organigramas y diagramas de flujo

DISEÑOS ORGANIZATIVOS, 4º ADE. Curso 2005/06.
ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
A) ORGANIGRAMAS
Concepto de Organigrama: Es una representación gráfica de la estructura de una organización en la que se detallan:
Las unidades organizativas existentes
La dependencia jerárquica entre las mismas y sus conexiones
El número de niveles jerárquicos
Cuántas unidades organizativas diferentes conforman cada nivel
El organigrama tiene una función informativa interna y externa ya que supone una visión rápida y eficaz sobre la
estructura organizativa, y proporciona información a los empleados sobre su ubicación dentro de la organización. El
organigrama cumple también una función analítica al señalar posibles anomalías organizativas, equilibrios y
desequilibrios existentes en el desarrollo de diferentes partes de la organización, amplitud de ángulos de control,
relaciones de autoridad, etc.
La limitación principal que presentan los organigramas es que sólo recoge aspectos estáticos de la estructura
organizativa, tiene una validez transitoria debido a los cambios constantes que experimenta una organización.
Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda que no contenga un número excesivo de
cuadros y de puestos, ya que esto, en vez de ayudar a la estructura administrativa de la empresa, puede producir
mayores confusiones. Otro requisito es que muestren uniformidad gráfica y que sean actuales.
Elementos gráficos:
a) las figuras: representan las diferentes unidades organizativas o puestos de trabajo que componen la
organización. Es aconsejable utilizar rectángulos, que pueden disminuir progresivamente de dimensión a
medida que se desciende de nivel jerárquico, manteniendo un mismo tamaño para todas las figuras de un
mismo nivel. Dentro de las figuras normalmente se destaca su función (Ej. Producción), el cargo del
máximo responsable (Director de Producción) o el nombre de la unidad organizativa
(Dirección/Departamento/Unidad de Producción).
b) las líneas: representan las relaciones existentes entre las unidades organizativas o los puestos de trabajo
representados en el organigrama, por lo que es importante que se destaquen. Es aconsejable utilizar una
sola clase de línea. El trazado continuo representa un vínculo jerárquico (autoridad lineal) mientras que un
trazado discontinuo puede representar otro tipo de relación (Ej. autoridad de staff). Los elementos que
dependan de una determinada jefatura deben quedar ligados a ella por una sola línea convenientemente
ramificada.
Tipos de organigramas:
El organigrama vertical es el más utilizado. Cada unidad subordinada a otra se representa por cuadros en un nivel
inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro
del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a las unidades o
puestos que dependen de él y así sucesivamente.
Ventajas:
Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas.
Indican en forma objetiva las jerarquías del personal.
Desventajas:
Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles, es muy difícil indicar los
puestos inferiores.
El organigrama horizontal: igual que el anterior pero comenzando su desarrollo de izquierda a derecha.
Ventajas:
Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.
Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.
Desventajas:
Son menos usados y pueden presentar problemas de diseño en organizaciones grandes.
El organigrama mixto: combina las propuestas vertical y horizontal. Es muy útil en organizaciones grandes.
B) DIAGRAMAS DE PROCESOS O DE FLUJOS
Un proceso es una secuencia específicamente definida de pasos, actividades y métodos. La función de un diagrama de
procesos es la asignación de tareas (de responsabilidad de ejecución o decisión, de colaboración o de información) a
puestos de trabajo de un proceso así como una descripción de su desarrollo y secuencia temporal.
Ventajas: facilita una percepción transparente de un proceso, de las partes implicadas, de las tareas que desarrolla
una organización, de la secuencia y del tiempo de ejecución. Facilita la orientación al valor, localizando las tareas
esenciales y evitando duplicidades e ineficiencias organizativas.
Desventajas: existe dificultad a la hora de esquematizar todos los procesos, su secuencia, sus relaciones con otros
procesos. Puede contribuir a una mayor formalización y rigidez del /en el comportamiento organizativo.