LOS ESTADOS FINANCIEROS APROBADO

Oficio 340-032151 del 23 de junio de 2005
LOS ESTADOS FINANCIEROS APROBADOS POR EL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL,
PUEDEN SER TRANSCRITOS EN EL ACTA O ANEXARSE A LA MISMA.
1.
El artículo 189 del Código de Comercio prescribe que “ Las decisiones de la junta de
socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las
personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y
el secretario de la misma...”
2.
Por su parte, el artículo 195 ibidem establece la obligación para la sociedad de llevar
un libro de actas, debidamente registrado “ en el que se anotarán por orden cronológico
las actas de las reuniones de la Asamblea o de la Junta de Socios” .
3.
El artículo 431 ídem, ordena que lo ocurrido en tales reuniones se hará constar en el
libro mencionado. Así mismo las actas deben contener por lo menos el lugar, fecha y
hora de la reunión; número de acciones suscritas; la forma y antelación de la
convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o
ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de
votos emitidos a favor; en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por
los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su
clausura.
4. A su vez el artículo 445 del citado código, establece que al fin de cada ejercicio y por lo
menos una vez al año, el treinta y uno de diciembre, las sociedades anónimas deberán
cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de sus negocios.
5.
Así mismo el artículo 446 ídem, expresa que la junta directiva y el representante legal
presentarán a la asamblea para su aprobación o improbación, el balance de cada
ejercicio. (subrayo). Que según el artículo 447 ibidem el Balance General y sus anexos,
junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley, deberán ponerse a
disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante los quince
días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea.
6.
De otra parte, el artículo 22 del Decreto 2649 de 1993, mediante el cual se expidieron
las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia,
estableció los estados financieros básicos: Balance General, Estado de Resultados,
Estado de cambios en el patrimonio, Estado de cambios en la situación financiera y
Estado de flujos de efectivo. Estados que son los que debe preparar la administración
del ente económico, para ser sometidos a la aprobación del Máximo Órgano Social.
En este orden de ideas, si de lo ocurrido en la reunión del Máximo Órgano Social, se precisa
reproducir el texto de un documento revisado o incluso anexarlo y tenerlo como parte
integrante del acta, tal procedimiento estaría plenamente ajustado a derecho siempre y
cuando se exprese en forma clara las decisiones tomadas en relación con tales escritos.
De lo anterior se colige, que los estados financieros preparados de acuerdo con lo
establecido en las normas vigentes antes mencionadas, pueden ir anexos y formar parte
integrante del acta, si así es aprobado en el seno de la reunión; de lo contrario deben
transcribirse en el texto de la misma acta, para que quede evidencia de los Estados
Financieros aprobados.