Falta de control del rubro de combustible (Hallazgo de Control

Contraloría General de Cuentas
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO
Falta de control del rubro de combustible (Hallazgo de Control Interno No.1)
Condición
Al verificar las erogaciones por compras de combustibles y lubricantes, ejecución 2005 por un monto de
Q89,134.00 y ejecución 2006 por un monto de Q105,091.97 para el consumo del Convoy de la Secretaria
Ejecutiva de la Presidencia; se comprobó que no existió control de entradas y salidas del consumo en este
rubro, en libros de cuenta corriente debidamente autorizados.
Criterio
El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM Módulo de Almacén en la sección 1.1
establece que: "en el Almacén de Suministros se encuentran bajo custodia, materiales, útiles de escritorio,
equipo, vehículos, maquinaria, mobiliario, y otros bienes de consumo, que por su naturaleza, tienen que ser
objeto de control y resguardo por medio del almacén municipal". En el 1.4 del referido manual indica que
mientras se implanta en la municipalidad el SIAF MUNI, el tesorero debe llevar un libro en sistema de cuenta
corriente, para registrar en forma global el movimiento de almacén, para el efecto, deberá verificar el
movimiento de ingresos y salidas, tomando la información directamente de las copias de los ingresos y
salidas del almacén, que envía el Guardalmacén, adjunto al informe mensual.
Causa
La falta de control interno y fiscalización por parte de los funcionarios y empleados municipales permite que
no se tengan suficiente y adecuada vigilancia sobre la ejecución de sus actividades, para garantizar la calidad
de las operaciones desde su inicio hasta el final.
Efecto
Lo anterior no permite tener información oportuna, precisa y puntual, que determine cuánto y còmo se ha
gastado en combustible para el funcionamiento del Convoy de la Secretaria Ejecutiva de la Presidencia.
Recomendación
El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal, para que delegue en una persona el
control del consumo de combustible mediante un mecanismo de registro auxiliar adecuado y a su vez la
Comisión de Finanzas ejerza su papel fiscalizador con el fin de hacer la evaluación del comportamiento del
gasto.
Comentarios de la administración
Mediante Oficio S/N de fecha 4 de septiembre de los corrientes, se adjunta certificación del Acuerdo
Municipal No. 7-2005, de fecha dos de junio de 2005, por medio del cual se comisionó al Señor Sindico I.
Municipal Don Agustín Tiguilá Coxic, para que pudiera comprar en la Gasolinera "El Milagro" de San Pedro
Jocopilas, el combustible necesario para el debido funcionamiento de las unidades que integraron la
Maquinaria del CONVOY de la Secretaria Ejecutiva de La Presidencia y trasladarlo directamente a las
comunidades en donde se encontraba trabajando el mencionado CONVOY y tener bajo su estricto control el
mismo. Se adjunta también las fotocopias de las hojas móviles folios 01,17,23,30, 43, 45, 52 y 57 del libro de
cuentas corrientes Reg. DCGQ-5000, de fecha ocho de marzo de 2004, autorizado por la Delegación
Contraloria General de Cuentas con sede en Santa Cruz El Quiche, en donde fueron operados los pagos de
combustible de los años 2005 y 2006.
Comentarios de auditoría
Se confirma el hallazgo, en virtud de que la administración no lo desvanece.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto No.
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Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
31-2002 del Congreso de la Repùblica, artículo 39, numeral 18, para el Tesorero Municipal por la cantidad de
Q5,000.00.
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO
No se requirieron las fianzas de conservación de obra y de saldos deudores en expedientes de
contratos (Hallazgo de Cumplimiento No.1)
Condición
Se determinó que no se requirió la fianza de conservación de obra y de saldos deudores a las empresas
constructoras de los contratos números 02-2004, por un valor de Q198,160.00 y 04-2004 por un valor de
Q119,932.00.
Criterio
El Decreto Número 57-92 del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado articulo 67. De
Conservación de Obra o de Calidad o de Funcionamiento, establece: "El contratista responderá por la
conservación de la obra, mediante depósito en efectivo, fianza, hipoteca o prenda, a su elección, que cubra
el valor de las reparaciones de las fallas y desperfectos que le sean imputables y que aparecieren durante el
tiempo de responsabilidad de 18 meses contados a partir de la fecha de recepción de la obra. Tratándose de
bienes y suministros, deberá otorgarse garantía de calidad y/o funcionamiento, cuando proceda. La garantía
de conservación de obra, o de calidad y/o funcionamiento, deberá otorgarse por el equivalente al 15% del
valor original del contrato, como requisito previo para la recepción de la obra, bien o suministro. Y articulo 68.
De Saldos Deudores. Para garantizar el pago de saldos deudores que pudieran resultar a favor del Estado,
de la entidad correspondiente o de terceros en la liquidación, el contratista deberá prestar fianza, depósito en
efectivo, constituir hipoteca o prenda, a su elección, por el 5% del valor original del contrato. Esta garantía
deberá otorgarse simultáneamente con la de conservación de obra como requisito previo para la recepción
de la obra, bien o suministro".
Causa
Falta de responsabilidad por parte del contratista y a la inexistencia de acciones por parte del Secretario
Municipal, pese a la ejecución financiera efectuada a la fecha.
Efecto
Esto ha provocado que no se pueda garantizar la calidad de los trabajos efectuados por parte de la empresa
contratista, lo que incide en el menoscabo de los intereses del municipio.
Recomendación
El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Secretario Municipal a efecto de que ejerza las acciones
correspondientes en forma inmediata, dado el tiempo transcurrido y a su vez a la Comisión de Finanzas para
que ejerza su función.
Comentarios de la administración
Mediante Oficio S/N de fecha 4 de septiembre de los corrientes, se adjuntan fotocopias de los Contratos,
Fianzas de Conservación y de Saldos Deudores, de los proyectos Construcción Brecha de Carretera y
Construcción de Transversales Aldea Paquix, San Bartolomé Jocotenango, Contrato No. 02-2004, por la
suma de Q198,160.00 y el proyecto de Construcción brecha de Carretera Sector II, Los Cimientos, San
Bartolomé Jocotenango, Contrato No. 04-2004, por la suma de Q119,932.96.
Comentarios de auditoría
Se confirma el hallazgo, en virtud de que las fianzas fueron puestas a la vista posterior al hallazgo.
Acción Correctiva
Multa, de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de La República de Guatemala, Ley de
Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No. 1026-92 del Reglamento de La Ley de
Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Tesorero Municipal por la cantidad de Q3,180.92.
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Omisión en el pago del timbre de ingeniería (Hallazgo de Cumplimiento No.2)
Condición
En el contrato de obra celebrado en La Municipalidad de San Bartolomé Jocotenango, Quichè No. 40-2006
de fecha 23 de octubre de 2006 por valor de Q455,000.00 no se realizó el pago del timbre de ingeniería,
tampoco se hizo en las facturas presentadas por el cobro de los honorarios respectivos, el cual asciende a la
cantidad de Q455.00.
Criterio
El Decreto No. 22-75 del Congreso de la República de Guatemala Ley de Creación del Timbre de Ingeniería,
y sus modificaciones, establece "Que las empresas individuales o jurídicas que realicen obras públicas por
contrato con el Estado o con sus instituciones, cubrirán el uno por millar sobre el monto total del contrato, en
concepto del timbre de ingeniería, mismos que deberán estar adherido a los documentos, planos o facturas
según el caso".
Causa
La falta de aplicación del control de legalidad en las contrataciones por parte de los funcionarios y empleados
municipales relacionados con el procedimiento.
Efecto
El Colegio de Profesionales de esta disciplina universitaria, no avala la actuación del contratista puesto que
no cumple con los requisitos legales de cumplimiento obligatorio para todos sus colegiados.
Recomendación
El Tesorero Municipal debe requerir los timbres que corresponden conforme a la ley en los contratos
celebrados, o en su caso, en las respectivas facturas presentadas por el cobro de honorarios.
Comentarios de la administración
Mediante Oficio S/N de fecha 4 de septiembre de los corrientes, se hace del conocimiento al auditor
actuante, que en el contrato No. 40-2006, de fecha 23 de octubre de 2006, del Proyecto Construcción Salón
Comunal Panima, por la suma de Q455,000.00 los timbres de Ingeniería no van adheridos en la última hoja
del Contrato respectivo sino que van adheridos en la hoja No. II, se adjunta fotocopia del Contrato.
Comentarios de auditoría
Se confirma el hallazgo, en virtud de que los timbres fueron agregados al contrato posterior al hallazgo.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica
de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18, para el Tesorero Municipal por la cantidad de
Q4,000.00.
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