LANASEVE-PG-011 Manejo de Registros

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LANASEVE
Rige a partir de:
30/09/2011
LANASEVE-PG-011
MANEJO DE REGISTROS
Versión 10
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Elaborado por: Gestor de Calidad
Revisado por: Dirección LANASEVE
Aprobado por: Dirección LANASEVE
1- OBJETIVO
Establecer un procedimiento que indique como se clasifican, identifican, controlan, acceden, almacenan, corrigen,
conservan y eliminan los registros que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad.
2- ALCANCE
Aplica a todos los registros que se generen del Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio Nacional de Servicios
Veterinarios (LANASEVE).
3- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
3.1- Director de LANASEVE
Llevar el control de los registros que tiene a su cargo y/o designar a la persona para el archivo y almacenamiento de
los mismos.
3. 2- Jefe de Dependencia
Velar por el cumplimiento de este procedimiento en la dependencia que tiene a cargo, o designar a la persona para este
propósito.
3.3- Gestor de Calidad
3.3.1- Efectuar lo que le compete y está establecido en este procedimiento.
3.3.2- Velar por el cumplimiento de este procedimiento en todas las dependencias que conforman el LANASEVE.
4. DEFINICIONES
4.1- Registro:
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
4.2- Dependencia:
Corresponde los departamentos, secciones, laboratorios regionales, unidades y áreas que conforman el Laboratorio
Nacional de Servicios Veterinarios.
5- ABREVIATURAS Y/O SIGLAS
5.1- SENASA: Servicio Nacional de Salud Animal.
5.2- LANASEVE: Laboratorio Nacional de Servicios Veterinarios.
© Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no
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6- REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFÍA
6.1- SENASA-PG-00l Control de Documentos
6.3- LANASEVE-PG-011-RE-001 Control Acceso de Registros
6.4- LANASEVE-PG-011-RE-002 Retiro de Documentos.
6.5- Norma INTE-ISO/IEC 17025:2005. Requisitos de Gestión. 4.13 Control de los registros.
6.6- Norma INTE-ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad Conceptos y Vocabulario. Pág 27
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Los registros que forman parte del sistema de gestión de calidad deben contener toda la información solicitada, sino lo
amerita, se debe anotar no aplica o trazar una línea en el apartado respectivo.
7.1- Clasificación
Los registros que forman parte de la documentación de gestión de calidad están conformados por registros de calidad
y técnicos.
7.1.1- Los registros de calidad incluyen: reportes de las auditorías internas, revisiones por la dirección, acciones
correctivas y preventivas, encuestas al cliente, quejas, expedientes del personal.
7.1.2- Los registros técnicos incluyen datos concernientes a recepción de muestras, realización de los análisis de
ensayo, verificación de equipos, reportes de resultados, certificados de calibración, registros de uso de equipo o
controles de temperatura.
7.2- Identificación
7.2.1- Los registros se identifican mediante nombre y codificación de acuerdo a lo establecido en Control de
Documentos SENASA-PG-001.
7.2.2- Las bitácoras son consideradas registros, pero su codificación en el Sistema de Gestión de Calidad se identifica
con BT.
7.3- Control, acceso y archivo
Para el control, acceso y archivo de los registros, aplica lo siguiente:
7.3.1- En cada dependencia, el jefe de la misma designa el personal responsable para la custodia, control y acceso de
sus registros.
7.3.2- El archivo de los registros se efectúa en portafolios o folders identificados por nombre del documento o ensayo,
usuario o actividades afines tales como: calibración, capacitación, mantenimiento y expediente de equipos o personal.
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7.4- Correcciones
Cuando se cometen errores en estos documentos, no se puede sobrescribir sobre el error, no puede ser borrado, ni
eliminado mediante el uso de corrector. Puede ser tachado pasando una línea sobre el error y el valor correcto se debe
escribir al margen con las iniciales o firma de quien lo efectúa. No se permite el uso de lápiz.
7.5- Almacenamiento
7.5.1- Las dependencias del LANASEVE tienen áreas para almacenar los registros con el propósito de evitar su
deterioro o pérdida y garantizar la confidencialidad de la información que contienen.
7.5.2- Existen áreas compartidas por diferentes dependencias para el almacenamiento estos documentos, por lo que se
debe registrar su ingreso mediante el uso de LANASEVE-PG-011-RE-001 Control Acceso de Registros
7.6- Conservación y eliminación
7.6.1- Registros Técnicos
a- Los registros técnicos se conservan durante 5 años y 10 años cuando corresponden a registros provenientes de
resultados de enfermedades exóticas.
b- Transcurrido ese tiempo, el jefe de dependencia designa a un funcionario para que prepare un listado de estos
registros y los envía a la Comisión Ministerial de Archivos para su aprobación y presentación de restricciones si
procede.
c- Aquellos registros que presenten restricciones establecidas por la Comisión Ministerial de Archivos, se envían a la
misma para que haga el análisis respectivo y guarde lo que consideren de interés histórico.
d- Si los registros no tienen restricciones, se prepara acta con el listado de los que se van a eliminar, se presentan a
un abogado del SENASA para que lo revise y firme.
7.6.2- Registros de Calidad
a- Si corresponde a registros de calidad obsoletos se conservan por 5 años bajo custodia del Gestor de Calidad.
Transcurrido este tiempo este funcionario prepara listado de estos documentos utilizando LANASEVE-PG-011-RE-002
Retiro de Documentos y lo envía a la Comisión Ministerial de Archivos para su aprobación y presentación de
restricciones si procede.
b- Si los registros no tienen restricciones y se pueden eliminar, el Gestor de Calidad lo anota en LANASEVE-PG-011RE-002 Retiro de Documentos para llevar el control respectivo.
8- ANEXOS
No aplica
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