Cumplimiento Ley 1474 - Secretaría Distrital de Planeación

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
Periodo Evaluado:
Enero- Octubre de 2011
Jefe de Control Interno o
Piedad Roa Carrero
quien haga sus veces:
Fecha de Elaboración:
Noviembre 11 de 2011
Subsistema de Control Estratégico
AVANCES:
En concordancia con el Plan de Acción trazado (período 2010-2012), para la sostenibilidad
del Sistema de Control Interno en la SDP, de las actividades y compromisos adelantados para
la presente vigencia se resaltan:

Durante el mes de junio se adelantó un estudio de las funciones contenidas en el Decreto
550 de 2006, con el fin de evaluar las competencias allí consignadas y las que se vienen
cumpliendo como resultado de normatividad posterior a dicho Decreto. Así mismo se
adelantó el análisis de la interacción de los procesos contenidos en Sistema Integrado de
Gestión, con las funciones asignadas a las dependencias y su coherencia dentro del
esquema de interacción de la SDP. El informe obtenido se constituye en un diagnóstico
del estado funcional del Decreto 550 de 2006, frente al enfoque de procesos, así como
para la revisión de la actual estructura organizacional y la definición de sus necesidades
reales de personal.

Se adelantaron varias campañas de sensibilización frente a los temas contenidos en el
Código de Ética, así como una encuesta relacionada con los Principios y Valores. En el
mes de septiembre se adoptó el Código del Buen Gobierno en el cual se imparten
directrices para fomentar la transparencia e incrementar la confianza de la ciudadanía en la
SDP, el cual fue socializado a todos los servidores de la entidad. En la actualidad se
trabaja en el diseño de los indicadores de gestión ética para el Distrito.

Se actualizaron los temas contenidos en los procesos de inducción y reinducción,
adicionando los relacionados con la Ética y prevención de la corrupción. En lo corrido de
la presente vigencia se han adelantado tres jornadas de inducción, con cobertura de 73
servidores. La reinducción se tiene prevista en las acciones para la vigencia 2012.

Se han adelantado, las capacitaciones programadas en el Plan Anual de Capacitación,
sobre la cuales la Dirección de Gestión Humana realiza periódicamente el respectivo
seguimiento. Entre los temas tratados se tienen: Charlas de Acoso Laboral, Derecho
Procesal, Derecho Constitucional, Liderazgo y Comunicaciones, ente otros. La cobertura
ha sido de aproximadamente del 40% de los servidores públicos de la entidad.
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
Con relación a la administración del riesgo , se adoptó la nueva metodología del DAFP ,
se diseñó y se puso en marcha una estrategia orientada a revisar y actualizar el Mapa de
Riesgos Institucional, iniciando con una capacitación masiva al personal directivo y a los
enlaces, seguida de talleres para cada uno de los procesos, revisión del impacto de los
controles para la mitigación de los riesgos identificados y acompañamiento para el
levantamiento del nuevo mapa de riesgos con la nueva metodología . En la actualidad se
encuentra en proceso la aprobación de la Política de Administración de Riesgos.

En cuanto al Estilo de Dirección, se efectuó la revisión al procedimiento de Acuerdos de
Gestión, en el cual se establecieron directrices para la formulación y seguimiento de los
compromisos de los gerentes públicos.

Del estudio adelantado sobre Clima Organizacional, se identificaron situaciones por
mejorar las cuales sirvieron de insumo para ajustar el documento de Estilo de Dirección.
DIFICULTADES:
El personal que presta los servicios a la SDP, en su mayoría son Supernumerarios o
contratistas situación que hace difícil los procesos de aprehensión, interiorización y
compromiso institucional en cualquiera de los componentes de este subsistema.
Subsistema de Control de Gestión
AVANCES:
En cuanto a la ejecución de los procesos de la SDP , para el cumplimiento de su misión se
identifican los siguientes avances:

Se construyó la Matriz de Productos y Servicios para cada uno de los procesos:
estratégicos, misionales y de apoyo, identificando para cada procedimiento los productos
y /o servicios resultado de la operación.

Se y actualizó la caracterización de los procesos de Direccionamiento Estratégico,
Coordinación en la Formulación, Seguimiento y Evaluación de las Políticas Públicas
Territoriales, Económicas y en la actualidad se encuentra en revisión el proceso de
Administración de la Información.

Se han revisado durante el año 253 documentos del Sistema Integrado de Gestión
relacionados con los procedimientos considerados como prioritarios así: 8 documentos de
Línea Estratégica, 5 de Caracterización de Procesos, 75 Procedimientos, 99 Formatos, 12
Instructivos, 7 Trámites y 45 Comités y Comisiones.
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
Se ajustó el Manual de Contratación como resultado de cambios normativos y de acciones
de mejora. Se actualizaron los procedimientos: Desarrollo Precontractual bajo la
Modalidad Directa y Desarrollo Precontractual bajo modalidad de mínima cuantía.

Se presentaron informes de seguimiento trimestral relacionados con el cumplimiento de
las acciones estratégicas formuladas en el Plan Operativo Anual, los cuales fueron dados a
conocer a la Alta Dirección, así como a los responsables de los procesos.

Se han clasificado y sistematizado 127 Conceptos Jurídicos, así como el 100% de las
resoluciones en materia Urbanística.

En el marco de la implementación del Sistema de Seguridad de la Información se
adoptaron: la Política de Seguridad de la Información, el Plan de Acción para la
implementación de la primera fase de SGSI, Roles de la organización en la Seguridad de
la Información. Actualmente se encuentra en construcción la metodología para evaluar en
términos de seguridad de la información del software desarrollado.

Se actualizaron las Tablas de Retención Documental para lo cual se adelantaron 22
sesiones de sensibilización.

Frente a la tecnología informática se dispuso de las herramientas para el manejo de la
información a nivel de proceso para lo cual se puso en marcha el SIPA, Sistema de
Procesos Automáticos, automatizando, en la primera fase, los siguientes procesos: Sistema
de correspondencia recibida y enviada, Proposiciones del Concejo de Bogotá, Política
pública LGBT.

Para la medición de la percepción del Servicio al Ciudadano, se reestructuró la encuesta
aplicada en el 2010 y se dispuso la nueva encuesta en la página WEB.

Así mismo se adelantó la socialización del “Protocolo Para el Manejo de Consulta y
Entrega de la Información de Gestión Interna de la SDP”, para garantizar la integridad,
confiabilidad y coherencia de la información administrada por la entidad.
DIFICULTADES:

Se encuentran deficiencias en la fase de Planeación, lo cual dificulta la ejecución de los
proyectos y el cumplimiento de las metas. Un número importante de trámites son
compartidos con otras entidades lo cual dificulta el cumplimiento de los términos
previstos en los procedimientos.

Es necesario culminar la implementación del Aplicativo SI CAPITAL con la puesta en
marcha de los módulos que lo componen, para mejorar los tiempos y confiabilidad de la
información financiera y contable.
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
Es necesario mejorar el proceso de auto-evaluación por parte de los responsables de cada
proceso, propendiendo por la objetividad y veracidad de los avances reportados en la
herramienta tecnológica SIIP.

Los soportes tecnológicos deben ser armonizados para unificar la información que de ellos
se obtiene.
Subsistema de Control Evaluación
AVANCES:
En el marco de lo establecido en la ley 87 de 1993 y de las acciones proyectas en el POA de la
OCI , para la vigencia 2011 , a la fecha se han adelantado los siguientes procesos:

Se han presentado al Comité de Coordinación de Control Interno los resultados obtenidos
de los procesos auditores adelantados en este año, lo cual ha permitido adoptar
oportunamente los correctivos necesarios para el efectivo cumplimiento de los planes y
programas de la presente vigencia, hacer mas eficientes las herramientas de gestión,
optimizar los procesos de comunicación, mejorar la producción y calidad de los informes
ante los entes de control y fortalecer la cultura de autocontrol.

Para la vigencia 2011 se entró en la fase de revisión y actualización tanto de la
metodología, como del procedimiento para la Administración del Riesgo. En este sentido
se trazo un Plan Estratégico por parte de la Oficina de Control Interno y de la Dirección de
Planeación, generando un instructivo para la administración del riesgo. las actividades
proyectadas fueron:1) Jornadas de Sensibilización, 2) Fase de Identificación de Riesgos,
3) Definición de la Política de manejo de los riesgos actualización y formalización del
mapa de riegos y 4) monitoreo y Seguimiento. Actualmente nos encontramos en la etapa
3.

Se han adelantado las siguientes Auditorias Independientes: Evaluación al Proceso de
Direccionamiento Estratégico, al Proceso de Mejoramiento Continuo, al Proceso de
Participación y Comunicaciones, al Proceso de Contratación de Bienes y servicios, al
Proceso de Gestión Documental y Administración de Recursos Físicos, Tecnológicos y
de Servicios Generales.

Los criterios para el desarrollo de las auditorias se definieron así: Evaluación al Sistema
de Control Interno para cada proceso aplicación de encuesta 2) Verificación del grado de
cumplimiento del POA y de los Acuerdos de Gestión 3) verificación del cumplimiento y
grado de ejecución de los Contratos asociados a los Proyectos de Inversión de las metas
del Plan de Desarrollo. 4) Seguimiento a los Planes de Mejoramiento vigentes para cada
proceso.
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
Se ha efectuado seguimiento a los siguientes procesos: Proceso de Levantamiento de
Topográficos 2) Evaluación y seguimiento a la gestión adelantada por la Dirección de
Economía Urbana 3) Metodología de Evaluación al Plan de desarrollo 4) a la vigencia y
actualización de los procedimientos de los Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo
5) al proceso normativo de Quejas y Reclamos 6) al proceso normativo de Austeridad del
Gasto y 7) cumplimiento y monitoreo a las acciones contenidas en el Plan de
Mejoramiento Institucional. Este proceso se realiza periódicamente, cada tres meses y se
presenta un informe detallado a la Alta Dirección y a los responsables de las acciones, que
da cuenta del estado de las mismas, de conformidad con los reportes presentados y las
verificaciones de campo efectuadas por el grupo de auditores de la OCI. Este ejercicio
permite generar alertas tempranas para garantizar el efectivo cumplimiento de los
compromisos adquiridos en el Plan de Mejora.

Se adelanto igualmente, una Auditoria Especial al Cumplimiento del Decreto 178 de 2010
relacionada con la Incorporación Cartográfica de Levantamientos Topográficos y del
Manual de Direccionamiento Estratégico para Comunicaciones.

Como se dijo inicialmente los resultados de las auditorias y seguimientos fueron puestos
en conocimiento de la Alta Dirección y de los responsables de los procesos, así como
publicados en el Banner de la Intranet de la Oficina de Control interno de la SDP. De
igual manera se levantaron los Planes de Mejoramiento para corregir las desviaciones
encontradas, las cuales se identifican claramente en el Plan de Mejoramiento Institucional
y por Procesos.

La OCI de la SDP ha adoptado la herramienta diseñada por la Veeduría Distrital, para
medir el grado de Sostenibilidad de Sistema de Control Interno, la cual fue socializada con
los actores responsables de cada uno de los elementos del MECI quienes se encuentran
diligenciándola para su posterior verificación y medición por parte de esta oficina. Este
proceso culminará en la primera semana del mes de Diciembre.
DIFICULTADES

Se encuentra debilidad en el componente de auto-evaluación, ya que no obedece a UN
proceso continuo, sostenido y participativo que permita identificar oportunamente las
debilidades y dificultades para el logro de las metas propuestas.

Los funcionarios designados como enlaces, desarrollan esta función de manera residual,
presentan altos indicies de rotación y en algunos casos no cuentan con el perfil e interés
necesarios para asumir su rol como apoyo del Sistema de Control Interno de cada proceso.
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Estado General del Sistema de Control Interno
Evaluado el cumplimiento del Plan de Acción propuesto para la Sostenibilidad del Sistema de
Control Interno de la Secretaria Distrital de Planeación (2010 al 2012), encontramos que para
la presente vigencia se cumplen satisfactoriamente las acciones proyectadas para cada uno de
los componentes y subsistemas del MECI.
Recomendaciones
Es necesario adelantar acciones que generen mayor Compromiso Institucional, apropiación y
empoderamiento de la cultura de autocontrol, del uso de las herramientas gerenciales y de
espacios de construcción participativa de los objetivos institucionales.
Firma
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