MANUAL DE AGENDAMIENTO DE CITAS PARA ARTISTAS

MANUAL DE AGENDAMIENTO DE CITAS PARA ARTISTAS
RUEDA DE NEGOCIOS · VIA 2016
A continuación detallamos una breve guía para el proceso de agendamiento y aceptación de Citas
a la Rueda de Negocios VIA 2016. Les pedimos leer atentamente esta guía antes de empezar el
proceso de creación de agenda.
1. CONSIDERACIONES GENERALES

El acceso al módulo de agendamiento deberá realizarse únicamente en el sitio web oficial
de VIA (via.festivaldeteatro.com.co)

LA RESPONSABILIDAD DE SOLICITAR, CANCELAR, ACEPTAR y DECLINAR CITAS ES SOLO SUYA.
Este es un proceso autogestionable, por lo cual, cada usuario ingresa con una clave propia,
en ningún momento el administrador del sitio podrá editar información de este tipo.

Cuando se haya cerrado el periodo de agendamiento podrá ingresar e imprimir su agenda
haciendo clic en el icono de la impresora.

El agendamiento comienza el 18 de febrero para Programadores, el 22 de febrero para
Artistas a las 8:00 (hora de Colombia), y cierra el 7 de marzo a las 18:00 (hora de Colombia).
Es importante que estén atentos al momento de abrir el agendamiento, pues la solicitud de
citas a los Programadores es por orden de llegada.

Las citas que no hayan sido aceptadas o declinadas para la fecha de cierre del agendamiento
serán ACEPTADAS automáticamente por el sistema y no podrá modificarse ninguna agenda
después de la fecha.

Cada cita tiene una duración de 15 minutos, por tal motivo solicitamos de manera muy
especial ser puntuales en cada sesión de la Rueda de Negocios.

La Rueda de Negocios se desarrollará los días 15 y 16 de marzo en el piso 30 de Residencias
Tequendama (Cra. 10 #27-51) de 9:00 a 13:00.
2. PROCESO DE AGENDAMIENTO
A- Debe registrarse. Para ello haga clic en el botón “INGRESAR” que estará situado en la página
principal en la sección AGENDAMIENTO.
B- El sistema solicitará su “Usuario” y “Clave”; ingrese en los campos correspondientes los datos
que le fueron asignados. Haga clic en el botón “ENTRAR”.
C- Una vez ingrese encontrará dos pestañas, la primera “Programadores”, con la lista de los
programadores disponibles para solicitud de citas; “Gestión de agenda”, que es su espacio
personal para seguir el registro de sus citas.
D- Lo primero que debe hacer es organizar su propia agenda DETERMINANDO EN QUÉ SEGMENTOS
HORARIOS ESTÁ USTED DISPONIBLE. Si desea bloquear algún segmento de tiempo basta con
hacer clic en “Bloquear Horario” que encuentra al lado derecho de cada segmento horario. Tan
pronto hace clic la página se actualiza y observará que dicho segmento aparece resaltado, esto
indica que allí no podrán agendarse citas. Ningún programador ni usted mismo podrán solicitar
citas dentro de los segmentos de tiempo bloqueados. Si desea desbloquear un segmento, basta
con hacer clic en “Desbloquear Horario” que se genera automáticamente a la izquierda. Una vez
que usted defina claramente su disponibilidad vaya a la subsección de “Programadores”.
E- Al pasar el cursor sobre el nombre del Programador de su interés, haga clic en “VER AGENDA Y
PERFIL”. Una vez allí encontrará la ficha con una breve reseña de la entidad, festival o
programador. Lea atentamente dicha información. Visite los sitios web que se hayan registrado
y DETERMINE SI ES PERTINENTE O NO SOLICITARLE UNA CITA. Así mismo podrá visualizar la
“Agenda” del programador, donde encontrará el registro de sus citas. LOS PROGRAMADORES
PODRÁN SOLICITARLE CITAS, para lo cual debe estar revisando constantemente su agenda y
aceptar o declinar citas de acuerdo a sus intereses.
F- Una vez en la agenda del Programador verifique qué segmentos están disponibles y haga clic en
“Solicitar cita”. La página se actualiza automáticamente y le informará que en dicho segmento
hay una cita “Por confirmar”. ES RESPONSABILIDAD DEL PROGRAMADOR CONFIRMAR O NO LA
CITA SOLICITADA A PARTIR DE SUS PROPIOS CRITERIOS O INTERESES. Usted tendrá un máximo
de 10 citas por día de las 14 posibles, esto con el fin de generar un equilibrio y que todos los
artistas tengan posiblidad de agenda un número mínimo de citas.
G- Para volver a su perfil y continuar editando y solicitando citas, cierre la ventana haciendo clic en
la “X” ubicada en la esquina superior derecha.
H- Revise su agenda y si su solicitud ha sido confirmada o no. Usted PUEDE DECLINAR CITAS EN
TODO MOMENTO, sea cual fuere el estado de ellas. Repita el procedimiento descrito en esta guía
para seguir agendando citas y vuelva siempre a su perfil personal para determinar cómo va
quedando organizada su agenda. Así mismo revise de manera constante las agendas de los
Programadores de su interés, pues en cualquier momento se puede liberar un espacio y ser
ocupado por usted.
I- Para cualquier inquietud que surja durante este proceso, puede comunicarse con: Milena García
o Camila Zuluaga, al correo electrónico [email protected]
Saludos y muchos éxitos en el agendamiento.