Instructivo de Documentación Digital I-SGC-R-NC-CD-DD

Instructivo de Documentación Digital
I-SGC-R-NC-CD-DD
Subsecretaría de Transportes
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESULTADOS / NOTAS
Versión:0.2
Fecha:24/05/2010
1 de 2
RESPONSABLES /
EJECUTORES
INICIO
Enviar documentación digital
Una vez aprobada la documentación se envía
el archivo digital a la Coordinación de la
Calidad.
En el caso de estar en periodo de auditoría, el
sitio no podrá ser actualizado siete (7) días
hábiles antes de la realización de estas.
Almacenar la documentación
digital
Se almacena por Sistemas la documentación
digital, en el PC de la Coordinador/a de
Calidad.
Documentación Vigente en
formato digital del SGC
Encargado/a de Sistema o
Encargado/a de la Calidad
Coordinador/a de la
Calidad
El archivo digital es adecuado para su
transformación de formato, con un plazo no
mayor a dos (2) días hábiles.
Coordinador/a de la
Calidad
Se realiza copia de la documentación en el
servidor
dispuesto
para
el
SGC.
Coordinador/a de la
Calidad
Actualizar el sitio de intranet del
SGC.
Se modifican los links de la documentación
obsoleta con la vigente.
Los link de la nueva documentación se
realizan con un plazo de dos días hábiles.
Coordinador/a de la
Calidad
Enviar correo electrónico a los
encargados de Sistemas
Se envía correo electrónico a los encargados
de Sistemas y Calidad, para que revisen la
conformidad del sitio e informen si hay alguna
falla de conexión.
Coordinación de la
Calidad
Transformar los documentos en
formato PDF
Eliminar la documentación
Digital Obsoleta
Realizar copia de la
documentación
Es de responsabilidad de los Encargados de
Sistemas y de Calidad, la verificación de la
actualización de la información en la Web,
también será su responsabilidad reportar a la
Coordinación de la Calidad si la información
disponible en la Web es la que corresponde.
¿Existe
problemas con
el sitio?
Encargado/a de Sistema
(PMG)
o
Encargado/a de Calidad
SI
NO
FIN
Criterio de éxito:
Documentación del SGC vigente en el
Sitio.
ESTE DOCUMENTO IMPRESO NO ES DOCUMENTO CONTROLADO
Elaborado Por:
Coordinación de la Calidad
Revisado Por:
Representante de la Dirección
Aprobado Por:
Subsecretaria
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RESULTADOS / NOTAS
Versión:0.2
Fecha:24/05/2010
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RESPONSABLES /
EJECUTORES
Para el caso de la documentación que se
encuentra en proceso de modificación,
aparecerá un aviso "En proceso de
actualización".
INICIO
Revisar en el sitio en los links
modificados.
La documentación digital deberá ser copia
fiel a los impresos vigentes, en formato PDF
y acceso solo de lectura, los cuales se
encuentran disponibles en la intranet del SGC
sgc.mtt.cl, para consulta de los funcionarios
de la Subsecretaría de Transportes. El
acceso a estos documentos es público.
Cualquier impresión que no esté contenida en
la lista maestra respectiva será considerada
como copia no controlada.
Coordinación de la
Calidad
FIN
ESTE DOCUMENTO IMPRESO NO ES DOCUMENTO CONTROLADO
Elaborado Por:
Coordinación de la Calidad
Revisado Por:
Representante de la Dirección
Aprobado Por:
Subsecretaria