Organigramas - FCEA - Facultad de Ciencias Económicas y de

Organigramas
Facultad de Ciencias Económicas y de Administración
Departamento de Ciencias de la Administración
Organización y Métodos Administrativos
Organización y Sistemas I
Organigramas
Abril de 2011
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Organigramas
INDICE
1. Objetivo del documento
pág.
3
2. Concepto y tipos de organigramas
pág. 3
3. Criterios para diagramar organigramas
pág.
4
4. Programas de diagramación
pág.
7
5. Vigencia de los organigramas
pág.
8
6. Algunos ejemplos
pág.
8
7. Organigramas con otros criterios de diagramación
pág.
14
Este documento es el resultado del trabajo en equipo de varios docentes de la
cátedra. A partir de un primer borrador sobre el tema Organigramas, se fueron
analizando e incorporando al trabajo diversos aportes, experiencias y sugerencias que
contribuyeron a enriquecer en forma significativa la versión inicial.
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Organigramas
ORGANIGRAMAS
1. Objetivo del documento
El propósito de este documento es facilitar los procesos de aprendizaje de los
estudiantes de Organización y Métodos Administrativos de la Facultad de Ciencias
Económicas y de Administración y de Organización y Sistemas I de la Escuela de
Administración.
2. Concepto y tipos de organigramas
El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de una
organización. Es un instrumento de análisis y diseño que permite visualizar en forma
rápida los órganos que componen la estructura, las relaciones formales que existen
entre ellos y los niveles jerárquicos. Existen distintos tipos de organigramas, entre
ellos:
Los organigramas estructurales son los más frecuentemente utilizados en la
administración pública y en las organizaciones medianas y grandes. Permiten la
visualización de los órganos, las relaciones formales que los vinculan y las distintas
jerarquías. Mediante los mismos se aprecia rápidamente el ámbito de control de cada
unidad, las relaciones formales y los niveles jerárquicos que componen la estructura
de la organización.
Los organigramas funcionales también llamados por funciones y actividades, indican,
además de lo anterior, las principales actividades que desarrolla cada órgano. La
información que brindan es mucho más rica que la que aporta los organigramas
estructurales, ya que permiten apreciar la división del trabajo en la organización.
Presentan como inconveniente que es difícil su diseño en un formato reducido. Con
frecuencia, se realizan en forma parcial. Son utilizados en el desarrollo de estudios de
diagnóstico y reorganización administrativa.
Los organigramas de cargos detallan, como su nombre lo indica, la composición de la
organización en términos de los cargos que la integran. Su uso es frecuente en
organizaciones cuya estructura de cargos y escalafones es compleja, como por
ejemplo, en la administración pública. Asimismo, en las pequeñas y micro empresas
son utilizados con frecuencia.
Los organigramas personales o personigramas, indican, además del nombre del
órgano, las personas que lo integran y los cargos que ocupan. Se utilizan cuando se
desea dar a conocer quienes ocupan determinados cargos, como por ejemplo ante un
cambio de autoridades.
Los organigramas esquemáticos contienen sólo los órganos principales de una
organización. Con frecuencia se elaboran para el público en general y ofrecen una
visión simplificada de la organización.
Los organigramas analíticos representan con el máximo detalle posible una
organización. Incluyen la totalidad de órganos o cargos, según se trate de un
organigrama estructural o de cargos, y todas sus relaciones formales. Facilitan el
estudio de una organización. Generalmente se reservan para uso interno.
Los organigramas generales representan toda la estructura organizativa de la
organización. Los organigramas parciales desarrollan una parte de la organización.
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Organigramas
Generalmente, en organismos grandes, es conveniente presentar un organigrama
general esquemático, acompañado por tantos organigramas parciales analíticos como
unidades de primer nivel existen.
3. Criterios para diagramar organigramas
No existen reglas únicas para diagramar organigramas.
En la medida que se trata de un instrumento gráfico, es recomendable utilizar una
presentación clara y comprensible para los usuarios e incluir, si corresponde,
referencias que expliquen los criterios utilizados. Para facilitar su comprensión y tener
al instante una visión de conjunto de una determinada estructura organizativa, el
organigrama que se presenta en formato papel debe ir en una única hoja, de tamaño
y características adecuadas. El formato electrónico permite la inclusión de conectores
que facilitan su presentación.
Los organigramas deben tener un encabezado en el cual se establezca:
Nombre de la organización a la cual se representa.
Fecha de elaboración o de aprobación.
Por lo general, cuando se diagrama una propuesta de estructura, se registra la
fecha de elaboración. Cuando se aprueba formalmente la estructura
organizativa, se indica la fecha de aprobación.
Quien lo diagrama.
Carácter con el cual se realiza: si se trata de una propuesta o de una
representación de la estructura organizativa actual, por ejemplo.
Si corresponde, referencias que permitan una fácil comprensión del gráfico.
Los distintos órganos o si corresponde, cargos, se representan mediante rectángulos
del mismo tamaño, denominados entegramas 1 , sin diferenciarse por el nivel
jerárquico donde están ubicados. Dentro del rectángulo se inscribe el nombre del
órgano o del cargo.
No es correcto usar abreviaturas en el interior de los rectángulos.
A los efectos del curso, se acuerdan los siguientes criterios de diagramación de las
relaciones formales.
La relación de subordinación 2 : se representa con una línea continua (línea de
mando) que parte del punto medio del lado inferior del órgano superior y llega al
punto medio del lado superior del órgano o de los órganos subordinados.
1
Entegrama: representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura formal. Se
refiere a cada uno de los rectángulos que componen una gráfica y a la información que
contienen.
Gilli, Juan J. “Diseño organizativo, estructura y procesos”, Editorial Granica, Buenos Aires,
2007
2
También llamada relación lineal o de mando
4
Organigramas
También es posible la diagramación vertical, bajo las mismas condiciones.
Para lograr una mayor claridad y muchas veces, por razones del espacio limitado
donde se grafica, es posible combinar ambas formas de diagramación en un mismo
organigrama.
La relación de asesoría: se representa mediante una línea horizontal que parte del
punto medio de la línea de mando del órgano que recibe el asesoramiento, hacia el
punto medio de un lado del rectángulo del órgano asesor. Los órganos asesores se
diagraman en el mismo nivel jerárquico donde están ubicados los órganos a los que
asesoran
La relación funcional o de mando especializado: se representa mediante una
línea oblicua punteada que une el punto medio de la parte inferior del órgano
especializado con el punto medio de la parte superior de los rectángulos que
representan a las unidades subordinadas funcionalmente.
5
Organigramas
La relación de coordinación se representa en el organigrama sólo y cuando existe
un órgano formalmente constituido con el fin que sus integrantes coordinen
actividades y tareas, como por ejemplo una comisión de coordinación gerencial que
informa a la gerencia general. En ese caso, se representa con una línea horizontal
punteada que relaciona los dos órganos:
Niveles jerárquicos
La diferente altura (o franja, para el caso de organigramas horizontales) representa el
nivel jerárquico del órgano o cargo representado. Pueden aceptarse dos opciones:
escribir en cada órgano su denominación y el nivel jerárquico que tiene (Gerencia de
Producción, Departamento de Personal, por ejemplo) o señalar la denominación del
nivel jerárquico en el lado izquierdo de la franja (Gerencia, Departamento) y evitar la
reiteración del nivel jerárquico en cada órgano representado en dicho nivel. Los
niveles jerárquicos se marcan con líneas punteadas. La denominación utilizada puede
señalar el nivel gerencial por ejemplo o el nombre de las unidades comprendidas en el
nivel Gerencia.
Representación parcial de la estructura organizativa
Cuando el objeto de estudio está referido solamente a una parte de la estructura de
una determinada organización, el Departamento de Distribución de la Gerencia de
Comercialización por ejemplo y por razones de espacio, porque no agrega valor o por
algún otro motivo, no interesa representar los órganos que están fuera de ese
departamento y en el mismo nivel jerárquico, es aconsejable dejar registrado en el
mismo organigrama que existen otros órganos. Eso se logra a través de una flecha,
como se muestra a continuación:
Gerencia
General
Gerencia
General
Gerencia
Administración
y Finanzas
Departamento
Comercialización
Distribución
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Organigramas
4. Programas de diagramación
Existen numerosos programas informáticos para diseñar organigramas.
Un primer grupo de programas que son frecuentemente utilizados son programas de
diseño. Por ejemplo, los gráficos de este documento fueron diseñados mediante la
aplicación de dibujo de la suite Open Office, el OpenOffice.orgDraw3. El paquete de
oficina más común (Office) permite la diagramación de organigramas o diagramas de
flujo a través del auxiliar de dibujo del Word o del Power Point. Este tipo de
programas actúa como una plantilla: quien elabora el organigrama simplemente
utiliza el programa para dibujar en forma prolija y aprovechar las ventajas del archivo
electrónico. En particular, algunos programas de este tipo como el Flowchart permiten
el trabajo colaborativo en línea 4 . El programa Visio de Microsoft Office es muy
utilizado también para la diagramación de planos espaciales y diagramas de flujo.
Un segundo grupo de programas permite orientar la diagramación. Por ejemplo, el
Auxiliar de Organigramas del Power Point o el SmartDraw tienen esa característica.
Partiendo del órgano ubicado en el nivel jerárquico superior, permiten agregar
subordinados o asistentes, de acuerdo a pautas preestablecidas. Luego, en cada
órgano, se puede escribir y agregar su denominación. Presentan la ventaja de
automatizar el proceso de diagramación, evitando el trabajo de centrar, alinear,
eventualmente reducir los tamaños de las formas. Los criterios de diagramación están
preestablecidos y no siempre coinciden con los expresados en este documento.
A continuación se presenta un ejemplo elaborado con un auxiliar de organigramas.
Un tercer grupo de programas permite la automatización de la elaboración de
organigramas a partir de la información ingresada en otros programas, generalmente
programas de recursos humanos. Por ejemplo, a partir del módulo de Recursos
Humanos de un sistema integral de gestión, como SAP 5 , es posible generar el
organigrama de cargos y el organigrama estructural. Esto permite la actualización del
organigrama ante cualquier cambio en la plantilla de personal.
3
La suite Open Office es similar a otras aplicaciones de uso comercial, pero es de código
abierto. Para descargarla, en www.openoffice.org se dispone de instrucciones. Para conocer
los beneficios de utilizar software libre, de código abierto, se recomienda www.cse.edu.uy,
página de la Comisión Sectorial de Enseñanza de nuestra Universidad.
4
Por “trabajo colaborativo en línea” se entiende la posibilidad que dos o más usuarios
trabajen en forma simultánea en un mismo documento o aplicación, a través de Internet. Un
ejemplo conocido de trabajo colaborativo en línea es googledocs.
5
La aplicación SAP ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema integrado de planificación
de recursos empresariales (ERP) desarrollado por la empresa SAP AG que se dirige a los
requerimientos de software del negocio para las grandes organizaciones de tamaño mediano en
todas las industrias y sectores. Permite la comunicación abierta dentro y entre todas las
funciones de la compañía. (http://en.wikipedia.org/wiki/SAP_ERP)
7
Organigramas
5. Vigencia de los organigramas
Los organigramas que utilizamos en el curso representan básicamente tres
elementos:
Órganos que componen la estructura organizativa.
Niveles jerárquicos de la estructura y de los órganos.
Relaciones formales entre los órganos.
Eduardo Kastika 6 indica que el organigrama es ”.. uno de los modos más usuales para
imaginarnos a una empresa (para “pensar” a la empresa)... Es un modelo – símbolo de lo que
muchos tenemos presente cuando imaginamos a una empresa: áreas, departamentos, bloques,
partes que se relacionan linealmente. El organigrama es un símbolo de cómo pensábamos
tradicionalmente a las organizaciones. El organigrama es una de las imágenes que tenemos de
lo que eran antes las organizaciones. ”
En el momento actual, señala Kastika, hay dos hechos que afectan a la organización. El primero
de ellos es el paso desde relaciones de dependencia a relaciones de interdependencia.
La
empresa ya no puede ser concebida como un conjunto de “bloques”. Más allá del
relacionamiento formal de dependencia las organizaciones crean una red de relaciones de
coordinación y de grupos de trabajo no permanentes, enfocados hacia un objetivo concreto.
Este relacionamiento no está representado en el organigrama.
El segundo elemento es un alto grado de dinamismo. La estructura organizativa está en
constante movimiento.
Estas apreciaciones no invalidan al organigrama como instrumento de análisis diagnóstico y de
representación de la estructura orgánica de una organización, pero sí limitan su alcance. Un
estudio en profundidad de una organización requiere un organigrama, pero el alcance no se
limita sólo a eso.
6. Algunos ejemplos
Fábrica Nacional de Tejidos S.A. es una empresa que fabrica telas para vestimenta y tapicería.
Exporta el 90% de su producción y vende el excedente a tres firmas mayoristas del país. En
promedio ocupa 100 personas.
Se presentan, como ejemplos, un organigrama esquemático y los tres organigramas analíticos
correspondientes a las unidades de primer nivel.
Fabrica Nacional de Tejidos S.A.
Organigrama Actual
al 30/4/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Directorio
Dirección
Gerencia
General
Gerencia
General
Gerencia
Producción
Ventas
Administración
6
Kastika, Eduardo: “Desorganización creativa, organización innovadora”. Ediciones Macchi.
Buenos Aires, 1994.
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Organigramas
Organigrama Actual
al 30/4/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Fabrica Nacional de Tejidos S.A.
Gerencia de Producción
Gerencia de
Producción
Gerencia
Tejido
Hilado
Compras
Departamento
Servicios
Generales
Depósito
Sección
Fabrica Nacional de Tejidos S.A.
Organigrama Actual
al 30/4/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Gerencia de Ventas
Gerencia de
Ventas
Gerencia
Exterior
Mayoristas
Departamento
Administración
de Ventas
Sección
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Organigramas
Fabrica Nacional de Tejidos S.A.
Organigrama Actual
al 30/4/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Gerencia de Administración
Gerencia de
Administración
Gerencia
Contaduría
Personal
Finanzas
Departamento
Cobranzas
Sección
Almacenes Mayoristas S.R.L. es una empresa que ocupa en promedio 150 personas.
Compra, vende y distribuye en todo el país artículos de tocador y perfumería. En este
caso se presentan como ejemplos un organigrama de cargos y un organigrama
funcional. Para cada cargo se puede indicar la cantidad de personas que lo ocupan
Organigrama de cargos
al
30/4/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Almacenes Mayoristas S.R.L.
Gerente
General
Asesor de
Marketing
Gerente de
Adquisiciones
Jefe de
Compras
Auxiliar de
Compras
Auxiliar
Jefe de
Depósito
Gerente de
Comercialización
Jefe de
Ventas
Vendedores
Jefe de
Distribución
Chofer
Gerente de
Administración
y Finanzas
Jefe de
Contaduría
Jefe de
Personal
Auxiliar
Contable
Auxiliar de
Personal
Jefe de
Cobranzas
Cobrador
Administrativo
Peón
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Organigramas
Organigrama funcional actual
al 30/4/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Almacenes Mayoristas S.R.L.
Gerencia General:
Dirección, gestión y
planificación de la
empresa
Asesor en Marketing:
Asesor de difusión y
comunicaciones de los
canales de las
mercaderías
Gerencia de
Adquisiciones:
Compra de mercadería.
Cálculo de costos y
fijación de precios.
Almacenamiento y
custodia de mercadería
Gerencia de
Comercialización: Venta
y distribución de
mercaderías a los
clientes. Determinación
de las unidades de
distribución
Gerencia de
Administración y
Finanzas: Elaboración de
estados contables.
Gestión de Personal.
Gestión Financiera y
cobranzas
Supermercados del Norte S.A. es una cadena de supermercados que cuenta con
numerosos locales. En promedio ocupa unos 5500 trabajadores y tiene una alta tasa
de rotación del personal. Se plantea el organigrama esquemático, en dos
presentaciones diferentes y algunos organigramas analíticos, algunos de ellos con
presentación vertical y otros horizontal.
Supermercados del Norte S.A.
Organigrama Actual
al 30/4/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Directorio
Auditoría
General
Dirección
Gerencia
General
Gerencia
General
Asesoría
Legal
Asesoría en
Marketing
Asesoría
Tributaria
Gerencia
Operaciones
Recursos
Humanos
Logística
Compras
Administración
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Organigramas
Supermercados del Norte S.A.
Organigrama Actual
al 30/4/2010
Elaborado por: Cr. José
Pérez
Directorio
Auditoría
General
Dirección
Gerencia
General
Legal
Gerencia
General
Marketing
Tributaria
Operaciones
Recursos
Humanos
Logística
Compras
Administración
Gerencia
Supermercados del Norte S.A.
Gerencia de Recursos Humanos
Organigrama Actual
al 30/4/2010
Elaborado por: Cr. José
Pérez
Gerencia de
Recursos
Humanos
Departamento
de
Capacitación
Departamento
de
Contrataciones
Departamento Departamento
de
de Liquidación
Selección
de Sueldos
Departamento Departamento
de Asistencia
de Asistencia
y Promoción
Técnica
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Organigramas
Supermercados del Norte S.A.
Organigrama Actual
al 30/4/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Gerencia de Compras
Gerencia
de Compras
Gerencia
Costos y
Estadística
Vegetales
y Frutas
Carnes y
Aves
Productos
de Tocador
Electrodo mésticos
Pescadería
Vestimenta
Departamento
Ropitas es una boutique ubicada en un centro comercial. Ocupa, según la temporada,
de seis a ocho personas incluyendo a su dueña. No se diagrama el Estudio Contable
Álvarez & Asociados, firma que tiene a su cargo la preparación de los estados
contables, la liquidación y pago de impuestos, la liquidación de sueldos, algunas
asesorías y trámites administrativos. Al tratarse de una microempresa, no se
diagrama el organigrama estructural sino el organigrama de cargos. En este caso,
para cada cargo se indica la cantidad de personas que lo desempeñan. El organigrama
funcional, también al tratarse de una microempresa, puede resultar muy útil.
Ropitas
Organigrama de cargos al 30.4.2010
Elaborado por: Juan Ortiz
Aprobado por: Dora López
Propietaria
Vendedor (4)
Cajero (1)
Auxiliar de
Servicio (1)
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Organigramas
Ropitas
Organigrama Funcional Propuesto al 30/04/2010
Elaborado por Juan Ortiz
Propietaria: Dirección
de la empresa.
Realización
de las compras. Gestión
financiera. Gestión de
personal
Vendedores: venta al
público de las
mercaderías.
Facturación de las
mercaderías
Vendedores: venta al
público de las
mercaderías.
Facturación de las
mercaderías
Auxiliar de Servicio:
limpieza del local
7. Organigramas con otros criterios de diagramación
Si se observan organigramas de organizaciones del sector público y del privado se
encontrará que los criterios para diagramarlos no son únicos ni uniformes y en
algunos casos no representan claramente la situación que se pretende describir.
En el organigrama siguiente las líneas que muestran las relaciones formales entre los
tres Departamentos que dependen directamente de la División Informática: Soportes
de Sistemas, Desarrollo de Sistemas y Administración de Datos, no facilitan una
correcta interpretación de las relaciones de dependencia jerárquica en la División.
División
División
Informática
Departamento
Soportes
de Sistemas
Desarrollo
de Sistemas
Administración
de Datos
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Organigramas
En este otro organigrama, la oficina de Auditoría Interna, unidad asesora del
Directorio aparece como una unidad de línea al igual que la Gerencia General y la
Secretaría General. No existe una diagramación diferente para representar la función
asesora que cumple la oficina de Auditoría Interna, lo cual puede dificultar un correcto
diagnóstico y análisis de la naturaleza de las funciones que cumplen los distintos
órganos.
Directorio
Secretaría
General
Gerencia
General
Auditoría
Interna
A través de internet se puede consultar diversos organigramas; entre ellos:
de Loterías y Quinielas en:
http://www.loteria.gub.uy/ORGANIGRAMA/organigrama
de la Cámara de Industrias en:
http://www.ciu.com.uy/innovaportal/file/34997/1/organigrama.jpg
del Hospital Pereira Rossell en:
http://www.pereirarossell.gub.uy/index.php/acerca-del-pereira-rossell/autoridades
del Banco BBVA en:
http://www.bbva.com/TLBB/tlbb/jsp/esp/conozca/organi/index.jsp
del Banco de Previsión Social en:
http://www.bps.gub.uy/Institucional/estructuraOrganizativa.aspx?menu=institucional
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