Documento 539847

Código:
PROCEDIMIENTO
POR FLUJOGRAMA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ANEXO 7
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1. OBJETIVO
Corresponde al propósito o al fin específico al que hay que llegar.
2. ALCANCE
El alcance indica donde inicia y dónde finaliza la acción o temática que trata un documento del SIGI.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES.
Hace referencia a los términos, definiciones y siglas empleadas en el documento, las cuales se ordenan
alfabéticamente.
4. RESPONSABILIDAD
Obligación de los cargos responsables, frente a la elaboración, revisión, aprobación y aplicación de los
correspondientes documentos.
5. NORMATIVIDAD
Conjunto de disposiciones de carácter jurídico o técnico que permite regular una materia, actividad o sector
específico. Incluye la Constitución Nacional, las Leyes, Decretos, Resoluciones, Normas y Reglamentos Técnicos,
entre otros, los cuales se ordenan de la más reciente a la más antigua. Éstas se enuncian en las caracterizaciones,
procedimientos, protocolos, guías, entre otros documentos del SIGI..
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
CONSTITUCIÓN
LEYES
DECRETOS
RESOLUCIONES
OTRAS
6. DESARROLLO
Parte del contenido de un documento que describe el ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Cuándo? y ¿Por qué?
ACTIVIDAD
TAREA
PUNTO DE CONTROL
RESPONSABLE
1. Símbolos
que
corresponden a la
actividad y nombre de
ésta
Descripción de actividades
que se realizan para llevar
a cabo el procedimiento.
Describa el punto de
control por medio del
cual se verifica que la
tarea se realiza de
acuerdo
con
las
especificaciones
y/o
requisitos establecidos.
Nombre de los cargos
responsables de cada
actividad descrita
Simbología para la elaboración de diagramas de flujo
SÍMBOLO
SIGNIFICADO
INSTRUCCIONES
INICIO / FIN
Indica el inicio o final del proceso o procedimiento y
pueden indicarse literalmente como INICIO o como
FINAL, dentro del mismo.
ACTIVIDAD
Describe brevemente la actividad que debe desarrollarse.
SENTIDO DEL
FLUJO
Define la secuencia y orden en que deben ejecutarse los
procesos o actividades.
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PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ANEXO 7
SÍMBOLO
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SIGNIFICADO
INSTRUCCIONES
DECISIÓN
Indica un punto en donde son posibles caminos
alternativos, dependiendo de una condición dada. Se
escribe en su interior la pregunta sobre la cual se tomara
la decisión.
DOCUMENTO
Representa un documento relativo al proceso o actividad,
o que puede ser generado por el mismo. El nombre del
documento debe escribirse al interior del símbolo.
COPIAS
Se emplea cuando el documento tiene copias.
CONECTOR DE
RUTINA
Indica la conexión, enlace y continuidad de un paso del
proceso o procedimiento con otro dentro de la misma
página. El símbolo lleva en su interior un número o letras.
CONECTOR DE
PÁGINA
Indica la conexión o enlace de un paso del proceso o
procedimiento con otro dentro de página diferente. El
símbolo lleva en su interior una letra mayúscula.
BASE DE DATOS
Representa una base de datos asociada al proceso o
actividad.
PROCEDIMIENTO
RELACIONADO
Enuncia los procedimientos relacionados.
ARCHIVO
Representa la actividad de archivo de los documentos o
registros relacionados.
ACTIVIDAD
OPCIONAL
Representa actividades opcionales y/o alternativas para
cierta secuencia en el proceso.
NOTA
Permite indicar comentarios o aclaraciones adicionales,
que permiten conectar a otro símbolo donde se requiera
realizar para cualquier tarea, según el caso (para aclarar
estructura de la tarea, tiempo, etc.)
DOCUMENTO
OPCIONAL
Indica documentos que pueden alternativamente ser
requeridos, necesarios de elaborar o no, durante el
proceso.
7. REGISTROS
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.
REGISTROS
Detalle
RESPONSABLE
Nombre del cargo responsable o la
expresión funcionario designado
FRECUENCIA
Periodicidad
UBICACIÓN
Lugar/ TRD*
*Tabla de retención documental
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ANEXO 7
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8. ANEXOS
Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación
de las actividades descritas. Incluye los formatos, plantillas, cuadros, gráficos utilizados en la aplicación de un
documento. Estos documentos se relacionan en el numeral de anexos de los respetivos documentos y pueden
consultarse en el sitio web de la entidad.
9. CONTROL DE CAMBIOS
Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema de Integrado de Gestión Institucional (SIGI) que
controla los cambios realizados en dicho documento. Contiene la fecha en que se realiza la modificación, la
descripción del cambio y la nueva versión del documento.
FECHA
Día-Mes-Año
CAMBIO
Describa los cambios o modificaciones realizados al
documento
Elaboró
Firma
Revisó y Aprobó
Firma
Nombre y Cargo
Nombre y Cargo
VERSIÓN
01, 02, n, según
corresponda
“Archivar en” (Escriba No de la serie o subserie y el nombre de la respectiva serie o subserie documental de la TRD,
donde será ubicado el documento) Ejemplo: Archivar en: 4042.03.02 Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes.
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