3-2014-12816-Comunicación Estrategica

CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos:
Radicación #: 3-2014-12816Fecha: 2014-07-16 12:28 Proc #: 564256
Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.
Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-11786
“Por un control fiscal efectivo y transparente”
PARA:
MELBA PINTO GUALDRON
Responsable Proceso de Comunicación Estratégica.
DE:
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
ASUNTO:
Seguimiento Plan de Mejoramiento – Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora – a junio de 2014
De conformidad con lo establecido mediante la Resolución Reglamentaria No. 010
de Febrero 24 de 2014, de manera atenta me permito remitir a su despacho el
informe sobre el seguimiento efectuado al Anexo 1 Plan de Mejoramiento –
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora con corte a Junio de 2014,
correspondiente al proceso de Comunicación Estratégica.
De un total de cinco (5) hallazgos - no conformidades potenciales / riesgos;
incluidos en el Plan de Mejoramiento del Proceso, continúan abiertos 4 (cuatro)
para seguimiento durante la vigencia 2014.
En resumen, los resultados del seguimiento efectuado al Plan de Mejoramiento del
Proceso de Comunicación Estratégica con corte a junio de 2014, se pueden
apreciar en la siguiente tabla:
Tabla 1
“Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora”
ORIGEN
3 – AUDITORIA DEL
SISTEMA
INTEGRADO DE
GESTIÒN
6 – AUDITORÌA
FISCAL
8.2 – RIESGO DE
CORRUPCION
8.5-OTROS
RIESGOS
TOTAL
TIPO DE
ACCIÓN
(Correctiva,
Preventiva o
de Mejora)
MITIGADAS
(M)
SE
SUGIERE
EL
CIERRE
(A*)
ABIERTAS
(A)
CERRADAS
(C)
TOTAL
A+C+M
Preventiva
1
-
-
-
1
Correctiva
1
-
-
1
2
Preventiva
1
-
-
-
1
Preventiva
1
-
-
-
1
4
0
0
1
5
Fuente: Plan de Mejoramiento Proceso de Comunicación Estratégica
www.contraloriabogota.gov.co
Código Postal 111321
Cra. 32 A No. 26 A – 10
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Como resultado del seguimiento, a continuación se detalla el estado de cada uno
de los hallazgos, no conformidades potenciales o riesgos, incluidos en el Plan de
Mejoramiento – Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora del Proceso de
Comunicación Estratégica:
1. ACCIONES PREVENTIVAS
Respecto a este tipo de acciones, el proceso cuenta con dos (2) riesgos
clasificados en el origen; 8.2 – Riesgos de Corrupción y 8.5-Otros Riesgos, los
cuales permanecen abiertos para monitoreo continuo; los resultados de estos se
muestran a continuación:
1.1 Riesgos de Corrupción:
 Inadecuado manejo de la información relacionada con los resultados de la
gestión institucional.
Acción: Estandarizar un formato de seguimiento y control para la información que
será divulgada e incorporarlo en el procedimiento de Divulgación de información
Institucional.
Verificación: Continua abierta dado que, se está diligenciando el formato donde
se describe la sectorial de donde proviene la información, el documento, el tema, a
quien se le entrega, para elaborar el respectivo comunicado de prensa, la fecha de
entrega y en la que se envió a los medios de comunicación. El formato no ha sido
incluido dentro del procedimiento de divulgación de información Institucional; este
hallazgo debe continuar abierto para su seguimiento durante toda la vigencia
2014.
1.2 Otros Riesgos:
 Acciones en contra de la entidad por inexactitud en la información institucional
divulgada a través de boletines de prensa.
Acción: Solicitar el visto bueno del Director Sectorial o del Contralor, antes de ser
publicado el comunicado de prensa
Verificación: A la fecha se han enviado once (11) boletines de prensa, los cuales
cuenta con el visto bueno por parte de la sectorial antes de ser publicado el
comunicado de prensa; este hallazgo debe continuar abierto para su seguimiento
durante toda la vigencia 2014.
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1.3 Auditoría del Sistema Integrado de Gestión:
 Las encuestas aplicadas no disponen en todos los casos de los elementos
mínimos requeridos, tales como ficha técnica de la encuesta, tabulación,
análisis de datos e informe, lo cual no permite garantizar la eficacia de la
encuesta y su utilización efectiva
Acción: Guardar la información físicamente.
Verificación: Se verificò que a la fecha se organizó una carpeta física con todos
los elementos que conforman la encuesta como: ficha técnica, tabulación, análisis
de datos e informe; sin embargo esta acción fue incluida para el año en curso y
debe continuar abierta para realizar seguimiento durante la vigencia 2014.
2. ACCIONES CORRECTIVAS
Respecto a este tipo de acciones, el proceso cuenta con dos (2) acciones
correctivas origen 6 – Auditoria Fiscal, correspondiente al informe final de Auditoria
vigencia 2012 – PAAF 2013, del 30 de octubre de 2013; los cuales deben
permanecer abiertos para monitoreo continuo durante la vigencia 2014, los
resultados de estos se muestran a continuación,
2.1 Auditoria Fiscal:
 Hallazgo 2.2.3.1. Hecho irregular con presunto Hallazgo Administrativo, Planes
de Mejoramiento. En este ámbito la Contraloría de Bogotá suscribe Planes de
mejoramiento y cuenta con un plan anual de evaluaciones independientes.
Acción: “Elaborar un tablero de control por parte de cada responsable de proceso
para asegurar el cumplimiento el cronograma de implementación y seguimiento de
las acciones formuladas en cada uno de los planes de mejoramiento por proceso.”
Verificación: Se verificó, la elaboración del tablero de control teniendo en cuenta
lo propuesto en el Plan de Mejoramiento del proceso de Comunicación
Estratégica. Este hallazgo continúa abierto para seguimiento, señalando que el
término de ejecución de dicha acción es el 30 de Junio de 2014. Por tanto, se
solicita el cierre a la Auditoria Fiscal por la eficacia de la acción
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 Hallazgo 2.8.2. Hallazgo Administrativo con incidencia disciplinaria-Falta de
respuesta definitiva al Peticionario.
Acción: Efectuar seguimiento semestral a los derechos de petición incluidos en el
proceso auditor, con el fin de garantizar la respuesta definitiva de los mismos.
Verificación: El Proceso de Comunicación Estratégica, realizará seguimiento a
los DPC con el fin de garantizar la respuesta definitiva de los mismos cuando sea
el caso. Este hallazgo debe permanecer abierto para monitoreo continuo durante
la vigencia 2014.
OBSERVACIONES
Como resultado de la verificación y análisis de la matriz del Plan de Mejoramiento,
Anexo 1, se observó principalmente que hay un inadecuado diligenciamiento de
las columnas.
Se sugiere tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento Plan de
Mejoramiento – Acciones, Correctivas, Preventivas y de Mejora. Instructivo 1 –
Diligenciamiento del Anexo 1; del 17 de enero de 2014
Cordialmente,
LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA
Anexo:
SI _x_
NO __
Proyectó y Elaboró: María Tatiana Rojas
Número de folios ___2__
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