Mapa conceptual tema 2 - Archivo y clasificación

Mapa conceptual del tema 2.- Técnicas de archivo y clasificación.
Utilidad del archivo: El archivo permite tener constancia de la documentación con la que trabajamos y es necesario por los siguientes motivos:
1.- Porque lo exige la ley estableciendo un tiempo mínimo de conservación:
a) A las empresas: les obliga el Código de Comercio y deben guardar toda la documentación que hace referencia a su negocio.
b) A los particulares: la declaración de la renta, escrituras de bienes inmuebles (vivienda, fincas rústicas…), contratos de suministro de agua, luz, etc.
2.- Porque esos documentos son los justificantes de haber realizado una compra, venta, contrato, etc, sin los cuales no podrías demostrarlo.
¿Qué es el archivo? Tiene dos significados:
1.- Conjunto ordenado de documentos que una persona u organización crea cuando realiza una actividad.
2.- Lugar donde se guardan los documentos de forma ordenada.
Requisitos que debe reunir:
 Su utilización debe ser sencilla.
 Debe tardarse el menor tiempo posible en encontrar la documentación que se busca.
 El espacio dedicado a él no debe ser excesivo, ya que el coste de mantenimiento sería muy elevado.
 Debe garantizar la seguridad e integridad de la información almacenada.
Tipos de archivo según…
La frecuencia de utilización:
Archivos activos: recogen documentos recién entregados en
la entidad (documentos del
año) o de consulta frecuente.
Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos (poco consultados). Su finalidad es suministrar
información de operaciones realizadas.
El lugar de emplazamiento:
Inactivos: recogen los documentos que
ya no son útiles para la actividad, que
por razones legales o de consulta, deben conservarse hasta su destrucción.
Centralizados: los documentos de
la empresa se conservan en un mismo lugar y son consultados por
distintos departamentos.
Descentralizados: se encuentran distribuidos por
los distintos departamentos de la entidad.
En una misma organización se pueden utilizar varios tipos de archivo. Lo importante es que cumpla/n bien con los fines para los que se crea/n el/los archivos.
Mantenimiento del archivo físico e informático: Ya se trate de un archivo físico o informático, hay que realizar una labor de mantenimiento para su correcta conservación y
uso, sino con el paso del tiempo resultan caóticos y desordenados; para ello se utilizan:
Archivo informático. Gracias a los sistemas informáticos de almaceArchivo físico. Utiliza el siguiente material:
namiento de datos, hoy, es posible almacenar gran cantidad de información en muy poco espacio. Utiliza el siguiente material:
Carpetas:
Software:
Tipo:
Características:
Tipo:
Características:
 Cartulinas dobladas por la mitad. Son utilizadas para colocar documentos relacio Permiten generar y archivar todo tipo de documentación:
Sencillas:
De gestión:
nados con una misma persona, empresa o institución.
contabilidad, facturación, nóminas, etc.
 Son aplicaciones creadas para guardar información, conBases de
 Son carpetas sencillas que disponen de unos ganchos en los laterales para poder ser
Colgantes:
sultarla y relacionarla, ocupando muy poco espacio y
datos:
colgadas en unas barras metálicas transversales.
haciendo más ágil el manejo de la información.
Carpeta archivador:
 Es importante que de estos archivos se realicen, periódiCopias de
camente, copias sin virus (seguras), para evitar la pérdida
Con anillas o
seguridad:
 Disponen de unas anillas para sujetar los documentos a archivar.
de datos, en caso de que el ordenador se estropee.
tipo A-Z:
Módulo: Organización y archivo.
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Tipo:
De proyecto:
De fuelle:
Archivo
definitivo:
Archivador:
Estanterías:
Armario para
carpetas
colgantes:
Armario
giratorio:
Armario
móvil:
Archivo físico (continuación). Utiliza el siguiente material:
Carpeta archivador:
Características:
 Están dotadas de una solapa y unas gomas para que los documentos no se salgan.
 En su interior están alojadas varias carpetas sencillas, unidas entre sí. Al abrir la
carpeta se despliega como si fuese un acordeón.
Cajas de cartón desmontables que contienen carpetas y documentos que no se consultan habitualmente.
Mobiliario:
 Mueble o caja que sirve para guardar documentos de modo ordenado y por separado.
 De metal o madera en las que se colocan las carpetas o cajas de archivo.
Archivo informático (continuación). Utiliza el siguiente material:
Hardware:
Tipo:
Características:
 Digitaliza (convierte a lenguaje digital: 0 y 1) imágenes
y documentos para poderlos almacenar en soportes digiEscáner:
tales (pen drive, disco duro externo, DVD, etc).
Impresora:
Redes:
 En lugar de bandejas o estantes disponen de un sistema de raíles para colgar las
carpetas.
 Estantería con forma circular que dispone de un eje central para poder girar sobre
sí mismo.
 Las estanterías se desplazan gracias a unos carriles colocados en el suelo.
Internet:
 Permite obtener en papel los documentos creados con el
ordenador.
 Por medio de las redes WLAN y WAN, los ordenadores
de una misma empresa se interconectan entre sí, y comparten información y documentos en formato digital,
prescindiendo del papel.
 Desde la puesta en funcionamiento de la firma electrónica, muchos particulares e instituciones gestionan la documentación a través de Internet, ya que gracias a ella se
autentifican los documentos y las operaciones que se
realizan a través de la red.
Métodos de archivo: No existe un método específico para cada empresa u organización. Cada una adopta el que más le conviene teniendo en cuenta sus características y
necesidades.
Deben establecerse unas normas para que todas las personas que lo utilicen lo hagan de la misma forma, y así evitar riesgos de pérdida de información y tiempo en localizar la documentación. Antes de implantar un método de archivo es necesario conocer las necesidades particulares de la empresa:
 Saber cómo está organizada la  Qué tipos de documentos se  Quién tramita cada tipo de  Cuál es su cantidad y dónde se  Tipos de consulta y usuarios
empresa.
tramitan.
documento.
que la realizan.
encuentran.
Sistemas de clasificación: Cada uno de los sistemas de clasificación puede ser válido para aplicarlo en diferentes casos. La elección de uno u otro, e incluso la combinación de
varios, depende de las necesidades de la organización y del que mejor se adapte a las necesidades de la misma.
Clasificación alfabética. Los nombres se clasifican siguiendo el orden del abecedario. Cuando un nombre está formado por varias palabras, hay que establecer cual es la palabra
principal o directriz (ordenatriz), a partir de la cual, se van a ordenar los nombres. Para establecer la palabra ordenatriz hay que seguir unas reglas.
Nombres de personas:
Nombres de empresas o instituciones:
Reglas:
Ejemplos:
Reglas:
Ejemplos:
 La palabra ordenatriz es el primer apellido, si dos  Mayo Montes, Antonio.
 Benítez Aguilera, Luís.
 Si están formados por un nombre propio, la
nombres tienen el mismo apellido, se ordenan por
Mayo Rodríguez, Julio.
 Bermúdez Gutiérrez, Juan.
clasificación se realiza igual que para las perel segundo, y si también coinciden, por el nombre  Mercado Aguilera, Eduardo.
 Borrego Delgado, Antonio.
sonas.
propio.
Mercado Aguilera, Pilar.
 Bueno Sánchez, Alberto.
Módulo: Organización y archivo.
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Clasificación alfabética (continuación).
Nombres de personas:
Reglas:
 Si también coincidiese el nombre, se tomaría como
palabra ordenatriz el D.N.I, el nº de expediente o la
localidad de residencia. Éstos aparecerán al final
del nombre entre paréntesis y en minúsculas.
 Cuando hay apellidos compuestos, tanto si están
unidos o no por un guión, se consideran como una
sola palabra.












Nombres de empresas o instituciones:
Reglas:
Ejemplos:
 Cuando el nombre contiene: “Sucesores
 García Ruiz, Manuel (1958).
 Delgado Domingo, (Hijos de).
de…”, “Viuda de…”, “Hijos de…”, no se
 García Ruiz, Manuel (3201).
 Patiño Pascual (Sucesores de).
tiene en cuenta y se coloca entre paréntesis
 García Ruiz, Manuel (3210).
 Pérez Pascual (Viuda de).
al final de la palabra.
 García Aranda Peña, Elena.
 Si el nombre de la empresa contiene el nom-  Buen (El) comer (Restaurante).
bre de la actividad (bar, farmacia, peluquería,  Esperanza (Bar).
 Garci-Gómez López, Pedro.
hostal, etc; tampoco se tendrán en cuenta.
 García-Lerma Recarte, Juán.
 Rizos (Peluquería).
 Nombres de organismos oficiales o institu-  Ayuntamiento de Zaragoza.
Si entre el nombre y el 1º apellido existe una ini-  Molina Segura, Antonio C.
ciones: se considera palabra ordenatriz todo el  Consejería de Educación.
cial, ésta se toma como parte del nombre.
 Ortiz Pérez, Ricardo A.
nombre.
 Delegación de Hacienda.
 Nombres de empresas o instituciones que se  BBVA.
Apellidos con artículos y preposiciones: no se tie-  Hoz (La) Martín, Soraya.
conocen por las siglas, se ordenan por éstas.
nen en cuenta al clasificarlos alfabéticamente.
 Torre (De la) Beamonte, Ana.
 SEAT.
Ventajas:
Inconvenientes:
El orden alfabético es conocido por todos.
 Hay que establecer una serie de normas que determinen claramente cuál es la palabra ordenatriz en cada caso.
Permite ampliar e intercalar nombres sin ningún problema.
 Los criterios para designar la palabra ordenatriz no son universales.
Se pueden crear todas las subdivisiones por categorías que se consideren necesarias.
 Si se retira un documento del archivo, hay que dejar una nota para indicar que falta.
Es válido para todo tipo de documentos.
Clasificación numérica. Los documentos se clasifican por el orden numérico de menor a mayor.
Clasificación cronológica:
Clasificación numérica correlativa:
Se toma como criterio de ordenación la fecha de los documentos. Pri Se les asigna a los documentos un número correlativo por orden de llegada, y este número es el
mero se ordenan por el año, después por el mes y finalmente por el día.
que se usa para ordenarlos sin considerar ningún otro elemento.
Se emplea, principalmente, para clasificar documentos con fecha de
 Se emplea, básicamente, en la clasificación de expedientes (académico, clínico, etc.).
vencimiento (facturas, recibos, cheques, letras de cambio, etc.).
Ventajas:
Inconvenientes:
Ventajas:
Inconvenientes:
Sencillez
y  Si no se sabe la fecha del documento no se puede  Sencillez y rapidez.
 Si no se sabe el número del documento no se
localizar.
 Puede ampliarse añadiendo nuevos números.
rapidez.
puede localizar.
Permite am-  Obliga a utilizar índices o fichas auxiliares para  Dos documentos no pueden tener el mismo
 Obliga a llevar índices o fichas adicionales para
relacionar las fechas con los documentos.
número, por ello es fácil detectar los errores.
pliar según
relacionar el número con los documentos.
las necesida-  Si se retira un documento hay que dejar una nota  Si se retira un documento, se sabe que falta
 No se pueden intercalar nuevos documentos.
des.
para indicar que falta.
porque los números son correlativos.
Clasificación alfanumérica. Se basa en una combinación de una o varias letras y de uno o varios números. Dependiendo cómo se establezca el código deberemos tomar como
criterio de ordenación, la primera parte del mismo: si es C-425; alfabético. Si es 425-C; numérico.
Ventajas:
Inconvenientes:
Sencillez y rapidez.
 Obliga a tener índices o fichas adicionales para relacionar el código con los documentos.
Dos documentos no pueden tener el mismo código, por ello es fácil detectar los errores.
Módulo: Organización y archivo.
Ejemplos:
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Clasificación alfanumérica (continuación).
Ventajas:
Inconvenientes:
 Si se retira un documento, se sabe que falta porque los códigos son correlativos.
 Si no se sabe el código del documento no se puede localizar.
 Puede ampliarse añadiendo nuevos códigos.
 No se pueden intercalar nuevos documentos.
Clasificación geográfica. El criterio de clasificación son los lugares geográficos asociados a los documentos.
Características:
Ejemplo:
Comunidad
Provincia
Localidad
Nombre
 Este sistema lleva consigo varias clasificaciones sucesivas: país, comunidad autónoAragón
Huesca
Barbastro
Tecno, S.A.
ma, provincia, localidad, calle.
Castilla y León
Burgos
Aranda de Duero
Mercado de abastos
 Dentro de cada grupo se realiza una clasificación por orden alfabético.
Castilla y León
Burgos
Caleruega
C.A.L.B.
Ventajas:
Inconvenientes:
 Método sencillo.
 La documentación se identifica fácilmente.
 Hay que designar la palabra ordenatriz.
 No necesita índices ni fichas adicionales.
 No es adecuado para archivos con mucha documentación.
 Permite la ampliación.
 Puede combinarse con otros sistemas como el alfabético, numérico o cronológico.
Clasificación por materias. Se agrupa la documentación por temas o asuntos a que se refiere el documento, y luego se ordena siguiendo algún criterio de clasificación (alfabético,
numérico, cronológico…).
Ejemplo:
Ventajas:
Inconvenientes:
1.- Zapatos.
1.1.- Marrones.
1.1.1.- Talla 42.
 Los documentos se localizan rápi-  Los documentos que se refieren a más de una asunto hay que hacerles copias y colocarlos en distintas
1.1.2.- Talla 43.
damente.
carpetas.
2.- Zapatillas.
 Permite la ampliación y la intercala-  Hay que determinar previamente los asuntos o materias que presentan suficiente entidad para constituir un
2.1.- Deporte.
ción de documentos.
apartado del archivo.
2.1.1.- Talla 40.
2.1.2.- Talla 41.
2.1.3.- Talla 42.
Seguimiento, almacenamiento, conservación entrega y expurgo de documentos: La correcta gestión del archivo permite su pervivencia en el tiempo y la facilidad para localizar la
documentación.
 En todo momento debe saberse dónde se encuentra cada documento para agilizar su consulta cuando se necesite, por lo que es necesario cumplir estric Seguimiento:
tamente con las normas que se dicten para gestionar adecuadamente el archivo.
En toda organización deben existir unas condiciones de almacenamiento de la documentación que garanticen:
 Almacenamiento:  El espacio adecuado para el volumen de información a almacenar.
 La perfecta ordenación del archivo para garantizar la rápida localización del documento.
Para que la conservación de la documentación sea adecuada, la organización debe establecer un plan de conservación en el que se incluya:
 El mantenimiento de las instalaciones en las que se encuentra el archivo (estado de edificios, instalaciones eléctricas, mobiliario, etc.).
 Conservación:
 Medidas preventivas para asegurar que la información almacenada está protegida en caso de incendio, robo, inundaciones, etc.
 Los recursos necesarios para evitar que usuarios no autorizados accedan a la información.
Módulo: Organización y archivo.
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Mapa conceptual del tema 2.- Técnicas de archivo y clasificación.
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Seguimiento, almacenamiento, conservación entrega y expurgo de documentos (continuación).
Posibilita la consulta o préstamo de la información almacenada. Para que esta operación sea segura han de cumplirse una serie de requisitos:
1.- El interesado en consultar cierta documentación, deberá solicitarlo utilizando un formulario de solicitud de préstamo.
2.- El personal encargado del archivo comprobará si está autorizado a dicha consulta, y en caso afirmativo, preparará la información solicitada.
Entrega: 3.- El solicitante anotará en el registro de préstamos sus datos, debiendo ser informado del plazo que tiene para devolver la documentación prestada.
4.- Si el usuario necesitase disponer de más tiempo para consultar la documentación, deberá solicitarlo debidamente.
5.- Cuando se devuelve la documentación, el responsable del archivo registrará en la solicitud la fecha de entrega y devolverá a su lugar originario la documentación devuelta.
La mayoría de la documentación tiene un periodo de conservación limitado. Por ley existen documentos que deben conservarse durante un tiempo determinado (libros contables, declaraciones de impuestos, facturas, etc.); en otros, su ciclo de vida se limita a su utilidad (invitaciones a actos o a reuniones, ofertas de productos, etc.).
Para realizar un correcto mantenimiento del archivo es imprescindible eliminar toda aquella información que no sea necesaria, a esta operación se le denomiExpurgo:
na expurgo de la documentación.
La ley define el expurgo como “la destrucción física de la información, por cualquier método, que garantice la imposibilidad de su reconstrucción y su posterior utilización”.
Acceso, seguridad y confidencialidad de la información y documentación.
Para proteger la información debemos tener claros una serie de conceptos:
La confidencialidad es prevenir la divulgación de información a personas o sistemas no autorizados.
La seguridad son las acciones encaminadas a evitar el hurto o destrucción de la información.
La integridad consiste en mantener los datos a salvo de modificaciones no autorizadas.
La disponibilidad es que la información debe encontrarse accesible para quienes deben consultarla, ya sean personas, sistemas o aplicaciones.
Cualquier persona que posea información privilegiada tiene la obligación de salvaguardarla y evitar que tal información pueda ser objeto de utilización abusiva o desleal.
Algunas de las medidas a adoptar pueden ser:
Identificar la información y su contenido como confidencial.
Permitir el acceso exclusivamente a las personas autorizadas.
Asegurar la correcta y exclusiva entrega de información a sus receptores.
Establecer claves de acceso a los sistemas informáticos que contengan información confidencial.
Si se tuviesen que hacer copias de documentación, éstas deberán estar controladas, identificando el número de copias y a los usuarios de las mismas.
Disponer de cámaras de seguridad para el control de acceso de personal al archivo.
Instalar sistemas de seguridad contra incendios para proteger la información (alarmas contra incendios, mobiliario ignífugo, aislantes contra incendios en las paredes, etc.).
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