DGAC-NAV-AIS-P-GC-05 Procedimiento para No Conformidades 1 de 10 Tercera Edición Agosto 2010 CODIGO: ASUNTO: Página EDICION: FECHA DE VIGENCIA 1. OBJETIVO: Establecer un procedimiento de control y tratamiento de servicio disminuir el incumplimiento de requisitos especificados. No-conforme para 2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: AIS: Servicios de Información Aeronáutica No-conformidad: incumplimiento de requisitos. Corrección: acción a ser implantada en la entidad no-conforme, de modo que se resuelva la noconformidad. La acción puede ser la realización de una modificación o bien, la realización de un nuevo procedimiento. Acción correctiva: acción implantada para eliminar las causas de una no-conformidad, de un defecto o de otra situación indeseable existente, a fin de prevenir su ocurrencia. Acción preventiva: acción implantada para eliminar las causas de una posible no-conformidad, defecto u otra situación indeseable, a fin de prevenir su ocurrencia. NCR: Reporte de No-conformidad 2.1.- SIMBOLOGIA UTILIZADA Proceso Conector Preparación Documento Decisión Terminador/Iniciador 3. ALCANCE Este procedimiento es de aplicabilidad en la Oficina AIS Publicaciones y AIS aeródromo. Fecha: Confeccionado por: Revisado por: Autorizado por: Agosto 2010 Calidad AIS Planeamiento Dirección General CODIGO: ASUNTO: Página EDICION: FECHA DE VIGENCIA DGAC-NAV-AIS-P-GC-05 Procedimiento para No Conformidades 2 de 10 Tercera Edición Agosto 2010 4. RESPONSABILIDAD Técnico AIS/MAP, Supervisor AIS, Responsable de Calidad. 5. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS: Nombre del documento Norma ISO 9001-2008 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO O CONTENIDO Se consideran los siguientes criterios para la apertura de una NCR: Comprometer la satisfacción del cliente de AIS/MAP y de AIS/ARO de aeródromo, cuando haya reclamo, queja de un cliente a través de cualquier medio: verbal, teléfono, escrito, correo electrónico. Reincidencia de una ocurrencia verificada por medio de revisión de rutina o auditoría interna. Auditorías Internas Auditorías de seguimiento (cuando aplique) Detección por las áreas del sistema de gestión de calidad (rutina) 6.1 Las no-conformidades detectadas por las revisiones de rutina y/o auditorías internas en AIS/MAP, AIS/ARO de aeródromo y de sugerencias/reclamos de clientes, en los casos que la responsabilidad del servicio sea de AIS, deberán ser registradas en el formulario NCR DGAC-NAV-AIS-F-PGC-05/1 (Reporte de No conformidad) y encaminados a la coordinación de Calidad. 6.2 El auditor de calidad envía el formulario NCR al encargado de calidad 6.3 El encargado de calidad y el auditor de calidad analizan la NCR y proponen medidas correctivas y/o preventivas 6.4 Encargado de calidad registra en el Control de NCR 6.5 Encargado de calidad envía copia del NCR al responsable del área donde fue detectada la no-conformidad y a la jefatura de AIS. 6.6 El responsable del área objeto de la no-conformidad, inicia la toma de acciones correctivas para la eliminación de las causas de la no-conformidad, según lo establece en el procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas (DGAC-NAV-AIS-PGC-08). Si la resolución del problema es una corrección puntual, inmediata; debe describirse cuál acción ha de ser adoptada. En caso que la observación no sea procedente, el responsable del área debe justificar su punto de vista (motivos). Fecha: Confeccionado por: Revisado por: Autorizado por: Agosto 2010 Calidad AIS Planeamiento Dirección General CODIGO: ASUNTO: Página EDICION: FECHA DE VIGENCIA DGAC-NAV-AIS-P-GC-05 Procedimiento para No Conformidades 3 de 10 Tercera Edición Agosto 2010 6.7 Después de la implantación de la acción correctiva, el responsable del área enviará un informe al encargado de calidad. 6.8 La verificación de la eficacia de la acción tomada será realizada en las auditorías internas programadas o siempre que sea necesario, a criterio de la Jefatura de AIS/MAP para el archivo del reporte. 6.9 Después del cierre de NCR, el responsable de calidad actualiza el control del NCR y emite el sumario de NCR abierto y cerrado (Anexo II), listando los problemas registrados por el sistema de gestión de la calidad en el período, para revisión por la Dirección. 6.10 El análisis por la Dirección se realiza según lo previsto en el procedimiento de Revisión por la Dirección. 7. ANEXOS Formulários: DGAC-NAV-AIS-F-P-GC-05/1, DGAC-NAV-AIS-F-P-GC-05/2 8. APROBACION DEL PROCEDIMIENTO _____________________________ DIRECCIÓN GENERAL ______________________________ UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Fecha: Confeccionado por: Revisado por: Autorizado por: Agosto 2010 Calidad AIS Planeamiento Dirección General DGAC-NAV-AIS-P-GC-05 Procedimiento para No Conformidades 4 de 10 Tercera Edición Agosto 2010 CODIGO: ASUNTO: Página EDICION: FECHA DE VIGENCIA Anexo 1 DGAC-NAV-AIS-F-PGC-05/1 REPORTE DE NO CONFORMIDAD (NCR) ____________ No. _______________ Área ___________ Fecha Equipo Auditor: Auditoría Interna Auditor Líder:__________________________ Rutina ________________________________ 1.____________________________________ 2.____________________________________ _______________________________ 3._____________________________________ Remite (firma) 4._____________________________________ Hecho: Fundamento: Disposición: Fecha: Confeccionado por: Revisado por: Autorizado por: Agosto 2010 Calidad AIS Planeamiento Dirección General DGAC-NAV-AIS-P-GC-05 Procedimiento para No Conformidades 5 de 10 Tercera Edición Agosto 2010 CODIGO: ASUNTO: Página EDICION: FECHA DE VIGENCIA -2Coordinación de la Calidad -NCR Causa más probable: Acción Correctiva: Responsable por la acción correctiva: Plazo para implantación de la acción correctiva: _____/_____/_____ Evaluación: Eficaz No eficaz Evidencia Objetiva: NCR: ( Nuevo NCR no. ____ ) cerrado ( ) abierto Fecha: ____/____/____ ____ ____________________ Auditor/ Coordinador Calidad Coordinador de calidad Fecha de NCR:_________________ Firma _____________________ Fecha: Confeccionado por: Revisado por: Autorizado por: Agosto 2010 Calidad AIS Planeamiento Dirección General DGAC-NAV-AIS-P-GC-05 Procedimiento para No Conformidades 6 de 10 Tercera Edición Agosto 2010 CODIGO: ASUNTO: Página EDICION: FECHA DE VIGENCIA ANEXO 2 DGAC-NAV-AIS-F-PGC-05/2 Sumario de NCR Abiertos y Cerrados Area No. Fecha AIS PVS 01/ 07 15 nov AIS PVS AIS PVS 02/ 07 03/ 07 15 nov 15 nov Resumen de la NCR Documentación Integrada de CR desactualizada Plazo Análisis de causa Descripción de la disposición Descripción de la acción preventiva Descripción de la acción correctiva Observación 5 días Brindar información de CR que puede afectar la seguridad de las operaciones Brindar información que no esté vigente Actualizar la AIP Supervisión debe revisar por lo menos una vez al mes que la AIP esté actualizada Sacar los suplementos cancelados. Se verificará en próxima visita Abierta Se encontró archivo físico de suplementos a la AIP vencidos como parte de documentos utilizados en la oficina 1 día Utilizan página DNISC para preparación de PIB 1 mes Fuente no es oficial del gobierno Costa Rica Desechar la información ya que en Publicaciones aeronáuticas se tiene archivo de todas las publicaciones. Se han encontrado NOTAM en esa página que no están vigentes Fecha: Confeccionado por: Revisado por: Autorizado por: Agosto 2010 Calidad AIS Planeamiento Dirección General Ver NC 13/10 En caso de continuar con el archivo debe rotular “Obsoleto solo para lectura” Utilizar la información del área servida que es alimentada por los técnicos AIS No utilizar el DINSC Se verificará en próxima visita Abierta Cerrada el 22 feb 2010 Se aduce que el equipo AFS falla mucho y se usa como medida alterna para emisión de PIB Abierta DGAC-NAV-AIS-P-GC-05 Procedimiento para No Conformidades 7 de 10 Tercera Edición Agosto 2010 CODIGO: ASUNTO: Página EDICION: FECHA DE VIGENCIA Area No. Fecha AIS LIB 01/ 09 11 jun Resumen de la NCR Plazo Análisis de causa Descripción de la disposición Descripción de la acción preventiva Descripción de la acción correctiva Observación Documento desactualizado: aeronaves con impedimento vuelo 3 días Aeronaves que ya no estén en la lista no podrían volar y afectaría eficiencia del trabajo Tener información desactualizada en la pizarra informativa Investigar si existe una lista nueva Estar pendiente de que la lista sea actualizada mínimo cada mes Solicitar una lista nueva cerrada Investigar si la aeronave sigue sin cumplir con lo que dice el oficio. Estar pendiente de que la AIR envíe el oficio donde la aeronave cumple con requisitos faltantes. ninguna Aeronaves sigue sin cumplir requisitos cerrada AIS LIB 02/ 09 11 jun Documento desactualizado: oficio AIR-591/08. 3 días AIS LIB 03/ 09 11 jun Documentación integrada obsoleta en MAIC 3 días AIS LIB 04/ 09 11 jun AIC A04/09 en pizarra informativa la cual fue reemplazada por AIC A06/09 3 días Información no está contenida dentro del manual por lo que la información que se pueda brindar no es fidedigna Información desactualizada Actualizar MAIC el Verificar cuidadosamente con la LNV Incluir la información que se encuentra fuera del MAIC. La info estaba en la oficina pero fuera del MAIC. cerrada Reemplazar AIC la Verificar que la información de la pizarra esté vigente Pegar el AIC vigente en la pizarra informativa Adujeron que no tenía la AIC pero al revisar el MAIC si estaba Cerrada. Fecha: Confeccionado por: Revisado por: Autorizado por: Agosto 2010 Calidad AIS Planeamiento Dirección General DGAC-NAV-AIS-P-GC-05 Procedimiento para No Conformidades 8 de 10 Tercera Edición Agosto 2010 CODIGO: ASUNTO: Página EDICION: FECHA DE VIGENCIA Area AIS LIB AIS COCO AIS COCO AIS COCO AIS COCO No. Fecha 05/ 09 06/ 09 07/ 09 08/ 09 09/ 09 Resumen de la NCR Plazo Análisis de causa Descripción de la disposición Descripción de la acción preventiva Descripción de la acción correctiva 11 jun Desactualización de AIP de otros Estados. 15 días Brindar información desactualizad a Revisar AIP Centroamericano con la lista de páginas vigentes. Revisar documentación con la LNV de COCESNA 06 oct Problemas con impresora a la hora de imprimir documentos en formato PDF No hay evidencia de reuniones con la Dirección. 10 nov 09 Brindar información en el momento oportuno Preguntar informática porqué sucede Cambiar impresora Actualizar la AIP de Centro América con la información recibida. Enviar documentos en word 06 oct 06 oct 06 oct Se verificará próxima visita. en Abierta. Abierta Se tiene evidencia de una reunión Cerrada Se encuentran documentos OACI obsoletos en uso. Cuando se reciben solicitudes de NOTAM el técnico no pone quien recibe la solicitud ni hora de recibido. a Observación 1 mes Es material de consulta para la realización de las funciones. Actualizar la documentación en el menor tiempo posible Es una práctica sana para la trazabilidad. Hablar con la supervisión para sugerir poner iniciales y hora en la solicitud de NOTAM. Fecha: Confeccionado por: Revisado por: Autorizado por: Agosto 2010 Calidad AIS Planeamiento Dirección General Supervisión debe preguntar a biblioteca técnica sobre últimas enmiendas a estos documentos. Solicitar a biblioteca documentos actualizados copias enmiendas la cerrada o de DGAC-NAV-AIS-P-GC-05 Procedimiento para No Conformidades 9 de 10 Tercera Edición Agosto 2010 CODIGO: ASUNTO: Página EDICION: FECHA DE VIGENCIA Area AIS PVS No. Fecha 10/ 10 22 Feb 28 abr Resumen de la NCR Pizarras desactualizadas Plazo 24 mar Análisis de causa Fallas en la AFS, descuido del personal Descripción de la disposición Instructivo AIS-A-I-03 NAV- Descripción de la acción preventiva Descripción de la acción correctiva Cada vez que falte un NOTAM solicitarlo. Actualizar pizarras Observación las Se presume que utilizan la página del DISNC para entregar el PIB. 28 abril continúa las pizarras con faltantes. AIS PVS AIS PVS AIS 11/ 10 22 Feb 12/ 10 28 abr 22 feb 13/ 28 abr 22 Documentos fecha del 2007 con 24 mar Silla quebrada 22 mar Se 22 sigue utilizando Depto. Responsable no envía las documentación actualizada Fallas en AFS Proc. NAV-AIS-AP-04 Verificar cada 3 meses si la información está vigente Hacer oficio Depto. Operaciones Aeronáuticas Cap. 6 Norma ISO y Manual de Calidad ------- Reparación temporal mientras se compran los repuestos. NAV-AIS-A-I-10 Analizar Fecha: Confeccionado por: Revisado por: Autorizado por: Agosto 2010 Calidad AIS Planeamiento Dirección General con la a Cerrada 09 junio 10 pizarras sin faltantes a excepción de KIAH, se preguntó por el sistema dijo el técnico en turno (Rafael Padilla) que hicieron un ajuste y que funciona mejor. Cerrada 24 marzo 10 DGAC-NAV-AIS-P-GC-05 Procedimiento para No Conformidades 10 de 10 Tercera Edición Agosto 2010 CODIGO: ASUNTO: Página EDICION: FECHA DE VIGENCIA PVS 10 feb página del DISNC mar 28 abr AIS PVS 14/ 10 22 feb AIP desactualizado 22 feb AIS PVS 15/ 10 22 Feb Helicorredor fecha 23 oct 08 24 mar Cartas visuales H y L desactualizados 24 mar 28 abr Area servida no se pudo revisar por no saber a quien le correspondía cada área. Carta ENR 4.1-1 vencida en mostrador Recepción tardía de la información Descuido NAV-AIS-A-I-05 Proc. NAV-AIS-PGC-01 09 jun 10 09 jun 10 Fecha: Confeccionado por: Revisado por: Autorizado por: Agosto 2010 Calidad AIS Planeamiento Dirección General jefatura la posibilidad de aceptar esa página como válida para entrega de los PIB Revisar periódicamente la AIP Revisar la información del mostrado más a menudo Actualización inmediata Cerrada 24 marzo 10 Eliminar documento obsoleto Corregido helicorredor 24 marzo, 09 junio cerrada Cartas visuales H y L. Debe redistribuir el área servida de cada técnico tan rápido como sea posible. Continúa abierta referente al área servida de cada técnico y la carta ENR 4.1-1 sigue ahí vencida.