ROLE BASED PRODUCTIVITY Un enfoque innovador

Ingeniería de Software y Servicios de IT
ROLE BASED PRODUCTIVITY
Un enfoque
innovador para
obtener beneficios
tangibles en las
empresas, mediante
soluciones
tecnológicas que
incrementan la
productividad de sus
empleados.
1. EL DESAFÍO
Problemática actual:
• Usuarios desempeñándose en un rol de la organización y en consecuencia ejecutan
tareas de los procesos de negocio de la misma
• Los procesos cruzan las fronteras de las áreas de negocio, regiones, involucran distintas
aplicaciones y herramientas.
• Cada vez mayor interacción entre las personas, mayor cantidad de aplicaciones y diversidad tecnológica
• Es común ver también usuarios accediendo a transacciones de multiples pasos para
ejecutar un paso de un proceso de negocio ya que utiliza sistemas que se han adaptado
a su empresa particular.
• De las actividades de un día normal de trabajo de algunos roles de negocio, hay varias
que están soportadas sobre sistemas transaccionales y una cantidad aún mayor que se
realizan utilizando mecanismos como e-mail, llamados telefónicos, intercambio de información no estructurada (Excel, Word, etc). Esto no solamente genera un overead de
trabajo para las personas – afectando su productividad – sino que genera una dispersión
de contenidos e información de la organización en repositorios locales de las personas o
medios informales
Desafíos:
• El negocio involucra distintos actores y esa interacción cruza fronteras de áreas de
negocio y geográficas.
• Importancia en la frecuencia y efectividad de las comunicaciones.
• La cantidad de información y documentación que se requiere para dar soporte a cada
proceso es cada vez mayor.
2. EL DESAFÍO - Cont.
Drivers:
• Foco en el rol de negocio
�• Mejoras de eficiencia y estructura de costos
�• Desarrollo de capacidades de las personas de cada área y gestionales
�• Integración de sistemas de información de la organización
�• Mejorar colaboración de los involucrados
3. DESCRIPCIÓN / PROPUESTA DE VALOR
En este contexto, y con el objetivo de mejorar la productividad de los usuarios/roles de
negocio, mejorar la eficiencia de los procesos de negocio y acercando el área de IT a las
áreas de negocio, se propone poner foco en un rol de negocio particular para realizar un
análisis y propuestas de Mejoras. Para ello se realizarían las siguientes tareas:
• Identificación de procesos, pasos y roles de negocio con potencial de mejora
� • Análisis de un día de trabajo
� • Clasificación de tareas
� • Identificación de aplicaciones/sistemas involucrados
� • Identificación de colaboración y otras tareas sin soporte de sistemas transaccionales
� • Identificación de puntos de mejora en el uso de las aplicaciones actuales.
� • Diseño de Soluciónà Prototipo Funcional
� • Construcción de piloto de la solución
Como resultado de la ejecución de dichas tareas, se obtiene un piloto de solución ejecutable
con el que el usuario de negocio efectivamente perciba una mejora en su trabajo diario.
4. ESCENARIOS DE APLICACIÓN
Rol con funciones operativas
• Provee un entorno de trabajo unificado, integrando múltiples aplicaciones operativas
• Facilita la administración de información desestructurada
• Agiliza la comunicación y la labor colaborativa
• Simplifica el acceso a recursos y servicios (documentos, alertas, foros, buscadores, etc)
• Ayuda a una mejor organización de tareas y facilita su seguimiento
Rol con funciones gerenciales
• Aporta una visión completa de indicadores e información crítica para la gestión
• Brinda un tablero de mando unificado, articulando herramientas de control, análisis y activación
• Otorga flexibilidad y eficiencia en la comunicación, a través de múltiples medios integrados
• Simplifica la toma de decisiones y agiliza los procesos con intervención gerencial
5. LA SOLUCIÓN
La solución que se describe como “Role Based Productivity” consiste en la selección
de un rol de negocio, el análisis de los procesos en los que participa, la identificación
de las herramientas con las que trabaja, identificación de cómo se distribuyen las
tareas en el tiempo productivo y la elaboración de un desktop para el rol de negocio
enfocado en la mejora de productividad.
Enfoque/Objetivos principales:
• Identificación de prácticas funcionales y técnicas que pueden aplicarse y generar valor
tanto en el caso seleccionado para el piloto como en otros escenarios de la compañía
• Reducir pasos de las tareas del proceso, simplificar accesos a información, integrar
datos y herramientas buscando la mejora de productividad de las personas y procesos
• Realizar un caso de Role Based Productivity, trabajando con los usuarios en mejorar con
foco en la replicación a otros casos dentro de la organización
• Trabajar en un escenario acotado para generar mejoras relacionadas a la Información y
Procesos de Negocio
Objetivos De Negocio:
• Identificación de oportunidades de mejora de productividad
• Optimizar tareas propias del rol de negocio mediante visualización y uso colaborativo de
la información
• Visión centralizada del rol y proceso de negocio
• Agilidad en la gestión colaborativa de información no transaccional
• Mejorar la eficiencia de las personas
Visión Técnica / Objetivos del primer piloto:
• Evaluación de plataforma mecanismos que habiliten esta visión centrada en el rol de
negocio, gestión de información transaccional y colaborativa
• Identificar prácticas y recomendaciones de aplicación de los distintos mecanismos
• Validación de la solución en el contexto de la organización
6. SOLUCIÓN TÉCNICA
La solución técnica propuesta esta basada en la tecnología Microsoft Sharepoint and Office
Systems, integrando sistemas existentes en la organización, contenido colaborativo (no
estructurado) y definiendo los mecanismos de integración y seguridad adecuados para
lograr la visión unificada:
Mejoras de Productividad mediante:
– Desktop de Rol de Negocio en SharePoint, como por ejemplo:
• BDC para acceso a información transaccional
• Integración de información transaccional con colaborativa
• Excel Services: utilización colaborativa de información de planillas excel.
• Integración de presencia a las webparts de MOSS
• Formularios Infopath + listas sharepoint
Usabilidad
– Office: Integración de información transaccional a las herramientas de oficina
– Silverlight, Infopath, SharePoint para desarrollo de front-ends mas amigables de sistemas
transaccionales (como SAP o legacies)
– SharePoint como solución integradora
Microsoft Platform
- MOSS (Portal, Document Libraries, Performance Point,
Business Data Columns, Task Panel Office)
- Infopath
- Workflow Foundation
- Excel Services
- Silverlight (RIA)
Utilizar eficazmente la
tecnología disponible
para facilitar las tareas
de las personas mejora
los resultados y el
posicionamiento
competitivo de la
organización.
6. SOLUCIÓN TÉCNICA - Cont.
Enfoque Metodológico propuesto:
• Proyecto Piloto/Prueba de Concepto aplicada a un caso real para mostrar los beneficios
aplicados al negocio
• Fases:
– Prototipo Funcional
– Configuración y construcción
• Validación técnica de mecanismos y arquitectura candidata de solución
• Iteraciones de construcción cortas, validando funcionalidad construida
• Decisiones rápidas al momento de integrar sistemas de backend con workarounds
• Cobertura de mecanismos técnicos para validación de la solución en el contexto de la
organización
• Roles Involucrados: Referentes de IT, Usuarios, Analista de Negocio, User Experience
Expert, Information Worker, Configurador MOSS, Desarrollador MOSS
Algunas consideraciones a tener en cuenta:
• La solución implica integración con backends
–Resolución de mecanismos técnicos para exposición de funcionalidad (web services)
• Esfuerzo de ajustes en backends
– Los programas no siempre están preparados para ser expuestos como servicios
– Esto implica un esfuerzo de desarrollo para realizar estos ajustes. La magnitud del
esfuerzo depende de cómo están los sistemas actuales que deben exponer funcionalidad, mecanismos disponibles, etc. en cada organización
• Seguridad
– El front end unificado no debería pedir login múltiples veces
– Se debe encarar la resolución de mecanismos de Single Sign On o alternativas para
este punto
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