i.- objetivo general.

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COORDINACIÓN DE ARCHIVOS
INFORME DE AVANCES DE CUMPLIMIENTO DE ARCHIVOS
I.- OBJETIVO GENERAL.
Cumplir con la obligación que marca el numeral séptimo transitorio de los Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, Publicados en el Diario
Oficial de la Federación, el 20 de febrero de 2004, de informar sobre la situación que guarda el cumplimiento de dichos
lineamientos y publicarlos en el sitio de Internet de la Financiera Rural.
II.- AVANCES.
Para cumplir con la Ley Federal de Archivos, publicada el 23 de enero de 2012, se sustituyeron los “enlaces” de las Unidades
Administrativas por Responsables de Archivo de Trámite (RAT), por cada una de las Unidades Administrativas que señala el
Artículo 6 del Estatuto Orgánico de la Financiera Rural, 44 en el edificio corporativo y 5 de cada una de las Coordinaciones
Regionales, estás últimas incluyen a las agencias y módulos que tienen adscritos.
Se estableció comunicación con cada uno de los RATs, a fin de:
 Revisar físicamente los expedientes contenidos en el archivo de concentración con sedes en Guasave, Sinaloa y Ciudad
Serdán, Puebla.
 Realizar la valoración de documentación de los expedientes revisados, que las áreas tenían almacenados, determinando
la documentación sin valor documental que debería ser desechada, así como la que debería ser sujeta a de algún
proceso técnico-archivístico.
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Se estableció programa de atención en todas y cada una de las Unidades Administrativas a partir del 3 de septiembre del año
en curso y que al cierre del mes de septiembre de 2012, se cuenta con un avance del 40% en:
 Realizar programa y trabajo archivístico para generar expedientes que integran los archivos de trámite de cada Unidad
Administrativa y los que eventualmente serán transferidos al Archivo de Concentración de acuerdo con su vigencia
documental.
 Apoyar y asesorar a cada uno de los RATs, a fin de orientar e impulsar la realización de inventarios físicos en los archivos
de trámite, así como determinar el estado físico de los espacios de archivo de trámite y concentración.
 Identificar sí, en general cuentan con controles vigentes y registros de las operaciones en materia de archivo.
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AVANCE EN % 2013 POR TRIMESTRE
PROCESOS 2013
ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL 3° TRIMESTRE 2013.
Consolidación de los inventarios
documentales de archivo de
trámite
de
la
Unidades
Administrativas
Identificación y revisión de
formatos de control y operación
para los archivos en trámite y de
transferencia primaria para su
actualización.
Actualización y registro en el
2013 ante el AGN del nuevo
CADIDO.
Desarrollo del Programa Anual de
trabajo, y del Calendario anual
de transferencias documentales
primarias para el 2013.
Implementación de sistema
administración de archivos.
de
Integración de la "Guía Simple de Archivos 2012". Mediante
oficios que comprende los números 506 al 550 las Unidades
Administrativas, dan respuesta enviando su respectiva "Guía
Simple de Archivos" por lo que respecta al Corporativo. Así
mismo con los números 631 al 635 las Coordinaciones
Regionales dan respuesta enviando su respectiva "Guía
Simple de Archivos para el ejercicio 2012 diciembre.
Se actualizaron formatos conforme a las prácticas y criterios
archivísticos, a decir: Formato Único de Inventario, Carátula
del Expediente, Etiqueta de identificación de Caja, así como
los formatos para el Control de Peso y Ubicación Topográfica.
A través de oficio Núm. DSNA/0830/13, de fecha 25 de junio
del presente el Archivo General de la Nación emite Dictamen
de validación Núm. DV/069/13, sobre el instrumento de control
y consulta archivística, denominado “Catalogo de Disposición
Documental” y que en su momento se envió mediante oficio
GGAA/DERMS/GCBA/090/2013, con fecha 28 de febrero del
presente para su registro y validación.
En relación al calendario de transferencias documentales
primarias a nivel nacional, estas se han estado realizando
conforme a la programación del citado calendario mismo que
se encuentra publicado en la página de intranet institucional y
en el Portal de Obligaciones de Transparencia (POT)
Se está creando sitio web en la nueva página de intranet de
la Financiera para que toda persona que labore en la
Financiera tenga acceso a través de accesos directos (ligas),
a toda la información, documentación y formatos necesarios
para realizar las tareas que le corresponden.
SEGUNDO
TERCER
100
0
0
100
70
10
20
100
95
5
0
100
70
5
15
90
10
0
50
10
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CUARTO
% TOTAL
DE
AVANCE
PRIMERO
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Capacitación en Organización de
Archivos Gubernamentales a los
RATs,
en
las
Unidades
Administrativas del Corporativo
de la Financiera Rural y Agencias
Regionales.
Inicio de trabajos de valoración de
transferencias que han cumplido
con los términos de vigencia
documental, para la gestión de la
primera baja documental de 2013.
El Área Coordinadora de Archivos llevó a cabo
videoconferencias para con cada una de las Coordinaciones
Regionales: Sur, Sureste, Centro-Occidente, Noroeste y
Norte. Con el tema “Los principios básicos que deben
regir las trasferencias documentales primarias”, cuyo
objetivo fue orientar e instruir sobre la forma de organizar los
expedientes de las unidades, de tal forma que logren tener
las condiciones mínimas necesarias para su envió a los
respectivos archivos de concentración según les corresponda.
Dichas videoconferencias se llevaron a cabo los días 18 de
julio, 30 de julio y 13 septiembre en las que se convocó a 94
Agencias de crédito Rural y 18 módulos, teniendo una
asistencia de 196 personas.
Se identificó y se genera inventario de baja para su referencia
y autorización de la unidad administrativa generadora de la
información para su aprobación y posterior envió al AGN para
su aprobación del destino final de la documentación.
10
25
65
100
30
60
10
100
Fecha de actualización 04 de octubre de 2013.
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