República Bolivariana de Venezuela Universidad Pedagógica Experimental Libertador

República Bolivariana de Venezuela
Universidad Pedagógica Experimental Libertador
Instituto Pedagógico “Luís Beltrán Prieto Figueroa”
Subdirección de Investigación y Postgrado
Maestría en Educación Técnica
SISTEMA Y CLASIFICACIÒN DE ARCHIVO
PARTICIPANTE:
Elida Mendoza CI: 13269147
Sección: 538
Asignatura: Tecnología y
Creatividad
Prof.: Nelcar Camacho
Barquisimeto, Mayo 2009
ARCHIVO
Según Zavarce (2000).
Es el resultado de un proceso
que nos permite guardar en un
orden
sistemático
diversos
objetos,
elementos
y
documentos relacionados con las
actividades que se realizan en
determinadas entidades.
IMPORTANCIA
El archivo es de vital
importancia ya que permite
conservar
ordenadamente
documentos, que pueden ser
consultados en un momento
dado, así como también facilitar
su localización.
Por otra parte, el archivo
protege los documentos del
deterioro y pérdida.
FUNCIONES DEL ARCHIVO
 Asegurar la
máxima rapidez
 Adecuación de
las Instalaciones
donde se
conservan los
documentos
 Valorar los
documentos para su
conservaciòn o
destrucción
 Organizar los
Documentos
Asegurar la perfecta
Conservaciòn
 Descripción
para
Facilitar el
acceso
Equipos y Materiales
Para Archivar
Archivadores Verticales
Archivador Horizontal
Fichero
Computadora
Cinta Magnética
Diskette
CD
Carpetas
Pendrive
Índices
Carpetas Acordeón
Tarjetas
Guías y Subguìas
Disco duro
Bandeja de Escritorio
5. GUARDAR
4. DISTRIBUIR
1. INSPECCIONAR
PROCEDIMIENTOS
PARA ARCHIVAR
2. CLASIFICAR
3. CODIFICAR
Clasificación Alfabética
Según Silva (2002) Es aquel
que sigue una secuencia lógica, basada en
el arreglo de los nombres de acuerdo con
el alfabeto; muy similar al utilizado en los
diccionarios. Y las guías telefónicas.
Nombre de Individuos
Se debe invertir el orden de los nombres de cada individuo
para luego clasificarlo y separarlo por unidades (entiéndase por
unidad cada palabra de un nombre), considerando en primer lugar el
apellido paterno, en segundo lugar el nombre de pila, y en tercer
lugar el segundo nombre o la inicial, si la hubiera.
Nombres de Individuos (Ejemplos)
Nombres
Carmen
Andrade
Bautista
Manuel D.
sierra
Isabel
Carrillo
1era.
Unidad
2da. Unidad
3era. Unidad
Andrade
Bautista
Carmen
Sierra
Manuel
D.
_________
Carrillo
Isabel
ORDEN
ALFABÈTICO
Ya clasificados los nombres por
unidades, hay que arreglarlos en orden
alfabético comparando las unidades
semejantes de cada nombre. Si las
primeras unidades son iguales se
comparan las segundas y si éstas
también son iguales, se comparan las
terceras hasta encontrar
la desigualdad. Ejemplo en el cuadro
siguiente.
Orden alfabético (Ejemplos)
Nombres
1era.
Unidad
2da. Unidad
3era. Unidad
______
Armas
Germàn
Ramón Eduardo
Barrios
Barrios
Ramón
Eduardo
Ramón Emiro
Barrios
Barrios
Ramón
Emiro
Germàn Armas
SISTEMA
NUMÈRICO
Según Zavarse (2000) Consiste
en asignar un números consecutivos
a las personas o empresas que
escriben,
numerando
consecutivamente las carpetas, para
después archivarlas por orden
numérico.
Sistema
VENTAJAS
•Es
Numérico
DESVENTAJAS
más sencillo encontrar •Necesita índice auxiliar
las carpetas
alfabético
( puede ser tarjeta o una
•Las fichas pueden utilizarse base de datos ) para
para otros fines
determinar el número de
códigos que corresponde
•El
archivo se puede el tema del documento.
aumentar indefinidamente.
•Los
números de la carpeta
se pueden utilizar para cartas
SISTEMA
GEOGRÀFICO
Según Zavarse (2000). Consiste
en agrupar las carpetas en orden
geográfico, por países, regiones,
territorios entre otros. Este es un
sistema indispensable en una oficina
de
exportación
o
en
un
departamento de ventas.
Sistema
Geográfico
VENTAJAS
DESVENTAJAS
Se puede encontrar más
rápido ya que esta ubicado
por países, regiones, o
territorios.
Las
actividades
no
siempre se desarrollan en
territorios específicos y
otro inconveniente sería
que se necesita un amplio
conocimiento
del
desplazamiento
y
emplazamiento de todos
los pueblos y ciudades.
FIN
MUCHAS
GRACIAS