Evaluación y Control - Contraloría de Bogotá D.C.

CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos:
Radicación #: 3-2014-07706Fecha: 2014-05-02 10:29 Proc #: 545330
Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.
Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-07130
“Por un control fiscal efectivo y transparente”
13000
PARA:
Dra. LUZ INÉS RODRÍGUEZ MENDOZA
Responsable Proceso de Evaluación y Control
DE:
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222-09 (E)
ASUNTO:
Verificación Plan de Mejoramiento. Proceso Evaluación y Control
con corte a marzo de 2014.
REF:
Memorando radicado 537523 de 25/03/14
En atención al memorando de la referencia, me permito remitir el informe producto de la
auditoría realizada con corte a marzo de 2014:
De un total de 8 hallazgos, no conformidades, acciones de mejora y/o riesgos, incluidos
en el Plan de Mejoramiento-Acciones correctivas, preventivas y de mejora del Proceso de
Evaluación y Control, fue reiterado el cierre de 2, permaneciendo abiertos 6 para
verificación al final del periodo abril-junio de 2014.
El estado de los 8 hallazgos, acciones de mejora y/o riesgos contenidos en el Plan de
Mejoramiento-acciones correctivas, preventivas y de mejora del Proceso de Evaluación y
Control, se resume de la siguiente manera:
En resumen, los resultados del seguimiento efectuado al Plan del Proceso de Evaluación
y Control, con corte a marzo de 2014, se pueden apreciar en la tabla 1:
Tabla 1
Anexo 1 “Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejora”
Proceso Evaluación y Control a marzo de 2014
ORIGEN
1 - AUTOEVA
4 AEC
TIPO DE ACCIÓN
(Correctiva o
preventiva o de
mejora)
Mejora
Correctiva
6-AUDITORÍA FISCAL
Correctiva
8.2. RIESGO
DE
Preventiva
CORRUPCIÓN
8.5-OTROS RIESGOS
Preventiva
SUBTOTAL ANTIGUAS
ABIERTOS
CERRADOS
C
MITIGADOS
M
1
0
2
0
0
SE SUGIERE
EL CIERRE
(A*)
TOTAL
CERRADOS +
ABIERTOS
2
1
2
0
2
1
2
6
1
0
0
2
2
8
HALLAZGOS INGRESADOS EN EL TRIMESTRE EN ANÁLISIS ( PRIMER TRIMESTRE DE 2014)
SUBTOTAL NUEVAS
TOTAL GENERAL
0
6
0
0
Fuente: Reporte Anexo 1 Proceso Evaluación y Control a marzo de 2014.
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Como resultado de la verificación, a continuación se detalla el estado de cada uno de los
hallazgos, no conformidades y/o riesgos incluidos en el Plan de Mejoramiento-Acciones
correctivas, preventivas y de mejora del Proceso Evaluación y Control:
1. ACCIONES CORRECTIVAS
1.1. AUDITORÍAS ENTES DE CONTROL EXTERNOS
AUDITORÍA EXTERNA DE CALIDAD
Solicitud y/o reiteración de solicitud de Cierre AEC
1. Fue reiterada la solicitud de cierre a la Auditoría Externa de Calidad de la no
conformidad No. 1 “No se evidencia que la organización este determinando las
causas de las no conformidades, así como tampoco están determinando las
acciones apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas”, al
evidenciarse el Procedimiento para Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora, adoptado mediante R.R. No. 044 de 2013 y posteriormente, a
través de R.R. No. 010 de febrero 24 de 2014, en el que se incluyó el instructivo 2, que
plasma algunas técnicas para la identificación de las causas y formulación de acciones
(página 16) y adición de la columna de análisis de causa en el anexo No. 1 (página 12,
columna 8).
2. Fue reiterada la solicitud de cierre a la Auditoría Externa de Calidad de la no
conformidad No. 2 “Se evidencia que las acciones preventivas identificadas por la entidad
son acciones correctivas”, al evidenciarse la capacitación otorgada a los Auditores
Internos de Calidad de la Entidad, sobre los requisitos de las normas de calidad,
enfatizando
en la identificación y redacción de las No Conformidades y/o No
Conformidades Potenciales, llevada a cabo el 15/08/2013 en las instalaciones de la
ESAP.
1.2. AUDITORÍA FISCAL
HALLAZGOS ABIERTOS
Los dos hallazgos formulados por la Auditoría Fiscal en el Informe Final de Auditoría
vigencia 2012- PAAF 2013 - 30 de octubre de 2013, para el Proceso de Evaluación y
Control, permanecen abiertos para monitoreo:
2.1.1. Hallazgo administrativo. Incumplimiento plan de mejoramiento Se observa
que la Contraloría no acata las observaciones planteadas por este despacho; a
pesar que se comprometen a realizar acciones tendientes a subsanar los hechos
irregulares detectados, éstas no se cumplen y en el seguimiento simplemente
indican que están en proceso, situación inadmisible pues las fechas establecidas
para los términos están suscritas por la propia entidad, desconociendo el plan de
mejoramiento suscrito y los compromisos adquiridos.
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Se cumplió la acción 1, ”Incluir dentro del procedimiento plan de mejoramiento un punto
de control que permita la verificación de la inclusión total de los hallazgos resultantes de
los informes de auditorías internas y externas, así como el cumplimiento de las acciones
debidamente soportado y su ejecución dentro de los términos establecidos”, al
evidenciase la inclusión dentro del Procedimiento Plan de Mejoramiento-Acciones
correctivas, preventivas y de mejora, adoptado mediante R.R. No. 010 de
24/02/2014, del Punto de control: "Verifica la inclusión de los hallazgos, No
Conformidades y No Conformidades Potenciales, observaciones u oportunidades de
mejora resultantes de los informes de Auditorías internas, externas,.....”.
Respecto de la acción 2 ”Realizar verificaciones trimestrales para evaluar el grado de
avance de las acciones correctivas para subsanar los hallazgos formulados por las
auditorías internas y externas y comunicar a la totalidad de procesos la exigencia de no
cambiar las fechas de terminación de las acciones correctivas sin previa solicitud por
escrito debidamente justificada a la Auditoría Fiscal y no excluir los hallazgos del plan de
mejoramiento hasta tanto el ente de control lo haya autorizado, así como la práctica de la
cultura de autocontrol respecto del seguimiento a los planes de mejoramiento por parte de
la totalidad de procesos de la entidad”, se evidenció ejecución de las verificaciones
trimestrales para evaluar el grado de avance de las acciones correctivas para subsanar
los hallazgos formulados por las auditorías internas y externas, así como comunicación a
la totalidad de procesos de la exigencia de no cambiar las fechas de terminación de las
acciones correctivas sin previa solicitud por escrito debidamente justificada a la Auditoría
Fiscal, así como la no exclusión de los hallazgos del plan de mejoramiento hasta tanto no
se autorice por parte del ente de control, así como la práctica de la cultura de autocontrol
respecto del seguimiento a los planes de mejoramiento.
No obstante darse cumplimiento a las dos acciones, quedan pendientes las verificaciones
con corte a junio, septiembre y diciembre para cumplir totalmente con la acción.
2.2.3.1. Hecho irregular con presunto Hallazgo Administrativo, Planes de
Mejoramiento En este ámbito la Contraloría de Bogotá suscribe Planes de
mejoramiento y cuenta con un plan anual de evaluaciones independientes. Sin
embargo, se detecta que tienen serias dificultades en la presentación y
conformidad de los mismos, y sobre todo en el establecimiento de acciones
correctivas adecuadas que subsanen las deficiencias detectadas por este
despacho, es así como en las auditorias desarrolladas durante la vigencia de
2012, se dio no conformidad a los diferentes planes de mejoramiento suscritos por
lo menos dos y tres veces sin que la Contraloría lograra presentar acciones
correctivas apropiadas.
Respecto de la acción 1, “Capacitar a los responsables de procesos y a los profesionales
que efectúan seguimiento en cada uno de ellos en el establecimiento de acciones
correctivas adecuadas que subsanen las deficiencias detectadas por las auditorías
internas y externas, con el fin de evitar la formulación de acciones que no apuntan a la
eliminación de la causa de los hallazgos y la no conformidad a los diferentes planes de
mejoramiento suscritos con los entes de control”, se evidenció la solicitud de capacitación
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a la Subdirección de Capacitación y Cooperación Técnica para los responsables de
procesos y los profesionales que efectúan seguimiento en cada uno de los mismos, sobre
la formulación de adecuada en los planes de mejoramiento suscritos con los entes
externos, de acciones correctivas que eliminen eficazmente las causas de los hallazgos
y/o no conformidades detectados por las auditorías tanto internas como externas. Se está
a la espera de la misma.
Con relación a la acción 2, “Elaborar un tablero de control por parte de cada responsable
de proceso para asegurar el cumplimiento del cronograma de implementación y
seguimiento de las acciones formuladas en cada uno de los planes de mejoramiento por
proceso”, se evidenció recordatorio a los responsables de proceso, sobre la elaboración
de los tableros de control en cada uno de los mismos, con el objeto de asegurar el
cumplimiento del cronograma de implementación y seguimiento de las acciones
formuladas en cada uno de los planes de mejoramiento por proceso. En proceso tablero
de control del Proceso Evaluación y Control.
2. ACCIONES PREVENTIVAS
2.1. MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL
RIESGOS ABIERTOS
Permanecen Abiertos para monitoreo permanente, los 2 riesgos formulados por el
Proceso Evaluación y Control en el Mapa de Riesgos Institucional:
1. “No realizar ni reportar oportunamente, con la calidad requerida, las evaluaciones
independientes a los procesos de la Entidad.”. No obstante evidenciarse Acta de Equipo
de Gestores No. 2 de 10/02/2014, mediante la cual se efectuó la propuesta de
modificación del PAEI, de acuerdo con los recursos de talento humano y tecnológicos
disponibles, se deja abierta para monitoreo permanente.
2. “No atender en forma oportuna los requerimientos de los entes de control”. No obstante
verificarse el cumplimiento a los puntos de control establecidos en los Procedimientos
para realizar Evaluaciones Independientes (actividades 2, 3, 4, 8 y 11); para la
implementación de acciones correctivas y preventivas (actividades 4, 7, 8 y 11); de
auditoría interna al SIG (numeral 6.2., Informe AISIG, actividad 12) y atención de entes de
control (actividades 13, 14, 19, 25 y 31), en los casos que se requieren, se deja abierta
para monitoreo permanente.
2.2. MAPA DE RIESGOS IDE CORRUPCIÓN
Permanece Abierto para monitoreo permanente, el riesgo de corrupción “Omitir en forma
intencional los hallazgos formulados a los procesos de la entidad”, no obstante verificarse
Procedimientos "Para realizar Evaluaciones Independientes" y "Auditoría Interna al SIG",
adoptados mediante R.R. No. 044 de octubre 30 de 2013, a través de la inclusión de
puntos de control en las actividades relacionadas con la elaboración de los informes y/o
formulación de hallazgos; para el primero: actividades 8 y 11, págs. 7 y 8; para el
segundo: actividad 12, pág. 12.
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3. ACCIÓN DE MEJORA
Permanece abierta para verificación permanente, la acción de mejora formulada
por autoevaluación en el informe de gestión del proceso:
1. “Retraso en la entrega de informes individuales relacionados con algunas de las
actividades del Plan Anual de Evaluaciones Independientes-PAEI por parte de algunos
funcionarios de la OCI, hecho que ocasiona la inoportunidad en la entrega de los informes
definitivos consolidados a las dependencias internas respectivas, especialmente, de
aquellos que no tienen términos.”, no obstante evidenciarse Acta de Mesa de Trabajo
No. 2 de 10/02/2014, mediante la cual se presentó propuesta de ajuste al PAEI,
señalando de manera puntual las actividades a desarrollar por cada uno de los
roles establecidos en el Decreto 1537 de 2001...., recomendando revisar y ajustar
el número de auditorías a un proceso, teniendo en cuenta la pertinencia, recursos
y tiempos establecidos y articularlas con los seguimientos al plan de mejoramiento
de los mismos procesos, así como el seguimiento a los mapas de riesgo
institucionales y de corrupción.
Asimismo. Se evidenciaron los informes, papeles de trabajo y supervisión de los
mismos, correspondientes a la Evaluación a la Gestión de las Dependencias,
durante el mes de febrero de 2014, así como los informes por dependencias y
consolidado remitido a la Dirección de Talento Humano. Igualmente, se verificó la
debida utilización de las herramientas ofimáticas por parte de los funcionarios de
la Oficina.
Cordialmente,
LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA
Anexo: Formato Plan de Mejoramiento Proceso Evaluación y Control en seis (6) folios.
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