C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y

Revisión No. 00
Procedimiento: Control de Registros
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Fecha: 21/05/07
CONTENIDO
1. Propósito
2. Alcance
3. Responsabilidad y autoridad
4. Normatividad aplicable
5. Políticas
6. Diagrama de bloque del procedimiento
7. Glosario
8. Anexos
9. Revisión Histórica
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
1/9
Revisión No. 00
Procedimiento: Control de Registros
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Fecha: 21/05/07
1. Propósito
Establecer los lineamientos para el control de los registros requeridos por el Sistema de Gestión de la
Calidad (SGC).
2. Alcance
Este procedimiento debe ser observado y aplicado por todas las áreas de la UAEM que formen parte
del SGC.
3. Responsabilidad y autoridad
En la siguiente tabla se presenta a los responsables de elaborar ó actualizar, revisar y aprobar la
documentación del SGC:
Documento
Política de la calidad
Objetivos de la calidad
Manual de la calidad
Procedimientos requeridos por
la norma ISO 9001:2000
Documentos requeridos para
asegurarse de la eficaz
planificación, operación y
control de sus procesos
Registros
Elabora/Actualiza
Revisa
Aprueba/ Reaprueba
Alta Dirección
Dirección de Organización y
Rector
Desarrollo Administrativo
Responsables de los
Procesos
Dirección de Organización y
Desarrollo Administrativo
Dirección de Organización y
Director de área
Desarrollo Administrativo
Dirección de Organización y Rector y/o Representante de
Desarrollo Administrativo
la Alta Dirección
Dirección de Organización y
Desarrollo Administrativo
Dirección de Organización y Representante de la Alta
Desarrollo Administrativo
Dirección
El grupo de Trabajo
Responsables de los
Procesos
Director de área
Responsable del registro
Responsables de los
Procesos
Director de área
4. Normatividad aplicable
™ Norma ISO 9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario.
™ Norma ISO 9001:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos
™ Apartado 4.2.4 del Manual de calidad de la UAEM. NOTA: en el apartado de “políticas” del
procedimiento, los requisitos declarados en la normatividad ISO 9001:2000 se escriben con
“NEGRITAS” y declarándose a continuación el cumplimiento en la UAEM.
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
2/9
Revisión No. 00
Procedimiento: Control de Registros
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Fecha: 21/05/07
5. Políticas
Generalidades
1. Los responsables de los procesos, los titulares de área y el personal que participa en el
SGC, deberán dar cumplimiento a este procedimiento.
2. La Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo coordinará reuniones de trabajo
con los Comités del SGC de las áreas que integran el sistema para capacitar en la
aplicación de este procedimiento.
3. Los registros sirven para proporcionar evidencia de cumplimiento del SGC, con base a lo
establecido en la normatividad ISO 9001 para los registros ubicados en el Nivel V de la
documentación del SGC aplican los requisitos 4.2.3 y 4.2.4 declarados en nuestro
Manual de Calidad y establecidos en la lista maestra
NOTA: lo anterior implica que para los registros, aparte de los requisitos
establecidos en el procedimiento de control de documentos, les
aplican los requisitos de este procedimiento.
4. Cualquier persona involucrada en el SGC podrá sugerir cambios a los registros a través
de los responsables de elaborar/actualizar dichos documentos descritos en la tabla del
punto tres de este procedimiento.
5.1 Establecimiento: el medio oficial por el cual se establecen los registros de calidad es la Lista
Maestra por lo que cualquier registro que no este dado de alta, no será considerado como
registro del SGC y no tendrá validez para la operación
Se deben de considerar los siguientes criterios para identificar si se trata de un registro
de calidad:
•
•
•
•
•
Que demuestre aceptación o rechazo del producto y/o servicio.
Que sirva para tomar decisiones.
Que sea requisito del cliente, legal o reglamentario.
Que sea requisito de la norma.
Que sea conveniente, adecuado y eficaz en su uso y para el SGC
5.2 Mantenimiento: Cada vez que sea realizada una alta, baja o modificación de un formato que
se ha definido como registro se debe de actualizar la lista maestra e informar del cambio a
la DODA.
5.3 Identificación de Registros.
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
3/9
Revisión No. 00
Procedimiento: Control de Registros
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Fecha: 21/05/07
5.3.1
La identificación de los registros se lleva a cabo por el nombre propio asignado por
los responsables de los procesos y requisitado en la lista maestra de documentos.
5.3.2
El control sobre la emisión, revisión y aprobación se establece en el procedimiento
de control de documentos
5.3.3
El Responsable del proceso da de alta el nuevo registro, evaluando el uso y
actualiza la Lista Maestra de Documentos.
5.3.4
En el caso de que el registro sea dado de baja y esté alineado a un procedimiento,
el Responsable del proceso es responsable de actualizar el procedimiento y dar
de baja el registro del mismo y genera una nueva revisión del procedimiento y se
lo hace llegar a DODA para dar de baja el registro de la lista maestra de
documentos.
5.4 Distribución de Registros.
5.4.1
Los formatos que servirán como registros se emiten directamente del original
existente en el Sitio WEB, la distribución de estos formatos se realiza de alguna de
las siguientes maneras:
a
b
c
Entregando al usuario del formato, un engargolado de formatos suficientes
para un periodo definido por el responsable del proceso.
Entregando al usuario del formato, un cierto número de formatos foliados,
manteniendo un registro de las distribuciones realizadas.
Asignando los formatos a un responsable, quien controla las entregas a los
usuarios al momento de ser usados.
5.5 Recolección de Registros.
5.5.1 La recolección de los registros es realizada por el Responsable del proceso que
emite el Registro y/o requiera la información para la elaboración de Resúmenes, Reportes
u otro tipo de Registros.
5.5.2 Compilar.- La compilación de los registros de calidad se realiza con base a las
lista maestra, en esta se identifica el registro por el nombre, así como el
responsable del registro y usuarios del mismo.
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
4/9
Revisión No. 00
Procedimiento: Control de Registros
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Nota:
Fecha: 21/05/07
En la Lista maestra se indica el responsable de la conservación de los
registros de calidad, mismos que se deben de tener disponibles y archivados
como se especifica mas adelante.
5.5.3 Legibles.- Para que todos los registros de calidad sean legibles, deben estar
escritos con letra clara, de molde y sin tachaduras o impresos en computadora o
máquina de escribir. Deben de ser llenados con tinta negra y/o azul ningún
registro debe ser llenado con lápiz.
Nota: No se debe de utilizar corrector en caso corrección del dato, se deberá de
proceder de la siguiente manera ejemplo:
0.25 Dato incorrecto (NO CORRECTOR)
0.25
Dato a corregir (SUBRAYAR EL DATO HORIZONTALMENTE) y escribir el
correcto
5.6 Acceso a Registros.
5.6.1 El acceso a los Registros lo tiene la persona que solicite consultarlos, con previa
autorización de la persona responsable de conservarlos o autoridad pertinente.
La Lista maestra define los nombres del personal autorizado para accesar a tales
registros, siendo responsable de su control y conservación el encargado de cada
proceso.
Para el fácil acceso a la documentación, cada proceso cuenta con fólderes y/o
carpetas de registros de calidad que se encuentran identificadas, numeradas y
localizadas en un mismo lugar, con excepción de aquellos que, por su uso o
confidencialidad, no puedan estar en el sitio antes mencionado.
En el canto de cada carpeta se indica el título (el cual puede ser uno o varios
dependiendo de la cantidad de registros diferentes que sean archivados en la
carpeta en cuestión), el número de carpeta y el año al que correspondan los
registros.
5.6.2 Recuperación.- Para recuperar los registros de calidad se han establecido lo
siguiente:
• La persona interesada en el registro, debe solicitarlo al responsable directo.
• Debe comunicar a la persona encargado el fin por el cual se requiere el
registro.
• Si este registro se encuentra en el archivo muerto, tendrá que esperar el tiempo
requerido para su recuperación dependiendo de la importancia del mismo.
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
5/9
Revisión No. 00
Procedimiento: Control de Registros
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Fecha: 21/05/07
•
La persona que lo solicita se debe responsabilizar por la fecha de devolución
del registro y el estado del mismo.
NOTA 1: Si al aplicar una auditoria, se determina que algún registro se debe
mostrar como evidencia, se deberá también seguir la mecánica anteriormente
establecida.
NOTA 2: Los registros de calidad que proporcionan información de importancia o
que requieran ser evaluados por el cliente (usuario), están disponibles (sí el
contrato así lo estipula), bajo los mismos lineamientos del punto de “recuperación”
de este procedimiento.
NOTA 3: Los registros pueden ser recuperados electrónicamente vía los respaldos
o si son impresos por las dependencias o usuarios con copia
5.7 Almacenamiento y protección de Registros.
5.7.1 Protección: La persona responsable de mantener los Registros impresos
identificados en la Lista Maestra de Documentos como “R”, los archiva en el lugar
o apartado que él determine o indique de tal forma que sean fácilmente
recuperables y protegidos de cualquier daño, deterioro o pérdida.
En caso de registros electrónicos los equipos: PC´s, Servidores cuentan con
actualizaciones de vacunas para evitar el daño
5.7.2 Almacenamiento.-
Se hace en escritorios, anaqueles o archiveros,
dependiendo de la disponibilidad de mobiliario y espacio. Cada encargado de área
o su designado es responsable de su almacenamiento. De igual manera se
establecen controles de resguardo.
Para lo anterior, se determina lo siguiente:
a) Registros impresos.- El control establecido para archivar los registros de
calidad se realiza en carpetas y/o fólderes además se identifican
dependiendo de las necesidades de cada proceso y estas pueden ser:
• Alfabético, numérico, por fecha, mes, año, cliente (según el caso.)
b) Registros Electrónicos.- Se almacenan siguiendo la estructura de la
lista maestra en el proceso que corresponda en el servidor y/o computadora
asignada según aplique. Cuando un registro sea almacenado por este medio
se identificará en la lista maestra como registro electrónico
Para asegurar estos registros contra daño o pérdida se realizan respaldos en CD
o el servidor cada mes
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
6/9
Revisión No. 00
Procedimiento: Control de Registros
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Fecha: 21/05/07
5.8 Tiempo de Retención:
5.8.1
Los registros de auditorias internas y revisiones de la dirección son conservados por tres años
posteriores a la fecha en que fueron creados.
5.8.2
Cuando a solicitud de alguna parte interesada se determine un tiempo mínimo de retención de
los Registros, este queda establecido en la Lista Maestra de Documentos, a partir de su fecha
de Emisión.
Nota: El tiempo de almacenamiento de los registros de calidad “en el archivo interno
de la dependencia”, es determinado por el Responsable de proceso con base a
la magnitud e importancia del mismo, esto para fines legales y/o de aclaraciones
futuras.
La metodología sobre el almacenamiento y control de los registros que se tengan que
conservar debe de ser establecida por cada responsable del proceso por escrito y estar a la
mano al momento de auditorias externas o internas
La Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo convertirá bajo los estándares
definidos para su protección en el sitio web, los archivos de la documentación del SGC.
5.9 Disposición de Registros.
5.9.1 El personal responsable de conservar uno ó más de los Registros realiza la destrucción y/o disposición
oportuna de dichos registros con base en la fecha de vencimiento del tiempo de retención establecido en
la Lista Maestra de Documentos.
6. Diagrama de bloque del procedimiento
No aplica para este procedimiento
7. Glosario
Información: Datos que poseen significado
Documento: Información y su medio de soporte
NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o
muestra patrón o una combinación de éstos.
NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se
denominan “documentación”.
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
7/9
Revisión No. 00
Procedimiento: Control de Registros
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Fecha: 21/05/07
NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los
tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por
ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser
recuperable).
Especificación: Documento que establece requisitos
NOTA Una especificación puede estar relacionada a actividades (por ejemplo, procedimiento
documentado, especificación de proceso y especificación de ensayo/prueba, o a productos (por
ejemplo, una especificación de producto, una especificación de desempeño y un plano).
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad
proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
y para
NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.
Formato: Es el documento que tiene impresa información estática con espacios en blanco para
asentar información variable.
Actualizar: Característica que se le otorga a la renovación continua de los trabajos de una
organización o sistema.
Aprobar: Característica de consentimiento que se le da a una actividad o trabajo realizado. Visto
bueno.
8. Anexos
Lista Maestra de documentos (LMD)
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
8/9
Revisión No. 00
Procedimiento: Control de Registros
Secretaría de Administración
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
Fecha: 21/05/07
9. REVISION HISTORICA.
Número de
revisión
00
Fecha de
revisión
Revisó
(Puesto)
Reaprobado
(Puesto)
Descripción del cambio
Primera edición
Sistema de Gestión de la Calidad
Universidad Autónoma del Estado de México
9/9