SUPERVISIÓN DE OBRAS Definir los lineamientos necesarios

PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS
SUBPROCESO DE DISEÑO, SUPERVISIÓN Y MONTAJE DE OBRAS
Código:
PRF.04
Versión: 06
SUPERVISIÓN DE OBRAS
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Revisó:
Aprobó: Vicerrector Académico
Jefe División de Planta Física
Fecha de aprobación:
OBJETIVO
Noviembre 18 de 2008
Resolución N° 2065
ALCANCE
Definir los lineamientos necesarios para un desarrollo adecuado de las tareas adscritas a
las actividades de supervisión de obra.
Aplica a todas las UAA que contraten externamente la ejecución de obras civiles,
arquitectónicas, de carpintería metálica o en madera y eléctricas.
NORMATIVIDAD
- Numeral 7.3 Diseño y Desarrollo, según la norma NTC GP 1000:2009
- Acuerdo N 019 de 2005 Reglamento de Contratación de la Universidad Industrial de Santander
- Resolución 809 del 2005 Manual de Normas y los Procedimientos de Contratación de la Universidad Industrial de Santander
- Norma Sismo Resistente NSR 10
- Resolución 1096 de 2000 Reglamento Técnico para el sector de agua potable y saneamiento básico -RAS
- RETIE
- NTC 2050: Código Eléctrico Colombiano
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
UAA: Unidad Académico y/o Administrativa
Módulo de Planta Física: Módulo informático diseñado en la página intranet de la Universidad, para llevar a cabo de una manera más rápida y eficiente el proceso de
recepción y respuesta de las peticiones de servicio.
Mantenimiento de Obra: Todas las actividades de pintura, limpieza, pulida de piso, entre otras; que a criterio del Profesional Asesor de Planta Física, no generan una
reforma significativa en las instalaciones físicas, eléctricas y/o hidráulicas, y tienen una duración menor o igual a una semana.
CONSIDERACIONES
- Las solicitudes que realizan los directivos de la Universidad, se realizan por medio del módulo de Planta Física en la Intranet. Aquellas que sean verbales o por escrito se le
darán tratamiento de solicitudes extraordinarias (las cuales no deben ser subidas al sistema).
- Cuando el profesional lo considere y si cumple con las condiciones, se puede dar tratamiento a una solicitud de Supervisión de Obras como una Supervisión de Mantenimiento
de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles de modo que no aplique el presente procedimiento y se remita al procedimiento PRF.01 Mantenimiento Físico de Bienes
Muebles e Inmuebles y Fabricación de Bienes Muebles . La supervisión de dicho Mantenimiento se registran en la Orden de Trabajo Impresa o Solicitud de Servicio
Extraordinaria (FRF.01).
PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS
Código:
SUBPROCESO DE DISEÑO, SUPERVISIÓN Y MONTAJE DE OBRAS
PRF.04
Versión: 06
SUPERVISIÓN DE OBRAS
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Actividad
Inicio/Fin
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Conector de página
Archivo Interno
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
Conector
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
1. Ingresa la solicitud de
supervisión de obra
1. Ingresa la solicitud por medio del módulo de Planta Física.
(Pág web UIS/ Intranet/ Planta Física/ Solicitudes/ Servicios).
2. Revisa las solicitudes
2. Revisa las solicitudes en el módulo de Planta Física.
(Pág web UIS/ Intranet/ Planta Física/ Solicitudes).
Sujeto al tiempo de
la UAA solicitante
Personal de la UAA
solicitante
Módulo de Planta Física
Jefe de Planta Física
Módulo de Planta Física
Jefe de Planta Física
Módulo de Planta Física
Jefe de Planta Física
Módulo de Planta Física
Profesional
Física.
Orden
de
impresa.
1 Jornada
¿Se autoriza la
solicitud de
supervisión de obra?
Si
4. Crea y asigna la orden de
trabajo
No
3. Registra las causas de la
no aceptación
3. Si la solicitud no es autorizada, registra en el módulo de Planta
Físicas las causas de la no aceptación.
(Actividades 2 y 3 ó
2 y 4)
FIN
4. Crea y asigna la orden de trabajo a los profesionales de Planta
Física, con todas las necesidades expuestas por el beneficiario.
Ingresa al Módulo de Planta Física para registrar el nombre del
responsable asignado a la orden.
Orden de trabajo
5. Realiza la visita de
diagnóstico
5. Realiza la visita para describir al Jefe o secretaria de la UAA, los
lineamentos necesarios para llevar a cabo la Supervisión de la obra 1 -3 Jornada
por parte de la División de Planta Física. El beneficiario da visto
bueno de la visita de diagnóstico y se le deja una copia.
1
1 Jornada: 1 día hábil
de
Planta
Trabajo
PROCESO
DE RECURSOS
FÍSICOS
PROCESO EXTENSIÓN
- CONSULTORIO
JURÍDICO
Código:
PRF.04
Versión: 06
SUPERVISÓN DE OBRAS
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
Si
6. Solicita la entrega o
corrección del Diseño,
Presupuesto,
Especificaciones y
Cronograma y revisa los
documentos
6. Solicita a la UAA realizar la entrega de Diseño, Presupuesto,
Especificaciones y Cronograma, los cuales fueron realizados
previamente por un contratista externo y hace revisión de la
documentación, evaluando si son los que se requieren.
7. Actualiza el estado de la
orden de trabajo (en visita
a la UAA)
7. Actualiza en el módulo, la visita realizada por el Profesional de
Planta Física hecha en la UAA solicitante.
2 Jornadas
1 Jornada
Profesional
Física.
de
Planta
Orden
de
Trabajo
impresa o Solicitud de
servicio extraordinario
(FRF.01)
Jefe de Planta Física.
Módulo de Planta Física
Manual de
Especificaciones
Técnicas (MFR.08)
¿Hay observaciones
a los documentos?
No
8. Planifica los elementos a
supervisar
8. Planifica en detalle los elementos que se supervisarán una vez se
ponga en marcha la obra, de acuerdo al MRF.08.
2 Jornadas
Profesional
Física
de
Planta
9. Elabora el acta de inicio de obra entre el contratista, el Jefe de la
UAA solicitante de la supervisión y el Profesional de Planta Física.
2 Jornadas
Profesional
Física
de
Planta
Especificaciones técnicas a
Supervisar
9. Elabora el acta de Inicio
de Obra
Minuta
(FRF.22)
de
Obra
Acta de Inicio de Obra
Acta de inicio de Obra
(FRF.19)
2
1 Jornada: 1 día hábil
PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS
PROCESO EXTENSIÓN
- CONSULTORIO
JURÍDICO
SUBPROCESO
DE DISEÑO,
SUPERVISIÓN
Y MONTAJE DE OBRAS
Código:
PRF.04
Versión: 06
SUPERVISIÓN DE OBRAS
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
10. Actualiza el estado de la
orden de trabajo (en
ejecución)
10. Actualiza en el módulo de Planta Física el estado de la orden
(En ejecución).
1 Jornada
Jefe de Planta Física
Módulo de Planta Física
11. Realiza las visitas de
Supervisión
11. Realiza visitas de Supervisión según el tiempo que se estime
conveniente. Las observaciones relevantes se registran en la Minuta
de Obra (FRF.22).
Depende de la
complejidad de la
obra.
Profesional
Física
12. Entrega la obra
12. Entrega la obra terminada al Profesional de Planta Física
encargado.
Depende de la
complejidad de la
obra.
Contratista
1 Jornada
Profesional
Física
de
Planta
Minuta
(FRF.22)
de
Obra
de
Planta
Minuta
(FRF.22)
de
Obra
de
Planta
¿Observaciones a la
ejecución?
Si
No
13. Solicita correcciones
13. Solicita correcciones al contratista si no se dio el debido
cumplimiento a lo estipulado en el Manual de las Especificaciones
Técnicas.
14. Finaliza la obra y
entrega planos finales
14. Finaliza la obra y entrega los planos ajustados o modificados (en
formato DWG) que fueron resultado de la realización de la obra a
la División de Planta Física.
Depende de la
complejidad de la
obra.
Contratista
15. Expide el Acta de
Recibo de Obra
15. Expide el acta de recibo de obra entre el contratista, el Jefe de
la UAA y el Profesional de Planta Física para dar conformidad a la
terminación de la obra.
1 Jornada
Profesional
Física
3
1 Jornada: 1 día hábil
PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS
PROCESO EXTENSIÓN
- CONSULTORIO
JURÍDICO
SUBPROCESO
DE DISEÑO,
SUPERVISIÓN
Y MONTAJE DE OBRAS
Código:
PRF.04
Versión: 06
SUPERVISIÓN DE OBRAS
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
3
Acta de Recibo de Obra
16. Entrega los planos a
Planeación y finaliza la
orden de trabajo
16. Entrega una copia de actualización de planos a la Oficina de
Planeación, después de haberse realizado las adecuaciones o
remodelaciones. Esta entrega se registra en el formato FRF.50.
Hace la entrega de la obra al beneficiario y solicita la firma en la
orden de trabajo impresa o solicitud de servicio extraordinario y en
el formato FRF.50, para dar conformidad en la realización del
servicio solicitado.
1 Jornada
Profesional
Física
de
Planta
Acta de Inicio de Obra
(FRF.18)
Actualización y Archivo
permanente
de los
planos digitales (PPI.01)
Resumen Administrativo
de Obra (FRF.50)
Orden
de
trabajo
impresa o Solicitud de
Servicio Extraordinario
(FRF.01)
17. Actualiza el estado de
finalización y aprobación
17. Actualiza en el módulo de Planta Física el estado de la solicitud
(Finalizado), la cual culmina satisfactoriamente.
1 Jornada
Jefe de Planta Física
Módulo de Planta Física
18. Califica el servicio
18. Califica el servicio de 1 a 5 en base a tres parámetros:
Atención, Comunicación y Satisfacción. (Donde 5 es la mayor
calificación y 1 la menor).
Sujeto al tiempo
del solicitante
Personal de la UAA
Solicitante
Módulo de Planta Física
FIN
1 Jornada: 1 día hábil
PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS
PROCESO EXTENSIÓN
- CONSULTORIO
JURÍDICO
SUBPROCESO
DE DISEÑO,
SUPERVISIÓN
Y MONTAJE DE OBRAS
SUPERVISIÓN DE OBRAS
Código:
PRF.04
Versión: 06
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
01
Noviembre 18 de 2008
02
Febrero 20 de 2009
03
Marzo 25 de 2009
Se incluyó el formato FRF.50 Resumen Administrativo de Obra y la actividad de calificación del servicio por parte de los
beneficiarios.
04
Marzo 25 de 2010
Se incluyó en la actividad 15 la entrega a los contratistas de la Guía de Contratistas (GRF.14) dejando constancia en la Minuta de
Obra (FRF.22)
05
Marzo 07 de 2011
Cambio de la normatividad de referencia NTC GP 1000:2004 por NTC GP 1000:2009 y de la Norma Sismo Resistente NSR 98
por NSR 10
06
Noviembre 20 de 2015
Creación del Documento.
Se incluyó en la normatividad el RETIE y la NTC 2050. Se modificó la definición Mantenimiento de Obra.
Actualización de los procesos teniendo en cuenta el proyecto de tiempos. Se eliminaron las actividades 5, 6 y 7 correspondientes a
procesos de solicitud verbales. La actividad 17 porque este procedimiento no es de ejecución sino se supervisión de la obra.