con la función integrada Save to SharePoint

Libro técnico para empresas
Digitalice
y archive
con la función integrada Save to SharePoint®
Libro técnico para empresas | Save to SharePoint
Índice
3 Información básica
3 ¿Qué es la función integrada Save to SharePoint?
3 ¿Cómo funciona?
3 Gestionar los destinos de escaneo
4 Configurar Save to SharePoint
4 Configuración mediante el Embedded Web Server
8 Escanear contenido a SharePoint
9 Prácticas recomendadas: seguridad
9 Aumentar la seguridad
9 Más información sobre la configuración de autenticación
10 Habilitar el fin de sesión inmediato
10 Usar el cifrado de PDF
11 Prácticas recomendadas: gestión de documentos en SharePoint
11 Cómo integrar el dispositivo en un flujo de trabajo de SharePoint existente
12 En resumen
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Libro técnico para empresas | Save to SharePoint
Digitalice, gestione y guarde
contenido digital sin usar
software adicional: escanee
directamente a SharePoint
Mejore su productividad y vincule los procesos de trabajo
en papel y digitales con una potente gama de equipos
multifunción y escáneres de red que incluyen la función
Save to SharePoint.
Sea cual sea el tamaño de su organización, la función integrada
Save to SharePoint le ayuda a tomar mejores decisiones de
negocio más rápido porque le permite digitalizar, gestionar,
guardar, proteger y acceder a los datos almacenados de forma
veloz y eficiente.
Información básica
Este libro técnico le mostrará cómo configurar la función Save to SharePoint mediante
el Embedded Web Server (EWS) de HP en su equipo multifunción Flow o escáner de red.
También le ayudará a aplicar las prácticas recomendadas para gestionar los procesos de
flujo de trabajo relacionados con la función Save to SharePoint.
¿Qué es la función integrada Save to SharePoint?
El firmware FutureSmart incluido en los equipos multifunción Flow y los Digital Sender
incorpora la función Save to SharePoint, que le permite enviar los datos escaneados
directamente a cualquier destino de Microsoft SharePoint. El proceso es rápido y fácil gracias
a la combinación del sólido alimentador automático de documentos de 100 hojas, los Quick
Sets de HP, el panel de control HP Easy Select con pantalla táctil en color de 8 pulgadas (20,3
cm) y el cómodo teclado incorporado.
¿Cómo funciona?
Tras configurar un Quick Set de HP, con un solo toque puede iniciar flujos de trabajo
automatizados que escaneen documentos de múltiples tipos y tamaños, y enviarlos
directamente a la ubicación de contenido de SharePoint adecuada. Los Quick Sets de HP le
ayudan a organizarlo todo para que pueda encontrar lo que necesita rápidamente, sin tener
que entretenerse en el panel de control del dispositivo para buscar los ajustes apropiados.
Solo tiene que ir al dispositivo, cargar sus documentos en el AAD y pulsar el botón del Quick
Set apropiado en el panel de control. El equipo multifunción o el escáner de red se encargan
del resto.
Gestionar los destinos de escaneo
Los destinos de SharePoint se especifican como parte del proceso de configuración de los
Quick Sets de HP. Después, para seleccionar el destino correcto solo tiene que pulsar el
botón del Quick Set correspondiente en el panel de control.
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Consulte las demostraciones del producto
Encontrará demostraciones en línea de la
función Save to SharePoint, así como de otras
características de los equipos multifunción Flow,
en los siguientes enlaces:
hp.com/sbso/product/mfp/demo/m525.html
hp.com/sbso/product/mfp/demo/m575.html
Configurar Save to SharePoint
El EWS proporciona un asistente de Quick Set que le guiará a través del proceso de
configuración que se describe a continuación. Este procedimiento presupone que ya tiene
acceso a SharePoint y que ha configurado una carpeta de destino a la que enviará los
documentos escaneados. Debe tener permiso de escritura para esa carpeta.
Configuración mediante el Embedded Web Server
1.
Usando un navegador, como Microsoft Internet Explorer, acceda al EWS introduciendo
la dirección IP del dispositivo en la barra de direcciones (ver nota de la izquierda).
Se abrirá la página de inicio. Pulse Sign in en la esquina superior derecha e introduzca
sus credenciales de administrador (cuenta de administrador y contraseña).
2.
Pulse la pestaña Scan/Digital Send. En el menú de la izquierda, haga clic en
Save to SharePoint. En el menú Save to SharePoint, haga clic en Add.
Cómo averiguar la dirección IP de su dispositivo
Para ver la dirección IP del dispositivo en el panel
de control, pulse el botón de información de
conexión.
Nota: el administrador puede desactivar el
botón Info en el panel de control. Si el botón no
está disponible, puede consultar la dirección
IP en el menú Administration (Administration
> Reports > Configuration/Status Pages > How
to Connect Page). Si esta opción tampoco está
disponible, contacte con su administrador para
consultar la dirección IP.
¿Error de certificado?
Si aparece un error de certificado de
seguridad, pulse "Continue to this website
(not recommended)." (¡No se preocupe, es
totalmente seguro!)
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Ubicación y opciones del botón de Quick Sets:
3.
Se abrirá la ventana del asistente de Quick Set. Introduzca el título y la descripción
del Quick Set de Save to SharePoint, seleccione el Button Location del Quick Set y
las opciones de interacción del usuario en el panel de control. A continuación haga
clic en Next.
4.
En la ventana SharePoint Destination Settings, haga clic en Add para crear
un nuevo destino y siga las instrucciones que aparecen en la parte superior del
menú Add SharePoint Path (copie y pegue la ruta de destino de la barra de
direcciones de su navegador y haga clic en Generate Short URL). Seleccione sus
Authentication Settings (ver nota de la izquierda) y haga clic en OK.
5.
En la ventana SharePoint Destination Settings, seleccione Verify folder access
prior to job start si es necesario y luego haga clic en Next.
• Button Location. Este menú desplegable le
permite seleccionar si quiere que el nuevo
Quick Set aparezca como un nuevo elemento
en el botón de Quick Sets o directamente en la
pantalla de inicio (Home Screen).
Quick Set Start Options:
• Enter application, then user presses Start:
el dispositivo queda en pausa a la espera de que
introduzca datos para la operación de escaneo.
Start instantly upon selection: inicia el escaneo
tanto en el AAD como en la bandeja cuando
pulsa el botón de Quick Set (a menos que
seleccione la opción Prompt for original sides).
Authentication Settings:
• Use credentials of user to connect after
Sign In at the control panel. Con esta opción,
el usuario que ha iniciado la sesión en el panel
de control debe tener permisos para escribir
en el sitio de SharePoint especificado.
• Always use these credentials. Al seleccionar
esta opción, aparece una ventana para
introducir las credenciales apropiadas
(Windows Domain, Username y Password)
para el sitio de SharePoint especificado.
Nota: no todos los sitios de SharePoint requieren
un dominio para conectarse, en ese caso no es
necesario el campo Domain.
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Configuración de las notificaciones:
6.
En la ventana Notification Settings, seleccione el tipo de notificación de estado
del escaneo que prefiera y haga clic en Next.
7.
En la ventana Scan Settings, seleccione los ajustes de escaneo que desee y haga
clic en Next.
8.
En la ventana File Settings, seleccione los ajustes que desee (ver nota) y haga clic
en Next.
Elija entre Do not notify, Notify when
job completes o Notify only if job fails.
Si selecciona una opción de notificación,
especifique si desea ser alertado por correo
electrónico o mediante una impresión.
Más información sobre los ajustes
de los archivos:
1.Las opciones de File Name Prefix/Suffix le
ayudan a organizar los archivos añadiendo
información de identificación al principio o al
final del nombre del fichero. Utilice File Name
Preview para comprobarlo.
2.Meta Data File Format: seleccione esta opción
para generar un fichero que contenga los
metadatos (en formato XML o HPS). El archivo
contendrá información básica como el modelo
del dispositivo, el número de páginas escaneado,
la configuración de escaneo, etc. El archivo de
metadatos se guarda en el mismo destino de
SharePoint que el archivo escaneado.
3.PDF Encryption: use esta opción si necesita
un PDF con cifrado seguro. Se le solicitará que
introduzca una contraseña.
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9.
Revise la ventana Summary y, si todo está correcto, haga clic en Finish.
10. Debería ver un símbolo verde que indica que la configuración ha finalizado
correctamente. Ahora marque la casilla Enable Save to SharePoint y luego haga clic en
Apply. Su nuevo Quick Set aparecerá en el panel de control, listo para usar.
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Escanear contenido a SharePoint
Una vez haya definido un Quick Set de Save to SharePoint y haya aplicado los cambios desde
el EWS, aparecerá en el panel de control del dispositivo.
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1.
Si seleccionó una ubicación de botón en "Quick Sets Application" (ver el paso 3 de la
página 5), pulse el botón Quick Sets para encontrar su Quick Set. (Si seleccionó "Home
Screen", su nuevo Quick Set aparecerá en la pantalla de inicio.)
2.
Coloque el documento o los documentos que desea escanear en la bandeja de entrada
del AAD o en la superficie plana del escáner y pulse su Quick Set. En función de los
ajustes que haya especificado, la tarea de escaneo empezará de inmediato, o puede que
tenga que realizar nuevos ajustes o iniciar una sesión en SharePoint. Por ejemplo, si ha
seleccionado la opción de inicio del Quick Set "Enter application then user presses start",
verá una pantalla como la que mostramos a continuación:
3.
Seleccione More Options para especificar ajustes del escaneado como la calidad de
salida, color o blanco y negro, originales a una cara o dos caras, eliminación de páginas
en blanco, etc.
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Cómo guardar la configuración
La casilla de la derecha ofrece una
forma práctica de conservar los ajustes
temporalmente. Es decir, los ajustes se
guardarán solo para el siguiente trabajo que
escanee desde el menú Save to SharePoint.
Para continuar usando la misma configuración,
debe marcar la casilla cada vez que escanee.
4.
Cuando el escaneo haya finalizado, le aparecerá la opción Retain settings for next job.
Marque esta casilla si va a escanear inmediatamente más documentos con el mismo
destino de SharePoint e idénticos ajustes de escaneo.
Nota: es posible configurar la opción de
configuración de modo que se mantenga en el
modo ON para todos los usuarios según el tipo
de trabajo (copia, fax o envío digital). Este ajuste
se encuentra en el menú Security, Access Control
del EWS.
Para conservar los ajustes de escaneo de forma
"permanente", debe especificarlo cuando use el
asistente de Quick Set.
Prácticas recomendadas: seguridad
La gama de opciones disponibles en los asistentes de Save to SharePoint se adapta a
una amplia variedad de necesidades de los usuarios: desde las preocupaciones sobre la
seguridad a los métodos para organizar el contenido digitalizado con el fin de acceder al
mismo fácilmente, la configuración de escaneo preferida y mucho más. Además, el EWS
para los equipos multifunción Flow y los escáneres de red proporciona el máximo control y
flexibilidad a la hora de configurar cómo los usuarios interactúan con el dispositivo, incluido
un control muy completo de la configuración de seguridad.
Aumentar la seguridad
Los asistentes de los Quick Sets incorporan diversas funciones que afrontan los problemas
de seguridad. Por ejemplo, un auxiliar administrativo del departamento de recursos
humanos que debe mantener un alto nivel de confidencialidad respecto a los documentos
relacionados con los empleados (como evaluaciones de rendimiento o pólizas del seguro
médico) puede utilizar los Quick Sets con una configuración de alta seguridad.
Flexibilidad de la autenticación
Estos dispositivos ofrecen una gran flexibilidad
para controlar cuándo y dónde los usuarios
deben registrarse para utilizar las distintas
funciones. Estos ajustes se pueden configurar
mediante el EWS accediendo a Security,
Access Control. Por ejemplo, si ha configurado
la función Save to SharePoint para que requiera
iniciar sesión en Windows, pero las funciones
básicas como copiar están disponibles para
los usuarios invitados sin necesidad de iniciar
sesión, se les solicitará el nombre de usuario
y contraseña cuando seleccionen el botón
Save to SharePoint.
Más información sobre la configuración de autenticación
Si el dispositivo está en una ubicación no segura en la que usuarios que no están autorizados
pueden acceder al Quick Set, debe utilizar la configuración de autenticación Use credentials
of user to connect after Sign in at the control panel (ver el paso 4 en la página 5). Cuando
se selecciona esta opción, el usuario debe iniciar la sesión en el panel de control. Tiene que
hacerlo en la misma cuenta de red cuyas credenciales de inicio de sesión permiten acceder
a SharePoint (debe ser una cuenta válida de Windows Active Directory® o una cuenta LDAP,
no una cuenta del dispositivo local).
Por otro lado, si configura el Control de Acceso
para que todos los usuarios deban iniciar
sesión en su cuenta de red antes de utilizar
el dispositivo, y el ajuste de autenticación:
Use credentials of user to connect after Sign
in at the control panel está configurado como
se muestra a la derecha, entonces no será
necesario iniciar sesión de nuevo en la pantalla
del panel de control para utilizar el Quick Set de
Save to SharePoint.
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Modificar el ajuste Inactivity Timeout
El tiempo para finalizar una sesión (también
llamado Inactivity Timeout) está configurado
por defecto en 60 segundos. Se puede cambiar
fácilmente a cualquier valor entre 10 y 300
segundos, en el panel de control o en el EWS.
Para cambiarlo en el panel de control:
1.Seleccione el botón del menú Administration
(puede requerir el código de acceso).
2.Seleccione abrir Display Settings.
3.Seleccione Inactivity Timeout e introduzca
un número entre 10 y 300.
Para cambiarlo en el EWS:
Habilitar el fin de sesión inmediato
Una de las opciones de seguridad por defecto es que la sesión del usuario finalice de
forma automática después de 60 segundos de inactividad. Este ajuste se llama Inactivity
Timeout. El dispositivo finaliza automáticamente la sesión del usuario y el panel de control
vuelve a la pantalla de inicio. Esto evita que, si un usuario olvida cerrar la sesión, la cuenta
quede expuesta a un uso no autorizado. (El ajuste Inactivity Timeout se puede personalizar;
ver nota de la izquierda.)
En un entorno con mucha actividad, público o en el que se maneja información muy sensible,
puede ser deseable aumentar aún más el nivel de seguridad activando el fin de sesión
automático inmediatamente después de realizar una tarea en el panel de control. Existen dos
prácticos ajustes en el menú Security, Access Control debajo del encabezado Job Status
Screen Behaviour que permiten hacerlo: Sign out immediately when job starts y Sign out
after 10 seconds with the option to stay signed in.
• Inicie sesión con una cuenta de administrador.
• Haga clic en la pestaña General.
• Seleccione el menú Control Panel
Administration.
• Haga clic en el signo más (+) que aparece al
lado de Display Settings, a continuación haga
clic en Inactivity Timeout e introduzca un
valor entre 10 y 300.
Cuando selecciona la configuración Sign out after 10 seconds, el usuario ve la siguiente
pantalla inmediatamente después de enviar un documento escaneado a SharePoint.
Puede anular temporalmente el fin de sesión automático pulsando el botón Stay signed in.
(Aún así, el panel de control finalizará automáticamente la sesión después del período de
inactividad predeterminado, que por defecto es de 60 segundos).
Nota: a diferencia de los ajustes de Job Status
Screen Behaviour descritos a la derecha,
la función Inactivity Timeout no ofrece una
opción que permita al usuario seguir conectado.
Usar el cifrado de PDF
Puede mejorar la seguridad de los archivos que escanee en PDF con el cifrado de PDF,
que permite que solo determinadas personas puedan acceder a los ficheros. Hay muchas
razones por las que puede necesitar esta opción, por ejemplo:
•La información es confidencial. Esto puede incluir información financiera, listas de precios
de la empresa, datos sobre los empleados, documentos relacionados con licitaciones
e informes sanitarios.
•La información es valiosa. Por ejemplo un informe de una empresa de consultoría o de un
analista, un artículo de una revista o un capítulo de un libro.
Si selecciona la configuración PDF Encryption (en el menú File Settings del asistente de
Quick Sets o en el panel de control), se solicitará al usuario que introduzca y confirme una
contraseña para cifrar el PDF al enviar o guardar el archivo.
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Crear carpetas de SharePoint
Si bien es posible crear una nueva carpeta de
SharePoint sobre la marcha, especificando el
nombre de la carpeta en un Quick Set, resulta
más recomendable crear una estructura de
carpetas apropiada en SharePoint desde el
ordenador antes de configurar el Quick Set.
Prácticas recomendadas: gestión de documentos
en SharePoint
Al configurar un Quick Set de Save to SharePoint, debe pensar cómo guardará su contenido
digitalizado de manera que pueda encontrar la información fácilmente cuando la necesite.
Simplificando mucho, debe pensar en el contenido de SharePoint como en un archivador
digital. Valore la posibilidad de organizar las carpetas como si fueran las carpetas de un
archivador físico.
Cómo integrar el dispositivo en un flujo de trabajo de SharePoint existente
Hay muchos otros aspectos avanzados del sistema de gestión de documentos de SharePoint
que debe tener en cuenta al pensar cómo integrar un equipo multifunción o un escáner de
red en su flujo de trabajo.
Algunos puntos importantes a tener en cuenta:
•Los documentos escaneados solo se pueden enviar a una "Document Library" de un sitio de
SharePoint. La administración de un sitio de SharePoint permite crear muchos otros tipos
de formularios/páginas, pero es necesario crear una Document Library en SharePoint para
organizar y gestionar los documentos escaneados desde el dispositivo.
•Antes de configurar un Quick Set para escanear a una ubicación de SharePoint, tiene que
haber configurado la carpeta de destino a la que va a enviar los documentos escaneados.
Necesita tener permiso de escritura para esa carpeta. Utilizando la terminología de
SharePoint, debe tener el permiso "Add Items". Si únicamente tiene permiso "View"
(o "Read Only"), le aparecerá un mensaje de error de acceso denegado al intentar enviar un
documento. Los niveles de permisos se configuran en el sitio de SharePoint.
Para obtener más información sobre los niveles de permisos, consulte este artículo de
Microsoft TechNet: technet.microsoft.com/en-us/library/cc721640(v=office.14).aspx
El siguiente resumen sobre la gestión de documentos es un extracto de un artículo de
Microsoft TechNet:
"La gestión documental controla el ciclo de vida de los documentos de su organización: cómo se
crean, revisan y publican, y la forma en que finalmente son eliminados o conservados. Aunque
el término "gestión" implica que la información se controla desde la cúpula de la organización,
un sistema de gestión documental eficaz debería reflejar la cultura de la organización que
lo utiliza. Las herramientas que emplea para la gestión de los documentos tienen que ser
suficientemente flexibles para que pueda controlar estrechamente el ciclo de vida de un
documento, si así lo requieren la cultura y los objetivos de su empresa; pero también deben
permitirle implementar un sistema menos estructurado, si se adapta mejor a su organización."
(Fuente: technet.microsoft.com/en-us/library/cc261933)
Para obtener más información detallada acerca de la gestión de documentos en SharePoint,
incluido SharePoint 2013, así como en versiones más antiguas de SharePoint, consulte la
biblioteca de Microsoft TechNet:
technet.microsoft.com/en-us/library/fp179725.aspx
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Más recursos
Vea un vídeo de presentación de los equipos
multifunción Flow:
youtube.com/watch?v=U0QuJOiOj1Y
En resumen
Con el alimentador automático de documentos, el escaneo a doble cara de una sola pasada,
la detección ultrasónica de alimentación múltiple y el procesamiento avanzado de imágenes,
los equipos multifunción HP LaserJet Enterprise y los escáneres de red HP Scanjet le
permiten acelerar su flujo de trabajo.
Las funciones integradas para enviar documentos escaneados directamente a SharePoint
son un ejemplo de las capacidades avanzadas de estos versátiles dispositivos. Una vez
creado el acceso a SharePoint, es muy fácil configurar su equipo multifunción o escáner
de red para acceder al mismo. Puede hacerlo sobre la marcha en el panel de control del
dispositivo o creando un Quick Set de HP personalizado mediante el Embedded Web Server.
Los Quick Sets de HP le permiten iniciar flujos de trabajo documentales y realizarlos
correctamente en cada ocasión, con solo tocar un botón. Los Quick Sets automatizan los
pasos de un flujo de trabajo complicado, todo ello en una gran pantalla táctil a color cuyo
uso resulta muy agradable. Los usuarios pueden encontrar lo que necesitan rápidamente,
sin tener que entretenerse en el panel de control del dispositivo para buscar los ajustes
apropiados.
Más información en hp.com/go/flow
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4AA4-5057ESE, enero de 2015, Rev.1