adecuación y/o remodelación de espacios físicos en las sedes

PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS
Código :
ADECUACIÓN Y/O REMODELACIÓN DE ESPACIOS FÍSICOS EN LAS SEDES
Revisó: Coordinador y/o Administrador de las sedes UIS
Bucarica y Guatiguará
PRF.08
Versión : 05
Página 1 de 8
Fecha de aprobación: Febrero 13 de 2008
Resolución No. 185
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Definir los lineamientos necesarios para el desarrollo de las actividades
adscritas a la adecuación y/o remodelación de espacios físicos.
Aplica a todos los Usuarios que soliciten el servicio de:
Adecuación y/o remodelación de las áreas de trabajo.
NORMATIVIDAD
·
·
·
NTC GP 1000: 2009.
Acuerdo Nº 019 de 2005 por el cual de adopta el “ Reglamento de Contratación de la Universidad Industrial de Santander”.
Resolución 809 de agosto de 2005 por el cual se expide el “Manual de Normas y los Procedimientos de Contratación en la Universidad Industrial
de Santander”
Norma Sismo Resistente NSR10 – Decreto 340 de 2012
Resolución 1096 de 2000 “ Reglamento técnico para el sector de agua potable y saneamiento básico - RAS”
Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas - RETIE
NTC 2050: Código Eléctrico Colombiano
·
·
·
·
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
·
·
·
·
Usuario: Unidad, centro, grupo y/o corporación, comunidad universitaria o persona destinataria de algún servicio
Adecuación: Ajuste o adaptación de un sitio o espacio con las especificaciones requeridas para el desarrollo de las actividades desarrolladas en
dicho espacio.
Remodelación: Cambio de la infraestructura o de la forma de una obra arquitectónica.
UAA Asesora: Unidad Académico y/o Administrativa que asesora al Administrador y/o Coordinador de la Sede cuando se requiere de un
concepto técnico en las áreas de Adquisición de equipos eléctricos, electrónicos y de telecomunicaciones: División de Mantenimiento
Tecnológico, cuando se trata de adquisición de software y hardware la División de Servicios de Información.
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PRF.08
Versión : 05
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CONSIDERACIONES
·
Las respuestas a las solicitudes de servicio están sujetas a la disposición de recursos, a la necesidad de llevar a cabo la compra de los materiales
de la obra
·
Las solicitudes de adecuación y/o remodelación de espacios físicos se atenderán teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
ülas adecuaciones y obras de estructura de gran envergadura, deben ser autorizadas por la administración de la sede, si la iniciativa de estas
obras provienen de los centros o grupos de investigación, estos deben asumir los costos necesarios para ejecutarla.
üEl Coordinador y/o Administrador de la sede es el responsable de autorizar el alcance de los costos asumidos por la coordinación respecto
a las adecuaciones en las oficinas arrendadas, en los centros y grupos de investigación.
üEn ausencia del Coordinador de la Sede, el Coordinador de Planta Física asumirá la responsabilidad de los procedimientos de este proceso
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Inicio/Fin
Actividad
Decisión
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento
Procesamiento en S.F. o
intranet
Procedimiento predefinido
Conector
Versión : 05
Página 3 de 8
Conector de página
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1. Hace la solicitud del servicio de remodelación y/o
adecuación de espacios físicos.
Usuario,
Coordinador y/o
Administrador
Formato de solicitud
de mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación
(FRF.26)
2. Revisa la solicitud de servicio e identifica a que área
Específica
corresponde
(Arquitectónica,
estructural,
hidráulica, sanitaria, eléctrica).
Coordinador y/o
Administrador,
Profesional
3. Realiza un diagnóstico (categoría, características y tamaño)
de la situación reportada .
Coordinador y/o
Administrador,
Profesional
INICIO
1. Solicitud de
remodelación y/o
adecuación.
Formato de solicitud de
mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación
2. Revisa la solicitud de
servicio
3. Realiza el diagnóstico
¿Requiere
concepto técnico de
UAA Asesora?
No
Formato de solicitud
de mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación
(FRF.26)
Si
4. Solicitud de concepto
técnico a la UAA Asesora
competente
5. Solicitud de cotizaciones
1
4. En caso de requerir concepto técnico se solicita a la
UAA Asesora competente.
5. Solicita las cotizaciones con los contratistas para evaluar el
presupuesto y seleccionar la mejor propuesta, según los
lineamientos del procedimiento de contratación.
Coordinador y/o
Administrador
Cotizaciones
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Decisión
Actividad
Documento
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DIAGRAMA DE FLUJO
Conector
RESPONSABLE
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Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
Coordinador y/o
administrador o
Subdirecciòn
Administrativa
6.
Evaluación
del
Presupuesto de la obra
6. Se revisa el presupuesto y se plantean las estrategias
necesarias para la ejecución. (Obra total, por áreas
específicas, mano de obra o materiales)
7. Evalúa la disponibilidad
de fondos
7. Evalúa la disponibilidad de fondos para ejecutar la obra.
Si
Oficina de contratación
y proyectos de Inv.
Presupuesto menor
a 50 SMMLV?
No
8. Si el presupuesto es mayor a los 50 SMMLV, tramita el
proyecto con la oficina de contratación
8. Procedimiento de
contratación
Profesional
Subdirecciòn
Administrativa
FIN
Existen los fondos en
la sede?
No
2
PCO.01Contratación
de bienes y servicios
cuantia menor a 50
SMLMV
Si
2
Pág.5
PCO.02 / PCO03
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Conector
RESPONSABLE
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
9. En caso de no contar con los fondos necesarios para
atender la solicitud, Se crean estrategias para gestionar los
recursos.
9. Gestionar recursos
Se obtuvieron los
fondos necesarios?
Coordinador y/o
Administrador
Si
No
10. Si no se logra obtener los fondos necesarios para
atender la solicitud, el proyecto queda pendiente de los
tramites viables que permitan el curso del mismo, y se debe
informar formalmente a las partes interesadas.
10. El proyecto queda
pendiente y se informa a
las partes interesadas
Coordinador y/o
Administrador
FIN
2
Presupuesto obra
total?
No
11. Procedimiento de
contratación por
áreas especificas
3
Formato de solicitud
de mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación
(FRF.26)
Si
3
Pág.6
11. Realiza la contratación por área específica
(Arquitectónica, estructural, hidráulica, sanitaria, eléctrica,
etc).
Coordinador y/o
Administrador
PCO.01Contratación
de bienes y servicios
cuantia menor a 50
SMLMV
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Coordinador o
Subdirección
Administrativa
PCO.01Contratación
de bienes y servicios
cuantia menor a 50
SMLMV
Coordinador o
Subdirección
Administrativa
PCO.01Contratación
de bienes y servicios
cuantia menor a 50
SMLMV
3
12. Procedimiento de
contratación (mano de
obra calificada, materiales)
13. Confirma la
obtención de materiales
3
14. Procedimiento
de contratación
15. Inicio de la obra
16. Seguimiento a la obra
17. Finaliza la obra
4
12. Realiza la contratación por mano de obra calificada y
contratación de los materiales necesarios para la ejecución de
la obra.
13. Verifica que los materiales estén en la sede.
14. Realiza la contratación de la obra.
15. Inicia la ejecución de la obra.
16. Realiza inspecciones durante la ejecución de la obra.
17. Comunica al coordinador de la sede la finalización de la
solicitud.
Coordinador
Coordinador y/o
Administrador
Subdirección
Administrativa
PCO.01Contratación
de bienes y servicios
cuantia menor a 50
SMLMV
Contratista
Coordinador y/o
Administrador
Contratista
Sistema de
Información financiero
(Contrato de obra),
Material fotográfico
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Actividad
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Conector
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Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
18. Verifica que el servicio terminado cumpla con los
requerimientos establecidos en el contrato.
Coordinador y/o
Administrador
Sistema de
Información financiero
(Contrato de obra)
19. Si el servicio no cumple los requerimientos del contrato,
hace las modificaciones necesarias.
Contratista
Sistema de
Información financiero
(Contrato de obra)
20. Si el servicio cumple con los requerimientos del solicitante,
recibe el bien y da visto bueno del servicio.
Coordinador y/o
Administrador
21. Entrega Y recibo de la adecuación y/o remodelación
Coordinador y/o
Administrador
4
18. Verifica el
cumplimiento de los
requerimientos
¿El servicio cumple
requerimientos?
No
19. Realiza la respectiva
modificación
20. Acepta el servicio
21. Entrega Y recibo de
la obra al solicitante
22. Reporte de
novedades a planeación
FIN
Si
22. Reporta a planeación, las novedades realizadas a la
infraestructura física (planos físicos, eléctricos, hidricos o
sanitarios).
Coordinador y/o
Administrador
Formato de solicitud
de mantenimiento,
adecuación y/o
remodelación
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
Febrero 13 de 2008
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
02
Abril 11 de 2008
Reemplazo de los documentos de referencia, minuta de obra por la información
suministrada por el sistema de información financiero y material fotográfico, reemplazo
del documento de referencia FRF.01 por FRF.39, inclusión de la actividad No. 22
reporte de novedades a planeación, eliminación dentro de la normatividad de la
Resolución 002 de marzo de 1982 del Consejo de Monumentos Nacionales,.
03
Noviembre 14 de
2008
Cambio de la normatividad de referencia NTC ISO 9001:2000 por NTCGP1000:2004
04
Noviembre 5 de
2009
05
Mayo 28 de 2012
Cambio de “SEDE BUCARICA Y GUATIGUARÁ” por “EN LAS SEDES” en el nombre
del documento e inclusión del PCO.01, PCO.02 y PCO.03 en las referencias y de la
consideración “En ausencia de Coordinador de Planta Fìsica, el Coordinador de la Sede
asumirá la responsabilidad de los procedimientos de este proceso.”
Eliminación del formato FRF.39
Inclusión del concepto UAA Asesora en definiciones y/o abreviaturas
Actualización en la Normatividad:
Numeral 7.1 Planificación de la Realización del Producto o Prestación del Servicio y
7.5.1 Control de la Producción y de la Prestación del Servicio, según la norma NTC GP
1000: 2009.
Acuerdo N 019 de 2005 “ Reglamento de Contratación de la Universidad Industrial de
Santander”.
Resolución 809 del 2005 “Manual de Normas y los Procedimientos de Contratación en
la Universidad Industrial de Santander”
Norma Sismo Resistente NSR10
NTC 2050: Código Eléctrico Colombiano