructurar su funcionamiento en el mercado a través de estrategias promociónales objetivas y viables que le permitan diferenciarse en el mercado extranjero, mejorando su atractivo, es una de sus principales metas. Éstas actividades involucran una serie de acciones mercadológicas como la publicidad, relaciones públicas, venta personal y promoción de ventas. Teniendo en cuenta que para llevar a cabo dichas funciones se planteará la realización de alianzas estratégicas a fin de lograr dinamizar al sector hotelero; siendo una técnica muy utilizada por empresas sólidas y de prestigio. A si mismo su proyección provincial–internacional puede lograr la apertura de nuevos 127 mercados en el exterior, creando una expectativa en el consumidor potencial provocando un aumento de la demanda de los servicios ofertados; tal situación seria beneficiosa para el sector hotelero, como se observa en otros rubros de la economía; utilizando ésta estrategia mercado cada ves más para poder seguir compitiendo en un exigente y altamente competitivo en el cual nos encontramos inmersos. La promoción además de ser una herramienta útil para el desarrollo de actividades como: la comercialización ya sea de bienes o servicios ofrece estrategias de implementación a los diferentes sectores de la economía, logrando una mejor cobertura del mercado meta, proporcionando un posicionamiento efectivo y por ende el aumento significativo de las ventas. Es por lo antes mencionado que el plan promocional será una opción con la que contará el rubro hotelero santaneco, ya que le proporcionará una serie de lineamientos y estrategias para convertirse en empresas más dinámicas y competitivas, mediante la implementación de estrategias de cooperación inter-empresariales y de desarrollo en conjunto, orientadas a impulsar y potenciar, las capacidades precisas para enfrentar las necesidades que impone la globalización, cabe mencionar que con la excelente implementación del plan promocional asociativo se lograran los objetivos establecidos a corto plazo. 3. IMPORTANCIA DE PROPUESTA El plan promocional será una herramienta que fundamente el desarrollo de las actividades mercadológicas, para cubrir las necesidades actuales del rubro hotelero, en base a las exigencias de los nuevos mercados, el rubro hotelero debe poseer una estrategia que le ayude a enfrentar los nuevos desafíos. Por lo que diseñar un plan promocional asociativo contribuirá a mejorar la imagen de las empresas del rubro a nivel internacional y con ello aumentar su demanda, y es muy oportuno ya que, hoy por hoy, el turismo es un rubro que está generando grandes expectativas en el país además es parte del motor de arranque de la economía salvadoreña ya que éste genera riqueza y fomenta el desarrollo local, crea nuevas fuentes de empleo, reduce los problemas de tipo socioeconómicos y 128 atrae a turistas a zonas donde el país no los ha desarrollado completamente, contribuye a la conservación y preservación de nuestra cultura, de nuestros valores históricos culturales, incrementa el comercio local y abre las puertas a nuevos mercados. La promoción es parte importante dentro de la mezcla de mercadeo, porque en ella se dan a conocer los principales atributos y beneficios de los productos o servicios, ofrece comunicación efectiva para crear lealtad; además educa al consumidor y le anticipa una imagen de la marca y demanda del producto. Por tal razón un plan promocional es la opción más factible para el tipo de necesidades que se presentan en dicho sector. A la vez a complementarán una serie de fases con las cuales la propuesta podrá concluirse logrando un objetivo en común en la alianza alcanzando la meta propuesta para el rubro hotelero. B. FASE I: ASOCIATIVIDAD ESQUEMA DE PROPUESTA FASE I: ASOCIATIVIDAD 1. Asociatividad a) b) Misión Visión c) Objetivos d) Políticas 2. Estrategia asociativa a) Beneficios a) Involucrados b) Recursos c) Beneficios d) Alcances FASE III: EVALUACIÓN 1. Reuniones bimensuales a) Realización de acta de la reunión b) Emisión de reportes de actividades realizadas por la asociación 2. Diseño de formato para control de costos 3. Base de datos de los huéspedes 4. Diseño de formato de control de actividades de la mezcla promocional 5. Sistema de comunicación Hotel - Usuario FASE II: PLAN PROMOCIONAL 1. Diagnostico 2. Identificación del target 3. Estrategias Promociónales a) Publicidad b) Relaciones Publicas c) Promoción de venta d) Alianzas Estratégicas comerciales 129 1. ASOCIATIVIDAD Se sugiere una misión y visión acorde a la alianza estratégica que se lleva acabo con los hoteles del departamento de Santa Ana cuyo nombre es HOTELSA (Hoteles del departamento de Santa Ana), como las que se describen a continuación. a) Misión “Misión” “Somos un grupo hotelero, enfocados en el mercadeo internacional de los atractivos turísticos del Departamento de Santa Ana; por medio de una adecuada promoción y proyección de servicios de alta calidad y buena atención a nuestros usuarios. “We are a group hotelkeeper, focused in the international marketing of tourist attractions of Santa Ana's Department; By means of an adequate promotion and projection of highquality services and good attention to our users.” b) Visión “Visión” “Convertirse en un sector hotelero con proyección de carácter internacional basado en la explotación de los atractivos de calidad histórica y actual del departamento de Santa Ana.” “To become converted at a sector hotelkeeper with projection of international character based in the exploitation of attractions of historic and present-day quality of Santa Ana.'s department” 130 c) Objetivos Se presentan a continuación una serie de objetivos que son fundamentales de HOTELSA en el desarrollo del plan promocional asociativo. • Objetivo General “Aumentar la demanda de los hoteles asociados mediante la realización de actividades en conjunto, compartiendo costos y gastos para proyectarse a nivel internacional, logrando mayor participación en nuevos mercados”. • Objetivos Específicos • Obtener una mayor cobertura a nivel internacional con el fin de entrar a nuevos mercados que permitan generar un crecimiento en los servicios de alojamiento. • Disminuir costos y gastos en la realización de las actividades de promoción a desarrollar para aumentar la demanda de los hoteles asociados. • Lograr posicionarse en la mente del usuario a través de las estrategias publicitarias para crear una fidelidad del usuario con la empresa. d) Políticas Las políticas principales para HOTELSA en la realización de actividades de promoción la cual se basa en los fundamentos más idóneos para la consecución de los objetivos y metas, donde se tomará en cuenta los aspectos como: la formación de alianzas estratégicas comerciales, responsabilidades, condiciones y restricciones. • La asociación será aplicable únicamente en las actividades promociónales que se lleven a cabo con el propósito de cubrir costos y nuevos mercados. 131 • La inversión con la cual iniciara operaciones HOTELSA será equitativamente a las operaciones que se realicen en conjunto, para cubrir costos y gastos que se incurran en todo el periodo de duración del plan promocional en cual será de un año y podrá ser evaluado por los fundadores para su extensión. • Es obligación de todos los involucrados herméticamente la información y actividades que de HOTELSA guardar se realicen dentro de la asociación. • Cada hotel tiene el derecho de nombrar dos personas como representantes para ejercer sus obligaciones dentro de la alianza, tanto en la toma de decisiones como en todo procedimiento que se realice en las reuniones. • HOTELSA contara con una directiva que deberá constituirse con un presidente, secretario, tesorero y un vocal, los demás miembros serán suplentes de los antes mencionados, se elegirán mediante las votaciones de los asociados utilizando la mecánica de mayor número de votos. Presidente Secretario • Tesorero Primer vocal HOTELSA no será responsable de las decisiones individuales que tomen los representantes de cada uno de los hoteles, para su propio beneficio. • Toda actividad promocional, que involucre el aporte monetario de cada miembro de la asociación, se verá reflejado en un documento con la fecha, monto, descripción de la actividad, nombre y firma de los representantes para llevar a cabo las actividades planeadas. Fecha: Descripción de la actividad Monto 132 Total: Nombre: • Firma: HOTELSA tiene el derecho de involucrar a otro hotel que esté interesado de ser miembro de la asociación, el cual gozará de los mismos derechos y obligaciones que tienen los involucrados en la asociación, además HOTELSA gozará del derecho de establecer una cuota especial para poder incluir a otro hotel como miembro en su asociación, dicha cuota estará a discusión de los fundadores de la asociación. • Para efecto de toma de decisiones se hará mediante votación, en caso de empate, el voto del presidente vale doble. • La asociación podrá determinar la expulsión de un miembro cuando la gravedad de los actos lo amerite, debido a que realice actividades que perjudique gravemente la imagen de HOTELSA; siempre y cuando se llegue a un consenso de los fundadores para la expulsión o se podrá realizar un castigo que puede llegar hasta una multa, decisión que se deberá tomar con el 75% de los votos a favor. • Cada hotel podrá realizar actividades promociónales, por cuenta propia, únicamente a través de medios o estrategias diferentes a las que realizan en la asociación, prohibido utilizar los fondos y el nombre de HOTELSA para dichas operaciones. • Prohibido utilizar otros colores, imágenes, tipo de letras, etc., diferentes de los que posee el logotipo, eslogan y formatos para HOTELSA, para efectos de estandarización y para cualquier publicación que se desarrolle. • Para efectos legales la asociación quedara plasmada en un contrato en donde se encuentre: vigencia del contrato y la mecánica de inversión, así como sus representantes. 133 2. ESTRATEGIA ASOCIATIVA Para la realización de la estrategia asociativa se determinarán lineamiento que será de vital importancia para la consecución de un objetivo en común. a) Involucrados Para el funcionamiento adecuado del desarrollo de las actividades a realizar por los miembros de la asociación, es necesario determinar lineamientos específicos para la terminación del plan promocional. • Cada involucrado en HOTELSA, tiene que nombrar un responsable o encargado de la actividades a realizar en reuniones, donde será indispensable la presencia de todos lo miembros involucrados, para la toma de decisiones; las personas nombrada para estás actividades deben forma una directiva y así delegar responsabilidades directas. • La reunión de asociados se realizará bimensualmente para evaluar los resultados y tomar dediciones para la fijación de nuevas estrategias. • Se determinaran con anticipación el aporte necesario para la realización de tareas, el cual será acordado en la reunión de asociados. FECHA: ACTIVIDAD A REALIZAR: HOTELSA FIRMA Sahara Tolteka Torremolinos San José TOTAL COSTO: APORTE $ 134 • Será necesario el apoyo del 75% de la asociación en las decisiones para la realización de las actividades promociónales. • El límite de ausencias en la participación de las reuniones de la asociación no deberá ser mayor de tres ausencias consecutivas, en caso de llegar a las tres ausencias en reuniones, los miembros podrán decidir la participación de dicho integrante dentro de HOTELSA. • Todo representante, firmara un documento legal en donde se hará responsable, de guardar con hermetismo las decisiones y desarrollo de las actividades que se realicen dentro de HOTELSA. • Cada hotel podrá cambiar a sus representantes con un mes de anticipación y con el consentimiento de los asociados, que a la vez deberá firmar un documento, donde no puede divulgarlas actividades que se realizan dentro de HOTELSA. b) Recursos Los recursos que son utilizados por HOTELSA son con el propósito de abarcar nuevos mercados y aumentar la demanda de usuarios para sus asociados. • Acordar por anticipado los medios y recursos a utilizar para la realización del plan promocional. • Decidir el diseño a utilizar para la publicidad en consenso con todos los asociados para el lanzamiento de la nueva publicidad. • Buscar los espacios publicitarios idóneos para el nuevo lanzamiento de HOTELSA. • La incorporación de otros medios, será evaluada y aceptada por los miembros de la directiva, con un 75% de los votos a favor. 135 • El desarrollo de las actividades promociónales serán siempre supervisadas por una persona con conocimientos de mercadeo. • El cambio de estrategias en cuanto al plan promocional se deberá dar en total acuerdo de los asociados. • Será obligación la participación de todos los miembro en el desarrollo de las actividades promociónales que se realicen con el fin de beneficiar a la asociación. c) Beneficios El plan promocional promueve la unión de fuerzas, que permite hacerle frente a la competencia a la hora de promocionarse en el exterior y convertimos automáticamente en otra opción para el extranjero, logrando el reconocimiento internacional. Teniendo en cuenta que el plan se enfoca en compartir los costos y gastos por igual entre los asociados, dando una inversión para desarrollar estrategias promociónales que individualmente no están en la capacidad de cubrir y para hacerle frente a la competencia que cada día es más grande y agresiva. Dando como beneficio común entrar a nuevos mercados y explotar al máximo los que ya se tienen para posicionarse en el consumidor potencial. Importancia para los usuarios. Con el plan promocional asociativo, los beneficios resultantes para los usuarios que hace uso del servicio hotelero con la implementación del plan promocional asociativo son: • Mayor conocimiento regional: Los turistas que visiten el departamento de Santa Ana y hagan uso del servicio hotelero, conocerán de la cultura propia de la zona en la que se encuentra ubicado el hotel, llevándose una buena impresión de las tradiciones y costumbre de nuestros pueblos. 136 • Exaltación de los atractivos turísticos: Los turistas podrán conocer la gran diversidad de atractivos naturales, arqueología, históricos y culturales con los que cuenta el departamento de Santa Ana, como: Los turicentros, los parques ecológicos, la zona arqueológica, el centro histórico, etc. • Contar con más información: Es la creación de fuentes de información necesaria en la que se de a conocer a HOTELSA, los servicios que ofrecen, tarifas, reservaciones, ubicación y distancia da cada uno de los hoteles asociados, para que los turistas puedan acensar a ella, y sirva en el momento de la toma decisión en cual hotel hospedarse. d) Alcances HOTELSA llegará con sus operaciones a apoyar fuertemente las estrategia promociónales que fortalezcan el rubro hotelero del departamento de Santa Ana, el cuál estará supeditado a un año de duración siendo extendido si así lo decidieran los asociados, y el plan se limita específicamente a lograr actividades promociónales a nivel internacional y local para la consecución de sus objetivos como asociación. Los alcances de la asociación son lograr con exactitud la planificación de todas las estrategias que se empleen para un beneficio en conjunto, fortaleciendo los lazos amistosos de la asociación, creando un ambiente de confianza y una estabilidad económicamente para los miembros de la asociación. C. FASE II: PLAN PROMOCIONAL 1. DIAGNOSTICO La falta de posicionamiento a nivel internacional es uno de las mayores dificultades que enfrenta el rubro hotelero del departamento de Santa Ana, ya que la mayor parte de turistas que ingresan al país lo hacen desconociendo la 137 existencia de los hoteles que son objeto de estudio, lo que denota la falta o muy poca publicidad de dichos hoteles en el extranjero. Los hoteles que son objeto de estudio se encuentran ubicados en posiciones ventajosas (en el Centro Histórico de la Ciudad, próximos a centros comerciales, cerca de lagos y volcanes, etc.), y los mismos pueden explotar atractivos culturales e históricos propios de la zona en que se encuentran ubicados, Todos estos factores aseguran su posición en el mercado, sin embargo, a causa de sus patrones de trabajo un tanto empíricos y escépticos a promoción considerándolas hasta comunicación con sus clientes, no cierto punto no poseen estrategias las actividades de necesarias para promociónales la que definan la manera en que se comercializarán sus servicios en el mercado. Se puede observar que algunas de las unidades bajo estudio necesitan dinamizar tanto aspectos de ambientación de sus instalaciones como servicio y valores agregados que ofrece a los huéspedes ya que se muestran un tanto conservadores en cuanto a ello, y eso no les favorece ya que las personas por lo general gustan de aquellos hoteles que denoten la cultura y tradición propias del lugar donde se encuentran ubicados. Es importante mencionar que la mayor parte de los empleados se encuentran identificados con los objetivos organizacionales de las instituciones a las que pertenecen ya que a pesar de conocer sus deficiencias promueven los hoteles a los que pertenecen como el mejor de la zona. Por lo mencionado anteriormente se puede sintetizar que las condiciones actuales del rubro hotelero no son las más prósperas ya que la poca demanda experimenta actualmente el sector no logran cubrir las expectativas de los hoteles para poder brindar un mejor servicio. 138 c) ANÁLISIS FODA DEL RUBRO HOTELERO FORTALEZAS DEBILIDADES • Empresas que operan con capital propio. • Falta estrategias de promoción. • Ubicación estratégica próxima a dos de • Insuficiente gestión de venta. las fronteras más importantes del país. • Pocos recursos para expandirse a corto • Poca participación en mercados • Clima tropical y abundante flora agradable al turismo por la poca contaminación del plazo. aire. extranjeros. • Servicios personalizados • Nivel idiomático. • Red vial en excelentes condiciones • Poco conocimiento mercadológico • Departamento rico en valores históricos y culturales OPORTUNIDADES • Alianzas estratégicas con los hoteles del AMENAZAS • Poca participación de los hoteles en el departamento de Santa Ana. mercado internacional que incide en la • Incremento del turismo a nivel nacional. demanda. • Ubicación geográfica adecuada de los • Escaso material de promoción. hoteles lo que les permite crecer y • Incremento de la competencia en el diversificarse. • Oportunidades de capacitar adecuadamente al personal en la mercado con precios muchos más bajos. • Entrada de otras cadenas hoteleras al entorno. actividad turística. • Presencia en la zona de elementos históricos culturales de valor para el turista. • Oportunidad de realizar alianzas comerciales. Operacionalización del FODA Luego de analizar el diagnostico situacional del sector hotelero, se determinan las siguientes debilidades y amenazas que se pretende convertirlas en fortalezas y oportunidades con la implementación de plan promocional asociativo, en caso que una de ella no sea cubierta, se incluyen estrategias en el plan de contingencia, de la siguiente manera: 139 • Falta estrategias de promoción: Dicha debilidad se compensa con el diseño de la propuesta en la fase número dos del plan promocional asociativo. • Insuficiente gestión de ventas: Con el fin de suplir ésta debilidad se propone la estrategia número dos de los planes de contingencias. • Pocos recursos para expandirse acorto plazo: Individualmente cada hotel no cuenta con los recursos necesarios para expandirse a corto plazo, por eso que se propone la asociatividad del sector en la fase uno del proyecto. • Poca participación en mercados extranjeros: Ésta carencia se subsana con la implementación del plan. • Nivel idiomático: Se establece la estrategia número cuatro de los planes de contingencias a fin de dar solución a ésta debilidad. • Poco conocimiento mercadológico: Para ello se propone que se desarrolle el plan promocional asociativo, de acuerdo a lo establecido en dicho proyecto. • Poca participación de los hoteles a nivel internacional que incide en la demanda: La amenaza se convierte en oportunidad mediante la implementación del plan. • Escaso material de promoción: Compensable específicamente con la fase dos del proyecto propuesto, donde se proporcionan una serie de formatos y herramientas promocionales para su difusión en el exterior. • Incremento de la competencia en el mercado con precios mucho más bajos: Para ello se propone la solución factible de las estrategias tres de los planes de contingencias, denominada evaluación de precios. • Entrada de otras cadenas hoteleras al entorno: Con ello se plantea la estrategia dos de los planes de contingencia, dando énfasis a la venta de los salones para la realización de eventos especiales, capacitaciones, seminarios, etc., con el objetivo de capturar nuevos mercados, que actualmente se encuentra descuidados. 140 DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO DE PUBLICIDAD d) ISHIKAWA Ausencia de publicidad Falta de una asociatividad Falta una proyección provincial internacional Falta de capacidad para inversión Falta de alianzas comerciales y estratégicas No se tienen artículos promociónales Falta de estimulación al huésped Alto grado de escepticismo Poca promoción de ventas Poca cobertura del mercado extranjero Poca capacidad competitiva en el mercado local y extranjero Alto grado de empirismo al realizar actividades promociónales Falta de promociones No hay información que de a conocer los paquetes promociónales Ausencia de métodos para medir la efectividad de promociones Altos costos de los medios No hay selección de medios No hay información en el exterior Falta de una planeación Carencia de un presupuesto No hay posicionamiento POCA DEMANDA EN EL RUBRO HOTELERO No hay identidad corporativa en el extranjero No existen canales de comunicación en el exterior Mejorar los servicios y la atención al cliente Carencia de información de eventos Falta de una comunicación con el usuario No tienen relaciones públicas externas Falta de estrategias de relaciones publicas 141 2. IDENTIFICACIÓN DEL TARGET El plan promocional se encuentra dirigido a cualquier tipo de persona sin importar nacionalidad, género ni ocupación, si no más bien a todas aquellas personas que gusten de aquellos lugares ricos en valores y vestigios culturales, historia, tradiciones y costumbres del los sitios que visiten, personas interesadas en conocer y aprender sobre nuevas culturas, es por eso que la proyección del plan promocional asociativo es hacia el extranjero. 3. ESTRATEGIAS PROMOCIÓNALES A continuación se detallará una guía con los nombres de las estrategias que se proponen en el presente trabajo; éstas están divididas según el elemento promocional al que correspondan, como sigue: a) Estrategia de Publicidad Como estrategia publicitaria se recomienda la utilización de dos tipos de publicidad: Publicidad informativa y Publicidad de persuasión, la primera servirá para dar a conocer al rubro hotelero a nivel internacional y la segunda para persuadir al usuario a la utilización de este servicio, con el objetivo de crear una mayor demanda para todo el sector involucrado, entre las que se pueden determinar: • Crear un logotipo acorde a la imagen de HOTELSA, es decir que la identifique, describa, diferencie y motive a usar el servicio de alojamiento. 142 • Realizar campañas publicitarias para su proyección internacional para darse a conocer y posicionar los hoteles del sector en nuevos mercados. • Establecimiento de publicidad al aire libre en zonas fronterizas próximas al departamento de Santa Ana. No. 1 Publicidad Informativa hacia el Duración Nombre de la estrategia: exterior Descripción de estrategia la A través de anuncios en revistas de circulación internacional, sitio Web a nivel mundial y vallas publicitarias en zonas fronterizas próximas a Santa Ana. Objetivo: Informar a mercados internacionales 1 año sobre la existencia de los hoteles del departamento de Santa Ana Acciones: a) Diseñar anuncios de revista, sitio web y vallas publicitarias. b) Definir la información general que contendrán. c) Contratación de medios d) Gestión de permisos con Alcaldías Municipales e) Difundir la información. Recursos a utilizar: Servicios profesionales para diseño de anuncios de revista, Sitio web y vallas publicitarias Anuncios para revistas en papel couché Sitio web para difusión a nivel mundial Contrato con empresa para levantar sitio web Permiso de Alcaldías Municipales para instalación de vallas. Definición de espacio y ubicación. 143 FORMATO DE REVISTA Cultura, costumbres, descanso y confort todo en una misma zona. Alojamiento cómodo y estadía placentera. Lo mejor en hoteles y restaurantes propios de Santa Ana LAGO DE COATEPEQUE Santa Ana, espera por ti... El Salvador, Centro América. TEL:(503) 2hotelsa; www.hotelsa.com.sv 144 FORMATO DE SITIO WEB (Principal) SITIO WEB HOTEL TOLTECA PLAZA 145 SITIO WEB HOTEL SAHARA SITIO WEB HOTEL SAN JOSE 146 SITIO WEB HOTEL TORREMOLINOS SITIO WEB PARA RESERVACIONES DE HOTELSA 147 FORMATO DE VALLA PUBLICITARIA Cultura, costumbres, descanso y confort todo en una misma zona. alojamiento cómodo y estadía placentera . Lo mejor en hoteles y restaurantes propios propios de Santa Ana LAGO DE COATEPEQUE El Salvador, C.A. Tel:(503) 2hotelsa; www.hotelsa.com.sv b) Estrategia de Relaciones Públicas Se realizaran actividades que puedan ayudar a complementar todo el proceso que se efectuará para lograr aumentar la demanda del rubro, en cuanto a las herramientas que se pueden utilizar para fomentar las decisiones del desarrollo de las estrategias de relaciones públicas proponemos los siguientes instrumentos que fortalecerán al sector: Con el fin de fidelizar la preferencia de los usuarios con el hotel se utilizarán elementos promociónales como, camisetas con diseño de la identidad corporativa de Hotelsa. No. 1 Obsequios para difusión de identidad Duración Nombre de la estrategia: corporativa. Descripción de la A través de alianzas con agencias de 148 estrategia viajes que (camisetas) obsequien artículos promociónales a las personas que realicen reservaciones en los hoteles a través de ellos. Objetivo: 6 meses Familiarizar a las personas con la identidad corporativa de Hotelsa. Acciones: a) Diseño de artículos (camisetas) con la identidad corporativa b) Establecer contacto con las agencias de viajes Recursos a utilizar: Servicios profesionales para diseño de Artículos Camisetas DISEÑO PARA CAMISETAS EL SALVADOR CENTRO AMÉRICA EL SALVADOR c) Estrategia de Promoción de ventas Para la captación de nuevos mercados a un costo accesible se define una estrategia de participación en ferias internacionales, que tiene como objetivo motivar a las personas a que visiten el departamento de Santa Ana, informando 149 sobre los servicios del hotel, paquetes especiales a grupos, aspectos turísticos y culturales del departamento, etc. No. 1 Participación ferias Duración en Nombre de la estrategia: internacionales Descripción de estrategia la Comunicar sobre departamento concentración los en hoteles del lugar de un masiva de personas. 4 ferias al Otorgando descuentos u obsequios al año (de 5 realizar reservaciones en el stand. Objetivo: a 10 Dar a conocer los servicios de los días) hoteles a nivel internacional. Motivando a los visitantes de la feria a realizar sus reservaciones. Acciones: a)Solicitar un lugar estratégico en la feria b) Seleccionar al personal que estará brindando la información de los hoteles. c) Decorar el stand con un banner que contiene el distintivo de la asociación e) Entregar hojas volantes a visitantes de la feria f) Informar a los clientes de los beneficios de los servicios de los hoteles. g) Incentivar a realizar reservaciones haciendo uso de regalos, y descuentos, etc. Recursos a utilizar: Stand de información Hojas volantes Formatos para reservaciones Banner de distintivo institucional 2 Ejecutivos de atención al cliente. Artículos artesanales para regalos. 150 FORMATO DE HOJA VOLANTE Cultura, costumbres, descanso y confort todo en una misma zona. Al presentar ésta hoja volante al momento momento de realizar tu reservación recibirás un recuerdo artesanal de Santa Ana. Lago de Coatepeque Alojamiento cómodo y estadía placentera. El Salvador, C.A. TEL:(503) 2hotelsa; www.hotelsa.com.sv No. 2 Llaveros codificados Duración Nombre de la estrategia: Descripción estrategia de la Medir el nivel de recurrencia de los huéspedes mediante la entrega de llaveros con el distintivo institucional 4 ferias al previamente codificados, en donde al año (de 5 presentarlos se otorgará un descuento. Objetivo: a Motivar al usuario y medir el nivel de días) recurrencia. Acciones: a)Diseño y elaboración de llaveros (acrílicos) codificados 10 151 b) Diseño de listado para manejo de códigos Recursos a utilizar: Llaveros acrílicos Listado de códigos DISEÑO PARA LLAVEROS CODIFICADOS En las encuestas se preguntaba a los huéspedes sobre que tipo de promociones les gustaría que se pusieran en práctica en el hotel, a lo que respondieron, paquetes promociónales seguido por rifas y sorteos por lo que se realizarán actividades que motiven a los usuarios a hacer uso de los servicios, entre éstas se pueden mencionar: Descuentos especiales a grupos de familias o amigos, en épocas de temporada baja. Sorteos aleatorios simples (al azar), en donde participa desde el momento de registrarse con el número de su habitación, los premios consistirán en artículos artesanales y camisetas con el distintivo institucional. No. 3 Premios e incentivos a usuarios Duración Nombre de la estrategia: Descripción estrategia de la Implementación de políticas de descuentos especiales a grupos de familias o amigos, en épocas de 152 temporada baja, y realización de sorteos al azar, participando desde el momento 3 meses que se registra en el hotel. Objetivo: Motivar a los usuarios que hacen uso de los servicios del hotel Acciones: a) Diseño de anuncios impresos Informando sobre la promoción. b) Determinación de temporada de la promoción c) Contactos con agencias de viajes c) Adquisición de artículos artesanales con el distintivo institucional. c) Implementación. Recursos a utilizar. Hojas volantes anunciando la promoción Artículos artesanales con el logotipo de Hotelsa. e) Alianzas Estratégicas comerciales Se considera estratégica la realización de alianzas comerciales con otras empresas de la zona, a fin de complementar los servicios existentes siendo una forma de fortalecer el sector al unificar sus mercados y a la vez diversificar los servicios, esto mediante la realización de alianzas comerciales con empresas santanecas, a fin de minimizar costos. No. 1 Alianzas Comerciales Duración Nombre de la estrategia: Descripción estrategia de la Crear enlaces entre empresas de la zona como: mini tiendas de artesanías, productos nostálgicos, spas de relajamiento, Gimnasios, etc. Objetivo: Lograr una extensión de los servicios 1 año 153 Acciones: a) Realizar contacto con empresas cuya actividad comercial este relacionada. b) Definir los beneficios y responsabilidades de cada parte. c) Establecimiento legal de vigencia del contrato. d) Implementación de la estrategia. Recursos a utilizar: Asesoría Profesional sobre alianzas comerciales. Contrato Legal de la negociación Definición de espacio y ubicación. No. 2 Establecimiento de alianzas Duración Nombre de la estrategia: comerciales externas Descripción de estrategia la Crear enlaces de apoyo y coordinación con agencias de viajes y tours, obteniendo beneficios comunes. Objetivo: Mantener contacto con el exterior a fin de ampliar la cobertura con mercados 1 años extranjeros. Acciones: a) Establecer contactos para negociar con agencias de viajes y tours b) Definir los beneficios y responsabilidades de cada parte. c) Establecimiento legal de vigencia del contrato. d) Implementación de la estrategia. Recursos a utilizar: Asesoría Profesional sobre alianzas comerciales. Contrato Legal de la negociación. 154 CRONOGRAMA DE PROPUESTA DEL PLAN PROMOCIONAL ASOCIATIVO E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D ACTIVIDAD N E A B A U U G E C O I N E A B A U U G E C O I E B R R Y N L O P T V C E B R R Y N L O P T V C Publicidad informativa hacia el exterior Obsequios para difusión de identidad corporativa Participación en ferias internacionales Llaveros codificados Premios e incentivos a usuarios Alianzas Comerciales Establecimiento de alianzas comerciales externas 155 PRESUPUESTO DE PROPUESTA DEL PLAN PROMOCIONAL ASOCIATIVO A continuación se presenta detalladamente la inversión monetaria que deberá realizarse para la implementación de las diversas actividades estratégicas que se desarrollan sobre el plan promocional asociativo; dicho presupuesto está planificado para un año, debido a que el tiempo de duración del plan, donde podrá medirse la eficacia del mismo y determinar si es oportuna su implementación en años posteriores. CONCEPTO CANTIDAD COSTO TOTAL UNITARIO Anuncios en revista 12 meses Publicación sitio Web 12 meses Vallas publicitarias 2mts. X 1.50mts. 3 $ 266.67 $ 3,200.00 25.00 300.00 4,500.00 13,500.00 4.00 10,800.00 0.0528 26.40 0.40 1,752.00 50.00 100.00 2.00 464.00 30.00 240.00 500.00 2,204.00 730.00 2,920.00 Camisetas con distintivo institucional 2700 Hojas volantes 500 Llaveros 4380 Banner (0.75mts ancho X 2mts 2 Largo) Artesanías que incluyen logotipo de 232 HOTELSA Ejecutivos de atención al cliente 2 ejecutivos( participación 4 ferias al año) Renta de espacio en la feria(3mts x 4 3mts) Logística de instalación de stand de 4 ferias ferias programadas Reserva para imprevistos 710.00 TOTAL PRESUPUESTO $ 36,216.40 Nota: los precios que aparecen en el presupuesto no incluyen impuestos. Inversión global $ 36,216.40/4: Inversión por hotel $ 9,054.10 156 TASA DE RETORNO DE LA INVERSIÓN El retorno sobre inversión (ROI) es, en la actualidad, la herramienta clave para que los negocios midan con eficacia la forma en una compañía usa sus activos, pues es una de las desconfianzas a que se enfrentan los planes mercadológicos, ya que temen que no se tengan las facultades y el conocimiento para administrar con eficacia sus presupuestos con inteligencia financiera. Marketing ROI cambia eso, mostrando a los practicantes de los procesos de marketing y a los ejecutivos corporativos como usar los presupuestos y herramientas del marketing ROI para cuantificar las decisiones de marketing estratégicas de las organizaciones y a maximizar las ganancias generales por cada moneda invertida en sus programas de marketing. Una forma de garantizar la inversión de los recursos mencionados con anterioridad, se baso en la fórmula del cálculo de retorno a la inversión, la cual lanza los datos suficientes para que el inversionista confiara en el desarrollo del plan. El análisis ROI debe usarse en el contexto de una evaluación como soporte a una decisión de inversión. El ROI es particularmente efectivo para: Facilitar la priorización de inversiones al desarrollar diferentes comparaciones entre opciones de inversión, permitiendo al personal que toma las decisiones enfocarse separadamente en los beneficios intangibles. Imponer un tipo de disciplina a los proveedores y personal que toma las decisiones para usar un acercamiento más metódico y cuantificable a la justificación de un negocio. Forzar el entendimiento del impacto de las metas finales sobre una inversión pues es imposible el completar un análisis del ROI sin entender el impacto potencial de los costos y la generación de ingresos. A continuación se realiza el cálculo de la tasa de retorno de la inversión del plan de promoción de ventas por año: 157 Porcentaje de bonificación en paquetes promociónales por hotel: HOTEL UTILIDAD BONIFICACIÓN/UTILIDAD INVERSIÓN 5% ANUAL EXTRANJERA Tolteka $ 132,300.00 $ 6,615.00 $ 15,669.10 Sahara $ 105,900.00 $ 5,295.00 $ 14,349.10 San José $ 63,540.00 $ 3,177.00 $ 12,231.10 Torremolinos $ 38,124.00 $ 1,906.20 $ 10,970.35 ROI- RETORNO SOBRE LA INVERSIÓN DEL PLAN Una forma de garantizar la inversión de los recursos mencionados con anterioridad, se baso en la formula del cálculo de retorno a la inversión la cual lanza los datos suficientes para que el inversionista confíe en el desarrollo del plan. HOTEL TOLTEKA Ventas por mes utilidad general $ 36,750.00 Ventas anuales $ 18,374.00 utilidad general anual $ 441,000.00 $ 220,488.00 utilidad extranjera. $ 11,025.00 utilidad extranjera anual $ 132,300.00 Ganancia ROI: Proyección de incremento del 30% de la utilidad extranjera Ganancia ROI: $132,300.00 x 0.30% Ganancia ROI: $ 39,690.00 a) COMO PROMEDIO DE RECUPERACION: ROI: Ganancia/Inversión ROI: $ 39,690.00/ $15,669.10 ROI: 2.53 Por cada dólar invertido se obtiene $ 2.53 adicional 158 b) COMO PLAZO DE RECUPERACION SOBRE LA INVERSION ROI: (INVERSION/GANANCIA) x12 MESES ROI: ($ 15,669.10/ $ 39,690.00) x 12 MESES ROI: 0.3947871 x 12 Meses ROI: 4.74 (4 meses, 22días) HOTEL SAHARA Ventas por mes utilidad general $ 29,416.67 Ventas anuales $ 14,708.33 utilidad general anual $ 353,000.00 $ 176,500.00 utilidad extranjera. $ 8,825.00 utilidad extranjera anual $ 105,900.00 Ganancia ROI: Proyección de incremento del 30% de la utilidad extranjera Ganancia ROI: $ 105,900.00 x 0.30% Ganancia ROI: $ 31,770.00 a) COMO PROMEDIO DE RECUPERACION: ROI: Ganancia/Inversión ROI: $ 31,770.00/ $ 14,349.10 ROI: 2.21 Por cada dólar invertido se obtiene $ 2.21 adicional b) COMO PLAZO DE RECUPERACION SOBRE LA INVERSION ROI: (INVERSION/GANANCIA) x12 MESES ROI: ($14,349.10/ $ 31,770.00) x 12 MESES ROI: 0.45165565 x 12 Meses ROI: 5.42 (5 meses, 12 días) HOTEL SAN JOSÉ Ventas por mes $ 17,650.00 utilidad general $ 8,825.00 utilidad extranjera. $ 5,295.00 159 Ventas anuales utilidad general anual $ 211,800.00 $ 105,900.00 utilidad extranjera anual $ 63,540.00 Ganancia ROI: Proyección de incremento del 30% de la utilidad extranjera Ganancia ROI: $63,540.00 x 0.30% Ganancia ROI: $ 19,062.00 a) COMO PROMEDIO DE RECUPERACION: ROI: Ganancia/Inversión ROI: $ 19,062.00/ $ 12,231.10 ROI: 1.56 Por cada dólar invertido se obtiene $ 1.56 adicional b) COMO PLAZO DE RECUPERACION SOBRE LA INVERSION ROI: (INVERSION/GANANCIA) x12 MESES ROI: ($ 12,231.10 / $ 19,062.00) x 12 MESES ROI: 0.6416483057 x 12 Meses ROI: 7.70 (7 meses, 21 días) HOTEL TORREMOLINOS Ventas por mes utilidad general $ 10,590.00 Ventas anuales $ 5,295.00 utilidad general anual $ 127,080.00 $ 63,540.00 utilidad extranjera. $3,177.00 utilidad extranjera anual $ 38,124.00 Ganancia ROI: Proyección de incremento del 30% de la utilidad extranjera Ganancia ROI: $38,124.00 x 0.30% Ganancia ROI: $ 11,437.20 a) COMO PROMEDIO DE RECUPERACION: ROI: Ganancia/Inversión ROI: $ 11,437.20/ $10,960.30 160 ROI: 1.04 Por cada dólar invertido se obtiene $ 1.04 adicional b) COMO PLAZO DE RECUPERACION SOBRE LA INVERSION ROI: (INVERSION/GANANCIA) x12 MESES ROI: ($10,960.30/ $ 11,437.20) x 12 MESES ROI: 0.958302731 x 12 Meses ROI: 11.50 (11 meses, 15 días) ANÁLISIS ROI A continuación se presenta el análisis correspondiente a las operaciones antes realizadas para una mejor comprensión de los datos obtenidos en las formulas ROI: a) Como promedio de recuperación: En la actualidad las empresas están propensas a la obtención de utilidades, esto genera un problema para el desarrollo de las estrategias promocionales ya que el sector hotelero del departamento de Santa Ana se muestra mucha desconfianza para invertir en planes promocionales, temiendo que no se obtenga la eficacia esperada, es aquí donde toma importancia la técnica de tasa de retorno sobre inversión, mostrando a las corporaciones como cuantificar las decisiones mercadológicas que se toman y a maximizar las ganancias, brindando indicadores de retorno sobre inversión, el cual aplica a los datos hipotéticos en éste rubro, por cada dólar invertido se obtendría: En el caso del hotel tolteka plaza $ 2.53, en el hotel Sahara $2.21, el San José seria de $1.56 y el Torremolinos $1.04 por la inversión de un dólar, lo cual es muy acertado, ya que si realizamos una comparación entre las tasas de interés que pagan las instituciones financieras, se logra percibir un porcentaje mayor de beneficio en la utilidad, lo que resulta más ventajoso la inversión empresarial para generar mayor utilidades. b) Como plazo de recuperación sobre la inversión: La importancia del plazo de inversión que constituye el segundo indicador se basa en el periodo de recuperación, lo que indica, para el caso del hotel Tolteka plaza con cuatro meses 161 y veintidós días, obtiene un 253%, hotel Sahara con cinco meses y doce días y obtiene 221%, San José en siete meses y veintiún días con el 156% y el Torremolinos con once meses y quince días con el 104% sobre la inversión, lo cual es un plazo muy adecuado debido a que permite para algunos de los casos en un periodo de tres a cinco meses puede recuperarse la inversión, permitiendo que lo demás sea ganancia. D. FASE III: EVALUACIÓN 1. REUNIONES BIMENSUALES La reuniones de los asociados se realizarán cada dos meses para verificar el funcionamiento del plan promocional, tomar decisiones ante cualquier circunstancia inesperada, analizar los costos y gastos en los cuales se ha incurrido en ese periodo de tiempo, a la vez la planeación de las nuevas estrategias a implementar y concluir el presupuesto a utilizar en el nuevo periodo para desarrollar tareas promociónales, con la finalidad de control y evaluar el funcionamiento de HOTELSA. a) Realización de acta de la reunión El acta a utilizar por los miembros de HOTELSA deberá incluir lo siguiente: HOTELSA ACTA DE REUNIÓN FECHA: RESPONSABLES: PUNTOS DE LA AGENDA: CODIGO 162 ACUERDOS: OBSERVACIONES: b) Emisión de reportes de actividades realizadas por la asociación El formato para informar las actividades realizadas por cada miembro de la asociación. FECHA ACTIVIDAD COSTO TOTAL JUSTIFICACIÓN: RESPONSABLE: FIRMA: 2. DISEÑO DE FORMATO PARA CONTROL DE COSTOS Para llevar un control de los costos en los que incurra los representantes de la asociación, es necesario realizar una hoja en la que se determine el concepto, fecha y monto de la actividad o compra que se efectuó, para efectos de de llevar un registro de las operaciones realizadas por la asociación. FECHA CONCEPTO PRECIO UNITARIO UNIDADES TOTAL 163 TOTALES 3. BASE DE DATOS DE LOS HUÉSPEDES Para llevar un control exhaustivo de los usuarios del servicio de alojamiento será necesario asignar una categoría al tipo de usuario según el número de visitas que haya realizado al hotel en el año. Como sigue: Se muestra el diseñó una base de datos en Microsoft Access, que será utilizada para llevar un registro de las visitas anuales de los usuarios y conocer la recurrencia y preferencia por el hotel. 164 4. DISEÑO DE FORMATO DE CONTROL DE ACTIVIDADES DE MEZCLA PROMOCIONAL El formato a utilizar para llevar un registro de las actividades planeas, determinando el responsable de la tarea y los resultados obtenidos. CONTROL DE ACTIVIDADES DE LA MEZCLA PROMOCIONAL Fecha Publicidad Responsable: Fecha Relaciones publicas Responsable: Fecha Promoción de ventas Responsable: Resultado Firma: Resultado Firma: Resultado Firma: 165 5. SISTEMA DE COMUNICACIÓN HOTEL - USUARIO La utilización de medios para mantener una buena comunicación con el cliente para conocer las necesidades del usuario y así estar al tanto de los factores que motivan o pueden motivar la utilización del servicio hotelero, en los sistemas más comunes con los cuales se puede extraer dicha información son: • Utilizar un buzón de sugerencias en el cual los clientes pueden escribir sus inquietudes, los cuales pueden estar ubicados en los pasillos de las habitaciones, se presenta un ejemplo de las boletas en español e ingles, que deben estar en los pasillos para ser llenadas por el huésped. FECHA COMENTARIO Nombre Teléfono E-mail DATE COMMENTARY Name Telephone E-mail • Un sistema de encuestas para huéspedes que abandonan el hotel, esto permite conocer las deficiencias o posibles aspectos a mejorar según el juicio del encuestado, a continuación se presenta un modelo del tipo de encuesta que se puede utilizar para conocer la eficiencia de los servicios prestados por 166 los hoteles. HOTEL FECHA: Sondeo de opinión con el fin de mejorar los servicio que se ofrecen en el hotel. Servicio de restaurante: Servicio de recepción: Servicio de lavandería: Seguridad: Otros: HOTEL DATE: Opinion poll with the purpose of improving the service that is offered in the hotel. Service of restaurant: Service of reception: Service of laundry: Security: Others: • En la página Web se sugiere tener un sistema a través del cual las personas puedan mandar sus inquietudes. E. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN El plan de implementación está dado por las acciones complementarias a la Propuesta, es decir las actividades que se deben desarrollar para ejecutar el plan de promoción. 1. OBJETIVOS A continuación se detallan una serie de objetivos para la implementación del Plan de promoción asociativo. 167 1.1 OBJETIVO GENERAL “Comunicar a los propietarios y gerentes de las empresas del rubro hotelero bajo estudio el contenido del plan promocional asociativo para que éstos puedan informarlo y ejecutarlo en sus empresas para la toma de decisiones pertinentes”. 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS • Informar a los propietarios y gerentes de los hoteles bajo estudio sobre las acciones comprendidas en el plan, así como el procedimiento a seguir en la propuesta. • Desarrollar un plan de comunicación interna entre los propietarios y gerentes que formaran parte de la asociación. • Desarrollar un plan de comunicación externa para la realización de alianzas estratégicas con las agencias de viajes y alianzas comerciales con empresas cuya actividad comercial esté relacionada con el plan. 2. DETALLE DE ACCIONES Aquí se detallaran individualmente una serie de actividades a desarrollar para comunicar sobre las acciones comprendidas en el plan promocional asociativo clasificándolas según el público al que va dirigida. Acciones para comunicar a los propietarios y gerentes • Primera reunión: se reunirán los propietarios y/o representantes de los cuatro hoteles, a quienes se les presentara el plan de promoción asociativo. • Segunda reunión: en está reunión se analizará la opinión de los representes de los hoteles en la cual, se acordará la apertura del desarrollo del plan. • Acciones a tomar en las reuniones de la asociación: se realizarán reuniones bimensuales en las cuales se acordarán las actividades, estrategias y los responsables. 168 • Estás estrategias estarán basadas en la mezcla promocional, donde se incluye relaciones públicas, publicidad y promoción de ventas. Acciones para lograr alianzas comerciales dentro del sector • Se efectuaran los contactos pertinentes con aquellas mini empresas dedicadas a la comercialización de productos artesanales y nostálgicos, Spas “Salus per Aquam” (Salud por medio del agua) gimnasios, etc. • Se reunirán los propietarios o representantes de los hoteles con las empresas que estén a favor de la realización de alianzas comerciales afín de realizar acuerdos sobre los beneficios y responsabilidades de cada parte. • Se efectuarán los trámites legales para el establecimiento de la alianza comercial. Acciones para formar alianzas comerciales fuera del país • Con el fin de llegar a aquellos mercados potenciales que se encuentran en el extranjero, es necesario aliarse con empresas cuyas actividades comerciales se encuentran relacionadas con el rubro, para el caso se ha determinado hacerlo con agencias de viajes ubicadas en la región centroamericana. Se realizarán los contactos a fin de programar una reunión con representantes de cada una de las partes. • Se reunirán las partes involucradas para definir cuales serán los beneficios y responsabilidades comunes en la realización de la alianza, cada una de las partes podrá solicitar la asesoria de un profesional en está área. • Implementación de la estrategia comercial. 169 3. DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES Los encargados del desarrollo de las actividades de promoción recaerá sobre: • Los hoteles asociados tiene el derecho de nombrar dos personas como representantes para ejercer sus obligaciones dentro del proyecto, tanto en la toma de decisiones como en todo procedimiento que se realice en las actividades a realizar. Dentro de las actividades de implementación a desarrollar, aparecerán como responsables las siguientes personas: • Se contara con una directiva que deberá constituirse con un presidente, secretario, tesorero y un vocal, los demás miembros serán suplentes de los antes mencionados, para la realización de las actividades establecidas. • La toma decisión de las estrategias a implementar serán evaluadas por la junta directiva, determinación de las tareas a realizar y su respectiva supervisión correrá a cargo del presidente de la asociación, ya que es el quien debe de conocer en su totalidad la estrategia que se están desarrollando. • El presidente tendrá la responsabilidad de velar por el cumplimiento de todas las tares a desarrollar por cada encargado de la actividad, evaluar los resultados obtenidos por cada estrategia realizada, representar a HOTELSA legalmente y también en cualquier evento el cual sea requerido, realización de convocatoria a reunión ordinaria y extraordinaria. • El secretario brindará la información necesaria para el desarrollo de las actividades a realizar, llevar los controles de evaluación, realización de los formatos para actas de reuniones, archivo de documentos, existencia de papelería y suministros. • El tesorero se encargara de valuar los costos y gastos ya que conoce a cabalidad el presupuesto determinado para cada una de las estrategias que se 170 implementarán y la forma de llevar un control exhaustivo de los recursos que se tienen. • El vocal estará en la facultad de llevar a cabo todo lo relacionado con la acción legal de HOTELSA, también en caso de ausencia del presidente lo representa tanto legal como físicamente. • En caso de enfermedad de cada uno de los miembros de la directiva o destitución de ellos, el puesto será ocupado por uno de los suplentes previa sometimiento a votación de la junta directiva. 4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTA MESES ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 RESPONSABLE 10 11 Reunión con los representantes de los hoteles para dar a conocer el plan Segunda reunión opiniones de los para conocer representantes las y 12 Junta Directiva Junta Directiva determinar la implementación del plan Reuniones bimensuales para control de Junta actividades, Directiva estrategias y sus responsables Análisis de los resultados obtenidos Junta Directiva 5. PRESUPUESTO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTA Para efectos de presentación del plan promocional asociativo, se realizarán una serie de reuniones (desayunos) con los propietarios o gerentes de los diferentes hoteles involucrados, por lo que se estima el siguiente presupuesto: 171 ACTIVIDADES COSTO Desayuno (11personas) $ 44.00 Invitaciones $ 10.00 Impresión del Proyecto $ 20.00 Renta del equipo audio visual $ 25.00 TOTAL $ 99.00 F. PLANES DE CONTINGENCIA Es de vital importancia considerar acciones necesarias a desarrollar en caso de presentarse factores que afecten negativamente la implementación del plan expuesto, se desarrollan estrategias como una alternativa, manteniendo el objetivo general del plan promocional que consiste en lograr un aumento de demanda del sector hotelero. Las cuales se describen a continuación: 1. OBJETIVOS Se presentan a continuación una serie de objetivos que son una guía a seguir en el desarrollo de los planes de contingencia con que podrá contar el sector hotelero en caso de presentarse determinada eventualidad, durante la implementación del plan promocional asociativo. 1.1 Objetivo general “Proporcionar una serie de estrategias efectivas y viables, al sector hotelero, en caso de que ocurra una eventualidad en el desarrollo del plan promocional asociativo, manteniendo la finalidad de aumentar la demanda del sector”. 1.2 Objetivos específicos • Ofrecer un respaldo de acciones a tomar para el desarrollo de las estrategias del plan que en determinada circunstancia no lograran su finalidad, según lo planificado. 172 • Establecer opciones alternativas a seguir que conlleven a un incremento en la demanda según lo establecido en el plan asociativo. • Desarrollar un mecanismo de comunicación interna, el cual pueda activarse en cualquier momento ante la amenaza de determinado evento inesperado. 2. IDENTIFICACIÓN DE ACCIONES Se detallan individualmente una serie de estrategias a realizar, en caso que el plan promocional asociativo tuviera algún inconveniente y no se pueda desarrollar Por motivos ajenos a esta planificación. Estrategia No.1 Establecimiento de mecanismo de comunicación interno para activarse en el caso de presentarse un evento inesperado que bloquee la implementación del plan promocional asociativo. No. 1 Comunicación Interna Duración Nombre de la estrategia: Descripción de estrategia la Establecer un mecanismo de comunicación interna que se active inmediatamente en forma telefónica por cualquier miembro de Hotelsa. Objetivo: 6 meses Activar el plan de contingencia en el momento de ser requerido. Acciones: a) Comunicación telefónica b) Convocatoria a reunión c) Toma de decisiones d) Asignación de tareas de contingencia Recursos a utilizar: Determinación de lugar y hora de reunión Creación de fondo para realización de estrategias de contingencia. 173 Estrategia No.2 En dado caso, que no se logre aumentar la demanda, como se ha planteado, debido ha factores externos o situaciones no planeadas, como la construcción de un nuevo hotel (Radisson Plaza), la acción ha seguir es: No. 2 Establecimiento de Fuerza de Ventas Duración Nombre de la estrategia: Descripción de estrategia la Establecer una fuerza de ventas para la zona occidental del país con la cual logren capturar y establecerse en el mercado de eventos especiales, capacitaciones, seminarios, etc. Objetivo: 6 meses Promover servicios adicionales, afín de lograr una cobertura de mercados no explotados. Acciones: a) Difusión de anuncios para reclutamiento de personal. b) Realizar contacto con instituciones de reclutamiento de personal (Cámara de comercio, Empleo seguro, etc.) c) Crear una base de datos de candidatos a ejecutivos de ventas. d) Selección de personal de fuerza de ventas e) Contratación y capacitación de personal de fuerza de ventas. f) Establecimiento de rutas y responsabilidades del personal de fuerza de ventas. Recursos a utilizar: Anuncios en el periódico para reclutamiento de personal de ventas Apoyo para reclutamiento de candidatos por parte de instituciones especializadas Personal de fuerza de ventas 174 Salarios, comisiones, viáticos, bonificaciones Base de datos en Microsoft Access Establecimiento de rutas de visita Estrategia No.3 En la situación que la competencia posea precios muchos más bajos, HOTELSA debería examinar la posibilidad de hacer cambios en los precios que ya se tienen, para hacerle frente a este problema. No. 3 Evaluación de precios Duración Nombre de la estrategia: Descripción de estrategia la Analizar la posibilidad de realizar un proceso de evaluación de los servicios ofrecidos en consideración al precio, con el fin de establecer tarifas competitivas en el mercado, posicionamiento y logrando aceptación un 6 meses del usuario con el hotel. Objetivo: Establecer políticas de precios acordes a los servicios ofrecidos. Acciones: a) Investigación de precios de los competidores b)Análisis de tarifas y servicios c) Ajuste y comunicación de nuevas tarifas Recursos a utilizar: Analista de precios Políticas de precios Formatos para anuncios de nuevas tarifas Estrategia no. 4 Para compensar la debilidad a que se enfrentan los hoteles debido a su nivel idiomático se presenta la siguiente estrategia de contingencia: 175 No. 4 Barreras idiomáticas Duración Nombre de la estrategia: Descripción de la Capacitar a los empleados por lo menos estrategia para alcanzar dominio completo de un segundo idioma(Ingles) Objetivo: 6 meses Lograr una mejor comunicación entre usuario y empleado Acciones: a) Selección de escuelas de ingles b) Inscribir a empleados en cursos de ingles Recursos a utilizar: Destinar un porcentaje de las utilidades para pago de capacitaciones Inscripciones a cursos de ingles 3. CRONOGRAMA DE PLANES DE CONTINGENCIA A continuación se presenta un cronograma que muestra la serie de pasos a seguir para la implementación del plan de contingencia, en caso que sea necesaria su aplicación. MESES ACTIVIDADES Comunicación 1 telefónica emergencia al de presentarse una 2 3 4 5 6 7 8 9 RESPONSABLE 10 11 12 Junta directiva situación impredecible Reunión de emergencia representantes de los con hoteles los al Junta directiva presentarse un evento inesperado. Reuniones mensuales con los representantes de los hoteles a fin de evaluar los resultados estrategias de contingencia. de las Junta directiva 176 Creación de base de datos Microsoft Junta Access directiva Reclutamiento, selección Junta y directiva contratación de ejecutivos de ventas Establecimiento de rutas responsabilidades del personal y Junta directiva de ventas Análisis y estimación de tarifas de Junta precios directiva Capacitaciones a empleados Junta para directiva manejo de un segundo idioma (Ingles) 4. PRESUPUESTO DE PLANES CONTINGENCIALES Para efectos de desarrollo de los planes contingenciales, en caso que se presente un suceso inesperado, se propone la implementación de una serie de estrategias para lo cuales se presenta el siguiente presupuesto: CONCEPTO CANTIDAD COSTO TOTAL UNITARIO Desayuno 6 (11 personas) Renta del equipo audio visual 1 $ 4.00 $ 264.00 25.00 25.00 Comunicación telefónica 10.00 Anuncio en periódico (reclutamiento 1 x 3 tres días 24.80 24.80 150.00 150.00 personal de ventas) Programa (base de datos, Microsoft 1 Access) Proceso de selección (papelería) 6 personas 45.50 273.00 Seleccionador y capacitador 1 persona 700.00 700.00 108.00 216.00 200.00 2,400.00 Papelería para capacitación y 2 personas refrigerio de ejecutivos de venta Salario base mensual para 2 ejecutivos (6 177 ejecutivos de venta Comisiones meses) a ejecutivos de venta 2 ejecutivos (6 (aproximadamente 25% sobre salario) meses) Viáticos a ejecutivos de ventas 2 ejecutivos Material de ventas (papelería y 2 personas (6 útiles) meses) Analista de precios 1 mes Arte y anuncio en periódico de 4 50.00 600.00 30.00 1,440.00 26.00 312.00 500.00 500.00 46.00 364.00 150.00 1,200.00 nuevas tarifa Curso de ingles técnico 2 personas por hotel (4 meses) Reserva para imprevistos 473.53 TOTAL PRESUPUESTO $ 8,912.33