1.1 instructivo - guía para la realización de auditoría de seguimiento

PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL
SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE
Fecha de Revisión
7 de junio de 2007
Fecha de Aprobación Res.159-25 junio 2007
INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA REALIZACIÓN
DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO A LA
IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD SGC
Versión
1
INS – EV – EI - 063
Página
1
INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍA DE
SEGUIMIENTO A LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE LA CALIDAD SGC
1.1
GUÍA
Para la Realización de las actividades de auditoría in situ sobre a la implantación
del Modelo de Operación por Procesos.
1
DESCRIPCIÓN
La realización de un programa de auditoría para el seguimiento a la implantación
del sistema de gestión de la calidad SGC, incluye la realización de la reunión de
apertura, la recopilación y verificación de información, la generación de los
hallazgos de auditoría, la preparación de las conclusiones de auditoría y la
realización de la reunión de cierre.
2
OBJETIVOS
Verificar el cumplimiento de las normas y políticas que regulan el proceso
estratégico de implantación del sistema de gestión de la calidad SGC en la
Procuraduría General de la Nación, a nivel nacional o central, determinar la
gestión y resultados, analizar los hechos y soportar adecuadamente las
afirmaciones del auditor, verificar el nivel de implantación del sistema de gestión
de la calidad, verificar la efectividad de los controles de los procesos y
procedimientos.
3
REQUISITOS
Tener definido el Plan de Auditoría y haber desarrollado lo previsto en el
instructivo INS-EV-EI-062 Guía para la preparación de la auditoría al Proceso
Estratégico y seguimiento a la implantación del sistema de gestión de la calidad
SGC
4
OPERACIÓN
En relación con las actividades de Realización de las actividades de auditoría
in situ se debe considerar lo siguiente:
Las acciones del plan considerados como la mejor práctica son los siguientes:
Instructivo,
Actividades y
pruebas
INS-EV-EI-009- Guía
Realización de la
Reunión de Apertura
Formato REG-EV-EI063 Lista de chequeo
implantación SGC
INS-EV-EI-014- Guía
realización de la
reunión de cierre
Descripción
Presentación ante el Jefe de la dependencia y ante los
servidores que atenderán la auditoría
Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas
generales e institucionales en el Modelo de Operación
por Procesos, consecuente con la aplicación en la PGN
de la Norma Técnica NTCGP 1000:2004
En puesto de trabajo asignado al auditor y sala de
reuniones o despacho del jefe de la dependencia
visitada. Elaboración y aprobación del acta de visita de
auditoría. (Incluye la organización de la documentación,)
La información que se obtenga se puede ir registrando en forma progresiva para
lograr la inclusión de los mayores detalles, en todo caso es necesario considerar
en la realización de la visita de auditoría los siguientes tópicos1:
 Descripción: Es conveniente ceñirse a lo previsto en el plan de visita para
cubrir los diversos aspectos, se puede ir enfocado la auditoría a los aspectos
que se consideren relevantes en la revisión. Corresponde a la descripción de
los pasos de programa a cumplir.
 Papeles de trabajo: Es absolutamente necesario obtener los denominados
registros o papeles de trabajo.
 Hallazgos (Linked Findings): Las situaciones que se consideren inadecuadas o
que llaman la atención se constituyen en hallazgos, a medida que se vayan
identificando es necesario irlos documentando, sirven para que el auditor vaya
precisando la situación encontrada.
 Notas de revisión: Anotaciones que va realizando el auditor
 Resumen: Generalización de las situaciones que evidencia que se presentan
en forma recurrente.
 Test: Son las pruebas que realiza el auditor.
1
En el software se incluye en el menú de <pasos de programa>.
 Adjuntos: Otra documentación de interés que se constituye en papeles de
trabajo del auditor.
Considere la realización de las siguientes rutinas, que se ajusten a la auditoría a
realizar:
4.1
Realización de revisiones comunes2
 Solicite una relación de la normatividad general e institucional que regula el
funcionamiento, valore si los funcionarios la conocen y están familiarizados con
su aplicación.
 Solicite el mapa de riesgos e indague sobre su actualización, determinar si
tienen definidos los riesgos y están siendo administrados.
 Solicite una relación de los informes de gestión que se presentan y las fechas
en que se deben rendir.
 Verifique el archivo de gestión, determine que se encuentra actualizado el
archivo de documentos y que la recuperación de información es fácil.
 Solicite copia del POA e infórmese sobre los avances en su porcentaje
ejecución
 Solicite copia del plan de mejoramiento e infórmese sobre su porcentaje de
ejecución
 Realice una inspección del área y valore la organización de documentación en
los puestos de trabajo, el orden y aseo de la misma, la existencia de
contaminación de algún tipo y la presencia de los símbolos institucionales
4.2
Realización del seguimiento a la implantación del sistema de gestión de
la calidad SGC
 Verificar la conformidad de los requisitos de la gestión documental
o Requiera la documentación sobre políticas de calidad y objetivos de calidad
o Requiera el Manual de calidad
o Requiera la documentación del proceso de control para la aprobación,
actualización y cambio de documentación.
o Verifique la identificación e implementación de disposiciones aplicables a
los registros
o Solicite la carpeta o relación normativa del SGC de la entidad, para valorar
su existencia y conocimiento
o Solicite el mapa de procesos y el Manual de Procesos y procedimientos
 Entreviste responsables del proceso de implantación del Sistema de Gestión
de Calidad
 Entreviste jefes de dependencia o responsables de procesos
2
Se debe tener en cuenta que el SGC debe ser implantado por un equipo de personas que deben tener
definidos unos derroteros en un plan de acción, una organización, deben estar generando documentación.
 Entreviste responsables de la implementación del SGC
 Entreviste a miembros del equipo técnico de calidad
 Solicite la documentación sobre los requisitos establecidos para la
normalización de procesos
 Revise si existe una identificación de los riesgos asociados a los procesos, los
puntos de control y tratamiento la implantación del sistema de gestión de la
calidad SGC
 Verifique la conformidad de las responsabilidades de la dirección
o Requiera documentación donde se promueva el enfoque al cliente
o Requiera la documentación (actas, oficios, circulares, etc.) donde la alta
dirección comunica sobre el SGC y se asegura de la difusión e
implementación
o Solicite la documentación donde se nombra al representante de la dirección
y se definen responsabilidades y autoridades
o Solicite la documentación donde se constata la gestión del representante de
la dirección
o Requiera la documentación donde la alta dirección constata la efectividad
del SGC, de las acciones tomadas
o Valore si se utilizan las fuentes de la información que utiliza o genera
documentación o registro con destino a la alta dirección
o Determine los resultados de la revisión por la alta dirección y las acciones
tomadas
 Verifique la gestión de los recursos frente a la implantación del SGC
o Requiera y valore la documentación que determina los recursos necesarios,
su destinación
o Requiera la documentación donde se haya requerido recursos adicionales
para el SGC, en caso de presentarse
 Requiera los manuales de funciones y requisitos de los cargos de la PGN
 Requiera información consolidada sobre la calificación se servicios de los
funcionarios
 Valore si los servidores públicos son competentes con base en la educación,
formación, habilidades y experiencia apropiadas.
 Requiera el programa de capacitación y los diagnósticos realizados para su
elaboración
 Determine si la PGN ha fomentado la competencia, toma de conciencia y
formación
 Verifique si la infraestructura ha sido determinada, proporcionada y mantenida.
(apóyese adicionalmente en el REG-OCI-000 Lista de chequeo administración
de bienes)
 Requiera los estudios de clima laboral, de moral o motivación y valore si el
ambiente de trabajo es adecuado para el SGC
 Aplique Formato REG-EV-EI-063 Lista de Chequeo implantación del SGC
En relación con el desarrollo de las auditorías de calidad3:
 Verifique que consideren si en la PGN se están planificando los servicios, en
caso que sea requerido (principalmente en materia preventiva y de
intervención), además constate si en la PGN se determinan los requisitos
relacionados con el servicio y se revisan.
 Constate si consideran que en la PGN se determina e implementa
disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes internos y
externos
 Verifique que determinen si en la PGN se planifica y controla el diseño y
desarrollo del servicio
 Constante que verifiquen el proceso de adquisición de bienes y servicios de la
PGN (para el efecto se puede apoyar adicionalmente en REG-OCI-000 Lista de
chequeo procesos contractuales), para determinar su conformidad
 Constate que verifiquen si la PGN planifica y lleva a cabo la prestación del
servicio bajo condiciones controladas
 Constate que determinen si en la PGN se da el control de los dispositivos de
seguimiento y de medición.
 Constate que determinen si la PGN ha planificado e implementado los
procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para
demostrar la conformidad del servicio, asegurar la conformidad del SGC y
mejorar continuamente
En relación con la implantación del SGC:
 Valoren el avance en la PGN sobre la determinación de los métodos
aplicables, las técnicas estadísticas y el alcance de su utilización para el
seguimiento, análisis y mejora del SGC
 Determine el avance en la realización de auditorías internas para determinar si
el SGC es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la
norma NTCGP 1000:2004 y con los requisitos del SGC4.
 Determinen el avance en la PGN en la aplicación de un sistema de evaluación
y medición de los procesos del SGC
3
Nuevamente es oportuno indicar que en caso que estas auditorías de calidad las estén desarrollando
funcionarios de otras dependencias la Oficina de Control Interno estaría habilitada para desarrollarlas el
seguimiento,. Cuando las realice la misma Oficina de Control Interno, correspondería a funcionarios de otras
dependencias valorar las auditorias de calidad o a la Contraloría General de la República, en caso que est
última lo considere necesario.
4
Para una Oficina de Control Interno correspondería a la aplicación del principio de autocontrol sobre la
evaluación independiente, elemento auditoría interna, que sería una primera acción de control, sin embargo,
de acuerdo con la Norma Técnica NTCGP 1000:2004 numeral 8.2.2 “…los auditores no deben auditar su
propio trabajo.”, lo que indicaría que se requiere complementariamente de la revisión por parte de
funcionarios técnicos de otras dependencias, otras entidades o de asesores.
 Verifiquen el avance en la PGN en la medición y seguimiento de las
características del servicio.
 Valore el avance en la PGN en el aseguramiento del servicio que no sea
conforme con los requisitos se identifica y controla.
 Determine el avance en la PGN en la determinación, recopilación y análisis de
datos para demostrar la efectividad del SGC y para demostrar donde puede
realizarse la mejora continua
 Determinen el avance en la PGN en la mejora continua de la efectividad del
SGC
 Valoren el avance en la PGN en la toma de acciones para eliminar la causa de
no conformidades con el objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.
Recuerde que:
 La auditoría sobre la implantación del SGC requiere la documentación y
evidencia que respalde la consideración de conformidad con los requisitos a
medida que estos se van cumpliendo
 Las áreas y procesos de auditoría son varios y por tal razón ésta debe ser
comprensiva de acuerdo con el alcance definido
 Las preguntas y guías se personalizan dependiendo del compromiso de
auditoría adquirido
 Existen sistemas de información que arrojan reportes e información que se
constituye en respaldos a tener en cuenta.
 Los procedimientos documentados, es decir los exigidos por la norma de
calidad son los correspondientes a los numerales: 4.2.3 – 4.2.4 – 8.2.2 – 8.3 –
8.3.1 – 8.5.3. Son obligatorios y deben estar documentados porque garantizan
la operación real del SGC
4.3
Selección de pruebas a realizar
Las pruebas que se consideran las mejores prácticas son la aplicación de las listas
de chequeo definidas para los diversos procesos administrativos, así como:
 Pruebas sustantivas tales como visitas, inspecciones, verificaciones de la
información
 Pruebas de cumplimiento referidas a la aplicación de políticas y procedimientos
4.3.1 Registro de las pruebas realizadas
Las pruebas corresponden a la constatación física, verificación de documentación
y tratamiento de información, sirven para generar evidencias y se constituyen en
registros (o papeles de trabajo)5.
Las pruebas deben tener un mínimo predefinido para homologar el trabajo de los
auditores y soportar los conceptos posteriores.
El registro de la información se realiza en el siguiente menú:
 Resultado: Presentación de las conclusiones de la aplicación de la prueba
 Papeles de trabajo: En el se vinculan los registros o papeles de trabajo
4.4
Las Técnicas de obtención de evidencias aplicables
Las técnicas en auditoria para la obtención de evidencias que son consideradas
como las mejores prácticas en relación con el proceso son las siguientes:










5
Análisis de saldos y movimientos
Comprobación
Conciliación
Confirmación
Confrontación.
Indagación
Inspección
Observación
Revisión analítica
El Muestreo Estadístico en Auditoria
PAPELES DE TRABAJO
Permanentes:
Ver primer Instructivo del presente Capítulo.
Corrientes:
 Soportes de los procesos
 Plan Operativo Anual POA
 Plan de Mejoramiento
 Informe de la visita anterior e información de seguimiento
 Formato de Registro REG-EV-EI-012 Plan de Visita de Auditoría
 Formato REG-EV-EI-063 Lista de chequeo implantación SGC

5
En el software se encuentran en el siguiente menú <tests>.