9 PROCEDIMIENTO PARA PAGOS POR CAJA CHICA (CUENTA

SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN
DIRECCIÓN EJECUTIVA
MINAET
Ministerio de Ambiente,
Energía y
Telecomunicaciones
SINAC
PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS POR MEDIO DE LA
CUENTA CORRIENTE #216554-6, SINAC FONDO FIJO CAJA CHICA PARQUES NACIONALES,
CUANDO LOS MONTOS SON MAYORES A LOS AUTORIZADOS POR EL FONDO FIJO CAJA
CHICA EN EFECTIVO PARA EL SINAC
El procedimiento para hacer compras de bienes y servicios mayores al gasto máximo
autorizado por el fondo fijo caja chica en efectivo,
siempre que sean de carácter
urgente, indispensable e imprevisible es el siguiente:
1) Solicitar autorización por medio de correo electrónico con su debida justificación a
la señora Ana Lucía Ovares, jefa del Departamento financiero Contable,
responsable del fondo fijo de Caja Chica para el SINAC, para que el pago de la
necesidad del gasto se realice por medio la cuenta corriente #216554-6 SINAC
FONDO FIJO CAJA CHICA PARQUES NACIONALES.
Si por ejemplo la caja chica opera con un monto de ¢150.000.00:
Se requiere la presentación de una factura pro forma si la compra es hasta
¢60.000.00 (40% del monto autorizado)
Se requiere la presentación de dos facturas pro forma si la compra es superior a
¢60.000.00 y hasta ¢90.000.00 (60% del monto autorizado)
Se requiere la presentación de tres facturas pro forma si la compra es superior a
¢90.000.00 y hasta ¢150.000.00 (100% del monto autorizado)
Si la Caja chica Opera con un monto de ¢200.000.00 se aplican los mismos
porcentajes (40%, 60% y 100%)
2) Definida la necesidad del gasto, debe revisarse y verificarse que se cuenta con el
contenido presupuestario y económico, se envía al Departamento Financiero
Contable acompañado de:

Solicitud del pedido de compra Fondo Fijo Caja Chica (Anexo No1)

Cuadro comparativo de análisis de ofertas: dos o más Pro formas (Anexo No 2)

Pro formas de las casas comerciales participantes en las ofertas.

Pedido de Compra (Anexo No. 3)
Misión Institucional: El SINAC gestiona, integralmente, la conservación y manejo sostenible de la vida silvestre, los recursos
forestales, las áreas silvestres protegidas, cuencas hidrográficas y sistemas hídricos; en conjunto con actores de la sociedad para
el bienestar de las actuales y futuras generaciones
T: (506)2256-09-17 / F: (506)2248-24-51 / Apdo 11384-1000, San José, Costa Rica, S: www.sinac.go.cr
Año Internacional de la
Diversidad Biológica
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3) En el Departamento financiero-Contable se procede a su revisión, si es correcto,
se autoriza
el pedido de compra y se envía por la vía más rápida al Área
respectiva o Unidad Organizativa del SINAC, para que se proceda a retirar los
bienes o servicios adquiridos, acompañado de la factura original autorizada por la
Dirección General de Tributación Directa. De lo contrario se devuelve para que se
realicen las correcciones correspondientes.
4) El responsable de la compra en el Área o Unidad Organizativa del SINAC, envía al
Departamento financiero-Contable la factura original conjuntamente con la copia
del pedido de compra debidamente recibido, firmado y sellado por el proveedor,
así como también el informe de que se ha recibido a satisfacción los bienes o
servicios adquiridos para que se proceda con su respectivo pago.
5) En el Departamento financiero-Contable se procede a realizar la trasferencia de
fondos Rápida, a la cuenta del proveedor, ésta transferencia se envía vía fax al
Área respectiva o a la Unidad Organizativa del SINAC correspondiente, para que
la casa proveedora confeccione el recibo de cancelación de la factura.
6) El responsable de la compra en el Área, o Unidad Organizativa del SINAC, envía
al Departamento financiero-Contable el original del recibo para su respectivo
archivo.
Se exceptúan de la aplicación del procedimiento anterior únicamente aquellos gastos no
previsibles oportunamente, urgentes y de verdadera necesidad e importancia para el buen
funcionamiento de SINAC.
El procedimiento para estos casos es: a primera hora del día siguiente de
ejecutado el gasto, se debe informar a la jefatura del Departamento Financiero
Contable justificando por medio de oficio la emergencia y enviarlo a este
Departamento adjuntando los documentos correspondientes.
Misión Institucional: El SINAC gestiona, integralmente, la conservación y manejo sostenible de la vida silvestre, los recursos
forestales, las áreas silvestres protegidas, cuencas hidrográficas y sistemas hídricos; en conjunto con actores de la sociedad para
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