Criterios Especificos para la Org y Conserv de Archivos

Criterios Específicos
para la
Organización y
Conservación
de Archivos de la
Financiera Rural.
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Gerencia de Control de Bienes y Aseguramiento
Coordinación de Almacén, Inventarios y Archivo
Contenido
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
Capitulo I
Capitulo II
Sección I
Sección II
Sección III
Sección IV
Sección V
Sección VI
Sección VII
Sección VIII
Introducción
Fundamentación y motivación
Ámbito de Aplicación
Objetivos
IV.1
General
IV.2
Específicos
Antecedentes
Considerando
CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA FINANCIERA
RURAL
Disposiciones Generales
Del Objeto
Del ámbito de aplicación
Del marco legal y normativo
Definiciones
De la organización de los archivos
Del área coordinadora de archivos
De los responsables de las secciones de archivo de
concentración y de los documentos y expedientes con valor
histórico
De los responsables de archivos de trámite de las unidades
administrativas
De la estructura documental del sistema de archivo de la
Financiera Rural
De los expedientes de archivo
De los instrumentos de consulta y control archivísticos
De la Conservación de los archivos
Del Índice de Expedientes Reservados
Transitorios
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3
4
4
4
4
4
5
6
Cuadro 1
Cuadro 2
Cuadro 3
30
32
33
6
6
6
6
7
15
15
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29
Anexos
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I. Introducción.
El presente documento describe los criterios específicos y procedimientos relacionados
con la organización de archivos y conservación de los documentos en general y
expedientes que se generen, obtengan, adquieran o transformen en la Financiera Rural.
II. Fundamentación y motivación.
La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,
en lo sucesivo LFTAIPG, tiene por objeto proveer lo necesario para garantizar el
acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes de la Unión,
los Órganos Constitucionales Autónomos o con autonomía legal y cualquier otra
entidad federal.
En ese sentido, resulta indispensable que los documentos en general y expedientes en
poder de los sujetos obligados, se organicen y conserven bajo criterios uniformes que
permitan su localización expedita, disponibilidad e integridad.
Uno de los objetivos de la LFTAIPG, consiste en mejorar la organización, clasificación y
manejo documental de los sujetos obligados, motivo por el cual corresponde al Archivo
General de la Nación, en lo sucesivo AGN, en coordinación con el Instituto Federal de
Acceso a la Información Pública, en lo sucesivo IFAI, expedir lineamientos para la
catalogación, conservación de documentos administrativos y la organización de
archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, como
se desprende de los artículos 4, fracción V, 32, 37 fracción IV, del ordenamiento de
antes mencionado.
En mérito de lo anterior, el AGN y el IFAI expidieron los Lineamientos Generales para la
organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal —publicados en el Diario Oficial de la Federación, el 20
de febrero de 2004—, mismos que tienen por objeto garantizar al interior de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, que los documentos
estén organizados y conservados bajo criterios uniformes de tal manera que se permita
la integridad y conservación de los expedientes y documentos, facilitar y controlar su
uso y destino final, permitiendo a su vez, la conformación de la memoria institucional
correspondiente.
Por otra parte, es conveniente destacar que las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de sus
archivos, elaborando y poniendo a disposición del público en general, una guía simple
con los sistemas de clasificación y catalogación, de conformidad con lo dispuesto por el
artículo 46 segundo párrafo del Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental, en lo sucesivo RLFTAIPG.
Para tales efectos, resulta indispensable que las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, cuenten con servidores públicos responsables de la
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coordinación de archivos, de la gestión documental así como de los archivos de trámite,
concentración y en su caso, histórico.
III. Ámbito de aplicación.
Los criterios específicos y procedimientos previstos en el presente documento, resultan
aplicables para todas las Unidades Administrativas de la Financiera Rural, en lo relativo
a la integración, organización de archivos y conservación de documentos y expedientes.
IV. Objetivos.
IV.1 General.
El presente documento pretende establecer criterios específicos y procedimientos que
deberán tomar en consideración todas las Unidades Administrativas de la Financiera
Rural, para la recepción, registro, seguimiento, organización, clasificación, localización,
despacho, uso, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los
documentos y expedientes que generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven
por cualquier título en sus archivos.
IV.2 Específicos.
a) Establecer el conjunto de métodos destinados a planear, dirigir y controlar la
producción, circulación, organización, conservación, localización, uso, selección y
destino final de los documentos de archivo, teniendo como base las disposiciones
aplicables en la materia.
b) Determinar las actividades esenciales de los responsables de la coordinación de
archivos, del control de gestión documental y de los archivos de trámite, concentración
e histórico respectivamente, en lo relativo a la administración y conservación de
documentos y archivos.
c) Desarrollar un sistema de archivos, promoviendo su modernización integral.
ANTECEDENTES:
El Comité de Información de LA FINANCIERA RURAL, con fundamento en lo dispuesto
en los artículos 29 fracción V, 32 segundo párrafo y Décimo Transitorio de la LFTAIPG,
del 42 al 46 del Reglamento de dicha Ley, y del numeral Sexto fracciones I y II de los
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, y
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CONSIDERANDO
Que la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 12 de junio de 2002,
descansa en el principio de acceso a la información pública gubernamental, contenida
en los expedientes y documentos, que registran el ejercicio de las atribuciones de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
Que el derecho de acceso a la información, esta vinculado con la organización
documental, la cual tendrá que ser realizada con criterios uniformes para la localización
expedita, disponibilidad, integridad, conservación y custodia de los expedientes y
documentos que constituyen el medio que permitirá el acceso a la información y a la
rendición de cuentas.
Que es responsabilidad del Titular de LA FINANCIERA RURAL asegurar el adecuado
funcionamiento de sus archivos, para los cual se deberán adoptar las medidas
necesarias de acuerdo con lo dispuesto por la Ley, su Reglamento y los Lineamientos
Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y
Entidades de la Administración Pública Federal.
Que de acuerdo a lo establecido por el artículo 29 fracción V de la LFTAIPG, el Comité
de Información de LA FINANCIERA RURAL, tendrá como función el establecer y
supervisar la aplicación de Criterios Específicos en materia de clasificación y
conservación de los documentos administrativos así como la organización de archivos
de conformidad con los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación
de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal,
publicados en el Diario Oficial de la Federación el día 20 de febrero de 2008.
Que la fracción VI, del artículo 29 de la LFTAIPG, se especifica que el Comité debe
elaborar un programa para facilitar la obtención de información que deberá ser
actualizado periódicamente incluyendo las medidas necesarias para la organización de
archivos, y
Que el artículo 43 del Reglamento de la LFTAIPG, establece que cuando la
especialidad de la información o de la Unidad Administrativa lo requiera, los Comités
establecerán Criterios Específicos para la Organización y Conservación de los Archivos,
siempre y cuando no se contravengan los Lineamientos Generales para la Organización
y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el día 20 de febrero de
2008, dichos Criterios y su justificación deberán publicarse en el sitio de Internet de las
dependencias y entidades, dentro de los 10 días hábiles a que se emita o se actualice,
han tenido ha bien expedir los siguientes:
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CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE LA FINANCIERA RURAL
Capitulo I
Disposiciones Generales
Primero.-
DEL OBJETO
Los presentes criterios específicos tienen por objeto establecer el marco general para la
organización y conservación de los archivos de LA FINANCIERA RURAL.
Segundo.-
DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN
Estos criterios específicos son de observancia obligatoria a todas las Unidades
Administrativas de la Financiera Rural.
Tercero.-
DEL MARCO LEGAL Y NORMATIVO
Para los efectos de los presentes criterios específicos el Marco Legal y Normativo
aplicable es:
I. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
II. Ley Federal de Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas.
III. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
IV. Ley Federal de
Gubernamental.
Transparencia
y
Acceso
a
la
Información
Pública
V. Ley General de Bienes Nacionales.
VI. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
VII. Ley Orgánica de LA FINANCIERA RURAL.
VIII. Ley General para la Prevención y Gestión Integral de Residuos.
IX. Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD G.
X. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental.
XI. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de
las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.
XII. Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la
Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública
Federal.
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XIII. Lineamientos que deberán de observar las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal para ratificar ante el IFAI los índices de
expedientes reservados
XIV. Lineamientos Generales para el Otorgamiento de Crédito a Intermediarios
Financieros Rurales..
XV. Código Penal Federal.
XVI. Acuerdo Presidencial que Establece los Lineamientos a que se Sujetará la
Guarda, Custodia y Plazo de Conservación del Archivo Contable
Gubernamental.
XVII. Decreto por el que las dependencias y entidades de la administración pública
federal, la procuraduría general de la república, las unidades administrativas de
la presidencia de la república y los órganos desconcentrados donarán a título
gratuito a la comisión nacional de libros de texto gratuitos, el desecho de papel y
cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles del 21 de febrero de 2006.
XVIII. Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, Secretaría de
Hacienda y Crédito Público.
XIX. Estatuto Orgánico de LA FINANCIERA RURAL.
XX. Guía para la Organización y Control del expediente de Archivo.
XXI. Manual de normas y políticas de crédito de LA FINANCIERA RURAL.
Cuarto.-
DEFINICIONES
Para los efectos de los presentes criterios específicos se entenderá por:
I. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a
planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso,
selección y destino final de los documentos de archivo
II. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son
producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las Unidades
Administrativas de LA FINANCIERA RURAL (Numeral Segundo, Lineamientos
Generales para la Organización y Conservación de los Archivos).
III. Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de
documentos cuya consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas de
LA FINANCIERA RURAL, y que permanecen en él hasta su destino final (Numeral
Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos).
IV. Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de
uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad
Administrativa (Numeral Segundo, Lineamientos Generales para la organización y
conservación de los archivos).
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V. Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar,
describir y divulgar la memoria documental institucional.
VI. Área Coordinadora: Es el área de la Financiera Rural encargada de coordinar y
supervisar que se aplique la normatividad que en materia de archivo existe en los
Archivos de Trámite, Concentración e Histórico.
VII. Asunto: Contenido específico de los documentos de archivo y expedientes de una
serie que permite la individualización dentro del conjunto de características
homogéneas al que están integrados. También es el tema, motivo, argumento, materia,
cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de archivo y que
se genera como consecuencia de una acción administrativa.
VIII. Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en
sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos y que no contenga
valores históricos.
IX. Calendario de caducidades: Formato de programa de actividades elaborado por el
responsable del Archivo de Concentración en el que se registran las fechas de
conclusión de la guarda precautoria de todos los expedientes transferidos por los
Archivos de Trámite de LA FINANCIERA RURAL, a efecto de detectar oportunamente la
documentación susceptible de baja o transferencia secundaria.
X. Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático que
establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia
documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.
XI. Clasificación: El acto por el cual se determina que la información que posee una
dependencia o entidad es reservada o confidencial.
XII. Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes
homogéneos con base en la estructura funcional de LA FINANCIERA RURAL.
XIII. Comité de Información: Es la Unidad Administrativa que de acuerdo al Estatuto
Orgánico de la Financiera Rural su función es preparar alternativas de políticas y
lineamientos para la toma de decisiones en la materia que le ocupa.
XIV. Comité de Valoración: Es el grupo de trabajo formado por los encargados de las
tres secciones del Archivo de Concentración y del Coordinador de archivos, el cual se
encargará de valorar la documentación que haya concluido su vigencia para decidir si
procede o no su destrucción.
XV. Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a
asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los
documentos de archivo.
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XVI. Conservación precaucional o guarda precautoria: Disposición que fija el tiempo
que deben guardarse los documentos en el Archivo de Concentración antes de
proceder a la selección y valoración histórica para su conservación permanente o baja
definitiva.
XVII. Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de LA FINANCIERA
RURAL.
XVIII. Custodia: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en
su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a
controlar el acceso a los documentos.
XIX. Depuración: Se entiende como el proceso de selección final de los documentos
que serán conservados de manera permanente, de aquellos que por su irrelevancia
deben de eliminarse.
XX: Descripción Archivística: Elaboración de una representación exacta de la unidad
de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación,
análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar,
localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que
los ha producido.
XXI Destino final: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos
expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el propósito de darlos
de baja o transferirlos a un archivo histórico.
XXII. Disposición Documental: Producto final de la valoración y vigencia de los
documentos: transferencia primaria o secundaria, conservación precautoria o
permanente o baja documental para su reciclaje.
XXIII. Documentación activa: Aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de
las Unidades Administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de
trámite.
XXIV. Documentación histórica: Aquella que contiene evidencia y testimonios de las
acciones de LA FINANCIERA RURAL, por lo que debe conservarse permanentemente.
XXV.- Documentación semiactiva: Aquélla de uso esporádico que debe conservarse
por razones administrativas, legales, fiscales, contables o técnicas en el archivo de
concentración.
XXVI.- Documento de archivo: Aquel que registra un hecho, acto administrativo,
jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las
facultades y actividades de la Financiera Rural.
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XXVII. Documento electrónico: Información que puede constituir un documento de
archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para
leerse o recuperarse.
XXVIII. Documento original: Todo registro implicado en los procesos sustantivos de
cada Unidad Administrativa generado, recibido, transformado o usado que cuente con
firma autógrafas, sellos de recibido, o sean copias que con carácter de original reciban
las Unidades Administrativas de LA FINANCIERA RURAL, así como las autorizadas por
la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, conforme a los Lineamientos a que se
sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable
Gubernamental. Se define para diferenciarlo de las fotocopias simples que son
repeticiones de la información que suelen conservar las áreas.
XXIX. Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de
archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de la
Financiera Rural.
XXX Expurgo: Consiste en el retiro de los documentos de archivo repetidos o inútiles
contenidos en un expediente determinado, durante la formación previa a su
transferencia al Archivo de Concentración. (Practica Archivística cotidiana).
XXXI. Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por la Financiera
Rural.
XXXII. Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series
documentales de los archivos de LA FINANCIERA RURAL, que indica sus
características fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística
y sus datos generales.
XXXIII. Índice de Expedientes Reservados: relación de los expedientes clasificados
como reservados por los titulares de las unidades administrativas de LA FINANCIERA
RURAL, y que deberá contener al menos: el rubro temático respectivo, los números de
expediente o la identificación de los expedientes que forman parte de dichos rubros (sin
necesidad de especificar, en su caso, las partes o secciones del mismo que se
consideran reservadas), la unidad administrativa que clasifica la información, la fecha de
clasificación, su fundamento legal y el plazo de reserva.
XXXIV. Información: La contenida en los
Administrativas de LA FINANCIERA RURAL
transformen o conserven por cualquier título.
documentos que las Unidades
generen, obtengan, adquieran,
XXXV. Información confidencial: Como información confidencial se considerará:
1. La entregada con tal carácter por los particulares a LA FINANCIERA RURAL, de
conformidad con lo establecido en el Artículo 19 de la LFTAIPG, y
2. Los datos personales que requieran consentimiento de los individuos para su
difusión, distribución y comercialización en los términos de la LFTAIPG,
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No se considerara confidencial la información que se halle en los registros públicos o en
fuentes de acceso público (Art. 18 LFTAIPG ).
XXXVI. Información reservada: Aquella información que se encuentra temporalmente
sujeta a alguna de las excepciones previstas en los Artículos 13 y 14 de la LFTAIPG.
XXXVII. Instituto: El Instituto Federal de Acceso a la Información establecido en el
Artículo 33 de la LFTAIPG.
XXXVIII. Instrumento de descripción: Término genérico que sirve para denominar
cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de
archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos.
XXXIX. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series
y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general),
transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja
documental).
XL. Lineamientos Generales o de Archivo: Los Lineamientos Generales para la
Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal.
XLI. Lineamientos para la clasificación y desclasificación de información: Los
Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
XLII. Número de expediente: El número que dentro de la serie documental identifica a
cada uno de sus expedientes.
XLIII. Número de hojas útiles al cierre del expediente: Número total de hojas
contenidas en los documentos del expediente.
XLIV. Organización documental: Conjunto de actividades destinadas a ordenar y
clasificar grupos o secciones, subgrupos o series documentales.
XLV. Papeles de trabajo: Información impresa que se genera, recibe, maneja o usa y
se conserva en oficina y que se constituye por ejemplares de origen y características
diversas cuya utilidad reside en los datos que contiene para apoyar las tareas
administrativas.
XLVI. Portada o guarda exterior: Frente del expediente donde se establecerán los
elementos para describir su contenido, considerando el Cuadro General de Clasificación
y el Catálogo de Disposición Documental.
XLVII. Plazos de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los
archivos de trámite, concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia
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documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos
adicionales establecidos en los Lineamientos.
XLVIII. Principio de procedencia: Relación existente entre los documentos y las
organizaciones o personas físicas que los han producido, acumulado, conservado y
utilizado en el desarrollo de su propia actividad.
XLIX. Principio de orden original: Principio archivístico que establece que los
documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que las
organizaciones o personas físicas les han dado al ser producidos, acumulados,
conservados y utilizados en el desarrollo de su propia actividad.
L.- Publicación: La reproducción en medios electrónicos o impresos de información
contenida en documentos para su conocimiento público.
LI. Reciclado: Transformación de los residuos a través de distintos procesos que
permiten restituir su valor económico, evitando así su disposición final, siempre y
cuando esta restitución favorezca un ahorro de energía y materias primas sin perjuicio
para la salud, los ecosistemas o sus elementos.
LII. Reglamento: Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental.
LIII. Rubro temático: Corresponde a las series documentales, es decir la materia o
asunto específico que deriva del desarrollo de una atribución general de una Unidad
Administrativa.
LIV. Sección: Cada una de las divisiones del Fondo, basada en las atribuciones de
cada Unidad Administrativa o equivalente, de conformidad con las disposiciones legales
aplicables.
LV. Serie: División de cada sección que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una
materia o asunto específico.
LVI. Seguridad Nacional: Acciones destinadas a proteger la integridad, estabilidad y
permanencia del Estado Mexicano, la gobernabilidad democrática, la defensa exterior y
la seguridad interior de la Federación, orientadas al bienestar general de la sociedad
que permitan el cumplimiento de los fines del Estado constitucional.
LVII. Servidores públicos: Los mencionados en el párrafo primero del Artículo 108
Constitucional y todas aquellas personas que manejen o apliquen recursos públicos
federales.
LVIII. Soporte: Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada.
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LIX. Subfondo: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos
relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la
institución u organismo que la origina: dirección corporativa o equivalente.
LX. Tipo documental: Clase de documentos que se distingue por la semejanza de sus
características físicas.
LXI. Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria)
y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de
concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).
LXII. Unidad Administrativa de la Financiera Rural: Es el área que proporciona y
administra los recursos humanos, técnicos y físicos necesarios para su funcionamiento
interno. Son las que de acuerdo con el Estatuto Orgánicos de la Financiera Rural tienen
atribuciones y facultades específicas y que tienen adscritas otras áreas.
LXIII. Valor administrativo: Es aquel que posee un documento, serie o sección
documental para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor
administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una
institución u organismo, responden a procesos y actividades administrativas.
LXIV. Valor contable o fiscal: Valor de los documentos que sirven de explicación,
justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras, o sirven de
testimonio de obligaciones tributarias.
LXV. Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características
administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración
(valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos
históricos (valores secundarios).
LXVI. Valor histórico: Condición de los documentos que le confiere características
evidénciales y testimoniales de las acciones de la dependencia o entidad.
LXVII. Valor legal: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de
testimonio ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas.
También es el plazo durante el cual los documentos de archivo se conservarán en la
institución para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la
administración pública.
LXVIII. Valor primario: Condición de los documentos que les confiere características
administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración.
(Numeral Segundo, Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de
los Archivos).
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LXIX. Valor secundario: Condición de los documentos que le confiere características
evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (Numeral Segundo,
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos).
LXX. Valor técnico: 1. Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación
y comprobación de un conjunto de operaciones, procedimientos y métodos de una
ciencia, oficio o actividad sustantiva.
2. Es aquel que evidencia las acciones de aquellas áreas sustantivas a través de los
documentos técnicos como los estudios, programas, investigaciones, proyectos,
etcétera.
LXXI. Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores
documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.
LXXII. Valoración secundaria: Es la identificación y aplicación de los usos que los
documentos tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos, así
como su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente.
LXXIII. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo se
mantiene con sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos, de
conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
Quinto.- Para la organización, y conservación de los archivos de LA FINANCIERA
RURAL, las Unidades Administrativas son la Dirección General, las Direcciones
Generales Adjuntas, las Direcciones Ejecutivas, las Subdirecciones Corporativas, las
Direcciones de Coordinaciones Regionales y las Agencias Regionales, como lo
establece el artículo 6° del Estatuto Orgánico de LA FINANCIERA RURAL publicado en
el Diario Oficial de la Federación el día 4 de julio de 2005.
Sexto.- En cada Unidad Administrativa de LA FINANCIERA RURAL se cuidará que en
la organización de los archivos se asegure la disponibilidad, localización expedita,
integridad y conservación de los documentos y expedientes de archivo que poseen.
Séptimo.- En caso de duda, las propuestas sobre los plazos de conservación de los
expedientes en los Archivos de Trámite y en el Archivo de Concentración que
determinen las Unidades Administrativas en el Catálogo de Disposición Documental
serán validadas por el Área Coordinadora de Archivos de LA FINANCIERA RURAL.
Octavo.- El Área Coordinadora de Archivos de LA FINANCIERA RURAL dará
capacitación a todo el personal que este involucrado en la integración y guarda de
expedientes con programas que brinden uniformidad en materia de organización,
conservación y custodia de archivos.
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Noveno.- Corresponderá al área de Sistemas o Informática, en el ejercicio de sus
facultades y funciones, establecer procedimientos y medidas técnicas para la
organización y conservación de los documentos electrónicos -cuyo contenido y
estructura permitan identificarlos como documentos de archivo-, con el objeto de
asegurar la validez, autenticidad, reserva, confidencialidad, identidad, integridad y
disponibilidad de la información que en ellos se contenga, tomando en consideración lo
dispuesto por la LFTAIPG, su Reglamento y los lineamientos expedidos por el IFAI y el
AGN.
Capítulo II
De la organización de los archivos
Décimo.- LA FINANCIERA RURAL contará con un Sistema Integral de Archivos, el que
estará compuesto por:
I.
El Comité de Información de LA FINANCIERA RURAL.
II.
El responsable del área Coordinadora de Archivos de LA FINANCIERA
RURAL.
III.
Los Responsables de las tres secciones Archivo de Concentración, y del
Archivo de Documentos y Expedientes con Valor Histórico de LA
FINANCIERA RURAL.
IV.
Los responsables de los archivos de trámite de las Unidades
Administrativas de LA FINANCIERA RURAL.
V.
El Comité de Valoración Documental formado por los encargados de las
tres secciones del Archivo de Concentración y del Coordinador de
archivos, el cual se encargará de valorar la documentación que haya
concluido su vigencia para decidir si procede o no su destrucción.
Decimoprimero.- El Comité de Información de LA FINANCIERA RURAL establecerá y
supervisará los criterios específicos en materia de organización, conservación y
1
custodia de los archivos de LA FINANCIERA RURAL .
Sección I
DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS.
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Numeral Tercero, Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.
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Decimosegundo.- En cumplimiento con el numeral Sexto de los Lineamientos
Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal, LA FINANCIERA RURAL contará con
un titular del Área Coordinadora de Archivos, mismo que teniendo conocimientos y
práctica en la materia, será nombrado por el titular de la Dependencia.
Decimotercero.- El titular del Área Coordinadora de Archivos será responsable del
manejo archivístico en LA FINANCIERA RURAL y tendrá las siguientes funciones:
I. Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios específicos en
materia de organización y conservación de archivos;
II. Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para
facilitar el acceso a la información;
III. Elaborar, en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e histórico,
el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental,
así como el inventario general de la dependencia o entidad;
IV. Coordinar las acciones de los archivos de trámite;
V. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para la
dependencia o entidad;
VI. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de la dependencia o
entidad;
VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con
base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo General
de la Nación, y
VIII. Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o
entidad, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de
documentos electrónicos.
Decimocuarto.- El Área Coordinadora de Archivos de LA FINANCIERA RURAL
dependerá funcionalmente de la Dirección General Adjunta de Administración.
Sección II
DE LOS RESPONSABLES DE LAS SECCIONES DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN Y DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES CON VALOR
HISTÓRICO
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Decimoquinto.Por necesidades del servicio
y situación geográfica de LA
FINANCIERA RURAL el archivo de concentración se dividirá en tres secciones, las
cuales tendrán a titulares o responsables de las mismas.
Decimosexto.- El Archivo de Concentración de
encontrará dividido en las siguientes regiones:
LA FINANCIERA RURAL se
I.- Sección de Archivo de Concentración ubicado en el Distrito Federal.
II.- Sección de Archivo de Concentración ubicado en Ciudad Serdán, Puebla.
III.- Sección de Archivo de Concentración en Guasave, Sinaloa.
De conformidad con el segundo párrafo del Transitorio Segundo de los Lineamientos
Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal, los responsables de las Secciones del
Archivo de Concentración y de los Documentos y Expedientes con Valor Histórico de LA
FINANCIERA RURAL, podrán contar con los recursos humanos y administrativos
de apoyo que se consideren necesarios, de conformidad con las necesidades y las
previsiones presupuestales correspondientes.
Decimoséptimo.- Los responsables de las Secciones del Archivo de Concentración, se
harán cargo de los expedientes con valor histórico que se detecten ante el proceso de
valoración documental.
Decimoctavo.- Los Responsables de las Secciones del Archivo de Concentración y de
los Documentos y Expedientes con Valor Histórico deberán cumplir las siguientes
funciones:
Archivo de Concentración:
I. Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva;
II. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia
documental conforme al catálogo de disposición documental, o al cumplir su periodo de
reserva;
III. Solicitar al área coordinadora de archivos de la dependencia o entidad, en su caso,
con el visto bueno de la unidad administrativa generadora, la liberación de los
expedientes para determinar su destino final;
IV. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro
general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general;
V. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;
VI. Valorar en coordinación con el archivo histórico, en su caso, los documentos y
expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición
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documental a que se refiere el Lineamiento decimoséptimo de los Lineamientos
Generales, y
VII. Realizar, en su caso, las transferencias secundarias al archivo histórico de la
dependencia o entidad, o al Archivo General de la Nación.
Archivo Histórico:
I. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de
concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de
disposición documental y el inventario general;
II. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor
histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación;
III. Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de concentración;
IV. Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico;
V. Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de
sistemas ópticos y electrónicos, y
VI. Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el
acervo y sus instrumentos de consulta.
Sección III
DE LOS RESPONSABLES DE ARCHIVOS DE TRÁMITE DE LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
Decimonoveno.- En LA FINANCIERA RURAL se establecerán archivos de trámite
quedando de la siguiente manera:
I.- Un Archivo de Trámite para la Dirección General y la Secretaría Técnica.
II.- Un Archivo de Trámite por Dirección General Adjunta, las cuales coordinaran a sus
Direcciones Ejecutivas, Subdirecciones Corporativas y Gerencias, las que integrarán, a
su vez, su propio archivo de trámite.
III.- Un Archivo de Trámite por Coordinación Regional, las cuales coordinaran a las
Agencias Estatales, las que integrarán, a su vez, su propio archivo de trámite.
IV.- Un Archivo de Trámite por Agencia Estatal, la cual coordinará a las Agencias de
Crédito, las que integrarán, a su vez, su propio archivo de trámite.
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Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada
Unidad Administrativa, y deberán contar, preferentemente, con un puesto mínimo de
Coordinación o equivalente así como tener un perfil de archivonomía.
Vigésimo.- Además de las funciones que deben realizar los archivos de trámite
establecidas por el numeral Décimo de los Lineamientos Generales en la materia,
también desarrollarán las siguientes acciones:
I. Apoyar a los responsables de las Secciones del Archivo de Concentración y de los
documentos y expedientes con Valor Histórico de LA FINANCIERA RURAL en
todos los trabajos que lleven al cumplimiento de lo estipulado en la LFTAIPG, su
Reglamento y en los Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de Archivos.
II. Clasificar, describir, guardar y custodiar los expedientes en trámite.
III. Mantener actualizados los instrumentos de control y consulta archivística
específicos de su ámbito de competencia: Cuadro de Clasificación, Catálogo de
Disposición Documental, Guía Simple de Archivo, Inventario de Transferencia
Primaria e Inventario General de su Archivo.
IV. Controlar los préstamos de los expedientes de archivo.
V. Coadyuvar con las Secciones del Archivo de Concentración con la valoración y
selección de las series documentales conforme al Catálogo de Disposición
Documental.
VI. Cada Unidad Administrativa contará con el control o registro de las series
documentales, en las que se conservarán los documentos de archivo recibidos o
producidos en las áreas que de ella dependen.
VII. Los responsables de los Archivos de Trámite deberán garantizar la captación
íntegra y oportuna de los documentos recibidos o producidos por la propia área
administrativa en el curso de sus gestiones regulares, reuniendo sistemáticamente
los antecedentes de los trámites institucionales.
VIII. La Unidad de instalación en los archivos de trámite serán los expedientes, los que
se clasificarán en series documentales.
IX. El espacio físico y el mobiliario de los archivos de trámite deberán ofrecer las
condiciones de seguridad y funcionalidad que garanticen la conservación de los
documentos. Entre las cuales destacan las siguientes:
1) No deben estar en una zona de humedad.
2) No deben estar expuestos a la intemperie.
3) No deben ser expuestos directamente a los rayos del sol.
4) Cuidar que las instalaciones eléctricas sean seguras.
5) Garantizar la limpieza del lugar.
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6) Estar libre de plagas nocivas.
Vigésimo primero.- Para el proceso de archivado de documentos activos o en trámite
las Unidades Administrativas de LA FINANCIERA RURAL deberán atender los
siguientes principios:
I.
Dar seguimiento y controlar los documentos sujetos a trámite hasta su integración
final al archivo, garantizando que todas las piezas tramitadas sean conservadas
de manera institucional.
II. Auspiciar que al archivo ingresen sólo documentos de archivo definidos como
sustantivos por la Unidad Administrativa o documentos oficiales en original o los
que hagan las veces de original, como establecen las disposiciones contables,
integrados en expedientes, en el momento y del modo adecuados, según los
manuales de procedimientos y de acuerdo a la integración natural según los
criterios archivísticos; y
III. Conservar sistemáticamente organizados los expedientes obtenidos, adquiridos,
transformados o custodiados por las Unidades Administrativas, integrando
lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su fácil localización y
consulta.
IV. Cuidar que no se tenga información duplicada, así como los considerados como
papeles de trabajo por esta normatividad, además de procurar que la
documentación que se reciba, y contengan los expedientes, sean originales o
tengan valor probatorio.
V. Cuidar la saturación del espacio destinado para su archivo, por lo que en caso de
custodiar documentos considerados como papeles de trabajo, deberá depurarlos
constantemente.
VI. La documentación considerada como papel de trabajo, así como aquella que
haya cumplido su periodo de conservación, y que se vaya a dar de baja, será
donada a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuito (CONALITEG) para su
reciclaje.
Sección IV
DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE ARCHIVO DE LA
FINANCIERA RURAL
Vigésimo segundo.- La estructura documental de LA FINANCIERA RURAL, con base
en series de expedientes originales, se compone de:
I. Documentos de archivo
II. Documentos electrónicos
III. Expedientes de archivo
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Vigésimo tercero.- Tomando en consideración la definición de documentos de archivo
que establece numeral Segundo fracción XV, de los Lineamientos Generales en la
materia, se determinan las siguientes características de Documento de Archivo:
I.
Tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce uno a uno y al
paso del tiempo constituyen series (carácter seriado).
II.
Tienen carácter orgánico, son parte de un todo estructurado, deben su
existencia a una persona o institución que los produjo, y solo alcanzan sentido al
interrelacionarse.
III.
Tienen carácter de unicidad, la información que contiene es única, a diferencia
de otros documentos múltiples, como los libros o las revistas. Son producidos en
forma natural en función de una actividad administrativa. Constituyen el único
testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto se trata de
documentación única.
IV.
Los documentos de archivo proporcionan la evidencia “oficial” de la
actividad que registran por lo cual deben ser confiables. Su confiabilidad
estará vinculada a su creación, al generador y a la autoridad que tienen para
producirlo. También las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la
naturaleza oficial de los documentos de archivo. Es decir, deben tener valor
probatorio.
V.
Los documentos de archivo son o pueden ser, según su valoración, patrimonio
documental de LA FINANCIERA RURAL
VI.
Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo de Concentración para su
conservación precautoria y posteriormente, previa valoración documental, serán
enviados al archivo histórico o a su destrucción.
VII.
Pueden ser documentos en papel, audio, microfilmación, óptico, video,
electrónico o cualquier otro soporte.
Vigésimo cuarto.- Los papeles de trabajo son la información constituida por ejemplares
de origen y características diversas cuya utilidad en las Unidades Administrativas
responsables reside en la información que contiene para apoyar en las tareas
asignadas.
Vigésimo quinto.- Para el sistema archivístico de LA FINANCIERA RURAL, los
papeles de trabajo no constituyen un documento de archivo.
Vigésimo sexto.- Las características principales de los papeles de trabajo son las
siguientes:
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I. Generalmente son ejemplares múltiples
información, se trata de ediciones o copias.
no
originales
que
proporcionan
II. Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas.
III. Por lo general, no se consideran patrimonio documental; se les rehúsa o recicla, y
sólo se conservan aquellos por su valor de información.
IV. NO SE LES TRANSFIERE AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
V. Tienen uso temporal.
VI. Carecen de valores documentales primarios (administrativo, contable, legal o
técnico).
VII. La mayoría tiene pronta obsolescencia, la cual está fijada conforme a la utilidad de
la información contenida en el mismo.
VIII. No refleja atribuciones, acciones o trámites de la Unidad Administrativa.
IX. Se trata de controles internos para diferentes operaciones (agendas, faxes,
asistencia del personal, control de correspondencia o minutarios).
Vigésimo séptimo.- Para el Sistema Archivístico de LA FINANCIERA RURAL, se
consideran papeles de trabajo los siguientes ejemplos:
I.
Los controles de correspondencia de entrada y salida.
II. Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna.
III. Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya se encuentran en
un expediente de archivo, tales como los que reúnen copias de talonarios, de
faxes, de vales de almacén, de fotocopias, etc.
IV. Las carpetas con copias o fotocopias de diversos temas.
V. Las carpetas a las que se les da el nombre de una unidad responsable, servicio o
dependencia o entidad gubernamental pero con contenido diverso y variado sin
relación entre sí.
VI. Publicaciones periódicas u otro tipo de documento que no forme parte del
documento de archivo, es decir, cuando se trate de conjunto de documentos que
no reflejan una acción o trámite.
Vigésimo octavo.- Si en la revisión de material que no forma parte de los archivos de
LA FINANCIERA RURAL, se localiza otro tipo de documentos de interés institucional
como libros o publicaciones, se les considerará material de biblioteca, por lo que se
organizarán fuera de los archivos de trámite.
Vigésimo noveno.- Los papeles de trabajo al igual que otros no considerados como
documentos de archivo, no estarán sujetos al tratamiento otorgado a los archivos en lo
que corresponde al levantamiento de inventario, transferencia al archivo de
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concentración y autorizaciones de baja por parte del Archivo General de la Nación o de
las instituciones normativas en otros poderes o niveles de gobierno. Se procederá a su
disposición final para reciclado o reaprovechamiento mediante su enajenación,
conforme a la normatividad vigente. Los papeles de trabajo que contengan datos
personales (fotocopias de trámites administrativos de los trabajadores) deberán ser
triturados previo a su baja para reciclaje.
Sección V
De los expedientes de archivo
Trigésimo.- Todos los expedientes de archivo que se generan en la Financiera Rural,
además de contener documentos que tratan el mismo asunto o actividad, se deben
formar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir la identificación del mismo,
considerando el Cuadro de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición
Documental específicos de cada Unidad Administrativa, y deberán estar foliadas todas
las hojas del expediente para lo que se utilizará preferentemente una foliadora
mecánica.
Trigésimo primero.- El expediente de crédito será único.
Trigésimo segundo.- Por cada Intermediario se abrirá un expediente de crédito que
deberá contener:
I. Solicitud de crédito debidamente requisitaza.
II. Escrituras de otorgamiento de poderes a favor de las personas que suscriban los
contratos y títulos de crédito o que otorguen garantías y avales a cargo del
Intermediario Financiero Rural.
III. Análisis de la situación financiera.
IV. Autorizaciones de crédito del Intermediario a sus socios, integrantes o clientes y
de la financiera al Intermediario.
V. Copia de los contratos y/o títulos de crédito que documenten las operaciones
entre el Intermediario y sus acreditados y entre la financiera y el intermediario.
VI. Constancia de depósito de títulos de crédito en administración, por cada
acreditado del intermediario.
VII. Autorización para constituirse y operar como intermediario financiero según su
figura jurídica.
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VIII. Acta de asamblea o del Consejo de Administración para asumir obligaciones
solidarias o de garantía derivadas de la cartera crediticia.
Trigésimo tercero.- Será responsabilidad del Intermediario Financiero Rural el
conformar, mantener, actualizar y custodiar expedientes únicos por acreditado conforme
se lo señale la legislación o normatividad especifica aplicable en cada caso o de
acuerdo a lo que le requiera LA FINANCIERA RURAL.
Trigésimo cuarto.- Cuando se trate de expedientes de archivo que contengan, total o
parcialmente, documentos clasificados como reservados o confidenciales, deberán
contener, además, la leyenda de clasificación emitida por la Unidad de Enlace de LA
FINANCIERA RURAL, conforme a lo establecido por los Lineamientos Generales para
la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades
de la Administración Pública Federal.
Trigésimo quinto.- En el archivo de Trámite se anotará en la ceja de la Portada o
guarda exterior del expediente los siguientes elementos que forman el número de
inventario por expediente.
I.
Las claves, separadas por puntos o diagonales, de la sección, subsección serie
y subserie (en su caso).
II. Se separara con una diagonal el número del expediente y, separado por un
punto los dos últimos dígitos del año del primer documento con el que se abre o
se integra el expediente.
III. Breve título del expediente
Sección VI
De los instrumentos de consulta y control archivísticos
Trigésimo sexto.- En cumplimiento con el numeral Decimotercero de los Lineamientos
Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal, las Unidades Administrativas de LA
FINANCIERA RURAL, cuentan con los instrumentos de consulta y control que propicien
la organización, conservación y localización expedita de sus archivos, siendo los
siguientes:
I. El Cuadro General de Clasificación Archivística.
II. El Catálogo de Disposición Documental.
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III. Los inventarios documentales.
IV. El Inventario General.
V. La Guía Simple de Archivos
Trigésimo séptimo.- LA FINANCIERA RURAL tiene un cuadro de clasificación que
cumple con el numeral Decimocuarto de los Lineamientos Generales para la
organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, el cual refleja la organización archivística de Fondo,
Sección y Series documentales, pudiendo existir, si es necesario, Subfondo,
Subsecciones y Subseries. Siendo:
I. Un fondo Documental denominado La Financiera Rural, con Clave FR.
II. Secciones Documentales, tantas como sean necesarias de acuerdo a las
atribuciones y funciones:
III. Series documentales por Sección como sean necesarias.
Trigésimo octavo.- LA FINANCIERA RURAL cuenta con los demás instrumentos de
consulta y control archivístico que se generan a partir del cuadro general de
clasificación archivística, siendo estos:
I.
El Catálogo de Disposición Documental.
II. El Inventario General por Series Documentales
III. La Guía Simple de Archivos.
Los cuales deberán encontrarse, junto con el Cuadro de Clasificación, publicados en el
Portal de Transparencia de la Institución en la siguiente dirección electrónica:
www.financierarural.gob.mx
Sección VII
De la conservación de los archivos
Trigésimo noveno.LA FINANCIERA RURAL en el Catálogo de Disposición
Documental establece los plazos de conservación de los archivos. Se tomará en cuenta
la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente.
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Cuadragésimo.- En LA FINANCIERA RURAL se establecerán vigencias documentales
en los archivos administrativos por medio del Catalogo de Disposición Documental.
Cuadragésimo primero.- Los propósitos de las vigencias documentales en LA
FINANCIERA RURAL son:
I. Establecer los tiempos máximos de conservación de archivos para lograr un
manejo racional y óptimo de los mismos.
II. Facilitar el flujo de archivos a fin de evitar su acumulación innecesaria en oficinas.
III. Facilitar el proceso de valoración y disposición de archivos.
Cuadragésimo segundo.- Las vigencias documentales consisten en establecer los
periodos en que los expedientes se resguardarán en los archivos de la Institución. Para
el establecimiento de tiempos de conservación de archivos se debe considerar sus
valores (administrativo, contable, legal o técnico), las disposiciones jurídicas aplicables
a los mismos, así como aquellas que sean emitidas por el Archivo General de la Nación
y el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.
Cuadragésimo tercero.- En la aplicación de vigencias documentales se tomarán en
consideración los siguientes factores:
I.
En el caso de expedientes con más de un valor siempre aplicará el mayor
tiempo de conservación.
II.
Las vigencias documentales son aplicables a las series documentales, según
el Cuadro General de Clasificación.
III.
Sólo se aplicarán vigencias específicas a subseries y expedientes cuando
contengan información clasificada como reservada, en cuyo caso el plazo de
conservación será mayor, como se indica más adelante.
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Vigencias documentales específicas
Tipo de documento
Archivo contable
Gubernamental
Temporalidad
Fundamento Legal
5 años, más el año en
curso
Acuerdo presidencial, Diario Oficial de la
Federación, 25 de agosto de 1998.
5 años
Acuerdo presidencial, Diario Oficial de la
Federación, 25 de agosto de 1998.
Contable de Obra Pública
12 años
Acuerdo presidencial, Diario Oficial de la
Federación, 25 de agosto de 1998.
Contable de Activo Fijo
12 años
Acuerdo presidencial, Diario Oficial de la
Federación, 25 de agosto de 1998.
Expedientes en proceso de
responsabilidades
12 años
Acuerdo presidencial, Diario Oficial de la
Federación, 25 de agosto de 1998.
Adquisiciones
3 años
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del Sector Público.
(Documentos justificativos)
Archivo contable
Gubernamental
(Documentos
comprobatorios)
Se adicionará un periodo
igual al de reserva o al
que establezca el
Catálogo de Disposición
Documental, si éste fuera
mayor al primero.
Lineamientos Generales para la
Organización y Conservación de los
Archivos de las Dependencias y Entidades
de la Administración Pública
Gubernamental, Diario Oficial de la
Federación, 20 febrero 2004, Artículo
Decimoctavo.
Expedientes y documentos
que hayan sido objeto de
solicitudes de acceso a la
información pública
Se conservarán por dos
años más a la conclusión
de su vigencia
documental.
Lineamientos Generales para la
Organización y Conservación de los
Archivos de las Dependencias y Entidades
de la Administración Pública
Gubernamental, Diario Oficial de la
Federación, 20 febrero 2004, Artículo
Decimoctavo.
Inventarios de baja
documental autorizados por
el Archivo General de la
Nación
Se conservarán en el
Archivo de Concentración
por un plazo de cinco
años, contados a partir de
la fecha en que se haya
autorizado la baja
correspondiente. Este
plazo se incluirá en el
Catálogo de Disposición
Documental
Lineamientos Generales para la
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Archivos de las dependencias y entidades
de la Administración Pública
Gubernamental, Diario Oficial de la
Federación, 20 febrero 2004, Artículo
Vigésimo primero.
Expedientes y documentos
Reservados desclasificados
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Cuadragésimo cuarto.- En los plazos de conservación de los archivos se tomará en
cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva
2
correspondiente , en el caso de que otras disposiciones jurídicas establezcan plazos
mayores a los señalados, se estará en lo establecido por tales disposiciones.
Cuadragésimo quinto.- A partir de la desclasificación de los expedientes reservados,
el plazo de conservación adicionará un periodo igual al de reserva o al que establezca
3
el Catálogo de Disposición Documental, si éste fuera mayor al primero .
Ejemplos:
•
Si el expediente fue reservado por un plazo de 4 años y la vigencia documental es
de 3, a partir de la desclasificación de la información reservada, el archivo se
conservará por un periodo de 4 años más. Su vigencia completa será de 8 años.
•
Si el expediente fue reservado por un plazo de 2 años y la vigencia documental que
le corresponde es de 6 años, entonces el expediente se conservará por 6 años más.
Su vigencia completa será de 12 años.
Cuadragésimo sexto.- Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de
acceso a la información se conservarán por dos años más a la conclusión de su
4
vigencia documental .
Sección VIII
Del Índice de Expedientes Reservados
Cuadragésimo séptimo.- Los Titulares de las Unidades Administrativas elaborarán un
índice de los expedientes clasificados como reservados que debe actualizarse cada seis
meses. Dichos índices serán considerados como información pública (Art. 31 y 32 del
Reglamento).
Cuadragésimo octavo.- Estos índices deberán contener:
I. El rubro temático,
II. La unidad administrativa que generó, obtuvo, adquirió, transformó o conserva la
información;
III. La fecha de la clasificación;
2
Numeral Decimoctavo, Lineamientos de archivos.
Numeral Decimoctavo, Lineamientos de archivos.
4
Numeral Decimoctavo, Lineamientos de archivos.
3
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IV. El fundamento legal;
V. El plazo de reserva, y
VI. Las partes de los expedientes o documentos que se reservan, en su caso.
Cuadragésimo octavo.- Las solicitudes para requerir la eliminación, o en su caso,
desclasificación masiva de expedientes reservados y que se hubieran registrado en el
Sistema de Índices, deberán efectuarse por oficio a la Dirección General de
Coordinación y Vigilancia de la Administración Pública Federal del Instituto Federal de
Acceso a la Información Pública.
Deberán hacer referencia al acuerdo adoptado por el Comité de Información, mediante
el cual se haya determinado la eliminación correspondiente, así como relatar los
razonamientos para ello, entre los cuales destacan el hecho de que los expedientes a
eliminarse se encuentren repetidos; a que los mismos se incluyeron por error y son
confidenciales en lugar de reservados, o bien, que se actúa en atención al Acuerdo del
Pleno de este Instituto (ACT/21/06/2006.03) por el que se determinó que las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal que poseen
expedientes clasificados bajo el rubro de secreto fiduciario, bancario o fiscal, a que se
refiere la fracción II del artículo 14 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental quedan exceptuadas de la obligación de registrar
dichos expedientes dentro del Sistema de Índices de Expedientes Reservados.
Transitorios
Primero.- Los presentes criterios entraran en vigor al día siguiente de su publicación
en la página Web de LA FINANCIERA RURAL, como lo establece el artículo 43 del
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, y su cumplimiento será obligatorio para todas las Unidades
Administrativas, incluyendo a las Direcciones de Coordinaciones Regionales y
Agencias Estatales.
Segundo.- El encargado de interpretar, aprobar o modificar los presentes Criterios es
el Comité de Información, que se apoyará en el área Coordinadora de Archivos para
tales fines.
Tercero.- El área Coordinadora de Archivos se encargara de crear, actualizar y
difundir los Manuales que sean necesarios para el cumplimiento de las presentes
disposiciones y de las demás que sean aplicables en materia de Archivos en el
ámbito Federal.
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ANEXOS
CUADRO 1.
SINOPSIS DE DISPOSICIONES JURÍDICAS SOBRE LA CONSERVACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS
Legislación
Acuerdo D. O. F. 25 agosto 1998,
Artículo 3.
Acuerdo D. O. F. 25 agosto 1998.
Artículo 3°, párrafo segundo.
Acuerdo D. O. F. 25 agosto 1998.
Artículo 3°, párrafo segundo.
Acuerdo D. O. F. 25 agosto 1998
Artículo 5 y Artículo Vigésimo primero
de los Lineamientos Generales para la
organización y conservación de los
archivos de las dependencias y
entidades de la Administración
Pública Federal.
Criterios para la Administración del
Régimen Fiscal de Petróleos
Mexicanos y Organismos Subsidiarios;
16 Disposición específica del Código
Fiscal de la Federación; 16.11 Reglas
Generales sobre Contabilidad en materia
fiscal y 16.12 Comprobantes fiscales
(Arts. 29, 29-A CFF) 16.12,3 Cheques y
estados de cuenta como comprobantes
fiscales. Art. 29-CCFF.
Ley Federal del Trabajo. Publicada en el
D.O.F. el 1°. De abril de 1970.Art. 804
Código de Comercio. Artículos 38, 46 y
49.
Acuerdos internos y dictamen del
Archivo de Concentración de la Nación.
Texto
Archivo Contable Gubernamental, vigencia de 5 años
La documentación que ampare inversiones activos fijos y en
obras y aquellas que sirva para el fincamiento de
Atribuciones o procesos judiciales, conservarla 12 años como
mínimo
En caso de que otras disposiciones jurídicas establezcan
plazos mayores a los señalados en los incisos 1 y 2, para la
conservación de dicha documentación, se sujetará a lo
establecido por éstas, es decir más de 5 o más de 12 años,
según sea contable o de inversiones.
Conservar por un plazo de 5 años, contados a partir de la
fecha en que se haya destruido la documentación e
información, las relaciones o inventarios de baja de
documentación e información contable, autorizadas por la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público y por el Archivo de
Concentración de la Nación.
Conservar el archivo fiscal por un plazo de 5 años contados a
partir del día siguiente del periodo en que se deba presentar la
declaración correspondiente.
Contratos individuales, nómina, recibos de pago de salarios,
controles de asistencia, comprobantes de pago de
participación de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos y
prima vacacional, deberán conservarse mientras dure la
relación laboral y hasta un año después.
Comprobantes originales de operaciones comerciales, libros,
registros, cartas, telegramas, mensajes de datos o
cualesquiera otros documentos en que se consignen
contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a
derechos y obligaciones, conservar 10 años como mínimo.
Archivo Histórico (documentos públicos relativos a la
contabilidad, la escritura constitutiva y sus modificaciones, las
actas de asamblea de Consejo de Administración, Consejo
30
Dirección General Adjunta de Administración
Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales y Servicios
Gerencia de Control de Bienes y Aseguramiento
Coordinación de Almacén, Inventarios y Archivo
Artículo 15 de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental.
Artículo Decimoctavo de los
Lineamientos Generales para la
organización y conservación de los
archivos de las dependencias y
entidades de la Administración
Pública Federal
Artículo Decimoctavo de los
Lineamientos Generales para la
organización y conservación de los
archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública
Federal
Artículo Decimoctavo de los
Lineamientos Generales para la
organización y conservación de los
archivos de las dependencias y
entidades de la Administración
Pública Federal
Directivo y sus Comités, estados financieros, documentación
de apoyo a dichos estados financieros, dictámenes de
auditorias contables, así como documentación que ampare la
propiedad de bienes y en general aquella que sirva de
testimonio para reconstruir antecedentes que trasciendan en
el entorno histórico, social, político, económico y educativo)
debe conservarse en forma permanente.
La documentación de carácter administrativo que en función
de su utilidad tenga probabilidades de consulta, ya sea para
la elaboración de informes, reactivación de casos,
compilación de datos estadísticos o que sirvan de apoyo para
el desarrollo de las funciones particulares del dirección, se
sugiere que su vigencia sea de 3 años; esta sugerencia se
tiene que someter a acuerdos internos. En caso de requerirse
un mayor número de años, lo determinará la dirección
correspondiente, según la frecuencia de su consulta y uso.
La documentación que incluye información especializada y
técnica que sirva de referencia, antecedentes, apoyo y
consulta para la elaboración de estudios, métodos,
lineamientos o como punto de partida para la producción de
nuevos documentos o proyectos, se sugiere que se vigencia
sea de un rango de 10 años; esta sugerencia se tiene que
someter a acuerdos internos. En caso de que se considere
que su guarda deba ser permanente o de un menor o mayor
número de años, lo determinará la dirección, según la
obsolescencia de la información y por la frecuencia de su
consulta y uso.
La documentación clasificada como reservada podrá
permanecer con tal carácter hasta por un periodo de doce
años.
La documentación clasificada como reservada deberá
conservarse según lo haya determinado la dirección
correspondiente, (Plazo Variable). En los plazos de
conservación de los archivos se tomará en cuenta la vigencia
documental así como, en su caso, el periodo de reserva
correspondiente.
A partir de la desclasificación de los expedientes reservados,
el plazo de conservación adicionará un periodo igual al de
reserva o al que establezca el catálogo de disposición
documental, si éste fuera mayor al primero.
Aquellos documentos que hayan sido objetos de solicitudes
de acceso a la información se conservarán por dos años más
a la conclusión de su vigencia documental.
31
Dirección General Adjunta de Administración
Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales y Servicios
Gerencia de Control de Bienes y Aseguramiento
Coordinación de Almacén, Inventarios y Archivo
CUADRO 2
FASE
VALOR
Primario
ACTIVA
9 Administrativo
9 Fiscal o Contable
9 Legal o Jurídico
Primario
SEMIACTIVA 9 Administrativo
9 Fiscal o contable
9 Legal o jurídico
Secundario
INACTIVA O
HISTÓRICA
9 Evidencial
9 Testimonial
9 Científico
USUARIO
Funcionarios y
personal de la
institución (consulta
continua)
Funcionarios y
personal de la
Institución (consulta
esporádica)
ARCHIVO
Trámite
Concentración
Investigadores y
Público en General
Histórico
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Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales y Servicios
Gerencia de Servicios y Administración Patrimonial
Coordinación de Almacenes, Inventarios y Archivo
CUADRO 3
ARCHIVO
CARACTERÍSTICAS
9 El expediente esta en formación
9 Su trámite es vigente
TRÁMITE
9 Se guarda en los archiveros de la oficina tramitadora
9 El sistema de recuperación es rápido
9 Se consultan con frecuencia expedientes concretos
9 Los usuarios son los funcionarios y el personal de la institución
9 Los expedientes están formados
9 Ha concluido su tramitación
9 Su guarda no necesita la cercanía de la oficina que lo tramitó
9 Se consulta esporádicamente por personal
y funcionarios
de la institución
CONCENTRACIÓN
9 Su clasificación sigue el Principio de Procedencia y Orden
original
9 Se describen las series documentales a través del Inventario
9 Se mantienen actualizados el Registro de los responsables de los
archivos de la institución, la Guía Simple, el Inventario por seríes
documentales y el Catálogo de Disposición Documental
9 Los expedientes están conformados
9 Su trámite ha concluido
HISTÓRICO
9 Su consulta es pública (investigadores y sociedad en general)
9 Su clasificación sigue el Principio de Procedencia y Orden original
9 Además de la Guía Simple y el Inventario es posible que cuente con
Catálogos.
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