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VERSAT–CONFIGURACION. GUIA PARA SEMINARIOS.
INICIO DE VERSAT
El acceso a los subsistemas de Versat se logra a través de:
 Menú de Inicio - Grupo de Programas “Versat Sarasola 2.0.0”
 Ventana Principal Versat Sarasola
 Icono de Sistema en la Barra de Tareas
La primera vez que se inicia el Versat, se muestra al usuario una ventana para
identificar el servidor y la base de datos, así como el usuario y la contraseña
para establecer la conexión. Después que se inicia correctamente la primera
sesión de trabajo, la ventana de identificación solo va a solicitar el usuario y la
contraseña.
El subsistema Configuración permite a un usuario con derechos de
administración en el servidor SQL Server iniciar una sesión de trabajo y le
asigna el carácter de Administrador de Sistema para tener la posibilidad de
introducir los primeros usuarios de Versat, una vez configurado al menos un
usuario de Versat con permiso de Administración ya no resulta necesario utilizar
usuarios administradores del servidor SQL Server.
ESTRUCTURA GENERAL DE LAS APLICACIONES DE VERSAT
Los subsistemas o aplicaciones de Versat de forma general tienen una
estructura formada por:
-
Menú de opciones que contiene básicamente las opciones (Sistema,
Procesos y Ayuda)
Barra de herramientas localizada en la parte superior de la ventana
principal, aparece dividida en secciones de acuerdo al tipo de opción
Barra de Actividades que divide funcionalmente el subsistema
Navegador de funciones en la sección izquierda inferior
Vista informativa en la sección derecha inferior asociada a la función
seleccionada
Barra de estado en la parte inferior
Cada vista contiene un conjunto de opciones que son accesibles a través de
teclas calientes, el menú contextual en la propia vista, la barra de herramientas y
el menú principal. Tanto las opciones en la barra de herramientas como en el
menú principal se muestran solo en el momento en que esta seleccionada la
vista.
DESCRIPCIÓN GENERAL DE CONFIGURACION
La función básica del subsistema Configuración es adaptar el Versat a las
condiciones específicas de la organización, definiendo los siguientes aspectos:
1. Elementos generales que caracterizan la actividad económica de la
organización, tales como las unidades contables, áreas de
responsabilidad, almacenes y custodios, trabajadores, entidades (clientes
o suministradoras)
2. Parámetros generales como los ejercicios contables que enmarcan las
etapas en que se realizan las operaciones contables, las monedas que se
utilizan
en las transacciones financieras y los formatos para la
conformación de clasificadores dinámicos
3. Esquema de seguridad: Se definen usuarios que acceden al sistema y los
niveles de acceso a los subsistemas en las unidades contables, un nivel
de acceso de un subsistema encierra un conjunto de operaciones a
realizar
4. Salvaguarda de copias de seguridad de la información, se establece un
mecanismo de programación de salvas que se van a realizar de forma
automática.
INICIO
Para iniciar una sesión de trabajo en Configuración, en la ventana del Versat
Sarasola se oprime el botón “Configuración”, en la ventana de identificación se
introduce el usuario y la contraseña y a continuación se muestra la ventana
principal de la aplicación.
DESCRIPCION DE OPCIONES
El subsistema esta dividido en tres actividades: Seguridad, Parámetros y
Codificadores.
ACTIVIDAD-SEGURIDAD
En la actividad de Seguridad se agrupan las funciones de definición de los
usuarios del Versat y la asignación de permisos en los subsistemas.
Usuarios
Los usuarios con permisos de administrador de sistema pueden actualizar la
información en esta función, en el caso del administrador económico solo puede
ver información.
En esta función se muestra la siguiente información:
-
-
-
-
Nombre: nombre y apellidos del usuario
Identificador: Seudónimo o alias que identifica al usuario en los
subsistemas del Versat (se corresponde con un Login de SQLServer)
Tipo de usuario: Existen dos tipos de usuarios para trabajar en Versat,
usuario de red y usuario de Versat. En caso que el sistema este instalado
en una red donde exista un servidor de dominio se pueden usar
cualquiera de los dos tipos de usuario, en caso contrario solo pueden
crearse usuarios de Versat.
Administrador de Sistema: Si esta marcado con una X indica que el
usuario tiene derechos para insertar, eliminar y modificar las propiedades
de los usuarios, así como asignar permisos de administración en el
subsistema Configuración, y además tiene derechos para programar
salvas de la información. En las restantes opciones solo puede visualizar
información.
Administrador económico: Si esta marcado con una X indica que el
usuario tiene derechos para asignar permisos en los subsistemas y definir
codificadores y parámetros generales. En las restantes opciones solo
puede visualizar información.
Activo: Si esta marcado con una X indica que el usuario esta activo y
puede acceder a los subsistemas donde tiene permisos asignados, en
caso contrario no puede acceder a los subsistemas del Versat.
Adicionar usuarios
Permite introducir nuevos usuarios, en la ventana se solicitan el nombre y el
identificador, se establece el tipo de usuario, si es un usuario de red hay que
especificar el nombre del dominio, en caso de ser un usuario Versat se solicita
especificar una contraseña y al finalizar la edición se solicita su confirmación.
Eliminar usuarios
Se selecciona el usuario que se desea eliminar, al ejecutar la acción queda
eliminado el usuario y ya no puede acceder a los subsistemas. Si no se logra
eliminar se muestra un mensaje advirtiendo que no es posible eliminar el usuario
porque ya ha realizado operaciones y se solicita inactivarlo, si se acepta el
usuario queda inactivo no puede acceder a los subsistemas.
Modificar usuarios
Permite modificar el nombre del usuario y en caso de que sea de tipo Versat se
puede modificar la contraseña.
Activar usuario
Permite activar un usuario inactivo, restableciendo los permisos que tenia
asignados en los subsistemas.
Ver todos
Si esta seleccionada se muestran todos los usuarios, activos e inactivos, en
caso contrario solo se muestran los activos, que es la opción predeterminada.
Permisos de Configuración
Permite establecer permisos a los usuarios para acceder al subsistema de
Configuración, que son administrador de sistema y administrador económico, un
usuario puede tener asignado uno o ambos permisos. Un usuario no tiene
posibilidad de asignarse a sí mismo permisos de configuración.
Ver accesos al sistema
Muestra los accesos que han tenido los usuarios a los diferentes subsistemas.
En la ventana aparece en cada sesión del usuario, la fecha y hora de inicio y
terminación, el subsistema en que trabajo, desde que estación, y observaciones
que reflejan si termino la sesión de forma normal, si aborto la ejecución o si esta
conectado. Se cuenta con opciones para especificar criterios de selección por
subsistemas, usuarios, rangos de fecha, y especificando como termino la
ejecución o si esta conectado.
Permisos
Los permisos de los usuarios en el Versat están basados en los niveles de
acceso definidos en cada subsistema, cada nivel de acceso agrupa un conjunto
de operaciones a realizar. En la vista se muestran los usuarios y los niveles de
acceso que tienen asignados en el subsistema y la unidad seleccionada. Los
usuarios con permisos de administrador económico pueden actualizar la
información en esta función, en el caso del administrador de sistema solo puede
ver información.
Adicionar niveles de acceso
Permite definir permisos en la unidad contable y el subsistema seleccionados,
en la ventana se muestra una lista de donde se escoge el usuario y se marcan
los niveles de acceso que se requieran, se puede marcar uno o varios a la vez.
Establecer permisos
Se utiliza para modificar los permisos de un usuario en la unidad contable y el
subsistema seleccionados, su comportamiento es similar al descrito
anteriormente para asignar niveles de acceso.
Eliminar niveles de acceso
Retira todos los permisos del usuario en el subsistema y la unidad seleccionada,
por tanto ya no puede acceder al subsistema en dicha unidad.
Descripción de niveles de acceso
Muestra todos los niveles de acceso del subsistema seleccionado y una
descripción de las operaciones que con el se pueden realizar.
ACTIVIDAD-PARAMETROS
En esta actividad se definen los ejercicios contables, que es el intervalo de
tiempo en que se realizan las operaciones contables, las monedas que se
utilizan en las transacciones financieras, y los formatos que sirven de base para
los clasificadores de estructura dinámica. Los usuarios con permisos de
administrador económico pueden actualizar la información en las funciones de
esta actividad ad, en el caso del administrador de sistema solo puede ver
información.
Ejercicios
En la vista se muestra en la sección superior el nombre y las fechas de inicio y
fin de los ejercicios, y en la sección inferior se muestran los periodos de tiempo
que forman parte del ejercicio seleccionado. Para iniciar las operaciones
contables es imprescindible tener configurado al menos un ejercicio.
Adicionar ejercicio
Se le propone al usuario crear un ejercicio basado en un año natural, es decir
que inicie el 1 de enero y termine el 31 de diciembre y sus periodos se
correspondan con los meses, si esta de acuerdo, se muestra una ventana
solicitando el nombre y año del ejercicio y se crea el ejercicio de la forma
descrita.
En caso que se desee crear un ejercicio con una estructura diferente al año
natural, se muestra una ventana donde se debe introducir el nombre del ejercicio
y el intervalo de tiempo que enmarca, a continuación se adicionan los periodos
en que va a estar dividido, utilizando las opciones disponibles en la barra de
herramientas de la ventana, el menú contextual y las teclas calientes,
introduciendo de forma similar el nombre, inicio y fin de cada periodo, para
finalizar correctamente la edición, los periodos deben abarcar todo el intervalo
definido en el ejercicio.
Eliminar ejercicio
Si se intenta eliminar un ejercicio que ya tiene operaciones registradas se le
muestra un mensaje al usuario alertando que no es posible completar la acción
porque ya tiene información asociada.
Modificar ejercicio
El usuario puede modificar las propiedades del ejercicio, pero las modificaciones
al intervalo están limitadas cuando ya se han ejecutado operaciones, de manera
que si por ejemplo, ya se están registrando operaciones en el mes de abril, solo
se pueden realizar modificaciones hasta el mes de mayo.
Monedas
Aquí se definen las diferentes monedas que se manejan en las operaciones
financieras de la organización. En la vista se muestran las propiedades de las
monedas, el nombre, la sigla y la tasa de cambio actual con respecto a la
moneda nacional.
Adicionar Moneda
En la ventana de edición se introduce el nombre, la sigla que la identifica y la
fecha y tasa de cambio con respecto a la moneda nacional.
Adicionar Tasa
Se introduce un nuevo valor de tasa de cambio y la fecha que corresponde.
Eliminar Tasa
Permite eliminar tasas de cambio registradas.
Formatos
Los formatos dan la posibilidad de crear estructuras por niveles de forma
dinámica, esto resulta de mucha utilidad para formar clasificadores que tienen
una estructura arbórea, tales como las cuentas contables, centros de costo y
áreas de responsabilidad, entre otros. En la vista se muestra de los formatos, el
nombre, la longitud que abarca, el símbolo de separación de niveles, la
estructura de niveles que contiene y una muestra de cómo se visualizan en las
aplicaciones los valores de un clasificador basado en dicho formato.
Adicionar formato
En la ventana de edición se introduce el nombre, el símbolo de separador y se
establecen los niveles, utilizando las opciones disponibles en la barra de
herramientas de la ventana, el menú contextual y las teclas calientes. De los
niveles se introduce el nombre, una abreviatura y la longitud
Modificar formato
Las modificaciones a los niveles de un formato están limitadas cuando en el
clasificador asociado se introducen valores en dichos niveles, en caso contrario
se pueden actualizar los niveles sin restricción alguna.
Eliminar formato.
Si un formato comienza a ser utilizado por un subsistema, ya no puede ser
eliminado, en caso contrario se puede eliminar completamente.
ACTIVIDAD-CODIFICADORES
Agrupa los codificadores de uso general en el sistema que caracterizan la
actividad económica de la organización, estos tienen como elementos comunes
que se identifican con un código y un nombre y tiene un comportamiento similar
en la edición, entre ellos están las unidades contables, trabajadores, almacenes,
custodios y entidades.
Acciones comunes de los codificadores.
Eliminar: elimina un elemento del sistema, si tiene información asociada, se
emite un mensaje alertando al usuario y se propone inactivarlo, si queda inactivo
ya no se podrán registrar operaciones relacionadas con dicho elemento.
Activar: permite que un elemento inactivo se pueda utilizar nuevamente en el
sistema.
Imprimir: visualiza todos los elementos de la vista y permite imprimir un listado
con todas sus propiedades.
Buscar: localiza de forma rápida un elemento basado en el código o el nombre.
Ver todos: si esta seleccionada se ven los elementos activos e inactivos, en caso
contrario solo se ven los activos.
Exportar: crea en la localización seleccionada un archivo en formato de texto
separado por comas con toda la información de los elementos
Importar: inserta nuevos elementos o modifica los existentes a partir de la
información de un archivo de texto con el formato descrito en la opción Exportar
Historia: muestra la relación de códigos que ha tenido anteriormente el
elemento, hasta que fecha y el usuario que efectuó el cambio.
Los usuarios con permisos de administrador económico pueden actualizar la
información en las funciones de esta actividad, en el caso del administrador de
sistema solo puede ver información.
Áreas de Responsabilidad
El codificador de áreas de responsabilidad tiene características diferentes al
resto de los descritos anteriormente porque se estructura por niveles y para ello
se basa en un formato que se debe definir para comenzar a crear las áreas con
los niveles que requiera la organización, el formato se establece en la sección
derecha en las propiedades de las áreas, se selecciona de la lista de formato
disponibles.
Apertura
Para conformar la estructura de las áreas se utiliza el concepto de aperturas,
que no son más que los diferentes niveles en los que se va a desglosar. Al crear
una apertura se insertan los elementos correspondientes a dicho nivel, de ellos
se introduce la clave, una descripción y la unidad contable a la que esta
asociado, de forma similar se continua definiendo aperturas en los elementos de
áreas que requieran ser desglosados.
OPCIONES GENERALES
Datos de la organización
A través de esta opción se introducen los atributos generales que caracterizan a
la organización, su código, nombre, organismo a que pertenece, dirección en
que se encuentra ubicada, y un logotipo que la identifica, que se puede cargar a
partir de un archivo con formato de imagen, en la parte derecha se muestra una
vista previa de dicho logotipo. Solo pueden actualizar esta información los
usuarios con permisos de administrador económico.
Salvar Datos
Esta opción permite realizar salvas de la base de datos, las salvas se pueden
realizar directamente por el usuario o programar para que se ejecuten de forma
automática en un momento especificado, para programar una salva es necesario
tener permiso de administrador de sistema, si el usuario conectado no lo tiene
solo se mostrara la sección de salva instantánea.
Salva instantánea: se selecciona la carpeta donde se va a localizar y se
introduce el nombre del archivo a crear. Es necesario destacar que las carpetas
que se muestran son del servidor SQL Server, si se desea salvar en otra
estación se debe seleccionar la opción “Red’ para tener acceso al conjunto de
estaciones de la red. Una vez definido el archivo destino se oprime el botón
“Salvar ahora”.
Programación de salvas
El mecanismo de la programación de salvas se basa en un servicio de SQL
Server llamado “SQLServerAgent”, por tanto este debe estar correctamente
configurado para que funcione.
Esta sección contiene una barra de herramientas con las acciones disponibles y
un listado con las programaciones de salvas, que muestran el nombre, el archivo
donde se localiza, la fecha de la última ejecución y la fecha de la próxima salva a
realizar.
Adicionar programación
En la ventana se introduce el nombre descriptivo, el archivo donde se va
guardar, se puede escribir directamente o se puede usar el botón (…) para
localizar la carpeta, se establece la periodicidad, es decir, si va a ocurrir
diariamente o semanalmente (se debe seleccionar el día de la semana), se
define la ocurrencia, o sea, cada cuantos días o cada cuantas semanas, y la
hora en que va a ocurrir, finalmente se introduce una descripción, al terminar la
edición se inserta la nueva programación y se puede observar en la columna
“próxima ejecución” el momento en que debe realizarse la salva.
Adicionalmente se pueden modificar los atributos de las programaciones
existentes y también eliminar las que no sean necesarias.
Salvar ahora: ejecuta una salva instantánea y la almacena en la localización
configurada en la programación
Actualizar listado: actualiza la programación que se muestra en el listado basado
en el último estado de la información que obtiene del servidor SQLServer.