GUÍA DATA ENTRY, CÓMO CREAR UN ARCHIVO DE AFILIACIÓN

GUÍA DATA ENTRY, CÓMO CREAR UN ARCHIVO DE
AFILIACIÓN DE BENEFICIARIOS PAGO DE PROVEEDORES
DE FORMA MANUAL Y EXPLICACION DE LA ESTRUCTURA
TXT.
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INTRODUCCIÓN
La presente guía tiene la finalidad de presentar los pasos para crear el data entry para poder
realizar un archivo para afiliar a los beneficiarios para los pago a proveedores.
CONTENIDO
Este documento tiene como objetivo presentar los pasos a seguir para que nuestros clientes
jurídicos puedan crear un archivo para afiliar de forma masiva a los beneficiarios para los
pagos a proveedores a través del servicio Exterior NEXO Jurídico, garantizando de manera
que la misma sea efectuada de forma efectiva y segura. Se contempla el siguiente punto:
1. ¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo afiliación de
beneficiarios para pago de proveedores de forma manual?
2. Explicación de la estructura TXT de un archivo afiliación de beneficiarios para pago de
proveedores.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Data Entry: Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y
afiliación de beneficiarios para los proveedores, nómina.
Exterior NEXO Jurídico: Es un servicio mediante el cual el cliente podrá, a través de
dispositivos electrónicos por intermedio de la red mundial de información denominada internet
(world wide web), recibir información, realizar transacciones financieras y transacciones no
financieras, que se encuentren disponibles en el mismo, de una forma segura, confiable y
amigable.
Pago Proveedores: Es la transacción financiera que permite cancelar las obligaciones de tus
proveedores.
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Contenido
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 2
CONTENIDO ............................................................................................................................. 2
GLOSARIO DE TÉRMINOS....................................................................................................... 2
¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de afiliación de
beneficiarios para pago de proveedores de forma manual? ...................................................... 4
Explicación de la estructura de TXT de archivos afiliación de beneficiarios para pagos de
proveedores. .............................................................................................................................16
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¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de afiliación
de beneficiarios para pago de proveedores de forma manual?
Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y afiliación de
beneficiarios para los proveedores, nómina.
A continuación lo pasos para obtener la plantilla del data entry:
1. Haga clic en Exterior NEXO en línea, botón “Empresas”.
Figura 1.
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2. Haga clic en el botón “Ingresar” de Exterior NEXO Jurídico.
Figura 2.
3. En la sección “Usuario Registrado”, en el campo Usuario escriba el nombre de su
usuario y haga clic en el botón “Aceptar”.
Figura 3.
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4. Ingrese la contraseña a través del teclado virtual y presione el botón “Continuar”.
Figura 4
5. Haga clic menú Pagos, opción
Proveedores,
selecciona el botón “Descargar
Plantilla”.
Figura 4
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6. Seleccione el botón “Data Entry”.
Figura 5
7. Aparecerá una ventana que te indica “Abriendo DataEntry.exe”, seleccionar el botón
“Guardar archivo”.
Figura 6
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8. De esta forma se ejecutara el programa, debes seleccionarlo, este se guardara de
forma automática en la carpeta de Mis documentos/Descarga.
Figura 7
Figura 8
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9. De esta forma se ejecutará el programa el data entry.
Figura 8
Tabla 1. Opciones del Data Entry.
Ventana
Archivo
-
-
Pagos
-
Afiliaciones
-
Ayuda
-
-
-
Opciones
Importar: Esta opción permite seleccionar
archivos en formato txt o Excel para importar la
información al data entry.
Salir: Esta opción permite Salir del aplicativo Data
Entry.
Nómina: Despliega la estructura para pago de
nómina.
Proveedores: Despliega la estructura para pago
de proveedores.
Nómina: Despliega la estructura para afiliaciones
de beneficiarios pago de nómina.
Proveedores: Despliega la estructura para
afiliaciones para pago de proveedores.
Pago de Nómina: Contiene una guía de cómo
llenar un archivo para crear la estructura de Pago
de Nómina.
Pago Proveedores: Contiene una guía de cómo
llenar un archivo para crear la estructura de Pago
de
Proveedores.
Afiliación Nómina: Contiene una guía de cómo
llenar un archivo para crear la estructura de
afiliación de beneficiarios para Pago de Nómina.
Afiliación Proveedores: Contiene una guía de
cómo llenar un archivo para crear la estructura de
afiliación de beneficiarios para Pago de
Proveedores.
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10. Selecciona la ventana Afiliaciones opción “Proveedores”.
Figura 9
11. Se desplegará la pantalla para crear el archivo de afiliación de los beneficiarios para los
pagos de proveedores, el cual está estructurado de la siguiente manera:
Encabezado: Se selecciona el tipo de identificación y se ingresa el rif de la empresa.
Detalle: Se coloca los datos de los beneficiarios para la afiliación de los beneficiarios para
el pago de proveedores.
Botones de Acción: Permite que luego que introduzca los datos guarde el archivo (Excel o
txt), cancelar o Importar un archivo.
Figura 10
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Tabla 2. Descripción de los campos del menú Afiliaciones la opción Proveedores.
Área
Campos
Encabezado
Rif
Descripción
• Selecciona el tipo de documento
que identifica a la empresa que
realiza el pago:
“J” Si corresponde a RIF Jurídico.
“G” Si corresponde a RIF Gobierno
• Ingresa el número R.I.F. que
Identifica a la empresa que realiza
el pago.
• En caso de no tener 9 dígitos
completar con ceros (0) a la
izquierda.
• Ingresa los 20 dígitos de la cuenta
del beneficiario donde se realizarán
los créditos respectivos.
• Seleccione el tipo de documento,
de acuerdo a:
“N” Persona Natural Venezolana.
“R” Firma Personal.
“J” RIF Persona Jurídica.
Cuenta del
beneficiario
Tipo Doc.
Detalle
• Seleccione el tipo de
identificación de acuerdo a:
“V” Venezolana.
Tipo Iden.
“E” Extranjera.
“P” Pasaporte.
“J” Jurídica.
“G” Gobierno
• Ingresa el Nro. de cédula,
Nro. Documento
pasaporte o Rif.
• Ingresa el nombre del beneficiario
• No deberá contener caracteres
Nombre del cliente
especiales (ñ,á,é,í,ó,ú, ä,ë;ü,ö, -,
puntos, comas, Signos especiales).
Email del beneficiario • Ingresa el email del beneficiario.
• Al seleccionar el signo + se
Agregar
desplegar una nueva línea para
incluir un nuevo beneficiario.
• Al seleccionar el signo eliminara un beneficiario.
Eliminar
se
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Área
Botones de Acción
Campos
Descripción
Guardar
• Permite que se genere y/ o guarde
(exporte)
el archivo, puedes
seleccionar el formato excel o txt.
Cancelar
• Permite cancelar la ventana donde
esta posicionado.
Importar
• Permite seleccionar archivos en
formato txt o Excel para importar la
información al data entry.
12. Ingrese todos los datos,
no se puede dejar ningún campo en blanco, ni una fila
completa en blanco, en caso de querer eliminar fila o agregar utilices los símbolos +
“Agregar” ó – “Eliminar”, selecciona el botón “Guardar”.
Figura 11
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13. Aparecerá la pantalla que dice: “Seleccione el formato a exportar Excel TXT”, debes
seleccionar el formato que requiera recuerda que Exterior Nexo Jurídico para cargar
archivo debe estar en formato txt, haga clic en el botón “TXT”.
Figura 12
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14. Seleccione la carpeta donde guardara el data entry, seleccione el botón “Save”.
Figura 13
15. El sistema dice mensaje de confirmación: “Archivo Generado con éxito”, Selecciona el
botón “Ok”.
Figura 14
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16. Este es el data entry creado.
Figura 15
17. En caso que requiere maximizar o minimizar el data entry, seleccione las opciones en la
esquina derecha superior.
Figura 16
17 En caso que su empresa tenga muchos beneficiarios para realizar el pago de
proveedores es recomendable que su sistema genere el txt de forma automática.
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Explicación de la estructura de TXT de archivos afiliación de beneficiarios para
pagos de proveedores.
El menú Afiliaciones mostrará dos opciones Nómina y Proveedores.
Tabla 1. Descripción de las opciones del menú Afiliaciones.
Opciones
Nómina
Descripción
Esta opción permite crear un archivo de afiliación de los
beneficiarios para los pagos de nómina con el formato
requerido por la plataforma Exterior Nexo Jurídico.
Esta opción permite crear un archivo de afiliación de los
beneficiarios para los pagos de proveedores con el
formato requerido por la plataforma Exterior Nexo
Jurídico.
Proveedores
A continuación se explica la estructura txt de los archivos de afiliación Para pagos de
proveedores el cual tiene dos secciones las cuales son:
Encabezado: Contiene el tipo de identificador de empresa (J ó G), el Rif de la empresa, el
código del servicio el cual es las siglas ABPP y espacios en blanco.
Formato: Tipo Texto (*.TXT)
Longitud de registro: 33 caracteres
Estructura del encabezado
Nombre del campo
Formato
Longitud
Posición
Obligatorio

1
Tipo de identificación
del pagador
Alfabético
01
1 al 1
Si
2
Número de
identificación del
pagador
Numérico
09
2 al 10
Si
3
Código del servicio
Alfabético
04
11 a 14
Si
4
Espacios en Blancos
NA
19
15 al 33
Si




Observaciones
Es el tipo de documento identifica a la
empresa que realiza el pago:
“J” Si corresponde a RIF Jurídico.
“G” Si corresponde a RIF Gobierno.
Contiene el número R.I.F. que Identifica
a la empresa que realiza el pago.
Completar con espacios a la derecha.
Es el código del servicio de afiliación
nómina, debe incorporarse las Siglas:
ABPP
Completar con 19 espacios en blanco a
la derecha
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Detalle: Contiene la cuenta del beneficiario, el tipo de documento del beneficiario, el tipo de
identificación del beneficiario, número de identificación del beneficiario, nombre del beneficiario
y el email del beneficiario.
Formato: Tipo Texto
(*.TXT)
Longitud de registro: 131
caracteres
Estructura del detalle
Nombre del campo
Formato
Longitud
Posición
Obligatorio
1
Cuenta beneficiario
Numérico
20
1 al 20
Si
2
Tipo de Documento
del Beneficiario
3
Tipo de
identificación del
Beneficiario
Alfabético
01
22 al 22
Si
3
Número
identificación del
Beneficiario
Numérico
09
23 al 31
Si
Nombre del
beneficiario
Alfanumérico


Alfabético
01
21 al 21
Si

4
5
Email Beneficiario

Alfanumérico
50
50
32 al 81
SI
82 al 131
Si






Observaciones
Número de la cuenta donde se realizarán los créditos
respectivos.
Contiene el tipo de documento identifica al beneficiario
del pago de acuerdo a:
“N” Persona Natural.
“J” Persona Jurídica.
“R” Firma Personal.
Contiene el tipo de identificación del beneficiario del
pago de acuerdo a:
“V” Venezolano.
“J” Rif Jurídico.
“E” Extranjero.
“G” Rif Gobierno.
“P” Pasaporte
Son los números que contiene la identificación del
beneficiario.
Completar con espacios a la derecha.
Contiene el nombre del beneficiario
No deberá contener caracteres especiales (ñ,á,é,í,ó,ú,
ä,ë;ü,ö, -, puntos, comas, Signos especiales)
Completar con espacios a la derecha.
Contiene el correo electrónico del beneficiario.
Completar con espacios a la derecha.
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