mantenimiento y reparación de la infraestructura física en las

PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS / SUBPROCESO DE MANTENIMIENTO FÍSICO
MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EN
LAS SEDES
Revisó: Coordinador y/o Administrador de las sedes UIS
Bucarica y Guatiguará
PRF.07
Versión : 05
Página 1 de 8
Fecha de aprobación: Febrero 13 de 2008
Resolución No. 185
Aprobó: Rector
OBJETIVO
·
Código :
ALCANCE
Definir los lineamientos necesarios para el desarrollo de las
actividades adscritas al subproceso de Mantenimiento Físico.
·
Aplica a todos los Usuarios que soliciten el servicio de
mantenimiento y reparación de la infraestructura física en las sedes
Bucarica y Guatiguará.
NORMATIVIDAD
·
·
·
·
·
·
·
·
NTC GP 1000: 2009.
cuerdo Nº 019 de 2005 por el cual de adopta el “ Reglamento de Contratación de la Universidad Industrial de Santander”.
Resolución 809 de agosto de 2005 por el cual se expide el “Manual de Normas y los Procedimientos de Contratación en la Universidad Industrial
de Santander”
Norma Sismo Resistente NSR10 – Decreto 340 de 2012
Resolución 1096 de 2000 “ Reglamento Técnico para el sector de agua potable y saneamiento básico - RAS”
Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas - RETIE
NTC 2050: Código Eléctrico Colombiano
Resolución 002 de 12 de marzo de 1982, por el cual el Consejo de Monumentos Nacionales declaró Monumento Nacional al Edificio de la Sede
Bucarica
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
·
·
·
·
Mantenimiento: Conjunto de técnicas destinado a conservar equipos e instalaciones en servicio durante el mayor tiempo posible (buscando
la más alta disponibilidad) y con el máximo rendimiento.
Mantenimiento preventivo: Actividades que tienen por misión mantener un nivel de servicio determinado en los equipos, programando
las correcciones de sus puntos vulnerables en el momento más oportuno.
Mantenimiento correctivo: Es el conjunto de tareas destinadas a corregir los defectos que se van presentando en los distintos equipos y
que son comunicados a la División de Mantenimiento Tecnológico por los usuarios de los mismos.
Usuario: Unidad, centro, grupo y/o corporación, comunidad universitaria o persona destinataria de algún servicio.
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CONSIDERACIONES
·
Las actividades de aseo se realizan de manera permanente sin necesidad de solicitud por parte del usurario, no aplica el presente procedimiento.
·
Las respuestas a todas las solicitudes de servicio están sujetas a la disposición financiera del Usuario, de llevar a cabo la compra de los materiales.
·
Las solicitudes de mantenimiento físico se atenderán teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
- La coordinación de la sede se asegurará de dar solución a aquellas obras de mantenimiento detectada por ella misma y que presente un
carácter de urgente.
- La coordinación de la sede trasladará los costos de reparaciones solicitadas por los usuarios, cuando se detecte uso inadecuado de los
espacios.
·
En el caso de adquisición de bienes muebles, el responsable debe reportar la novedad al Grupo de Inventarios para así realizar la correspondiente
legalización del elemento.
·
El mantenimiento de los inventarios de materiales e insumos es responsabilidad de los empleados en cada una de sus actividades, para tal fin deben
diligenciar el formato de control de insumos y materiales identificado con el código FRF.28.
·
Los usuarios de las oficinas, bajo ninguna circunstancia podrán realizar adecuaciones o reestructuraciones que comprometan el diseño y estructura
original de la oficina.
·
En ausencia del Coordinador de la Sede, el Coordinador de Planta Física asumirá la responsabilidad de los procedimientos de este proceso
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Inicio/Fin
Decisión
Actividad
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Documento
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intranet
Procedimiento predefinido
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Conector
Conector de página
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1. Hace la solicitud de servicio mediante el formato de
solicitud de servicio.
Usuario,
Empleado,
Coordinador
Formato de solicitud
de mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación.
(FRF.26)
2. Revisa las solicitudes de servicio de mantenimiento e
identifica a que área corresponde (Aseo, Eléctrico, Albañil,
Fontanero) e informa.
Coordinador o
Administrador,
Profesional
Formato programador
de mantenimiento físico
(FRF.37)
3. Realiza un diagnóstico (categoría, características y tamaño)
de la situación reportada.
Profesional,
Personal del área
4. Se revisa las especificaciones de la solicitud, en caso de no
contar con el personal calificado para el mantenimiento, Se
analiza si es necesario la contratación del mismo o por
garantía.
Coordinador o
Administrador
INICIO
1. Solicitud de servicio de
mantenimiento
Solicitud de servicio de
mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación
2. Revisa la solicitud de
servicio
3. Realiza diagnóstico
Se cuenta con el
personal calificado?
No
4. Procedimiento de
contratación o
garantía
1
Si
1
Pág.4
Formato de solicitud
de mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación.
(FRF.26)
PCO.01Contratación
de bienes y servicios
cuantia menor a 50
SMLMV
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Conector
RESPONSABLE
PRF.07
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
1
¿El mantenimiento
requiere de materiales?
No
2
Pág.6
Si
5. Si el mantenimiento requiere materiales, identifica los Personal técnico/
materiales necesarios para la realización del servicio de operativo encargado
mantenimiento.
de obra
5. Identifica los
materiales
El espacio pertenece a
Corporaciones?
Si
3
Formato de solicitud
de mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación.
(FRF.26)
Pág.5
No
6. Revisa el listado de
materiales
2
6. Con base en la identificación realizada a los materiales,
verifica si éstos se encuentran dentro del stock de inventario.
Coordinador o
Administrador
Formato de solicitud
de mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación.
(FRF.26)
Control de insumos y
materiales (FRF.28)
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Actividad
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Conector
RESPONSABLE
PRF.07
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
Si
¿Los materiales
requeridos, están en el
stock de inventario?
2
Pág 6
No
7. Si los materiales no se encuentran en el stock de inventario,
realiza la compra de los mismos.
7. Procedimiento de
contratación
2
8. Confirma la obtención
de materiales
3
Pág 6
La empresa compra
los materiales?
No
3
8. Una vez hecha la compra, verifica que los materiales estén
en la sede e informa al encargado de la obra.
9. Si la solicitud es realizada por Corporaciones, se le
suministra el listado de materiales necesarios para el
mantenimiento.
9. Suministra el listado de
materiales
Si
4
Pág 6
Coordinador o
Administrador
En el caso que la Corporación decida no comprar los
materiales el servicio quedará pendiente por resolver.
Coordinador o
Administrador
PCO.01Contratación
de bienes y servicios
cuantia menor a 50
SMLMV
Formato de solicitud
de mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación.
(FRF.26)
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Actividad
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Decisión
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Conector
Procedimiento predefinido
PRF.07
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
3
10. Comunica de la
finalización del servicio
10. Comunica a la Coordinación de la sede la terminación del
servicio mediante la anulación del mismo.
Usuario
Solicitud de servicio de
mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación
Formato de solicitud
de mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación.
(FRF.26)
FIN
4
11. Confirma la
obtención de materiales
2
12. Inicia el
mantenimiento
13. Realiza seguimiento a
la ejecución del
mantenimiento.
14. Comunica la
finalización del
mantenimiento
4
11. Confirma que los materiales se encuentren en la sede e
informa a la profesional de la sede.
12. Inicia el servicio de mantenimiento.
13. Realiza seguimiento a la ejecución del mantenimiento.
14. Comunica al solicitante y al profesional de la sede la
finalización del mantenimiento.
Usuario
Personal técnico/
operativo encargado
de obra
Coordinador
Usuario
Personal técnico/
operativo encargado
de obra
Formato de solicitud
de mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación.
(FRF.26)
Código :
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Procedimiento predefinido
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Conector
Conector de página
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
12. Verifica que el servicio terminado cumpla con los
requerimientos establecidos en la solicitud.
Coordinador
Usuario
Formato de solicitud
de mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación.
(FRF.26)
4
12.Verifica el
cumplimiento de los
requerimientos de la
solicitud
¿El servicio cumple
requerimientos?
SI
NO
13.Realiza la respectiva
modificación
14.Acepta el servicio
(VoBo)
15. Entrega y Recibo del
mantenimiento
FIN
13. Si el servicio no cumple los requerimientos del solicitante, Personal técnico/
hace las modificaciones necesarias y registra la situación de no operativo encargado
de obra
conformidad con el servicio.
14. Si el servicio cumple con los requerimientos de la solicitud,
Se da el visto bueno del servicio.
15. Entrega y recibo del mantenimiento.
Coordinador o
Administrador,
Solicitante
Formato de solicitud
de mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación.
(FRF.26)
Formato de solicitud
de mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación.
(FRF.26)
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
Febrero 13 de 2008
02
Abril 11 de 2008
Modificación del objetivo del procedimiento y reemplazo del documento de referencia
FRF.01 por FRF.39.
03
Noviembre 14 de
2008
Cambio de la normatividad de referencia NTC ISO 9001:2000 por NTCGP1000:2004
04
05
Noviembre 05 de
2009
Mayo 28 de 2012
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Cambio de “SEDE BUCARICA Y GUATIGUARÁ” por “EN LAS SEDES” en el nombre
del documento e inclusión de consideración “En ausencia de Coordinador de Planta
Fìsica, el Coordinador de la Sede asumirá la responsabilidad de los procedimientos de
este proceso.”
Eliminación del formato FRF.39
Modificación en la definición de Usuario
Modificación en las Consideraciones
Actualización en la Normatividad:
NTC GP 1000:2004 por NTC GP 1000: 2009.
Resolución 809 del 2005 “Manual de Normas y los Procedimientos de Contratación en la
Universidad Industrial de Santander”
Norma Sismo Resistente NSR10 – Decreto 340 de 2012
Resolución 1096 de 2000 “ Reglamento Técnico para el sector de agua potable y
saneamiento básico - RAS”
Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas - RETIE
NTC 2050: Código Eléctrico Colombiano