Deficiente control interno en la ejecución de proyectos por

Contraloría General de Cuentas
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO
Deficiente control interno en la ejecución de proyectos por administración (Hallazgo de Control
Interno No.1)
Condición
Se comprobó que la Oficina Municipal de Planificación no elabora presupuestos para los proyectos
ejecutados por administración municipal y no existen en la Tesorería Municipal expedientes que contengan la
documentación que respalde la planificación, ejecución, pagos y liquidación de los mismos.
Criterio
De conformidad con las Normas Generales de Control Interno aprobadas mediante Acuerdo Interno de la
Contraloría General de Cuentas Nùmero 09-03, la norma 1.11 establece que la documentación de respaldo
de las operaciones financieras y administrativas que realiza la entidad, deberá estar archivada en las
unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de tal
manera que facilite la rendición de cuentas.
Causa
Las autoridades responsables de la implementación de un adecuado control interno no han implementado
auxiliares que permitan tener datos confiables sobre este tipo de proyectos.
Efecto
La Municipalidad no tiene un inventario de los proyectos ejecutados por administración, que permita evaluar
el costo, ejecución y liquidación de manera satisfactoria.
Recomendación
Que se instruya al Encargado de la Oficina Municipal de Planificación para que se elaboren los expedientes
correspondientes a cada proyecto, en el cual se debe incluir presupuestos, actas de aprobación, fotocopias
de facturas por compra de materiales y demás controles necesarios para las obras ejecutadas por
administración.
Comentarios de la administración
Según nota de fecha 5 de octubre de 2007 firmada por el señor Elías Xitumul Matías, Alcalde Municipal de
San Miguel Chicaj, no se pronuncia específicamente a este hallazgo, únicamente lo relacionamos con el
párrafo siguiente:
Continua manifestando que de conformidad con lo anterior, cada persona contratada, para el efecto se le
entrega la documentación que se relaciona con su trabajo y es aquí donde, el algunas ocasiones se deteriora
parcial o totalmente, pero en archivo que maneja el concejo municipal y específicamente el encargado de la
comisión de servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda, presidida por el señor
Abraham Ixtecoc Garniga, concejal I, dispone de archivo de expedientes de obras por administración.
Comentarios de auditoría
Se confirma el hallazgo, en virtud de que los comentarios y documentación presentada no desvanecen el
mismo.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de
Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 20 para el señor
Alcalde Municipal y Tesorero Municipal por valor de Q5,000.00 para cada uno.
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Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal
Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Deficiencia en el control de materiales utilizados en la ejecución de obras por administración.
(Hallazgo de Control Interno No.2)
Condición
Se determinó que los materiales que adquiere la Municipalidad para la ejecución de los proyectos por
administración no ingresan al almacén municipal para el control y registro de los mismos a través de tarjetas
kardex, los cuales son trasladados por los proveedores directamente a los lugares donde se localizan las
obras. Entre los materiales que no ingresan al almacén están los siguientes: productos plásticos, cemento y
productos siderúrgicos, financiados con fondos para inversión.
Criterio
De conformidad con las Normas Generales de Control Interno aprobadas mediante Acuerdo Interno de la
Contraloría General de Cuentas No. 09-03, la norma 2.4 establece que cada entidad pública debe establecer
por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las
operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de
organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas.
Causa
La falta de una persona Encargada de Almacén, origina descontrol, debido al movimiento significativo de
compra de materiales para los proyectos que la Municipalidad realiza por administración.
Efecto
No se conoce en que proyectos fueron aplicados los materiales comprados y en que cantidades.
Recomendación
Que se nombre a un Encargado de Almacén, para que sea el responsable de la recepción, registro y
despacho de los materiales comprados para los proyectos ejecutadas por administración.
Comentarios de la administración
Según nota sin numero de fecha 5 de octubre de 2007, manifiesta que en relación a los hallazgos con el
control interno, producto de la acción realizada por ustedes, es mi deber informarles que las pocas obras
ejecutadas por Administración, se puede establecer que si cuentan con la documentación de respaldo y las
acciones de control, pues en cada obra se contrata el personal auxiliar, con conocimientos en su área de
trabajo, tales como:
Bodeguero: quien controla el ingreso y egreso de los materiales, en coordinación con el encargado de la
bodega municipal y el control de la calidad de los materiales se realiza por medio del ingeniero supervisor de
obras municipales.
Planillero Municipal: es el encargado del personal de mano de obra calificada y no calificada, por medio de un
cuadro de control de asistencia y por medio de este se elabora la planilla correspondiente al periodo
trabajado para ser efectivo el pago de la misma.
Encargado de la Obra: es el que se mantiene en el lugar de la obra de forma permanente para dirigir y
resolver cualquier situación en cuanto a la ejecución se refiere y por supuesto se mantiene estrecha relación
con el planillero, bodeguero y supervisor de obras municipales y por ende con el personal calificado y no
calificado.
En cuanto a la deficiencia en el control de materiales utilizados en la ejecución de obras por Administración,
se debe a que los materiales de construcción, por requerimiento del concejo Municipal deben ser puestos en
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el lugar de la obra para evitar otro pago de transporte por traslado desde bodega municipal hacia los lugares
donde se ejecutan las obras, por lo que el control de ingreso y salida la efectúa el bodeguero de la obra y
este, solo reporta hacia el bodeguero municipal el movimiento de ingreso y egreso y que los alcaldes
comunitarios de los lugares donde se ejecutan las mismas dan fe y son vigilantes del uso de los materiales.
Comentarios de auditoría
Con base a los comentarios de la Administración se puede comprobar que efectivamente si existen los
controles de los materiales, tal como se indica, sin embargo las fotocopias presentadas corresponden a
reportes elaborados en el año 2007 y nuestra auditoria fue realizada a los proyectos por administración
ejecutadas durante el año 2004, 2005 y 2006, por lo que se confirma el hallazgo debido que los comentarios
y documentación presentada por los responsables no desvanece la deficiencia encontrada.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002 artículo 39 numeral 20 del Congreso de la
República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para el señor
Alcalde Municipal y Tesorero Municipal por valor de Q5,000.00 para cada uno.
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