PROCEDIMIENTO REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

PROCEDIMIENTO
REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Código: MC-P-02
Versión: 4
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1. OBJETIVO
Revisar y evaluar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema
Integrado de Gestión, verificando el mejoramiento continuo del mismo para lograr el
cumplimiento de los objetivos institucionales y la satisfacción de los usuarios internos y
externos.
2. ALCANCE
Inicia con la programación en el Comité del Sistema Integrado de Gestión de las revisiones del
SIG y finaliza con el establecimiento de acciones de mejora. .
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Adecuación: determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para
cumplir los requisitos.
Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y
políticas organizacionales.
Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados,
como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia: capacidad de lograr los objetivos y metas (resultados) programadas con los recursos
disponibles en un tiempo predeterminado.
Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia,
eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos
establecidos.
MECI: Modelo Estándar de Control Interno.
NTCGP: Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública.
PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental.
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
SIGA: Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo
Revisado por
Aprobado por
Angélica Hernández R.
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Octubre de 2013
Luz Mery Pongutá
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Noviembre 12 de 2013
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REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Código: MC-P-02
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Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han
cumplido los requisitos específicos
4. CONDICIONES GENERALES
La revisión se realiza en el Comité del Sistema Integrado de Gestión que se realiza de manera
mensual o por solicitud extraordinaria del Representante de la Dirección ó el (la) Director (a)
General.
Como soporte de la Revisión por la Dirección, en cada comité que se realice, el representante
de la Dirección para el Sistema Integrado de Gestión, debe diligenciar el acta definida para este
tema y archivarla en una carpeta independiente con todos los soportes.
El seguimiento a las observaciones realizadas en la revisión por la Dirección se realizará
mediante los comités del Sistema Integrado de Gestión.
La programación y coordinación de la Revisión por la Dirección está a cargo del Jefe de
Oficina de Planeación - Representante de la Dirección para el SIG.
La revisión por la dirección se debe efectuar una vez al año en el primer mes de la vigencia.
El seguimiento al plan de mejoramiento de revisión por la Dirección se hará trimestralmente.
5. NORMATIVIDAD - REQUISITOS
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Ley 87 del 29 de noviembre de 1993
Ley 1474 DE 2011.
Decreto 652 de 2011.
Decreto 651 de 2011.
Decreto 2145 del 04 de noviembre de 1999
Decreto 2539 del 04 de diciembre de 2000
NTD-SIG 001:2011:
Norma ISO 19011
Norma NTCGP 1000
Norma NTC-ISO 14001:2004
Norma NTC-OHSAS 18001:2007
Norma NTC-ISO 27001:2006
Norma NTC-ISO 15489-1
Norma NTC-ISO 26000
Norma NTC-ISO 19011: 2002
Guía GTC -180:2006
Revisado por
Aprobado por
Angélica Hernández R.
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Octubre de 2013
Luz Mery Pongutá
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Noviembre 12 de 2013
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GESTIÓN
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6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Actividad
Descripción
1
Programar la revisión
De forma concertada con
la dirección, se define la
fecha de la revisión del
SIG en los temas a tratar
en el Comité del Sistema
Integrado de Gestión.
Alta Dirección
2
Preparar Revisión
Se
informa
mediante
correo electrónico a los
responsables de preparar
la información, la fecha de
la revisión, la metodología
de la presentación y
soportes requeridos.
Representante
de
la
Alta
Dirección
Correo
Electrónico
3
Preparar información
Cada
responsable
recolecta,
analiza
y
prepara la presentación
de la información que le
corresponde, los líderes
de proceso envían la
información solicitada en
medio magnético, en la
fecha
establecida
al
representante de la Alta
Dirección.
Líderes
Procesos
Soportes de
Información
Se
consolida
la
información recibida, se
efectúa una revisión y
análisis previo a cada una
de las entradas o insumos
de la
revisión por la
Dirección,
(Soportes,
consistencia y pertinencia
de la información).
Representante
de
la
Alta
Dirección
4
Analizar información
previamente
Responsable
Documento o
Registro
Memorando
Interno
No.
de
Punto de
Control
Responsables
Operativos
Informes
o
datos para la
revisión
Profesional
Oficina
Asesora
de
Planeación
Revisado por
Aprobado por
Angélica Hernández R.
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Octubre de 2013
Luz Mery Pongutá
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Noviembre 12 de 2013
Verificar que
se cuente con
la
información de
entrada para la
revisión por la
dirección
cumpliendo los
requisitos
establecidos
en la NTCGP
1000:2009. la
ISO 9001:2008
y NTD –SIG001:2011
PROCEDIMIENTO
REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
No.
5
6
7
8
Actividad
Preparar
presentación
Realizar la revisión
del SIG.
Tomar
decisiones
para la mejora
Establecer acciones
de mejora.
Descripción
Responsable
Se
prepara
una
presentación
para
la
revisión por la dirección.
Presentar informe con los
datos relevantes por cada
una de las entradas de
información, se analiza y
evalúa el estado actual
del Sistema Integrado de
Gestión.
Tomar
decisiones
y
formular las propuestas
de mejora producto del
análisis efectuado.
A partir de las decisiones
tomadas en la revisión por
la dirección, se realiza
revisión,
análisis
y
formulación de acciones
correctivas, preventivas y
de mejora por proceso
siguiendo
el
procedimiento MC-P-01
ACCIONES
DE
CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE
MEJORA
Representante
de
la
Alta
Dirección
Profesional
Oficina Asesora
de Planeación
Alta Dirección
Alta Dirección
Líderes
y
Responsables
de Procesos.
Código: MC-P-02
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Documento o
Registro
Presentación
revisión por la
dirección.
Acta
Reunión
revisión
SIG
Acta
Reunión
revisión
SIG
de
del
de
del
Formato MCF-05
Matriz
Plan
de
Mejoramiento
por Procesos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Anexo 1. Entradas de Información para la Revisión del Sistema Integrado de Gestión
Informe y Análisis
Resultados de la participación en el SIG
Responsable de entregar la
información
Representante de la Alta Dirección
Revisado por
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Profesional Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Octubre de 2013
Luz Mery Pongutá
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Noviembre 12 de 2013
Punto de
Control
Verificar
el
cumplimiento
de
las
acciones
propuestas en
la
siguiente
revisión por la
dirección.
PROCEDIMIENTO
REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Informe y Análisis
Desempeño del SGA
(Actividades
realizadas,
indicadores,
propuestas de mejora)
Resultados de la participación en el SIG
Desempeño S&SO (Actividades realizadas,
indicadores, propuestas de mejora)
Desempeño SGSI (Actividades realizadas,
indicadores, propuestas de mejora)
Desempeño SIGA
(Actividades
realizadas,
indicadores,
propuestas de mejora)
Resultado encuesta autoevaluación del control
Seguimiento Mapa de Riesgos Institucional
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Responsable de entregar la
información
Gestor Ambiental
Representante de la Alta Dirección
Profesional Responsable Talento
Humano
Profesional Responsable Sistemas
Profesional Responsable Gestión
Documental
Jefe Oficina de Control Interno
Jefe Oficina Control Interno
Resultado de las Auditorías del Sistema Jefe Oficina Control Interno
Integrado de Gestión
Representante de la Alta Dirección
Retroalimentación de los Usuarios y partes Profesional Atención al Ciudadano
interesadas
Quejas, reclamos, Sugerencias
Encuestas de satisfacción
Desempeño de los procesos y conformidad de
los productos
Estado de las acciones correctivas y
preventivas
Acciones de seguimiento de revisiones
anteriores
Cambios que podrían afectar el Sistema
Integrado de Gestión
Recomendaciones para la mejora
Líderes de procesos
OCI - OAP
OCI - OAP
Líderes de procesos
OCI - OAP
Anexo 2. Control de Cambios
Versión
Fecha Aprobación
Naturaleza del Cambio
Cambio de formato del procedimiento.
Cambio en el alcance de las actividades.
2
Diciembre de 2010
3
Diciembre 14 de 2011
Ajustes a las actividades del procedimiento
4
Noviembre de 2013
Ajustes a las actividades del procedimiento, inclusión puntos de
control
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Angélica Hernández R.
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Octubre de 2013
Luz Mery Pongutá
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Noviembre 12 de 2013