Invitacion_Cotizar_No__14-09.pdf

Bogotá D.C, 17 de Noviembre de 2009
Señores
Proponentes
Bogotá.
Ref.: Invitación a Cotizar IDT- 14 de 2009.
Reciba cordial saludo.
En atención a lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto 3576 del 2009, el cual establece:
“ARTICULO 1: Artículo 1. Modifíquese el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, el
cual quedará así: "Parágrafo. El procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo
objeto sea la adquisición de bienes o servicios a los que se refiere el presente artículo, cuyo valor
no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, será el de subasta inversa, que para efecto
del presente parágrafo corresponde a la adjudicación del contrato al mejor postor; la que se regirá
exclusivamente por las siguientes reglas. Una vez hecha la justificación previa a que se refiere el
parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, Y con el fin de garantizar la publicidad del
procedimiento, la Entidad formulará invitación pública a presentar ofertas, a través de su página
web, o en su defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público. La escogencia recaerá
sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado
y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si sólo se presenta una
sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta
económica.
La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados
únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que éste no cumpla con los requisitos
habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor
precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que éste tampoco cumpla, se
verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un
oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y
satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de
selección.
En este procedimiento no será necesario contar con la ficha técnica a que se refiere el artículo 20
del presente decreto, ni se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de
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seriedad de la oferta. Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a lo
señalado en el inciso primero del artículo 8 del Decreto 4828 de 2008.
El contrato constará por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante
intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura
presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de
trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las
condiciones de existencia y validez del negocio jurídico.
Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la entidad dejará constancia escrita de los
trámites realizados, tomando las medidas que se requieran para la conservación de la
información, de conformidad con las normas de archivo aplicables."
A continuación se presenta la información necesaria, para que el proponente presente su
propuesta dentro de la invitación a cotizar de la referencia, así:
1.
Aspectos Generales:
a.
Justificación.
El INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO tiene como objeto ejecutar las políticas, planes y
programas para la promoción del turismo y el posicionamiento del Distrito Capital como destino
turístico sostenible. Concretamente, sus funciones están establecidas en el Acuerdo 275 del 27
de febrero de 2007, las cuales comprenden (i) proponer, ejecutar y hacer seguimiento a la política
pública de turismo del Distrito Capital y sus planes y programas derivados; (ii) fomentar la industria
del turismo en Bogotá como sector generador de inversión, servicios, empleo e infraestructura; (iii)
coordinar en el marco de la ciudad región, los planes, programas y lo atinente a las políticas del
sector turístico conforme a lo establecido en la legislación nacional; (iv) ejecutar, controlar,
coordinar y evaluar planes, programas y proyectos para la promoción del turismo nacional e
internacional hacia el distrito capital; (v) coordinar con entidades públicas, privadas y los gremios
el establecimiento de alianzas estratégicas para la ejecución de planes y programas.
Por su parte, el Asesor de Control Interno de Gestión tiene como funciones:
Asesorar a la Gerencia General en la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno de
la entidad y proponer las recomendaciones para su mejoramiento.
Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro del Instituto y que
su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, a
aquellos que tengan responsabilidad de mando.
Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización
estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo
con la evolución del Instituto.
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Verificar el cumplimiento de las leyes, normas, misión, políticas, procedimientos, planes,
programas, proyectos y metas del Instituto y recomendar los ajustes necesarios al Director
General.
Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de
información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios;
Asesorar a la Dirección en la definición de la política referida al seguimiento y evaluación de la
conducta ética y de la adecuada prestación del servicio de los servidores públicos del Instituto,
en cumplimiento de sus funciones.
Dirigir y controlar la evaluación periódica de la planeación, diseño, implementación y
mejoramiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno MECI del Instituto, con el fin de
dar cumplimiento a los requisitos y estándares establecidos en materia de control interno e
informar permanentemente al Director General.
Fomentar en todo el Instituto la formación de una cultura del control que contribuya al
mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional;
Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana que en desarrollo
del mandato constitucional y legal, diseñe el Instituto.
Mantener permanentemente informada a la Dirección acerca del estado del Control Interno
dentro del Instituto, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su
cumplimiento;
Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas;
Evaluar en forma crítica, orientadora y didáctica el desarrollo operativo y financiero del Instituto
para que se cumplan las normas y se asuma una cultura del Control Interno.
Velar por la veracidad, objetividad y oportunidad de los diferentes informes de control de gestión
institucional.
Elaborar, ejecutar y hacer el seguimiento del Plan de Acción de área.
Consolidar los resultados de la gestión en informes trimestral para la Dirección General.
Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño.
Los sistemas de Gestión de la calidad, el Modelo estándar de Control Interno y la Gestión
Institucional son elementos básicos para realizar autoevaluación, retroalimentación, ejecución de
acciones preventivas que apuntan a la obtención de servicios con calidad, a la mejora continua, al
cumplimiento de los objetivos institucionales. Por lo tanto, es de vital importancia reforzar a todos
los servidores públicos del Instituto en la capacitación de estos sistemas, con el fin de que se
logren los resultados esperados y se ofrezcan los servicios que requieren para dar cumplimiento a
sus fines constitucionales y legales.
b.
Descripción de la necesidad
El contrato que se pretende celebrar, tendrá por objeto Diseñar y elaborar un juego didáctico que
permita fortalecer el conocimiento de los servidores públicos del Instituto Distrital de Turismo con
respecto a la institución, Gestión Institucional, Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo
Estándar de Control Interno - MECI.
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b.
Necesidades Especificas
Inventario de preguntas y respuestas
Diseño de un tablero con las correspondientes instrucciones y elementos que el juego requiera
para su realización.
Capacitar a dos personas del Instituto Distrital de Turismo en la aplicación del juego para efectos
de lograr los resultados pedagógicos y didácticos que se pretenden.
Entregar quince tableros con fichas, dados, tarjetas, hoja de preguntas y respuestas hoja de
instrucciones y demás requisitos para su implementación y manejo.
c.
Oportunidad
El capacitar a los servidores públicos del Instituto y reforzar el conocimiento en el Sistema de
Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno MECI, conocimiento Institucional,
Gestión Institucional de una manera lúdica, ha demostrado gran efectividad al llevar a las
personas a entender, comprender y aprender conceptos y técnicas de gestión.
d.
Conveniencia
Esta metodología de capacitación didáctica a través del juego, y mediante la simulación de
condiciones reales, en un ambiente agradable y de sana competencia favorece el aprendizaje y el
conocimiento.
e.
Características de idoneidad con quien se quiere contratar
Experiencia comprobable en el diseño e implementación de juegos didácticos en empresas y
entidades del sector público, como metodología para capacitación.
2.
Objeto del contrato
El contrato que se pretende celebrar, tendrá por objeto: “Diseñar y elaborar un juego didáctico que
permita fortalecer el conocimiento de los servidores públicos del Instituto Distrital de Turismo con
respecto a la institución, la Gestión Institucional, el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo
Estándar de Control Interno – MECI”.
3.
Requisitos y obligaciones:
3.1 Requisitos y/o Condiciones Mínimas
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3.1.1. Formación Educativa: Profesional con capacidad de diseñar juegos didácticos como
metodología para capacitación.
3.1.2. Experiencia Profesional (Decreto 2772 de 2005, art. 14 y 15): Contratos ejecutados con
otras entidades públicas que contengan el mismo objeto.
3.2 Obligaciones del Contratista Seleccionado:
3.2.1 Obligaciones Generales:
1. Cumplir con el contrato, teniendo en cuenta lo señalado en la minuta y en este documento.
2. Suscribir oportunamente el Acta de Inicio y el Acta de Liquidación del contrato de prestación
de servicios, conjuntamente con el/la supervisor/a de la/el misma/o.
3. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o
con ocasión del contrato.
4. Responder por los documentos físicos o magnéticos que le sean entregados o que elabore
en desarrollo del contrato.
5. Presentar al supervisor del contrato, un informe mensual y un informe final sobre las
actividades realizadas durante la ejecución del mismo.
6. Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en
desarrollo del contrato, cuando con ellos se cause perjuicio a la administración o a terceros,
en los términos del artículo 52 de la Ley 80 de 1993.
7. Apoyar y/o ejercer la supervisión u obligaciones que se le asignen, cuando éstas se
relacionen con el objeto del presente contrato. La asignación deberá hacerla el supervisor
mediante oficio.
3.2.2 Obligaciones especificas:
a. Buscar que todos los servidores públicos del Instituto fortalezcan el conocimiento de la
Institución, la Gestión Institucional, el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar
de Control Interno - MECI.
b. Entregar quince tableros con fichas, dados, tarjetas, hoja de preguntas y respuestas hoja de
instrucciones y demás requisitos para su implementación y manejo.
c. Brindar capacitación a dos (2) servidores públicos del Instituto Distrital de Turismo en la
aplicación del juego para efectos de lograr los resultados pedagógicos y didácticos que se
pretenden.
d. Efectividad al llevar a las personas a entender, comprender y aprender conceptos y técnicas
de gestión.
e. Desarrollo de sesiones de entrenamiento y capacitación.
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4.
Valor estimado del contrato.
El valor de la propuesta deberá expresarse en pesos colombianos e incluirá todos los costos
directos, indirectos e impuestos en que incurra el proponente en desarrollo del objeto contractual,
así como el pago de impuestos a que haya lugar.
El presupuesto oficial establecido para la presente contratación es hasta por la suma de CUATRO
MILLONES TRESCIENTOS CINCUENTA MIL PESOS M/CTE ($4.350.000.00); valor que se
respalda con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Número 454 del 12 de Noviembre de
2009 expedido por la Subdirección de Gestión Corporativa. Este valor incluye todos los impuestos
a que haya lugar, de acuerdo con las normas vigentes.
5.
Forma de pago
Una vez esté perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos de ejecución del mismo, el
Instituto Distrital de Turismo cancelará los honorarios al CONTRATISTA, así: A) Un solo pago
contra entrega de los juegos y la capacitación al personal del IDT; además la presentación de la
cuenta de cobro o factura, certificación de recibo a satisfacción expedida por el supervisor del
contrato, certificación de pago de aportes parafiscales y el acta de liquidación debidamente
firmada por las partes.
El pago estará sujeto a la disponibilidad de los recursos del Programa Anual de Caja y a los
recursos disponibles de la Tesorería Distrital.
En implementación del sistema automático de pagos S.A.P., el Instituto efectuará la consignación
de los dineros correspondientes, en la cuenta bancaria cuyos datos serán suministrados por el/la
CONTRATISTA en la certificación o en el documento que contenga los datos respectivos.
6.
Término de ejecución
El plazo de ejecución del contrato es dos (2) meses, término contado a partir de la fecha que
indique el acta de inicio suscrita por el CONTRATISTA y el supervisor/a del contrato, previo el
cumplimiento de los requisitos de ejecución del mismo.
7.
Criterios de Selección:
La entidad seleccionará al proponente que ofrezca en su cotización, el menor valor por la
ejecución de las obligaciones y el objeto contractual aquí establecido.
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8.
Vigencia de la cotización:
La vigencia de la cotización no podrá ser inferior a 90 días, so pena de no tenerse en cuenta la
cotización presentada.
9.
Fecha de Apertura del proceso y fecha de presentación de la cotización
Se establece como fecha de apertura del proceso el día dieciocho (18) de Noviembre de 2009 y
por tanto, se procede a publicar en la link de contratación de la pagina web del Instituto Distrital de
Turismo www.bogotarurismo.gov.co
Se establece como fecha de cierre y plazo máximo para la recepción de cotizaciones el día
veinticuatro (24) de Noviembre de 2009, antes de las 4:00 p.m.
La cotización deberá entregarse en sobre cerrado dirigido a la Oficina Jurídica, en la siguiente
dirección:
Instituto Distrital de Turismo
Oficina Jurídica
Carrera 5 No. 36 – 21 Parque Nacional – Piso 2
Bogotá D.C.
Las cotizaciones que no se presenten dentro del término establecido no se tendrán en cuenta para
su comparación y selección del contratista.
10.
Condiciones del contrato
El contratista seleccionado deberá cumplir entre otros con los siguientes requisitos:
10.1 Clase de contrato.
El contrato a celebrar es un contrato de prestación de servicios, conforme a lo dispuesto en las
normas de contratación de la Administración Pública.
10.2 Garantía Única.
El Contratista se obliga a constituir a favor del Instituto Distrital de Turismo dentro de los 3 días
hábiles siguientes a la suscripción del contrato una Garantía Única expedida por una Compañía
Aseguradora legalmente establecida en Colombia y con póliza matriz aprobada por la
Superintendencia Bancaria de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de
2007, esta garantía Única deberá cobijar los riesgos detallados a continuación:
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a) Cumplimiento: Por una suma equivalente al diez (10%) por ciento del valor total del valor del
contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más.
Cuando haya lugar a la modificación del plazo o valor consignado en el contrato, el/la
CONTRATISTA deberá constituir los correspondientes certificados de modificación de la garantía
presentada; si se negare a constituirlos, en los términos en que se le señalen, se hará acreedor a
las sanciones contractuales respectivas. La actualización de la garantía deberá hacerse teniendo
en cuenta la fecha del acta de inicio del contrato.
10.3 Documentos necesarios para la suscripción del contrato.
A continuación se listan los documentos que el proponente seleccionado deberá presentar para la
suscripción del contrato:
1. Persona Jurídica
a) Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o por la
entidad competente (en original y no superior a 45 días).
b) Autorización de la Junta de socios, Junta Directiva o asamblea General de socios, al
Representante Legal para celebrar contratos. (si a ello hubiere lugar)
c) Documento de identificación del Representante Legal.
d) Copia legible del Registro Único Tributario - RUT
e) Copia legible de la Identificación Tributaria - RIT. (Opcional)
f) Certificación del Revisor Fiscal o Representante Legal que acredite el pago de aportes
parafiscales.
g) Certificado de antecedentes judiciales - DAS del Representante legal de la empresa.
h) Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personería de Bogotá del Representante
Legal.
i) Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación, del
Representante Legal y la empresa.
j) Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, del
Representante Legal y la empresa.
k) Formato Único Hoja de Vida - Persona Jurídica.
l) Certificaciones de experiencia relacionados en la Hoja de vida.
m) Formato de Declaración de Bienes y Rentas.
2. Persona Natural
a)
Documento de identificación
b)
Copia legible del Registro Único Tributario – RUT
c)
Copia legible de la Identificación Tributaria - RIT. (Opcional)
d)
Tarjeta Profesional (Si aplica)
e)
Libreta militar (Si aplica)
f)
Certificaciones académicas, laborales y/o experiencia
g)
Certificado de antecedentes judiciales – DAS
h)
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personería de Bogotá
i)
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación
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j)
k)
l)
Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General
Formato Único Hoja de Vida - Persona Natural.
Formato de Declaración de Bienes y Rentas.
Atentamente,
ELSA VICTORIA MUÑOZ GOMEZ.
Directora General
Preparó: Diego R. Romero G.
Revisó: Mariluz Ferrer
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