Informe Julio - Noviembre 2013 - Secretaría Distrital de Planeación

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
Periodo Evaluado:
Julio - Noviembre de 2013
Piedad Roa Carrero
Jefe de Control Interno
Fecha de Elaboración:
Noviembre 8 de 2013
Subsistema de Control Estratégico
Dentro de las actuaciones adelantadas por la SDP frente al Control estratégico, se encuentran :
1.- Administración de Riesgos:
Durante este período se implementó una estrategia para promover la actualización de la
Política de Administración del Riesgo en la SDP, en la cual se verificó la inclusión del tema
de los Riesgos de Corrupción en el sentido de orientar la gestión pública transparente
mediante la prevención de los riesgos de corrupción, clasificándolos como una situación
intolerable que requiere un tratamiento especial. De igual forma se imparte un lineamiento
específico para que se aplique la “Metodología para la identificación de los riesgos de
corrupción y Acciones de Manejo” de acuerdo a lo establecido en el Decreto 2641 de 2012 en
el marco de la formulación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano establecido
en la Ley 1474 de 2011. Adicionalmente se incluyen otros temas conceptúales como la
Corresponsabilidad en el tratamiento de los riesgos, aplicación de las políticas del MECI,
difusión con el acompañamiento de la Oficina de Prensa y Monitoreo y Evaluación
permanente de los mismos por parte de los responsables, la Alta Dirección y la Oficina de
Control Interno. Dicha documentación fue presentada formalmente ante el Comité
Coordinador del SIG, el cual aprobó la propuesta mediante Acta No. 5 del 2 de septiembre de
2013. De igual manera se impartieron las instrucciones para que los procesos con
caracterizaciones nuevas en el Mapa de Procesos, efectuaran la actualización de los riesgos y
los planes preventivos y se actualice el Mapa de Riesgos, en el marco de ésta nueva política.
2.- Modificación Plan Estratégico:
Una vez culminado el ejercicio de revisión del Plan Estratégico período 2012-2016 por parte
de la Alta Dirección, el cual fue adoptado mediante Resolución 1441 de noviembre de 2012;
se concluyó que en la ejecución de la programación del plan en la presente vigencia resultaba
necesario precisar y/o modificar los compromisos señalados, con el fin de delimitar el alcance
de los mismos a partir de las funciones y competencias propias de cada dependencia, las
condiciones requeridas y las posibilidades de recursos para su cumplimiento. En el Comité
Directivo (Sesiones del 28 de agosto y 2 de septiembre) se aprobaron las modificaciones
propuestas por las áreas al contenido del Plan Estratégico, así como las responsabilidades para
garantizar su cumplimiento. Posteriormente, mediante resolución 1139 de octubre de 2013, se
modifica la resolución 1441 de 2012 “Por medio de la cual se adopta el Plan Estratégico
2012-2016 de la Secretaría Distrital de Planeación y se dictan otras disposiciones “.
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3.- Adopción POT:
Trascurridos los 90 días calendario otorgados por las Ley 810 de 2003 y el Decreto 4002 de
2004, desde la radicación del Proyecto de Acuerdo N. 118 de 2013 de Revisión o
Modificación excepcional del Plan de Ordenamiento Territorial - POT ante el Concejo de
Bogotá D.C., sin que éste lo hubiese adoptado; el Alcalde Mayor, en uso de sus facultades
constitucionales y legales, lo adoptó mediante Decreto Distrital No. 364 de 2013.
4.- Plan Anticorrupción:
En cuanto a los avances obtenidos en la construcción de los planes de acción para operativizar
la Ley 1474 de 2011, se encontró que todavía faltan algunas dependencias que no han
adelantado este compromiso. La Dirección de Planeación, líder del proceso, implementó la
estrategia de seguimiento y medición de avance del Plan Anticorrupción, la cual se consolida
en el SIIP con los auto-reportes presentados por cada uno de los responsables, con lo cual se
espera ser más oportunos en el seguimiento y monitoreo de las acciones comprometidas.
5.- Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión:
Se registra la formalización de las Actas de las reuniones adelantas en los temas del Sistema
Integrado de Gestión y de Control interno. A la fecha se han adelantado seis (6) Reuniones
del Comité Coordinador del SIG, en las que se han expuesto y tratado temas de coordinación
para la certificación de calidad, actualización del Mapa de Riesgos y de la Política de Riesgos,
modificación al Plan Estratégico y presentación de los Informes de Auditoría que se
adelantaron en cada período.
6.- Proceso de Certificación de Calidad - SIG:
Dando continuidad a la meta relacionada con la obtención de la Certificación de Calidad, la
Dirección de Planeación coordinó todo lo relacionado con la Auditoría de Otorgamiento, la
cual se adelantó en los primeros días del mes de julio, en todas las sedes de la entidad. El
alcance del proceso auditor estuvo dado por: 1) Determinar la conformidad del SGC en la
SDP, con respecto a los requisitos de la norma técnica. 2) Evaluar la capacidad de la entidad
para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables. 3)
Determinar la eficaz implementación y mantenimiento del SGC y 4) Identificar oportunidades
de mejora. Culminado el ejercicio por parte del ICONTEC, se le otorgó a la SDP la
certificación de conformidad del SGC bajo las normas técnicas NTCGP1000:2009 ISO
901:208, y el reconocimiento internacional por parte de IQNET
7.- Gestión Humana:
7.1 Acuerdos de Gestion: La Dirección de Gestión Humana, en conjunto con la Dirección
de Planeación, han adelantado la gestión de socialización y consolidación de resultados de los
Acuerdos de Gestión en la presente vigencia. Se efectuó acompañamiento a la Alta Dirección,
desde la construcción, buscando la alineación con los POA de cada dependencia; como
también en los reportes de avance que se debían presentar en el pasado mes de agosto.
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7.2 Código de Ética: En las jornadas de Inducción y Reinducción efectuadas en la presente
vigencia, se han expuesto y ampliado los temas contenidos en el Código de Ética entre los
cuales se destaca la Política de Inclusión de la comunidad LGBTI. De igual manera se
registran publicaciones en la intranet para conocimiento de todos los servidores un documento
denominado “Deberes Esenciales del Servidor Público”. La Oficina de Control Interno
Disciplinario participa activamente en estos procesos y adelanta actividades tendientes al
fortalecimiento de los principios y valores éticos.
7.3 Estudio de la Planta de Personal: Para atender de manera efectiva las necesidades de
recurso humano se inició la actividad con la revisión y estudio de las Historias Laborales de
todos los servidores de la SDP inscritos en carrera Administrativa, para determinar quiénes
cumplían con los perfiles requeridos y tenían el derecho preferencial a ser encargados en los
empleos vacantes de la Planta Ampliada. De igual manera se evaluó la situación de los
servidores que se encontraban desempeñando empleos en calidad de provisionales. Lo
anterior se gestionó ante la CNSC mediante el encargo de 43 empleos y la vinculación de 234
funcionarios provisionales.
7.4 Actualización del Manual de Funciones: Como resultado de las actuaciones
administrativas en el proceso de Planta Ampliada y Temporal, se levantaron las fichas
técnicas para cada cargo a partir de la estructura orientada por el DAFP y la asesoría del
DASCD en cuanto a la gestión de actualización del Manual de Funciones, recogiendo todos
los aspectos de orden técnico, legal y metodológico requeridos para la legalización del
documento.
7.5. Plan de Capacitación:
Aunque por disposición de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor los recursos destinados
a la capacitación fueron asignados al DASCD, entidad que asumió la responsabilidad de
consolidar la necesidades de capacitación de las entidades distritales en 600 temáticas
transversales, para gestionar paquetes de menor costo; la Dirección de Gestión Humana de la
SDP ha llevado a cabo capacitaciones en las áreas misionales, de gestión y de formación,
sobre los cuales se destaca: 1) Para las áreas misionales se desarrollaron capacitaciones en
herramientas digitales aplicadas a Cartografía, Gestión de Planes y Proyectos Operativos,
Gestión Ambiental en el contexto de Bogotá Humana, con una cobertura de 167 servidores.
2) En las áreas de Gestión se trataron temáticas de Normatividad Pública, Diplomado de
Gerencia Pública, Seminario de Medición de Indicadores de Gestión y Administración del
Riesgo, con una cobertura de 102 servidores. 3) Finalmente para el área de formación se
tocaron tópicos como: La Función Pública, Vocación de Servicio y Lucha Anticorrupción,
Negociación y Resolución de Conflictos, logando cubrir 112 servidores.
5.6 Plan de Bienestar Social: Se participó en el Torneo Inter-Empresas en las distintas
modalidades deportivas, con la participación de 42 servidores. También se adelantaron los
torneos internos en los participaron 141 funcionarios así como actividades para la
intervención del Clima Laboral relacionadas con la capacitación a los Prepensionados y
algunos talleres dirigidos a grupos focales.
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DIFICULTADES:
El proceso de adopción de la Planta Temporal resultó ser dispendioso y complejo. Las
exigencias de normatividad en cuanto a la metodología y la técnica para el
establecimiento de estas plantas y las diferentes instancias externas ante las cuales se
deben surtir trámites para las diferentes aprobaciones, retardó el proceso; lo cual
afectó notablemente el cumplimiento de algunas metas, por insuficiencia del personal
necesario para lograrlo. El proceso culminó solo hasta el mes de agosto pasado con la
vinculación de los funcionarios de la Planta Temporal.
Subsistema de Control de Gestión
1.- Procesos y Procedimientos:
Una de las actividades de mayor relevancia para la implementación y sostenibilidad del
Sistema Integrado de Gestión es la actualización documental del mismo, es decir los
procedimientos, formatos, instructivos y demás documentos relacionados. Como resultado de
la actualización del Mapa de Procesos el pasado mes de marzo, se han venido adelantando las
actualizaciones de las caracterizaciones de cada proceso, incluida la revisión de los
procedimientos, la definición de los tiempos de las tareas, revisión de puntos de control,
valoración documental y los formatos. Este proceso dio origen al desarrollo de talleres de
entrenamiento a los enlaces SIG y se espera que quede culminado al término de la presente
vigencia.
2.- Indicadores:
Los procesos presentan un conjunto de indicadores con sus respectivas hojas de vida,
producto de sus caracterizaciones. La formulación de los indicadores apunta a medir el
resultado de los logros en términos de eficacia, eficiencia y efectividad. Es así como los
reportes de los avances en los POA, presentados por los responsables de su ejecución cada
tres meses, ofrecen una importante información que permite efectuar seguimiento y medición
de los logros alcanzados, identificar oportunamente las causas de los incumplimientos, medir
la efectividad y pertinencia de los aportes y de la gestión de la SDP en el cumplimiento del
PDD Bogotá Humana y el Plan estratégico 2012-2016.
3.- Información y Comunicaciones :
Una vez radicada la propuesta de modificación al POT en el Concejo de Bogotá, la SDP
atendió los debates, ponencias y observaciones de los diferentes Concejales, Organizaciones
Sociales, Ambientales, Universidades, Gremios Económicos, etc. Por tal razón la SDP, en
coordinación con las Academia (Universidades), Entidades Distritales y Organismos
Internacionales, dispuso varios espacios de socialización a través de Foros y Seminarios con
el fin de enriquecer el proceso de participación y de construcción del plan.
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Ahora bien, una vez adoptado el Decreto 364 de 2013 mediante el cual se modifica el POT, se
ha diseñado e implementado una Estrategia de Divulgación con el objeto de lograr la
apropiación social del mismo. De tal manera que en los meses de agosto y septiembre
pasados, en los espacios Académicos, Institucionales, Sociales y Ciudadanos Interesados, se
contó con una participación de 1327 ciudadanas y ciudadanos, logrando poner en
conocimiento la norma para el control, seguimiento y evaluación del mismo. Todas estas
actuaciones contaron con el apoyo de Piezas de Comunicaciones, Socialización en la Página
WEB de la entidad, Boletines de Prensa y Encuestas Virtuales.
4.- Comunicación Interna:
En cuanto al manejo de la Comunicación Interna se han adelantando quince (15) campañas
relacionadas con temas como: 1) Redes Sociales con la campaña: “ y tu, ya nos sigues?”. 2)
Administración del Riesgo con la campaña: “La SDP no corre riesgos” 3) Salud Ocupacional
con la campaña: “mas pasos, menos peso”. 4) PIGA. 5) Derechos de Petición, ente otras.
Estas campañas fueron divulgadas a través de treinta y seis (36) piezas de comunicaciones a
través de la Intranet y de las Carteleras Virtuales con que cuenta la entidad.
DIFICULTADES:
Los recursos financieros que se destinan para la actualización, automatización de las
sistemas de información, la infraestructura tecnológica, los elementos de seguridad y
capacidad de almacenamiento; resultan ser muy bajos teniendo en cuenta el gran
volumen de información que maneja la SDP como resultado del desempeño misional,
información documental de las Curadurías Urbanas e información requerida por los
diferentes grupos de interés. Esta situación ocasiona continuas caídas en los sistemas,
vulnerabilidad en la seguridad de la información, así como deficiencia en la
oportunidad y calidad de los servicios que se ofrece a la ciudadanía por los medios
informáticos.
Subsistema de Control Evaluación
1.- Autoevaluación :
1.1. Informes de Gestión de los POA – Corte Trimestral: De acuerdo con la programación
prevista, todas las dependencias de la entidad reportaron en el SIIP la gestión correspondiente
al periodo julio - septiembre de 2013, donde se da cuenta detallada de los avances alcanzados
frente a la programación de la vigencia, en relación con los objetivos y metas estratégicas, los
proyectos de inversión, las metas de gestión y las actividades del Sistema Integrado de
Gestión. De igual manera se registran las dificultades que afectaron los objetivos previstos y
los planes trazados para corregir las desviaciones.
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1.2 Informe de Seguimiento a la ejecución del POA – Consolidado Presentado por la
Dirección de Planeación. Con base en los Autoreportes de los responsables de cada área con
respecto a la ejecución del POA propuesto para la vigencia 2013, la Dirección de Planeación
presentó un informe de seguimiento correspondiente a los logros obtenidos durante el primer
semestre. De esta manera se da a conocer el consolidado de avance de cada dependencia de
acuerdo con la programación propuesta, se identifican los rezagos y se efectúan las
recomendaciones, frente a la calidad de los contenidos de la información cargada, así: 1) La
información reportada debe presentar los avances de metas de manera acumulada y guardar
coherencia con la meta objeto de seguimiento. 2) Es necesario revisar la hoja de vida de los
indicadores con el fin de precisar las magnitudes y la definición de variables. 3) Las metas de
los proyectos de inversión deben estar asociadas al indicador meta PDD. 4) Las áreas que son
corresponsables del cierre de la brecha del Plan Estratégico deben formular una meta de
gestión en tal sentido.
2.- Evaluaciones independientes OCI:
2.1.- Informe Sobre Austeridad en el Gasto: De acuerdo con las medidas de racionalidad
en el gasto público, definidas en la Resolución 0834 de 2011, se procedió a evaluar el
comportamiento de los siguientes gastos: Personal de nómina, Servicios Personales
Indirectos, Impresos, Publicidad y Publicaciones, Asignación y uso de Teléfonos Celulares y
Fijos asignación y uso de Vehículos, Adquisición de Muebles , Mejoras y Mantenimientos,
Cajas Menores gastos de servicios públicos: agua, energía y gas, Papelería y Útiles de
Oficina, Aseo y Cafetería. Adelantado el análisis comparativo de cada rubro, se concluyó se
da efectiva aplicación a las disposiciones previstas en la normatividad interna, distrital y
nacional, en materia de economía y austeridad del gasto, por cuanto no se presentaron excesos
en los gastos y los incrementos registrados se encuentran debidamente soportados y
justificados.
2.2.- Informe sobre la gestión adelantada por la Dirección de Equidad y Políticas
Poblacionales: Se encontró coherencia entre las metas, planes, estrategias en el marco del
PDD Bogotá Humana. Se encontró un Mapa de Riesgos del proceso, sin embargo las acciones
preventivas están aún en proceso de formulación. La ausencia de líneas base ha dificultado la
medición de algunos indicadores del proceso, razón por la cual se trabaja en la identificación
de las mismas. Teniendo en cuenta que mediante Decreto 016 de 2013 se ajusto la Estructura
Organiza de la SDP, la dependencia se encuentra construyendo los procedimientos bajo las
nuevas funciones. En cuanto a la gestión misional, se encontró que la Dirección efectuó
acompañamiento en la fase de formulación de la Política Pública a través de los diferentes
comités operativos poblacionales lo cual permitió la adopción del Decreto 171 de 2013 “Por
medio del cual se estandarizan las definiciones y se unifica el plazo para la formulación o
ajuste de los Planes de Acción de las Política Públicas Poblacionales y los Planes de Acción
Integrales de acciones afirmativas de Bogotá D.C.” Este nuevo instrumento ordena los
contenidos mínimos relacionados con: Armonización de los Objetivos, Ejes, Programas y
Proyectos del PDD vigente, Actividades del Cuatrienio, Línea Base, Metas, Indicadores,
Recursos, Sistema Unificado de Seguimiento, entre otras.
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2.3.- Informe sobre la Gestión adelantada por la Dirección de mejoramiento Integral de
Barrios: Se encuentra desarticulación en las áreas que hacen parte del proceso de legalización
de Barrios, de Regularización y de reglamentación y/o actualización normativa de las UPZ de
mejoramiento integral afectando de esta manera los tiempos establecidos. De igual forma falta
de culminación de los procedimientos e incumplimiento de metas. Esta situación hace
necesario armonizar los conceptos entre las áreas técnicas y legales con el fin de agilizar las
actuaciones administrativas tendientes a reconocer los desarrollos. En este sentido, se
recomendó la revisión de los riesgos del proceso y las acciones preventivas propuestas, dado
el bajo cumplimiento de las metas propuestas desde el 2012 y su materialización en el 2013.
2.4.- Auditoría de Seguimiento a la Dirección de Economía Urbana – Énfasis en
Plusvalía: Si bien se reconocen los esfuerzos realizados, buscando la homogenización en el
tributo para el cambio de predios de uso suburbanos a urbanos y las liquidaciones globales,
mientras se diseñan las metodologías y se operativizan los mecanismos de interacción entre
las entidades; cabe resaltar que, con la implementación del D020 de 2011, se buscó definir los
lineamientos y competencias para regular la operatividad del cálculo de la Plusvalía,
ajustando los procedimientos , las competencias y el alcance de la gestión de cada una de las
entidades intervinientes ene le proceso. No obstante lo anterior, se encontraron dificultades
estructurales que han afectado significativamente los recaudos por este concepto, entre ellas:
1) Ya no es factible el cobro de plusvalía en el caso de los englobes en Predio de desarrollo
en cualquier sector de la ciudad, sino únicamente en los sectores normativos generadores de la
UPZ. 2) El recaudo anteriormente se originaba con el precálculo del impuesto ya no es
posible sino con el cálculo.
De otra parte el Decreto 19 de 2012 permite a los Curadores expedir licencias de urbanización
o construcción, independientemente que los predios tengan o no la anotación del efecto
plusvalía en el folio de matrícula, situación que dificulta el cálculo y cobro de este gravamen
especialmente para los predios tratamiento de desarrollo, no sujetos a Plan Parcial. Aunque se
ha requerido a través de comunicaciones a los Curadores para que remitan la información
relacionada con las licencias expedidas, solo dos Curadurías (de las cinco existentes), la han
remitido. Copia de este informe fue remitido a la Unidad de Catastro distrital y a la Secretaría
de Hacienda, entidades que hacen parte del proceso.
2.5.- Auditoría de seguimiento a la gestión adelantada para la adopción de los Planes
Parciales de Renovación Urbana- PPRU. Es importante reconocer que el área presenta
logros significativos, ya que se encuentran en trámite diecinueve (19) PPRU y ocho (8) ya
fueron evacuados en este lapso, esto teniendo en cuenta la complejidad que reviste el tema de
orden interno y externo con las demás entidades que intervienen en la adopción. De otro lado
como quiera que la herramienta ORACLE, concebida para contribuir a la descongestión y
control del trámite fue diseñada solo hasta la etapa de determinantes, es necesario adelantar
las gestiones para extender la operación a las dos siguientes fases : formulación y revisión, y
concertación y adopción.
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2.6.- Auditoría al Proceso de Direccionamiento Estratégico: Aunque se destaca el
compromiso de la Dirección de Planeación en el cumplimiento de los requerimientos legales y
técnicos del área, se observaron algunas necesidades, habida consideración de los productos
que allí se consolidan, entre ellas: 1) Unificación de criterios en la definición de los
Lineamientos para la Planeación, particularmente en las metas de gestión. 2) Presentación
oportuna de los informes trimestrales de avance en el POA de la entidad. 3) Definición de
los Planes de Acción frente al Plan Anticorrupción y de Servicio al Ciudadano. 4) culminar el
proceso de consolidación de plan preventivo, en el marco del Mapa de Riesgos Institucional.
2.7.- Auditoría de Seguimiento al Plan de Contratación: Con corte a 30 de agosto de la
presente vigencia se registró una ejecución del 65% de lo programado, resultado que se
califica como aceptable teniendo en cuenta lo que resta del año. Preocupa que sobre el 35%
faltante, algunos objetos contractuales no han iniciado trámite, lo cual exige una revisión de
fondo sobre la conveniencia de adelantar estos procesos, teniendo en cuenta la constitución de
reservas y la modalidad de la contratación, frente a lo que queda de la vigencia. Llama
igualmente la atención que algunos CDP, registran más de 180, sin que se evidencie el inicio
de los procesos; situación que debe ser también objeto de revisión con el fin de acelerarlos o
redistribuir los recursos y proyectos que se encuentran cortos. Se insiste en fortalecer la fase
de planeación para la próxima vigencia, con el fin de no incurrir en las continuas
modificaciones que son presentadas plan formulado inicialmente.
2.8.- Auditoria al Proceso de Gestión Documental: Atendiendo las disposiciones de la ley
594 de 2000, Ley General de Archivos, se verificó que la SDP cumple con la implementación
y desarrollo allí orientadas de manera eficaz, si embargo en cuanto a la administración de los
archivos se encuentran deficiencias de espacio para la conservación adecuada de expedientes
en formato análogo en la mayoría de la dependencias. Se verificó la existencia de controles y
procedimientos que garantizan la seguridad de la gestión documental, tema que es abordado
como parte de las capacitaciones sobre el manejo y custodia documental que se dicta al
personal encargado de esta función. A la fecha de la auditoría todavía no se había adoptado el
Programa de Gestión Documental, ordenado en el Decreto 2609 de 2012. Se recomienda la
revisión de los riesgos de corrupción del proceso, como quiera que las acciones adelantadas
no mitigan de fondo las situaciones internas y externas que ocasionan vulnerabilidad en la
administración documental de la entidad.
2.9- Auditoría al Proceso de Recursos Físicos y Gestión Documental: Se observa una
adecuada gestión en la actualización documental del proceso, en el caso de los
procedimientos, como es el caso de la Elaboración del Plan Anual de Compras de Elementos
de Consumo y Manejo de Cajas Menores. Sin embargo se efectuaron algunas observaciones
tendientes a mejorar y ajustar los procedimientos a la realidad de la entidad. Igualmente, se
recomienda acelerar el proceso de la baja de los inservibles y convocar al Comité de
Inventarios, para los casos que ya cuentan con el concepto técnico, con el fin de que los
estados contables ofrezcan una información ajustada a la realidad y además descongestionar
los espacios de almacenamiento que ellos demandan.
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2.10.- Informe de Seguimiento y Evaluación al Proceso de Quejas y Reclamos: En
cumplimiento de lo normado se ha continuado con el proceso de capacitación a los servidores
que presta atención al público, igualmente se han adelantado encuestas para medir la
percepción del cliente .Se cuenta además con la reglamentación de las funciones del Defensor
del Ciudadano y actualización de procedimientos. Se ofrece atención especial y priorizada a
los niños, niñas y adolecentes, madres gestantes, adultos mayores, etc. Se ha publicado en la
página WEB el Plan Anticorrupción. Al interior de la entidad se ha adelantado una campaña
mediante circulares que se enfocan en la tención oportuna y de fondo a los Derechos de
Petición. Se cuenta con diferentes medios para brindar atención tales como: Canal Presencial
con ampliación de horarios de atención, folletos de servicio al ciudadano, canales virtuales
como: Redes Sociales (Facebook y Twiter), a través de los cuales el ciudadano interactúa con
la entidad. Se registran algunos atrasos (entre uno y diez días) los cuales obedecen al alto
incremento de radicaciones producto del caso del relleno de Doña Juana, lo cual dio lugar al
ingreso de solicitudes entre 500 y 800 diarias, situación que desbordó la capacidad
institucional para atenderlas en los términos normados.
2.11.- Seguimiento a la Gestión de la Correspondencia en el Sistema de Información de
Procesos Automáticos: Se destaca la gestión en la atención de las solicitudes ciudadanas para
este trimestre, pues con relación a los dos trimestres anteriores se redujo en un 86% las
respuestas vencidas. Este resultado es el producto de la implementación del Plan de
Mejoramiento y la ejecución de una serie de actividades y campañas adelantadas para
sensibilizar a los servidores frente a la obligación legal de tramitar oportunamente las
solicitudes de los ciudadanos. De todas maneras se insiste en que la diligencia y oportunidad
del proceso de respuestas debe ser una responsabilidad permanente, rodeada de los controles
necesarios para garantizar el cumplimiento de la ley y el derecho de los peticionarios.
2.12.- Auditoría al Proceso de Evaluación y Control: Se identifica el ejercicio en la
construcción de los indicadores para la medición de la gestión, de acuerdo con los
lineamientos del POA y la Planeación Estratégica de la SDP. Se encontró el Plan de
Auditorías y se verifico su alineación con los temas procesos y programas que deben ser
evaluados, monitoreados y controlados dentro de la dinámica del desarrollo del PDD - Bogotá
Humana. Se registra también, que atendiendo los principios de autocontrol y autogestión, este
proceso viene realizando la evaluación y seguimiento a la implementación del SIG a través de
informes periódicos, los cuales han originado una serie de recomendaciones, objeto de
correcciones y ajustes en la marcha de la gestión de la entidad. De igual manera el proceso
auditor se ejecuta atendiendo las metodologías dispuestas en la Norma Técnica de Calidad y
las directrices del DAFP. Ahora bien, se recomienda hacer más visibles los informes y
proceso de auditoría para facilitar la consulta tanto en la página WEB, como en el banner de
la OCI en la Intranet Institucional.
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2.13.- Seguimiento a la Gestión para la expedición de los Planes Parciales de Desarrollo:
Se registran en trámite de veintitrés (23) PPD, de los cuales Lombardía fue adoptado y
Hacienda Casablanca está a la espera de un pronunciamiento de Ministerio de Ambiente para
su adopción). Tintalito Mazuera, Contador Oriental, Serranías del Diamante, Chanco,
Procables y Porta T.C.I. están en la fase de formulación. Nueva Bretaña, Otraparte, San Juan
Bosco, San Carlos Santa helena, Hunza, Polígono 2 de Usme, El Escritorio, Azoteas, El
Porvenir, El tablón y Polígono 3, están en la fase de determinantes. Se adiciona los PP de San
José de Maryland Nueva Bretaña (Suba) y Provenza (Suba). Es importante aclarar que de
este grupo de PPD, solo 7 se encuentran en tramite interno en la SDP, los demás están en
haciendo proceso externo ante el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, Empresas
de Servicios Públicos y demás entidades corresponsables del proceso, o en manos del
promotor.
2.14.-Seguimiento Plan de Contratación Corte Octubre 15 de 2013: Con relación al último
seguimiento se registra una mejora considerable en la ejecución del Plan de Contratación
alcanzando el 72% de lo programado. Se orienta la recomendación de la OCI en la revisión
por parte del Comité de Contratación de la conveniencia los procesos pendientes teniendo en
cuenta la modalidad y el tiempo que resta de la vigencia; esto con el ánimo de hacer
redistribución y potenciar otros proyectos que están cortos en recursos mejorar la gestión
presupuestal y no generar reservas para la próxima vigencia. Así mismo, es necesario que en
esta instancia también se revise los CDP que superan los 30 días y la liberación de saldos de
los procesos que ya culminaron y registran excedentes.
2.15.- Tercer informe de seguimiento y evaluación al cumplimiento de los lineamientos
para la Austeridad en el Gasto: Se recibieron los reportes de ejecución y gestión de las
Direcciones de Recursos Físicos, Gestión Humana y Gestión Contractual, correspondientes al
periodo julio-septiembre de la presente vigencia. Efectuada la consolidación de los resultados
y atendiendo las disposiciones legales y la normatividad interna se analizaron los rubros de
funcionamiento: Personal, Servicios Personales Indirectos, Impresos, Publicidad y
Publicaciones, Asignación y Uso de Teléfonos Fijos y Celulares, manejo de cajas menores,
servicios públicos, papelería, útiles de oficina, aseo y cafetería. Efectuados los comparativos
se encontró un comportamiento razonable de los recursos ejecutados, así como adhesión a las
disposiciones legales y aplicación de controles para el efectivo cumplimiento.
2.16.- Seguimiento Planes de Mejoramiento: Efectuado el seguimiento a la ejecución y
cumplimiento de los Planes de Mejoramiento suscritos con los órganos de Control y producto
de las auditorías independientes, el Mapa de Riesgos y acciones de mejora, con corte a 31 de
julio se encontró que: El 94.8% de las acciones comprometidas se cumplieron eficazmente, es
decir, en términos de pertinencia y oportunidad. Se registra además que los planes de
mejoramiento producto de la preauditoría de certificación efectuada por el ICONTEC,
presentaron un alto grado de cumplimiento, lo cual resulta muy importante por cuanto
aumenta la capacidad técnica de la entidad para asumir el proceso de certificación en calidad.
En total se revisaron los autoreportes y se verificaron en campo las evidencias que soportaban
la gestión de 350 acciones comprometidas a la fecha de corte del seguimiento.
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En cuanto a las acciones vencidas sin haber culminado la gestión se convocaron mesas de
trabajo con los responsables y la Dirección de Planeación para revisar las causas del bajo
nivel de avance o el incumplimiento.
DIFICULTADES:
El cumplimiento de los planes de mejoramiento de origen interno, la oportunidad y
peridiocidad en el seguimiento y la evaluación a la Gestión de los Planes Operativos
Anuales y la oportunidad en los reportes de autocontrol; se vieron afectados por la
insuficiencia de personal que se presentó hasta el mes de agosto de la presente
vigencia.
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