CRONOGRAMA DE INVITACION No. 04 DEL 2007 PROYECTO APERTURA I.CONSULTA Y ENTREGA II.ACLARACIONES III.RECEPCION DE PROPUESTAS Y CIERRE IV. ANALISIS DE PROPUESTAS ADJUDICACION V.SUSCRIPCION Y LEGALIZACION EJECUCION 15-02-2007 AL 21-02-2007 22-02-2007 AL 26-02-2007 22-02-2007 AL 26-02-2007 22-02-2007 AL 26-02-2007 27-02-2007 AL 12-03-2007 13-03-2007 13-03-2007 14-03-2007 AL 16-03-2007 20-03-2007 OBJETO DE LA CONTRATACION Se requiere seleccionar una persona natural, jurídica o unión temporal constituida como: Agencia de Publicidad o Central de Medios para que prepare, diseñe, asesore, ejecute y surta la logística e imagen, para la campaña de comunicación de la E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA y del contrato No. 02 del 2007 SHOWS ALERTA E.U. – JUAN RICARDO LOZANO – EL CUENTAHUESOS, a través de una estrategia creativa con piezas creativas, copys, comerciales de televisión, brief, flow chart real etc. REGIMEN JURIDICO APLICABLE Contratación Directa Ley 80 de 1993 artículo 24 literal m), o por Contratación en Forma Excepcional y demás normas concordantes PRESUPUESTO OFICIAL Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): 146 Rubro: 03054911 - Publicidad Valor: $ 278’000.000.oo I. CONSULTA Y ENTREGA DE INVITACION 22-02-2007 AL 26-02-2007 E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA Subgerencia Registro de la entrega: PROPONENTE DIRECCION TELEFONO RECEPCIONATE FECHA II. ACLARACIONES 22-02-2007 AL 26-02-2007 E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA Subgerencia 1 HORA III. RECEPCION DE LAS PROPUESTAS 27-02-2007 AL 12-03-2007 E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA Subgerencia Requisitos: 1. Presentación dirigida a la Gerencia de la E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA haciendo alusión concreta a la invitación de la referencia, detallando el valor total de cada servicio, valor de la creatividad, valor del plan de medios discriminado medio por medio y valores agregados incluyendo I.V.A. 2. Radicación en original y copia debidamente foliados en sobre cerrado. EXCLUSION DEL OFERENTE Cuando se atente contra el PRINCIPIO DE LA BUENA FE será excluido el oferente por las siguientes causales: 1. 2. 3. 4. 5. Confabulación de oferentes. Interferencia e influencia en el análisis de la propuesta. Presentación de varias propuestas por el mismo oferente. Intereses patrimoniales entre oferentes. Cuando la E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA le requiera algún tipo de información al oferente y no le sea suministrada o de manera incompleta en el tiempo requerido. 6. Cuando la oferta sea superior al presupuesto oficial de la E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA. 7. La comprobación que el proponente se encuentra incurso en alguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades previstas en el artículo 8º y 9º de la Ley 80 de 1993. 8. Cuando no se radique y no se suscriba la carta de presentación de la propuesta por el Representante Legal, Persona Natural o Unión Temporal de la sociedad, y no se allegue la póliza de seriedad de la oferta, ni la carta de intención, sobre la constitución de garantías de manejo. REQUISITOS GENERALES 1. Certificado de existencia y representación legal, o el registro de personas naturales ante la cámara de comercio, o en su defecto el expedido por la correspondiente autoridad de vigilancia y control a otras entidades, con una expedición no superior a tres (3) meses de vigencia. 2. Fotocopia del NIT. 3. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal. 4. Fotocopia Pasado Judicial – Personas Naturales. 5. Fotocopia Libreta Militar – Personas Naturales. 6. Fotocopia Tarjeta Profesional – Personas Naturales. 2 7. Fotocopia de Afiliación: ARP, Caja Compensación, Salud, Pensión – Personas Naturales. 8. Carta de Intención por medio de la cual conste lo siguiente: (Ciudad dd/mm/aa) Señores E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA Dra. LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Gerente Asunto. Responsabilidad del Contrato y de no deudor (Nombre del representante legal), identificado con la CC. No; en mi calidad de representante legal de: (razón social), identificada con el NIT (número) en el evento que el Contrato me sea adjudicado asumiré: calidad en el servicio, indemnizaciones, garantías de cumplimiento y la responsabilidad civil extracontractual que se llegare a generar en desarrollo del mismo. Declaro bajo la gravedad de juramento que la persona jurídica que represento no se encuentra en situación de deudor moroso con el erario público Cordialmente, (Firma) 9. Certificado de aportes parafiscales: Paz y salvo expedido por el representante legal o revisor fiscal (Ley 789 del 2002 artículo 50). 10. Certificado de responsabilidades fiscales emitido por la Contraloría General de la Nación (Ley 734 del 2002 artículo 38 numeral 4º parágrafo 1º). 11. Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Procuraduría General de la Nación. 12. Certificado de Registro como proveedor expedido por el SICE (www.sice-cgr.gov.co). 13. Certificado de Experiencia Empresarial: Acreditar certificación de tres (3) contratos celebrados en cuantía superior a CIEN MILLONES DE PESOS ($100’000.000.oo), donde la entidad contratante certifique el cumplimiento del mismo con el tipo de calificación (buena, satisfactoria o excelente). 14. Estados financieros del proponente – Estado de pérdidas y ganancias con corte al 31-12-2006, firmados por el representante legal, contador y/o revisor fiscal anexando fotocopia de la tarjeta profesional. 15. Razones financieras. 16. Poliza de Seriedad de la Oferta: Por el diez por ciento (10%) del valor de la propuesta, con una vigencia de sesenta días (60) calendario contados a partir del cierre de la convocatoria, debidamente firmada por la compañía de seguros y el Representante Legal, Persona Natural o Unión Temporal del oferente. 3 REQUISITOS ESPECIFICOS 17. Autorización expedida por EGM, TGI e IBOPE donde se certifique que la Agencia de Publicidad o Central de Medios está autorizada para la utilización de estudios de audiencia. 18. Informarse el día miércoles 21-02-2007 a las 9.00am con el JEFE DEL AREA COMERCIAL DE PUBLICIDAD Y MERCADEO de la E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA, del concepto, formulación y creación de la campaña, la cual quedará anexada en la documentación presentada. PARAGRAFO: Presentar sin ningun costo para la E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA: story board, store line, bocetos de afiches y volantes y texto de perifoneo. OBLIGACIONES DEL PROPONENTE SELECCIONADO: 1. Diseñar una campaña creativa para celebrar (2) juegos promocionales que lanzará la E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA en los meses de abril a junio: RANA MILLONARIA y entrega de VEHICULO, y de octubre a diciembre: TRIQUI MILLONARIO y entrega de VEHICULO. 2. Elaborar dos (2) Planes Efectivos de Medios, de tres (3) meses cada uno en medios televisivos, con comerciales de veinte (20) segundos y dos (2) menciones de minuto y medio para el sorteo de cada vehículo, radiales con cuñas de treinta (30) segundos y perifoneo durante cuatro (4) horas diarias (con los adecuados permisos de autoridad), que sean dirigidas a cinco (5) ciudades principales y cinco (5) municipios principales del Departamento de Cundinamarca. PARAGRAFO: Las pautas deben ser publicadas o emitidas en medios televisivos y radiales que ocupen los diez (10) primeros lugares de sintonía los días domingo y lunes o el día martes cuando sea festivo. 3. Promocionar e incrementar las ventas e imagen de la E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA con base en los siguientes estudios: a) Investigación de Mercados de la E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA (noviembre del 2006), b) Medición EGM, TGI e IBOPE etc. 4. Contar con toda la preparación, montaje, escenografía, materiales, servicios técnicos, tercera dimensión (3d), y demás elementos ordinarios para elaborar comerciales de televisión o radiales. 5. Coordinar la parte logística, presentaciones, espacios ante la radio, televisión, eventos, fiestas populares, comerciales, manejo de la agenda telefónica, coordinación para las horas de llegada y lugares de materiales como pendones, dummis, pancartas etc; con la empresa SHOWS ALERTA E.U. – JUAN RICARDO LOZANO – EL CUENTAHUESOS Contrato 02 del 2007 de la E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA. PARAGRAFO: Estudiar el citado contrato para darle toda la utilidad y explotación mismo, para cumplir mancomunadamente con el objetivo tanto de ésta contratación como la enunciada en éste literal. 4 6. Por solicitud de la E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA o sugerencia que le sea autorizada a la Agencia de Publicidad o Central de Medios, elaborar volantes, afiches o demás elementos publicitarios para diferentes campañas relativas al objeto de ésta contratación y la del contrato con SHOWS ALERTA E.U. – JUAN RICARDO LOZANO – EL CUENTAHUESOS. 7. Velar y tomar todas las precauciones o medidas preventivas, para que las pautas, espacios, presentaciones o publicidad de éste contrato en todos los medios contratados, así como las del SHOWS ALERTA E.U. – JUAN RICARDO LOZANO – EL CUENTAHUESOS, cumplan con los horarios establecidos so pena de incurrir en un detrimento patrimonial con la E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA, que deberá ser resarcido por la Agencia de Publicidad o Central de Medios. IV. ANALISIS DE PROPUESTAS 13-03-2007 FACTORES JURIDICO TECNICO FINANCIERO ECONOMICO V. FIRMA DEL CONTRATO 14-03-2007 AL 16-03-2007 E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA Gerencia V. GARANTIAS 14-03-2007 AL 16-03-2007 El adjudicatario suscribirá las siguientes pólizas de garantía al serle adjudicado el presente contrato: POLIZA DE CUMPLIMIENTO DE CALIDAD DE SERVICIO SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES PORCENTAJE 20% 20% 10% El porcentaje será por el valor del contrato con una vigencia igual a la duración del mismo y seis (6) meses mas, excepto salarios y prestaciones sociales que serán por tres (3) años más. 5 FORMA DE PAGO La E.C. LOTERIA DE CUNDINAMARCA, tomará la duración del contrato que será por un (1) año, a partir de la firma del mismo, y será cancelado al CONTRATISTA durante los primeros quince (15) días al cumplimiento de cada trimestre previa presentación de la correspondiente factura junto con la certificación del cumplimiento por parte del Supervisor o Interventor del Contrato. V. PUBLICACION 14-03-2007 AL 16-03-2007 Al momento de firmar el contrato el adjudicatario lo publicara en la Gaceta de Cundinamarca. Cordialmente, LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Gerente E.C. LOTERIA DE CUNDIANAMARCA Proyectó: DAVID EDUARDO ROMERO MAYOR Director Jurídico Oficina Jurídica Asesora 6